Digitalisierung von Prozessen Bei der Digitalisierung von Prozessen und der Vernetzung von Wirtschaft und Verwaltung ist die DATEV ein vertrauenswürdiger Partner.
8 DATEV eg _ GESCHÄFTSBERICHT 2014 Digitalisierung von Prozessen Die Digitalisierung kaufmännischer Daten und die zunehmende Vernetzung verändern die Abläufe in den Unternehmen in einem rasanten Tempo. Dahinter steht der Wunsch, Vorgänge einfacher und schneller bearbeiten zu können. Zugleich ist die Digitalisierung aber auch ein Weg zur Effizienz steigerung und zum Abbau von Bürokratie. Immer mehr Menschen wollen von überall auf Daten zugreifen und Prozesse mitgestalten. Auch der Gesetzgeber unterstützt die Entwicklung, dass Unternehmen und Bürger ihre Daten auf elektronischem Weg empfangen und übermitteln. Um aber die Möglichkeiten des E-Governments und damit Anwendungen wie ELSTER, elektronische Lohnsteuer-Abzugsmerkmale (ELStAM) oder die E-Bilanz nutzen zu können, müssen alle Beteiligten sich stets auf dem Laufenden halten und Neuregelungen rechtzeitig umsetzen. In diesem Zusammenhang spielen die Lösungen der DATEV eine entscheidende Rolle, zum Beispiel DATEV Unternehmen online eine browserbasierte Anwendung, die sich an aktuellen Anforderungen ausrichtet und die Bedürfnisse von Unternehmen und Steuerberatern umfassend bedient. Mit ihr werden die digital erfassten Belege im DATEV-Rechenzentrum gespeichert, wo sie rechts- und revisionssicher archiviert sind und das vernetzte Arbeiten durch zeit- und ortsunabhängigen Zugriff vereinfachen. Transparenz und Effizienz DATEV-Stand auf der CeBIT Auf der CeBIT stellte die DATEV innovative Lösungen vor. Im Fokus stand in diesem Jahr die Digitalisierung von Prozessen. Mit dem Schlagwort Datability setzte die CeBIT im Jahr 2014 auch auf ein für die Wirtschaftsprüfung relevantes Leitthema. Dort stellte die DATEV mehrere Lösungen vor. So unterstützt die digitale Datenanalyse ACL comfort Anwender bei der Prüfung und Erstellung von Jahresabschlüssen. DATEV Abschlussprüfung comfort ist eine Anwendung für die Prüfungsdokumentation, die den gesamten Prüfungsvorgang in einem Zentraldokument dokumentiert und auswertbar macht. Außerdem präsentierte die DATEV eine Lösung für grenzüberschreitendes Controlling und Reporting: DATEV Controllingpaket international hilft mittelständischen Unternehmen dabei, die Buchungsdaten ausländischer Tochtergesellschaften ins internationale Finanzcontrolling einzubinden. Durch neue, innovative Funktionen ist es der DATEV 2014 gelungen, die Möglichkeiten der Digitalisierung für unsere Anwender weiter zu erschließen. Dr. Peter Krug, Vorstand für Entwicklung, DATEV eg
9 Digitale Lösungen DATEV bietet umfang reiche Lösungen an, die auf die spezifischen Anfor derungen der Anwender zugeschnitten sind. Digitale Arbeitsplattformen Die Digitalisierung von Abläufen sorgt ebenfalls im Personalbereich für eine weitere Rationalisierung. Die DATEV bietet hierfür sichere Cloud-Lösungen an, die als Arbeitsplattform auch über Unternehmensgrenzen hinaus genutzt werden können. So gab die Genossenschaft bereits 2013 das neue Portal Arbeitnehmer online frei. Der bisherige Zugriff auf das Portal mithilfe des neuen Personalausweises wurde im Jahr 2014 um das smstan-verfahren erweitert. In dem Portal können Beschäftigte ihre Gehaltsabrechnungen, die Lohnsteuerbescheinigung und den Sozialversicherungsnachweis sicher via Internet abrufen. DATEV-Software mit neuem Standard 2014 wurde der Standard ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) für elektronische Rechnungen festgelegt. Es handelt sich dabei um eine PDF-Datei, in die ein Anhang mit Rechnungsdaten eingebettet ist. ZUGFeRD sorgt dafür, dass Zahlungsverkehr- oder Buchführungsprogramme die Informationen in einer elektronischen Rechnung auslesen und übernehmen können. Dies spart Unternehmen Zeit und Geld und gestaltet die mit dem Rechnungsempfang verbundenen Prozesse deutlich einfacher. ZUGFeRD Der neue Standard für elektronische Rechnungen macht die Prozessabläufe rund um den Rechnungsempfang effizienter.
10 DATEV eg _ GESCHÄFTSBERICHT 2014 Digitalisierung von Prozessen Seit Herbst 2014 stellt die DATEV ihren Kunden als eines der ersten deutschen Softwarehäuser ein wachsendes Spektrum an Anwendungen mit integrierter Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen zur Verfügung. Dazu gehören zum Beispiel die Programme DATEV Unternehmen online, DATEV DMS classic pro und die in den Eigenorganisationslösungen sowie in DATEV Mittelstand pro enthaltene digitale Dokumentenablage. Die DATEV-App für Windows 8 DATEV-APP Die neue App für Windows 8 kann seit November 2014 aus dem Windows Store heruntergeladen werden. Die bekannte DATEV-App ist seit November 2014 auch auf Tablets und PCs verfügbar, die mit Windows 8 betrieben werden. Über den Windows Store können sich Anwender die App kostenlos herunterladen, die unter anderem Schnellrechner sowie aktuelle Meldungen, Podcasts und Videos rund um steuerliche Themen und die DATEV bereitstellt. DATEV ist das erste Unternehmen, das sich einer Zertifizierung für das ersetzende Scannen unterzogen hat. Prof. Dieter Kempf, Vorstandsvorsitzender, DATEV eg
11 Gewusst wie Das ersetzende Scannen Um Belege digitalisieren und auf Dokumente in Papierform verzichten zu können, müssen Unternehmen ihre Arbeits- und Scan-Prozesse durchgängig dokumentieren. Mit der kostenfreien DATEV Arbeitshilfe zur Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen von Buchungsbelegen unterstützt die Genossenschaft Steuerberater seit Ende 2014 dabei, Verfahrensdokumentationen für das ersetzende Scannen für sich und die von ihnen betreuten Unternehmen einfach zu erstellen. DATEV ist das erste Unternehmen, das sich einer RESISCAN-Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unterzogen hat. Das browserbasierte Anwendungspaket DATEV Unternehmen online bietet damit Sicherheit für den nachgelagerten Prozess beim ersetzenden Scannen. Kommt eine RESISCANkonforme Lösung zum Einsatz, kann dies im Vergleich zu einer nicht zertifizierten Scan- Lösung im Streitfall die Beweisführung vor Gericht erleichtern. Neues Instrument für die vorausgefüllte Steuererklärung Ersetzendes Scannen Hierzu muss die gesamte Prozesskette vom Eingang eines Belegs bis hin zur Ablage dokumentiert sein. Dafür stellt die DATEV eine kostenlose Arbeitshilfe bereit. Um beim Bearbeiten der vorausgefüllten Steuererklärung die Daten ihrer Mandanten bei der Finanzverwaltung abzurufen, nutzen seit Anfang 2015 Wirtschaftsprüfer die Lösung Vollmachtsdatenbank, die die DATEV eg im Auftrag der Wirtschaftsprüferkammer bereitstellt. Unsere Lösung wird bereits von Steuerberatern genutzt. Damit werden die Bevollmächtigungen ihrer Mandanten für den elektronischen Abruf der Daten an das Finanzamt übermittelt. Die bei der Finanzverwaltung gespeicherten Daten kann der Berater dann im Rahmen der Erstellung der Einkommensteuererklärung über die Systeme der Finanzverwaltung abrufen, einsehen und korrigieren.