zur Bestätigung des Zertifikats zum audit berufundfamilie Senatsverwaltung für Finanzen Re-Auditierung Auditor/Auditorin: Elisabeth Mantl Datum:
Präambel Durch eine familienbewusste Personalpolitik die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu erleichtern, ist ein zentrales Anliegen der Senatsverwaltung für Finanzen. Im November 2010 fiel daher die Entscheidung, das audit berufundfamilie durchzuführen. Im Frühjahr 2011 wurde dieser Entschluss umgesetzt mit dem Ergebnis, dass der Senatsverwaltung für Finanzen am 25. August 2011 das Zertifikat zum audit berufundfamilie offiziell beim Hoffest überreicht wurde. Im Sommer 2014 erfolgte dann das Re-Auditierungsverfahren mit mehreren Workshops unter Beteiligung der obersten Leitungsebene, den Referatsleitern/-innen und Koordinatoren/-innen aller Abteilungen sowie den Mitgliedern der AG-Audit. In den Workshops wurden die bisher umgesetzten Maßnahmen und Rahmenbedingungen überprüft und Ansatzpunkte für Ziele und Maßnahmen zur Weiterentwicklung der familienbewussten Personalpolitik für die nächsten drei Jahre erarbeitet. Auf der Basis der Ergebnisse dieser Workshops unterzeichnete der Senator Herr Dr. Ulrich Nußbaum am 24. September 2014 die Zielvereinbarung zur Bestätigung des Zertifikats zum audit berufundfamilie für weitere drei Jahre. Der Auditierungsprozess hat in der Senatsverwaltung für Finanzen ein stärkeres Bewusstsein für die Frage der Familienfreundlichkeit geschaffen und das Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie sichtbar in den Fokus gerückt. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, durch das audit berufundfamilie die Themen Vereinbarkeit von Beruf und Familie als Querschnittsthemen bei allen Prozessen der Verbesserung der Arbeitsorganisation, der Personalentwicklung, aber auch der weiteren Gestaltung der Informations- und Kommunikationspolitik in der Senatsverwaltung zu verankern. Die vorhandenen Angebote sollen verstetigt und in der Kultur der Senatsverwaltung dauerhaft verankert werden. Einkommenssicherheit, flexible Arbeitszeiten sowie Telearbeit, Gesundheitskurse und Betreuungsangebote für Kinder sind bei uns eine Selbstverständlichkeit. Wir wollen, dass dies so bleibt. Die Senatsverwaltung für Finanzen soll weiterhin ein attraktiver Arbeitgeber sein für alle, die eine Familie haben oder gründen wollen, die pflege- oder hilfebedürftige Angehörige haben, die versorgt werden müssen und gleichzeitig eine leistungsstarke und serviceorientierte Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger Berlins. Wir haben uns deshalb entschieden, das Re-Auditierungsverfahren berufundfamilie durchzuführen, um unsere guten Ansätze zu verbessern und weitere Maßnahmen einer familienbewussten Personalpolitik umzusetzen. 01
1. HF1: Arbeitszeit 1.1 Ziel: Die dienstrechtlichen Rahmenbedingungen sind unter dem Aspekt der Vereinbarkeit von Beruf und Familie überprüft und angepasst. Wie Ziel. 1.1.1 Maßnahme: Die SenFin tritt mit SenInnSport erneut in die Diskussion über die dienstrechtlichen Rahmenbedingungen zur Arbeitszeitgestaltung sowie zum Sonderurlaub unter dem Aspekt der Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein. Aufgegriffen wird erneut auch das Anliegen, Modelle zu entwickeln, die auf den demografischen Wandel reagieren. (Verantwortlich: Abt. IV C) 1.2 Ziel: Umsetzbarkeit und Akzeptanz von Teilzeitarbeit sind verbessert. Die Mitarbeiterbefragung bestätigt, dass Umsetzbarkeit und Akzeptanz gestiegen sind. 1.2.1 Maßnahme: Die Anpassung der Arbeitsinhalte an die reduzierte Arbeitszeit wird gewährleistet. (Verantwortlich: Führungskräfte) 1.2.2 Maßnahme: Um Akzeptanz von Teilzeitarbeit wird ausgehend von der Hausleitung geworben. (Verantwortlich: Führungskräfte) 02
2. HF2: Arbeitsorganisation 2.1 Ziel: Möglichkeiten der Vertretung bzw. Kompensation von (familienbedingten) Arbeitszeitreduzierungen und Freistellungen sind verbessert. Die Vertretungsmöglichkeiten sind verbessert. 2.1.1 Maßnahme: Best Practice Beispiele zur Organisation von Vertretung bei familienbedingten kurz- und mittelfristigen Freistellungen und Arbeitszeitreduzierungen werden im Rahmen eines Erfahrungsaustausches auf Referatsleitungsebene gesammelt, zusammengestellt und der AG-Audit zur Verfügung gestellt. (Verantwortlich: Führungskräfte) 2.1.2 Maßnahme: Möglichkeiten des flexiblen Personaleinsatzes werden gefördert, wie z.b. Rotation und Hospitation. Bereichsübergreifende Lösungsansätze sowie die Einbindung der nachgeordneten Behörden werden gefördert. (Verantwortlich: VD D) 2.1.3 Maßnahme: Das Pilotprojekt Wissenstransfer zur Doppelbesetzung wird realisiert. (Verantwortlich: VD B i.v.m. IV C) 2.1.4 Maßnahme: Bei besonders zwingenden dienstlichen Anforderungen oder bei längerfristigen Ausfallzeiten und bei nicht rechtzeitig wiederbesetzbaren Stellen werden die Abteilungen bei der Organisation von Vertretung organisatorisch wie finanziell besonders unterstützt. (Verantwortlich: Abteilungsleitungen i.v.m. VD) 2.1.5 Maßnahme: Arbeitsprozesse werden so dargestellt, dass Vertretung erleichtert wird. Die Unterstützung für die Darstellung der Prozesse wird im Rahmen des Wissenstransfers geleistet. (Verantwortlich: VD B) Alle Mitarbiter/innen 03
2.2 Ziel: Der Umgang mit familienbedingten Ausfällen ist verbessert und die Belastung der Teams durch Übernahme nicht vertretbarer Ausfälle reduziert. Familiengerechte Planbarkeit. 2.2.1 Maßnahme: Die Referatsleitungen berichten in regelmäßigen Abständen über Aufgaben und Überlastungen pro Referat an die Abteilungsleitungen. Gleiches gilt für die Abteilungsleitungen gegenüber der Hausleitung. (Verantwortlich: Führungskräfte) 2.2.2 Maßnahme: Zur Steuerung eines familienbewussten Personalmanagements wenden Referats- und Abteilungsleitungen Instrumente der Priorisierung und Aufgabenkritik an. (Verantwortlich: Führungskräfte) 2.2.3 Maßnahme: Sind Mitarbeiter/innen während einer familienbedingten Freistellung bzw. Arbeitszeitreduzierung nicht vollumfänglich zu vertreten, wird die Erwartungshaltung hinsichtlich Qualitätsstandards und Responsezeiten nötigenfalls modifiziert. (Verantwortlich: alle Abteilungen) 2.3 Ziel: Die Umsetzung des Themas wird weiterhin als kontinuierlicher Verbesserungsprozess betrieben. Die abteilungsbezogenen WS wurden wiederholt. 2.3.1 Maßnahme: Die abteilungsbezogenen Workshops werden wiederholt. Erneut werden die Ergebnisse an den Staatssekretär und die Abteilungsleitungen rückgekoppelt. (Verantwortlich: VD i.v.m. AG-Audit) 04
2.4 Ziel: Das kollegiale Miteinander, das zur Realisierung eines familienbedingten Personalmanagements nötig ist, wird kontinuierlich gefördert. Die Mitarbeiterbefragung zeigt, dass Führungskräfte das Thema verstärkt in und mit den Teams bearbeiten. Das kollegiale Miteinander wird gewürdigt. 2.4.1 Maßnahme: Die Umsetzung eines familienbewussten Personalmanagements wird anlassbezogen im Rahmen von Dienstbesprechungen thematisiert, etwa im Nachklang zur Rezertifzierung bzw. im Nachklang zu den abteilungsbezogenen Workshops. Das kollegiale Miteinander wird gewürdigt. (Verantwortlich: Führungskräfte) 3. HF3: Arbeitsort 3.1 Ziel: Umsetzbarkeit und Akzeptanz der Möglichkeiten zum dezentralen Arbeiten sind verbessert. Die technischen Voraussetzungen sind optimiert und die Mitarbeiterbefragung zeigt, dass die Akzeptanz gestiegen ist. 3.1.1 Maßnahme: Die technischen Voraussetzungen werden weiter optimiert, z.b. dadurch, dass der Zugang auf das Intranet der SenFin von außen ermöglicht wird. (Verantwortlich: VD B) Mitarbeiter/innen mit familiären Aufgaben 3.1.2 Maßnahme: Es werden Workshops/Gesprächskreise für Führungskräfte zum Thema Führen über Distanz angeboten. U.a. werden hier auch Fragen der Entgrenzung von Leben und Arbeiten aufgegriffen. (Verantwortlich: VD D) Führungskräfte 05
4. HF4: Information und Kommunikation 4.1 Ziel: Es gibt eine systematisierte Informationsstrategie zum familienbewussten Personalmanagement bei der SenFin sowie zum audit berufundfamilie. Die wiederholte Mitarbeiterbefragung bestätigt, dass sich die Mitarbeiter/innen zu den familienbewussten Angeboten gut informiert fühlen. 4.1.1 Maßnahme: Die bereits etablierten Informationsmaßnahmen werden verstetigt. Diese sind: - Veröffentlichung aktueller Informationen auch zum audit berufundfamilie im Intranet unter Aktuelles - laufende Aktualisierung der Intranetseite zu Beruf und Familie - Kommunikation des Themas in Abteilungs- und Referatsrunden - Nutzung von Schwarzem Brett und Rundmails zur anlassbezogenen Kommunikation - Auslage von Informationsmaterialien zum audit bei der Frauenvertreterin und beim Personalrat (Verantwortlich: VD i.v.m. AG-Audit) Umsetzung bis: fortlaufend 4.1.2 Maßnahme: Mit Überarbeitung des Beschäftigtenportals wird eine eigene Seite zum Thema eingerichtet. (Verantwortlich: VD i.v.m. AG-Audit) Umsetzung bis: fortlaufend 4.1.3 Maßnahme: Die besonderen Informationsbedarfe zum Thema Telearbeit und Unterstützung von Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen werden besonders aufgegriffen. (Verantwortlich: VD i.v.m. AG-Audit) Umsetzung bis: fortlaufend 06
4.2 Ziel: Anlaufstellen für das Thema Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind konsolidiert. Die Ansprechpartner/innen im Themenfeld sind den Mitarbeiter/innen bekannt. 4.2.1 Maßnahme: Es wird weiterhin kommuniziert, dass die Führungskräfte erste Ansprechpartner/innen sind, gefolgt von den Mitgliedern der Projektgruppe audit, den Büroleitungen sowie den Beschäftigtenvertretungen. (verantwortlich: VD i.v.m. AG-Audit) 4.3 Ziel: Es finden Aktionen statt, die das Thema Mitarbeiter/innen haben Familie sichtbar machen/halten. Wie Ziel. 4.3.1 Maßnahme: Vorbehaltlich des mitarbeiterorientierten Abstimmungsprozesses wird das Thema ins Leitbild der SenFin aufgenommen. (Verantwortlich: VD) Mitarbeiter/innen mit Kindern 4.3.2 Maßnahme: Es werden entsprechende Aktionen umgesetzt, z.b. neuerliche öffentliche Überreichung des Zertifikates an den Senator unter Einbindung aller Beschäftigten. (Verantwortlich: VD) Alle Mitarbeiter/innnen 4.4 Ziel: Die Familienorientierung der SenFin ist weiterhin Thema in der externen Kommunikation und der Darstellung der SenFin als attraktiver Arbeitgeber. Die familienbewusste Ausrichtung der SenFin ist nach außen sichtbar. 4.4.1 Maßnahme: Die bewährten Maßnahmen werden fortgeführt. Diese sind: - Verwendung des Zertifikatlogos im Internet (Verlinkung zu weiteren Informationen zum audit berufundfamilie) - Verwendung des Zertifikatlogos bzw. eines Hinweises auf die Zertifizierung in Stellenausschreibungen, in Briefköpfen und E-Mail-Signaturen (Verantwortlich: VD) Öffentlichkeit, Bewerber/innen Umsetzung bis: fortlaufend 07
5. HF5: Führung 5.1 Ziel: Vereinbarkeit ist als strategisches Thema etabliert. Wie Ziel. 5.1.1 Maßnahme: Vorbehaltlich des mitarbeiterorientierten Abstimmungsprozesses wird das Thema in den Leitbildprozess der SenFin aufgenommen. (Verantwortlich: VD) Alle Führungskräfte und Mitarbeiter/innen 5.2 Ziel: Es gibt ein einheitliches Verständnis von den Anforderungen an ein familienbewusstes Führungsverhalten und Standards der Umsetzung sind definiert. Die Mitarbeiterbefragung bestätigt, dass die Umsetzung des familienbewussten Personalmanagements bei der SenFin nach erwartbaren Standards erfolgt. 5.2.1 Maßnahme: Es werden bei Bedarf Führungskräfteworkshops zum familienbewussten Führen angeboten. (Verantwortlich: VD D) Alle Führungskräfte 5.2.2 Maßnahme: Es findet ein regelmäßiger, kollegialer Austausch für Referatsleitungen zur Bearbeitung verschiedener Umsetzungsherausforderungen statt. (Verantwortlich: Führungskräfte) Alle Führungskräfte 08
5.3 Ziel: Die Umsetzung eines familienbewussten Führungsverhaltens wird regelmäßig evaluiert. Die Mitarbeiterbefragung bestätigt die Umsetzung eines familienbewussten Führungsverhaltens. 5.3.1 Maßnahme: Die Evaluation erfolgt im Rahmen der Mitarbeiterbefragung. (Verantwortlich: VD i.v.m. AG-Audit) 5.3.2 Maßnahme: Familienbewusstes Führungsverhalten wird ins Jahresgespräch integriert. (Verantwortlich: Führungskräfte) 5.4 Ziel: Führungskräfte werden bei der eigenen Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützt. Führungskräfte bestätigen, dass sie bei der SenFin bei der eigenen Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützt werden. 5.4.1 Maßnahme: Es wird auf Akzeptanz zur Unterstützung von Führungskräften mit Familie geachtet. Die Möglichkeiten zur familienbedingten Teilzeit auch für Führungskräfte sind gegeben und der Abbau von Zeitguthaben wird berücksichtigt. (Verantwortlich: VD i.v.m. Abteilungsleitungen) Führungskräfte mit Familie 5.4.2 Maßnahme: Es wird eine Leitlinie zur Förderung der Vereinbarkeit von Beruf und Familie für Führungskräfte erarbeitet, die Telearbeit nicht per se ausschließt und Umsetzungsvarianten von Teilzeit für Führungskräfte beinhaltet. Best Practice aus anderen Bundes- und Landesbehörden werden eingeholt und auf Übertragbarkeit auf die SenFin geprüft. (Verantwortlich: Abteilungsleitungen mit VD) Führungskräfte mit Familie 09
6. HF6: Personalentwicklung 6.1 Ziel: Die Begleitung einer familienbedingten Freistellung ist standardisiert. Familienbedingte Freistellungen werden nach einem einheitlichen Standard begleitet. 6.1.1 Maßnahme: Die Abläufe rund um eine familienbedingte Freistellung sowie die Inhalte der begleitenden Gespräche werden beschrieben und festgelegt. Best Practice-Beispiele anderer Arbeitgeber werden ausgewertet und auf Übertragbarkeit geprüft. (Verantwortlich: VD D i.v.m. Büroleitungen) Mitarbeiter/ innen vor, während und nach einer familienbedingten Freistellung 6.2 Ziel: Es ist möglich, während einer familienbedingten Freistellung auf den geschützten Bereich des Intranets zuzugreifen. Wie Ziel. 6.2.1 Maßnahme: In Kooperation mit dem BMI und in Zusammenarbeit mit dem ITDZ wird es ermöglicht, sich mit dem Personalausweis über Internet ins Intranet einzuloggen. (Verantwortlich: VD B) Mitarbeiter/ innen vor, während und nach einer familienbedingten Freistellung 6.3 Ziel: Eltern werden ermutigt, Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu nutzen. Führungskräfte beobachten eine selbstverständlichere Inanspruchnahme von Vereinbarkeit unterstützenden Maßnahmen bei Eltern. 6.3.1 Maßnahme: Bei der Weitergabe von Informationen werden stets die Eltern adressiert. (Verantwortlich: alle Abteilungen) Mitarbeiter/innen mit Kindern Umsetzung bis: fortlaufend 10
7. HF7: Entgeltbestandteile und geldwerte Leistungen 7.1 Ziel: Es bestehen diverse Möglichkeiten, längerfristige Vertretungen von familienbedingten Freistellungen bzw. Arbeitszeitreduzierungen zu honorieren. Wie Ziel. 7.1.1 Maßnahme: Im Rahmen der Diskussion zur Leistungsgratifikation wird auch dieser Punkt für alle Beschäftigten weiter berücksichtigt. (Verantwortlich: StS + Abteilungsleitungen i.v.m. VD D) Insbes. MA, die andere MA während einer familienbedingten Freistellung bzw. bei Arbeitszeitreduzierung längerfristig vertreten 7.1.2 Maßnahme: Die Möglichkeiten werden genutzt. (Verantwortlich: Abteilungsleitungen) Insbes. MA, die andere MA während einer familienbedingten Freistellung bzw. bei Arbeitszeitreduzierung längerfristig vertreten Umsetzung bis: fortlaufend 8. HF8: Service für Familien 8.1 Ziel: Die Maßnahmen zur Unterstützung bei der Kinderbetreuung sind konsolidiert. Wie Ziel. Durch regelmäßige Bedarfsabfrage. 8.1.1 Maßnahme: Das Angebot zur Inanspruchnahme von Belegplätzen sowie zur Kurzzeit- und Ferienbetreuung wird weiterhin sichergestellt. (Verantwortlich: VD D) Mitarbeiter/innen mit Kindern im Kitaalter 8.1.2 Maßnahme: Das Angebot wird bedarfsorientiert erweitert. (Verantwortlich: VD) Mitarbeiter/innen mit Kindern im Kitaalter 11
8.2 Ziel: Das Thema pflegebedürftige Angehörige ist im Blick und es werden entsprechende Entlastungsmaßnahmen angeboten. Es gibt Angebote zum Thema Pflege. 8.2.1 Maßnahme: Die Zielgruppe der Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen wird verstärkt angesprochen. Zudem wird eine Übersicht erstellt, mit welchen Maßnahmen die Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen bei der SenFin unterstützt werden. (Verantwortlich: VD D) Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen 8.2.2 Maßnahme: Es werden gezielt Veranstaltungen, Vorträge etc. insbes. von externen Trägereinrichtungen im Themenfeld angeboten. (Verantwortlich: VD D) Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen 8.2.3 Maßnahme: Es wird geklärt, inwiefern in Kooperation mit den Pflegestützpunkten Sprechstunden vor Ort angeboten werden können. (Verantwortlich: VD D) Mitarbeiter/innen mit pflegebedürftigen Angehörigen 12
Umsetzungsstrategie und -struktur Projektmanagement Die Umsetzung ist in der Abteilung VD im Referat VD D angesiedelt. Die Arbeitsgruppe zum audit berufundfamilie bleibt über den Zeitraum der Auditierung hinaus bestehen. Sie setzt sich zusammen aus der Frauenvertreterin, dem Personalrat sowie den für die organisatorische Umsetzung betrauten Dienstkräften. Die Leitung obliegt dem Staatssekretär Herrn Feiler. Einbindung der Führungsebene Die Projektverantwortung liegt bei der Hausleitung. Es erfolgt eine regelmäßige Berichterstattung an den Senator, die Staatssekretärin und den Staatssekretär. Die Umsetzung ist über mehrere Kanäle als Führungsaufgabe definiert. Die Umsetzung wird erneut im Rahmen von KVP-Workshops bearbeitet und evaluiert. Ressourcen Die Mittel werden im erforderlichen und notwendigen Maß zur Verfügung gestellt. Es sind entsprechende Merkposten im Haushalt vorgesehen. Es erfolgt eine Verknüpfung mit anderen Themen wie dem Demographiemanagement, Wissensmanagement, Gesundheitsmanagement, Gleichstellungsarbeit. Die Umsetzungsarbeit wird im Rahmen der abteilungsbezogenen Workshops, von Mitarbeitergesprächen und im Rahmen der Mitarbeiterbefragung, die zum Ende des zweiten Umsetzungsjahres wiederholt wird, evaluiert. 13
Hiermit erkläre ich mich mit den im Rahmen der Re-Auditierung definierten Zielen und Maßnahmen sowie der Umsetzungsstrategie und struktur einverstanden. Name Funktion Unterschrift Datum Ort 14