Neuerungen Version 14
Inhalt 1 Programmstart Rapid 1 2 "Neues Fenster öffnen" als Funktion 1 3 Menüband für Eingabeformulare 2 4 RTF-Felder mit Tabulatoren 5 5 Formatierungserweiterungen für Info- und Memofelder 7 6 Minisymbolleiste 11 7 Gestalter für Minisymbolleiste 12 8 Gestalter für Tastenkombinationen 14 9 Ad hoc - Exporte 16 9.1 Detail-Ansicht Umsatz beim Ad hoc - Export 18 9.2 Berechtigungen für Ad hoc - Exporte 19 10 Listendruck im Zwischenbeleg-Archiv 20 11 Serviceverträge: neues Feld "spezieller Preis für Laufzeit" 20 12 Datanorm-Export 21 13 Tabellenansichten-Gestalter und -Verwalter 21 14 50 Selektionsfelder 22 15 Ausgleichsdatum des OP in Vorgangsliste drucken 22 16 Windows Integration (Single-Sign-On) 22 17 E-Mail-Anhang: Suche nach Dokumenten 23 18 Freie Vorgabe-Positionstexte 24 19 Projeknummer in Sammelvorgang führen 26 20 Ausgabe einzelner E-Mails bei Serien-E-Mails verhindern 26 iii
21 Freistehende Formulare in Taskleiste 27 22 Funktionen, die bereits in Version 13 im Laufe des Jahres eingeflossen sind 28 22.1 Testversion zu Prüfzwecken 28 22.2 Neuer Parameter für OP-Ausgleich 29 22.3 ElStEr-Übertragung der Zusammenfassenden Meldung 30 22.4 Kennzeichen "Vorgabekonto" im Kontenplan 31 22.5 Prüfung des "Doppelpunktes" im Verwendungszweck 32 22.6 Parameter für "Bestandsvorschau (in Detail-Ansichten)" 32 22.7 Kennzeichnung eines Testmandanten / einer Testfirma 33 22.8 Berechtigung: Projekte mit gesperrter Adresse neu anlegen 34 22.9 Tabellenansichten: Feldformel immer benutzen 35 22.10 Datensicherung während der Update-Installation erstellen 35 23 Copyright iv 36
1 Programmstart Rapid Beim Programmstart Rapid wird die Anwendung ohne Mandantenabfrage gestartet. Hierzu gibt es je Benutzer die Möglichkeit, eine Vorgabe für den Programmstart zu hinterlegen. Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN Register: GEBURTSDATUM / BANK / KW hinterlegen Sie die Mandantenummer für den Programmstart Rapid. Für den Programmstart Rapid müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Das Arbeitsdatum ist größer als oder gleich dem Serverdatum korrekte Benutzereingaben durch Vorbelegung Beachten Sie: Ist das Arbeitsdatum kleiner dem Serverdatum kann kein schneller Programmstart erfolgen. Sobald an einem Arbeitsplatz das Arbeitsdatum angepasst/bestätigt wurde, wird der Programmstart Rapid ausgeführt. 2 "Neues Fenster öffnen" als Funktion Ist bereits geöffnet, können Sie erneut aus dem Programm heraus mit der aktuellen Ansicht öffnen (Registerkarte: ANSICHT - Schaltfläche: NEUES FENSTER). 1
Dabei werden alle Ansichten der Version mit in die neu gestartete Sitzung übernommen (z. B. die Tabellenansicht, Sortierung, aktuelle Anzeige der Detail-Ansichten). Beachten Sie: Jedes zusätzlich gestartete Programm benötigt eine weitere Zugriffslizenz. 3 Menüband für Eingabeformulare Zahlreiche Eingabemasken in verfügen über ein Menüband. Die grundsätzliche Anordung der Funktionen ist hier nahezu identisch. Der Aufbau wird nachfolgend anhand der Eingabemaske zur Neuanlage oder auch Änderung der Adress-Stammdaten erläutert (STAMMDATEN - ADRESSEN Schaltfläche: NEU oder Schaltfläche: ÄNDERN). Standardmäßig werden zwei Registerkarten angezeigt: Registerkarte: DATEI Registerkarte: ERFASSUNG Registerkarte: ERFASSUNG Diese Registerkarte untergliedert sich in: Gruppe Aktionen: enthält die Schaltflächen für Speichern & Schließen, Quick und Verwerfen eine Bereichsspezifische Gruppe (in unserem Beispiel "Anschrift"): enthält bereichsspezifische Funktionen Gruppe Zwischenablage Gruppe Basistext: enthält die grundlegenden Funktionen zum Formatieren von Text Beachten Sie: Die Funktion "SPEICHERN & SCHLIESSEN" erreichen Sie immer auch über die kleine grüne Schaltfläche mit Häkchen links oben 2
oder auch über die Registerkarte: DATEI. Weitere Funktionen auf der Registerkarte: DATEI (innerhalb einer Eingabemaske) Schaltfläche: VERWERFEN Verwirft die Eingabe und schließt die Erfassungsmaske. Zuletzt verwendet Zeigt die zuletzt bearbeiteten Datensätze des gewählten Bereiches und ermöglicht ein rasches Wechseln zum jeweiligen Datensatz. Diese Ansicht ist benutzerspezifisch. Dies bedeutet, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die der aktuell angemeldete Benutzer bearbeitet hat. Hilfe In diesem Bereich erhalten Sie Unterstützung und Informationen zu. Darüberhinaus können Sie in diesem Bereich weitere Tools wie z.b. den Diagnose-Assistenten aufrufen. Nähere Informationen erhalten Sie im Kapitel: Hilfe. Weitere Registerkarten innerhalb der Eingabemasken Wird innerhalb der Eingabemaske eine Tabelle fokussiert, erscheint eine zusätzliche Registerkarte. In unserem Beispiel wurde die Tabelle "Bankverbindung" fokussiert und es erscheint die Registerkarte: Tabellentools "Bankverbindung (Bearbeitung)". 3
Diese zusätzliche Registerkarte enthält alle Funktionen zur Bearbeitung des fokussierten Bereiches z.b. zur Neuanlage / Änderung einer Bankverbindung. Eingabebereich mit RTF-Feld Enthält der Eingabebereich ein RTF-Feld (z.b. Register: MEMO in den Adress-Stammdaten) können die Funktionen der Gruppe: BASISTEXT (Registerkarte: ERFASSUNG) direkt verwendet werden. Zusätzlich wird die Registerkarte: TABELLENTOOLS "MEMO" eingeblendet, welche weitere Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung stellt. Menüband einklappen Mit der Funktion "Menüband einklappen" können Sie das Menüband für die Dauer der Erfassung/Bearbeitung eines Datensatzes minimieren. Nach dem Schließen wird mit dem nächsten Öffnen eines Datensatzes die Grundeinstellungen des Menübands für diesen Datensatz geladen, d.h. das Menüband der Erfassungsmasken wird eingeklappt dargestellt, wenn auch das Menüband der Hauptmasken im eingeklappten Modus dargestellt wird. 4
4 RTF-Felder mit Tabulatoren Damit in RTF-Feldern Tabulatoren definiert werden können, wurde um ein Lineal erweitert. Beachten Sie: Damit diese Funktion genutzt werden kann, ist die Menüband-Ansicht zu aktivieren. Die Umstellung nehmen Sie über ANSICHT MENÜ- und SYMBOLLEISTEN OFFICE 2010 (MIT MENÜBAND) vor. Das Lineal kann für die Feldbereiche Artikeltexte, Info- und Memotexte und sonstige Texte verwendet werden. Über die Schaltfläche: PARAMATER SONSTIGE PARAMETER kann im Bereich "Vorgaben für RTF-Eingabeelemente" für die Feldbereiche Artikeltexte, Info- und Memotexte und sonstige Texte eine globale Vorgabe getroffen werden. Wird das Kennzeichen LINEAL ANZEIGEN aktiviert, wird für den entsprechenden Feldbereich das Lineal immer angezeigt. Beachten Sie, dass sich die Länge des Lineals an der für die Ausgabe eingestellten Papiergröße orientiert. Über den Punkt VORGABE FÜR SEITENGRÖSSE kann entsprechend die Seitengröße festgelegt werden. Nach der Übernahme der Einstellungen in den Parametern, steht Ihnen in den Textfeldern die Anzeige des Lineals zur Verfügung. Über das Lineal können nun die Tabulatoren gesetzt werden. Einfügen von Tabulatoren 5
Mit einfachem Klick ins Lineal des RTF-Feldes können Tabulatoren an beliebiger Stelle gesetzt werden. Das Symbol der Tabulatoren wird je nach Funktion unterschiedlich dargestellt: Funktionen der Tabulatoren Mit rechter Maustaste auf den eingefügten Tabulator erhalten Sie eine Auswahlliste der möglichen Funktionen: Hierüber steuern Sie die Ausrichtung des Texts (linksbündig, rechtsbündig, zentriert sowie dezimal (Ausrichtung der Zahlen aufgrund der Dezimalstelle)). Tabulator verschieben Einmal erstellte Tabulatoren können Sie im Lineal verschieben, indem Sie das Symbol des Tabulators mit linker Maustaste gedrückt halten und gleichzeitig nach links oder rechts bewegen. Tabulatoren frei (in cm) definieren Markieren Sie den gewünschten Absatz. Auf dem Register: TEXTTOOLS... steht die Gruppe: ABSATZ zur Verfügung. Durch einen Klick auf die Gruppenschaltfläche öffnet sich das Fenster "ABSATZ". 6
In diesem Fenster können Sie die Einstellungen der Tabulatoren. manuell vornehmen. Diese Einstellungen gelten immer für den markierten Absatz. Die eingestellten Tabulatoren werden mit der Return-Taste übernommen. Sollen Tabulatoren eines bereits vorhandenen Text hinzugefügt/geändert werden, so ist erst der Text komplett zu markieren (STRG-A). Tabulatoren entfernen Auf dem Register: TEXTTOOLS... steht die Gruppe: ABSATZ zur Verfügung. Durch einen Klick auf die Gruppenschaltfläche öffnet sich das Fenster "ABSATZ". Hier können Sie entweder einzelne Tabulatoren oder alle Tabulatoren mit den Schaltflächen: LÖSCHEN oder ALLE LÖSCHEN auf einmal löschen. Alternativ wählen Sie im Lineal das Symbol des zu entfernenden Tabulators und ziehen dieses Symbol per Drag & Drop nach unten in das RTF-Feld. 5 Formatierungserweiterungen für Info- und Memofelder Die Textbearbeitung wurde um Funktionen erweitert, mit denen es möglich ist, Texte einfacher und intuitiver zu bearbeiten. Neben einer Livevorschau bei der Auswahl von Schriftart, -farbe und - größe, kann ein Lineal aktiviert und Tabulatoren gesetzt werden. Schaltfläche, um Schriftart zu vergrößern oder zu verkleinern 7
Schriftarten-Auswahl merkt sich die zuletzt verwendeten Schriftarten - Favoriten stehen oben Schriftarten-Dialog über Gruppenschaltfläche verfügbar verbesserte Farbauswahl - mehr Farben (analog zu Office) Livevorschau für Schriftart-Auswahl, Schriftgröße, Textfarbe, Hervorhebungsfarbe Mehr Aufzählungszeichen: - Aufzählungszeichen - Nummerierung (1. 2. 3. 4.) - Alphabet klein (a) b) c) d)) - Alphabet groß (A) B) C) D)) - Römische Ziffern klein (i) ii) iii) iv)) 8
- Römische Ziffern groß (I) II) III) IV)) Für Nummerierung und folgende stehen folgende Optionen zum Anpassen zur Verfügung Nummer mit Klammer anzeigen -> 1) a) Nummer in Klammern einschließen -> (1) (a) Nummer mit Punkt -> 1. a. Nur Nummer -> 1 a Zeilenabstand (von einzeilig bis doppelzeilig) analog zu "Microsoft Word" Lineal für RTF-Felder Anzeige für Lineal zum Anlegen von Tabulatoren Es sind links-, rechtsbündige, zentrierte und Dezimal-Tabulatoren möglich Die Gruppe: ABSATZ Neben Linksbündig, Rechtsbündig, Zentriert kann der Text auch im Blocksatz ausgerichtet werden. Zudem haben Sie die Möglichkeit, die Zeilenabstände zu definieren oder den Einzug zu vergrößern oder zu verkleinern 9
Es steht ein Absatz-Dialog zur Verfügung Einzug links/rechts/erste Zeile sowie Bearbeiten von Tabulatoren ist möglich Seite-Einrichten-Dialog Hiermit können die Dimensionen des RTF-Feldes an die Papiergröße angepasst werden 10
Minisymbolleiste analog Microsoft Word (nicht gestaltbar) 6 Minisymbolleiste Beachten Sie: Diese Funktion steht nur mit Menüband zur Verfügung. Bei einem Rechtsklick innerhalb einer Tabelle oder einem RTF-Feld wird zusätzlich zum Kontextmenü die Minisymbolleiste aufgerufen, welche bereits wichtige Funktionen enthält. 11
Die Minisymbolleiste wird mit der Maus bedient (Ausnahme: ESC zum Schließen). Je weiter die Maus von der Minisymbolleiste weg bewegt wird, desto durchsichtiger wird sie. Ab einer Entfernung von 44 Pixel wird die Minisymbolleiste geschlossen. Die Minisymbolleiste steht in allen Bereichen zur Verfügung, die über eine Schnellwahl verfügen. 7 Gestalter für Minisymbolleiste Mit dem Gestalter für die Minisymbolleiste können vorhandene Befehle bearbeitet, hinzugefügt oder entfernt werden. Möchte man die Funktionen mit der Tastatur aufrufen, können entsprechende Tastaturkombinationen hinterlegt werden. Der Gestalter für die Minisymbolleiste wird über das Gruppensymbol NEU/BEARBEITEN aufgerufen. Im Gestalter kann über das Feld: AUSWAHL die zur Verfügung stehenden Befehle eingegrenzt werden auf die Bereiche: Alle Befehle Hiermit werden die Befehle für den jeweiligen Bereich sowie benutzerdefinierte Befehle angezeigt. Befehle für [Bereich] Hiermit werden nur die Befehle angezeigt, die in dem jeweiligen Bereich zur Verfügung stehen. benutzerdefinierte Befehle 12
Hier werden alle vom Benutzer definierten Befehle aufgeführt. Die in der Auswahl befindlichen Befehle können mit den Schaltflächen: HINZUFÜGEN und ENTFERNEN der Minisymbolleiste hinzugefügt oder entfernt werden. Funktionen der Minisymbolleiste können mit den Schaltflächen NACH OBEN NACH UNTEN in der Ansicht nach oben oder nach unten verschoben werden. Mit der Schaltfläche: NEUE GRUPPE können Sie eine neue Gruppe erstellen, um die Funktionen der Minisymbolleiste zu organisieren. Der neuen Gruppe können Sie neben einer Bezeichnung und einer Beschreibung ein Symbol und eine Tastenkombination vergeben. Funktionen können Sie mittels Drag und Drop in die neue Gruppe verschieben. So können Sie innerhalb der Minisymbolleiste Funktionen gruppieren: 13
Mit der Schaltfläche: NEUE FUNKTION können Sie neue Funktionen erstellen. Hierzu haben Sie im Register Anweisungen die Möglichkeit, eine Anweisungsart zu wählen und je nach gewählter Anweisungsart weitere Auswahlkriterien vorzunehmen. Im Register EINSTELLUNGEN können Sie für die neue Funktion eine Beschriftung, eine Beschreibung, ein Symbol und eine Tastenkombination vergeben. Mit der Schaltfläche: BEARBEITEN öffnen sich die Einstellungen der markierten Funktion. Hier können Sie die Bezeichnung, Beschriftung, Tastenkombination oder Symbol der gewählten Funktion ändern. Mit dem Auswahlfeld der Schaltfläche: BEARBEITEN erreichen Sie die Optionen: EINTRAG BEARBEITEN und ALLE ÄNDERUNGEN ZURÜCKSETZEN. Mit letzterer Option werden die zuvor getätigten Änderungen zurückgesetzt. 8 Gestalter für Tastenkombinationen 14
Bisher konnte man für Befehle, die in einer Schnellwahl oder der Symbolleiste für den Schnellzugriff vorhanden waren, Tastaturkombinationen vergeben. Mit dem Gestalter für Tastenkombinationen können Sie auch für alle anderen Befehle eine Tastenkombination vergeben. Die Funktion zur Gestaltung von Tastenkombinationen finden Sie im Gestalter der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Im Gestalter der Symbolleiste für den Schnellzugriff markieren Sie den anzupassenden Befehl: Mit der Schaltfläche TASTENKOMBINATIONEN - ANPASSEN wird der Gestalter für die Tastenkombinationen aufgerufen. Bei geöffnetem Gestalter wird jede Tastenkombination, die Sie ausführen als Tastenkombination für den ausgewählten Befehl im Feld TASTENKOMBINATION vorgeschlagen. Mit der Schaltfläche: OK können Sie die Tastenkombination übernehmen. Mit der Schaltfläche: ZURÜCKSETZEN wird die Auswahl zurückgesetzt (keine). Verwendbare Tastenkombinationen Folgende Funktionstasten können für Tastenkombinationen verwendet werden: ALT UMSCH-ALT Es erfolgt eine Prüfung über bereits vergebene Tastenkombinationen um Überschneidungen zu 15
vermeiden. Bitte beachten Sie, dass folgende Tastenkombinationen nicht verwendet werden können: - STRG kann nicht verwendet werden. Diese Taste ist in Tastenkombinationen für Shortcuts im Menüband hinterlegt. - ALT + D, ALT + S, ALT + A und ALT + T sind ebenfalls für Menübandfunktionen fest hinterlegt. - Funktionstasten wie F1, F2, F3, etc. können ebenfalls nicht verwendet werden, da diese bereits mit Funktionen vorbelegt sind. 9 Ad hoc - Exporte Ad hoc - Exporte bieten die Möglichkeit, entweder eine Auswahl von Datensätzen aus einer Tabellenübersicht oder alle Datensätze eine Tabellenübersicht zu exportieren. Dabei werden genau die Daten und Felder exportiert, die in der Tabelle angezeigt werden. Der Aufruf erfolgt über Registerkarte: START - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN - Bereich: AD HOC EXPORTE - "... Auswahl nach Excel" oder "... Tabelle nach Excel". Auswahl nach Excel Es werden nur die Datensätze nach Excel exportiert, die in der Übersicht markiert sind. Tabelle nach Excel Es werden alle Datensätze einer Tabellenansicht nach Excel exportiert. Wird eine dieser Funktionen gewählt, erfolgt automatisch der Export nach Excel 2010 und Excel wird direkt geöffnet. Wird bei der Auswahl der Funktion die SHIFT-Taste gedrückt, erscheint ein Fenster zur Eingabe des Dateinamens. Nach dem Export öffnet sich der Windows-Explorer mit dem Verzeichnis und der selektierten Exportdatei. Beispiele für "Excel wird direkt geöffnet" 1. Die Adress-Stammdaten des Bereiches 70000-89999 sollen nach Excel exportiert werden. Unter Stammdaten - Adressen werden die gewünschten Adressen markiert. Über Registerkarte: START - Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN wird der Eintrag: ADRESSEN AUSWAHL NACH EXCEL gewählt. 16
Es öffnet sich direkt Excel mit den ausgewählten Adressen und Sie können in gewohnter Art und Weise in Excel arbeiten und ggfs. die Excel-Datei speichern. 2. Alle Adressen sollen nach Excel exportiert werden. Unter Stammdaten - Adressen wird über die Registerkarte: START SCHNITTSTELLEN der Eintrag: ADRESSEN TABELLE NACH EXCEL gewählt. - Schaltfläche: Es öffnet sich direkt Excel mit den Adressen und Sie können in gewohnter Art und Weise in Excel 17
arbeiten und ggfs. die Excel-Datei speichern. Beispiel für Aufruf mit "SHIFT-TASTE" Wird während des Aufrufes des Ad hoc - Exportes die SHIFT-Taste gedrückt, können Sie einen Dateinamen sowie den Speicherort für die Excel-Datei festlegen. Nach Bestätigung der Eingaben mit "SPEICHERN" wird der Export durchgeführt und der Windows-Explorer geöffnet. Die gespeicherte Excel-Datei wird fokussiert. Die Excel-Datei kann nun geöffnet und in gewohnter Art und Weise bearbeitet werden. 9.1 Detail-Ansicht Umsatz beim Ad hoc - Export Wurde im Modul Auftrag die Detail-Ansicht Umsatz eingeblendet, werden bei einem Ad hoc - Export die Umsatzdaten mit exportiert. Dabei werden Daten- und Zeitraumvorgaben der Einstellungen in der Detail-Ansicht beachtet. Beispiel Unter VERKAUF - STAMMDATEN - ADRESSEN ist die Detail-Ansicht: UMSATZ eingeblendet. 18
Wird nun ein Ad hoc- Export durchgeführt (Schaltfläche: SCHNITTSTELLEN), werden auch die Daten aus der Detail-Ansicht Umsatz in der Excel-Tabelle mit ausgegeben. 9.2 Berechtigungen für Ad hoc - Exporte Die Verfügbarkeit der Ad hoc - Exporte kann für jeden Benutzer über Berechtigung aktiviert bzw. deaktiviert werden. In der Berechtigungsstruktur (Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN BERECHTIGUNGSSTRUKTUR) ist unter GLOBAL - DATEI - EXPORTE der Eintrag: ADHOC-EXPORTE zu aktivieren / deaktivieren. Zusätzlich wird die Exportberechtigung des jeweiligen Tabellenbereiches geprüft. D.h.: nur Benutzer, die den aktuellen Tabellenbereich exportieren dürfen UND die Berechtigung für Ad hoc-exporte haben, können Ad hoc-exporte ausführen. 19
10 Listendruck im Zwischenbeleg-Archiv Für die Verwaltung von Zwischenbelegen (z.b. Gutscheine) steht im Bereich "Zwischenbelege Archiv" ein Listendruck zur Verfügung. So kann z.b. am Jahresende eine Liste aller in diesem Jahr ausgegebenen Gutscheine gedruckt werden. Der Aufruf dieser Funktion erfolgt über Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Gruppe: VERWEISE - ZWISCHENBELEGE. Dadurch wird das Register: ZWISCHENBELEGE ARCHIV eingeblendet. Über die Schaltfläche: LISTEN kann nun der Druck aufgerufen werden. 11 Serviceverträge: neues Feld "spezieller Preis für Laufzeit" Die Gültigkeit eines "Speziellen Preises für Laufzeit" kann zeitlich begrenzt werden. Dafür steht im Servicevertrag auf dem Register: SPEZIELLE PREISE das Feld "GÜLTIG BIS" zur Verfügung. 20
12 Datanorm-Export Datanormexport mit mehr als 40 Zeichen in Kurzbezeichnung1 Laut Definition von DATANORM darf die Bezeichnung 1 nicht mehr als 40 Zeichen haben. Dafür steht in den DATANORM-Dateien zusätzlich das Feld: BEZEICHNUNG 2 zur Verfügung. Ist die Kurzbezeichnung 1 des Artikels länger als 40 Zeichen, können innerhalb des Assistenten zum Export in DATANORM beide Bezeichnungsfelder mit der Variable Kurzbezeichnung 1 angesprochen werden. Hierdurch wird erreicht, dass die Kurzbezeichnung 1 beim Export nach 40 Zeichen umgebrochen und im Bezeichnungsfeld 2 (DATANORM) fortgesetzt wird. Hierzu rufen Sie über DATEI SCHNITTSTELLEN DATANORM-Export-Schnittstelle den Export für DATANORM auf. - SCHNITTSTELLEN Im Fenster: ARTIKELOPTIONEN kann die Kurzbezeichnung 1 für den Datanormexport sowohl für das Feld BEZEICHNUNG 1 als auch für das Feld BEZEICHNUNG 2 hinterlegt werden. Dadurch werden in der Datanorm-Datei in Bezeichnung 1 die ersten 40 Zeichen der Kurzbezeichnung ausgegeben und in Feld Bezeichnung 2 die restlichen Zeichen. Befinden sich Leerzeichen innerhalb der Kurzbezeichnung, wird beim letztmöglichen Leerzeichen umgebrochen. 13 Tabellenansichten-Gestalter und -Verwalter Der Tabellenansichten-Gestalter und -Verwalter sind ab Pre-Release Version 14 bereits ab Ausbaustufe commercial enthalten. Bisher waren diese Funktionen erst ab Ausbaustufe universal im Programm implementiert. Ab commercial konnte man diese Funktionalität bisher als Erweiterung erwerben. Informationen zu dieser Funktion erhalten Sie in der Programm-Hilfe (Suchbegriff: Tabellenansichten gestalten) oder im Infoblatt "Tabellenansichten-Gestalter". 21
14 50 Selektionsfelder In allen Datenbanken in denen bisher 20 Selektionsfelder zur Verfügung standen, können nun 50 Selektionsfelder definiert werden. 15 Ausgleichsdatum des OP in Vorgangsliste drucken Um Daten aus dem Vorgangsprotokoll des Vorgangs- oder Vorgangslistendrucks auszulesen, stehen folgende Variablen zur Verfügung: LtzOPInfo: gibt die letzte OP-Info gemäß des History OP-Datensatzes aus LtzOPInfoDat: gibt das Datum des Protokolleintrages der letzten OP-Info aus Beispiel: Es soll eine Vorgangsliste der Rechnungen gedruckt werden, in welcher das Buchungsdatum des OP-Ausgleichs enthalten ist. Die Formel: External$("LetzteBelegNr(70 LtzOPInfo)") gibt folgenden Wert aus: "13.03.2013 10:27 von Super Vollbezahlt Letzte OP-Info: Manuell ausgeglichen (Buchungsdatum 12.03.2013)" Die Formel External$("LetzteBelegNr(70 LtzOPInfoDat)") gibt folgenden Wert aus: "13.03.2013". Hierbei handelt es sich um das Datum, wann der Eintrag im Protokoll des Vorgangs erzeugt wurde. 16 Windows Integration (Single-Sign-On) Ihre Mitarbeiter benötigen nur noch ein Passwort für die Anmeldung an allen konfigurierten Systemen. Das erleichtert die zentrale Verwaltung von Zugangsdaten, reduziert die Sicherheitsrisiken und erhöht die Produktivität durch ein unterbrechungsfreies Arbeiten. Ihre IT-Abteilung profitiert von einer zentralen Administration, sowie weniger Anfragen in Bezug auf vergessene Passwörter. Hierbei wird in der Anmeldemaske nicht mehr das in gespeicherte Kennwort verwendet, sondern automatisch das über den microtech Serverdienst ermittelte Windows Kennwort des Benutzers ausgewertet. Sicherheits-Hinweis: Kennwortabfragen die in sicherheitsrelevanten Programmbereichen wie zum Beispiel in der Mandantenbearbeitung, Benutzerverwaltung oder in den Berechtigungsstrukturen erscheinen, erfordern aus Sicherheitsgründen die manuelle Eingabe des Windows- oder des zusätzlichen microtech Benutzer-Kennwortes. Benutzer, denen Supervisor oder ähnliche wichtige und sicherheitsrelevante Rollen zugewiesen wurden, können Sie ein weiteres in der Benutzerverwaltung (Registerkarte: DATEI INFORMATIONEN - BENUTZER - BENUTZER VERWALTEN) gespeichertes Passwort zuweisen. 22
Windows Integration (Single-Sign-On) Benutzeranmeldedaten über Windows Verzeichnisdienst überprüfen Aktiviert die Anmeldung über die Windows Authentifizierung. Voraussetzung microtech Server Rechner und der Arbeitsplatz sich innerhalb der Domaine Windows Anmeldenamen in der Benutzeranmeldemaske authentifiziert, ist Kennwortes nicht mehr erforderlich. Für den Anwender ist dies ersichtlich <Authentifizierung über Windows> im Kennwort Feld. hierfür ist, das der befinden. Wird der die Eingabe eines durch die Anzeige: Benutzer hat zusätzlich noch die Möglichkeit, sich mit dem unten stehenden Kennwort anzumelden Diese Option ist für Benutzer mit Supervisor Berechtigung oder wichtigen sicherheitsrelevanten Rollen erforderlich. Das zusätzliche Kennwort erlaubt zum Beispiel die Anmeldung am System, ohne das eine Authentifizierung über Windows erforderlich oder wenn keine Authentifizierung möglich ist. Benutzern der Berechtigungsgruppe Supervisor empfehlen wir unbedingt die Hinterlegung eines zusätzlichen Kennwortes Kennwort: Hier hinterlegen Sie das zusätzliche Kennwort für Ihren Benutzer. Verwenden Sie nur den Vorgaben Ihrer Firma oder IT-Abteilung entsprechende sichere Kennwörter! Im zweiten Kennwort-Feld validieren Sie Ihre Eingabe des Kennwortes. Mit Speichern und Schließen des Benutzer Datensatz Dialoges ist das Kennwort sofort gültig. 17 E-Mail-Anhang: Suche nach Dokumenten Soll beim Versand einer E-Mail manuell ein zusätzliches Dokument angehängt werden, konnte für die Dokumenten-Suche bisher nur der Name gewählt werden. Nun stehen weitere Suchfelder zur Verfügung, die selbst definiert werden können. Damit ist z.b. die Suche nach eigenen Selektionssortierungen möglich. 23
Die Anlage des Selektionsfeldes sowie der Selektionssortierung erfolgt in gewohnter Art und Weise im DB-Manager. 18 Freie Vorgabe-Positionstexte Vorgabetexte für Vorgangspositionen und deren Funktion können in den Parametern selbst definiert werden. Dabei kann z.b. angegeben werden, ob bei Verwendung eines bestimmten Vorgabetextes die Position im Vorgang zu einer "Nicht-Abrechnungsposition" wird. Diese "Texte" werden unter VERKAUF - PARAMETER - VORGÄNGE UND ZWISCHENBELEGE POSITIONSBEZEICHNUNGEN hinterlegt. 24
Es können bestehende Positions-Bezeichner geändert und/oder neue Positions-Bezeichner angelegt werden (Schaltfläche: ÄNDERN oder NEU) Auszeichnungsart des Positions-Bezeichners Die Auszeichnungsart definiert, welche Funktionen abgearbeitet werden. Folgende Auszeichnungsarten können gewählt werden. Jede Auszeichnungsart beinhält eine oder mehrere der u.a. Funktionen (in Klammern stehen Nummern für die Funktionsweise): (keine) - (0) Einfacher Bezeichner - (1) Datums-Bezeichner - (2) Alternativ-Bezeichner - (1,3,8, 9) Optional-Bezeichner - (1, 4, 8, 10) Rückstands-Bezeichner - (1, 5, 7, 8, 9) Geliefert-Bezeichner - (1, 6, 7, 8, 10) Kulanz-Bezeichner - (1, 8) 25
Garantie-Bezeichner - (1, 8) Die Nummern entsprechen folgenden Funktionen: 0 = keine 1 = Text bleibt beim Neuvergeben der Positionsnummer erhalten 2 = Unterstützt die Datumsplatzhalter (#TT, #MM, #JJ, #JJJJ) 3 = Beachtet das Wandeln-Kennzeichen "Alternativ-Positionen löschen" 4 = Beachtet das Wandeln-Kennzeichen "Optional-Positionen löschen" 5 = Beachtet das Wandeln-Kennzeichen "Rückstands-Positionen löschen" 6 = Beachtet das Wandeln-Kennzeichen "Geliefert-Positionen löschen" 7 = Preis der Position wird beim Neuladen der Preise nicht aktualisiert 8 = Position ist keine Abrechnungsposition 9 = Wenn es sich um die Systemvorgabe handelt: Erkennungs-Prüflänge: die ersten fünf Zeichen des Bezeichners (z.b. bei "Alternativ" wird entsprechend auf "Alter" geprüft). So kann man als Bezeichnung "Altern" als Bezeichner hinterlegen und das Programm erkennt, dass es sich um eine Alternativ-Position handelt. 10 = Wenn es sich um die Systemvorgabe handelt: Erkennungs-Prüflänge: die ersten sechs Zeichen des Bezeichners (z.b. bei "Optional" wird entsprechend auf "Option" geprüft.) So kann man Option als Bezeichnung hinterlegen und das Programm erkennt, dass es sich um eine Optional-Position handelt. 19 Projeknummer in Sammelvorgang führen Ist die Projektnummer in den für den Sammelvorgang vorgesehenen Vorgängen identisch, dann wird die Projektnummer in den Sammelvorgang übernommen. Bei unterschiedlichen Projektnummern, bleibt das Feld Projektnummer im Sammelvorgang unbelegt. 20 Ausgabe einzelner E-Mails bei Serien-E-Mails verhindern Bei allen Kommunikationsdrucken wurden Anpassungen bei der E-Mail-Ausgabe vorgenommen. Bei den E-Mail-Abfragen und in der Anzeige der E-Mails gibt es nun die Schaltflächen: ÜBERSPRINGEN und VERWERFEN. Wird VERWERFEN gewählt, wird die gesamte Ausgabe abgebrochen. Wird ÜBERSPRINGEN gewählt, wird nur der aktuelle Datensatz übergangen. 26
21 Freistehende Formulare in Taskleiste Wird ein freistehendes Formular innerhalb geöffnet, so wird dies in der Taskleiste von Windows durch ein zusätzliches Symbol gekennzeichnet. Der Wechsel zum freistehenden Formular kann über das Symbol in der Taskleiste erfolgen. 27
22 Funktionen, die bereits in Version 13 im Laufe des Jahres eingeflossen sind Seit Erscheinen der Version 13 wurden durch Updates bereits einige Funktionen in das Programm aufgenommen. 22.1 Testversion zu Prüfzwecken kann als "Testversion zu Prüfzwecken gekennzeichnet werden. Diese Einstellung wird unter DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - SYSTEMEINSTELLUNGEN - Register: SYSTEMKONFIGURATION mit dem Kennzeichen "VERSION IST TESTVERSION ZU PRÜFZWECKEN" vorgenommen. 28
Das Kennzeichen kann nur aktiviert / deaktiviert werden wenn: Benutzer Supervisor-Berechtigung besitzt Benutzer als einziger Anwender am Server angemeldet ist Benutzer direkt am Datenserver arbeitet Auswirkungen durch die Aktivierung des Kennzeichen: Diese Version wird als "Testversion zu Prüfzwecken" gekennzeichnet. Im Hauptformular wird dies entsprechend angezeigt. Es wird ein spezielles Echtheitszertifikat aktiviert, welches die Lizenzprüfung der Vollversion NICHT beeinflusst. Alle Drucke werden mit dem Zusatz "Testversion zu Prüfzwecken" gekennzeichnet. Auswirkungen, wenn das Kennzeichen wieder deaktiviert wird: Diese Version wird wieder zu einer Vollversion. Es wird das Echtheitszertifikat für die Vollversion benötigt. 22.2 Neuer Parameter für OP-Ausgleich Unter PARAMETER - OFFENE POSTEN - PARAMETER steht ein zusätzlicher Parameter für den OP-Ausgleich zur Verfügung: 29
Bei OP-Ausgleich in Fremdwährung immer Kurs des OP beachten Das Kennzeichen bewirkt, dass bei einem OP in Fremdwährung als Ausgleichsbetrag der ursprünglich im OP hinterlegte Fremdwährungsfaktor herangezogen wird. Ein zum Zeitpunkt des Ausgleichs abweichender hinterlegter Faktor wird damit übergangen. Im Bereich "Einstellungen für manuellen OP-Ausgleich" ist dieser Parameter ebenfalls aktivierbar. 22.3 ElStEr-Übertragung der Zusammenfassenden Meldung ElStEr-Übertragung der "Zusammenfassenden Meldung" Ab dem 01.01.2013 ist die Übertragung der Daten aus der "Zusammenfassenden Meldung" auf elektronischem Weg über die ElStEr-Schnittstelle erforderlich. Diese Übertragung kann über die Schaltfläche: ÜBERTRAGEN (EU Steuermeldung exportieren) vorgenommen werden. 30
22.4 Kennzeichen "Vorgabekonto" im Kontenplan Dieses Kennzeichen bewirkt, dass bei einer Gliederungszuordnung über die Parameter (Registerkarte: START - Schaltfläche: PARAMETER - KONTENPLAN - KONTENGLIEDERUNG) die Konten mit aktiviertem Kennzeichen ausgeblendet werden können. Dadurch werden nur die übrigen Konten für die Zuweisung angezeigt. Beachten Sie: Sollte das Kennzeichen bei allen bzw. dem überwiegenden Teil der Konten NICHT aktiviert sein, so besteht die Möglichkeit das Kennzeichen für die von microtech vorgegebenen Konten automatisch aktivieren zu lassen. Dafür ist der Abgleich des Kontenplans erforderlich (STAMMDATEN KONTENPLAN - Schaltfläche: WEITERE - KONTENPLAN AKTUALISIEREN). Bedenken Sie dabei aber die Auswirkungen des Aktualisierens des Kontenplans! Kennzeichen "Nur eigene Koonten anzeigen" in den Kontengliederungen (Parameter) 31