Projekt Evaline Stufe Kanton Massnahmen- & Ressourcenplanung in den Gremien Version 1.0 Jungwacht Blauring Kanton Luzern St. Karliquai 12. 6004 Luzern www.jublaluzern.ch
Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung... 3 1.1 Inhalt... 3 1.2 Zeitpunkt... 4 1.3 Zeitlicher Ablauf... 4 1.4 Vorlagen... 4 1.5 Journal... 4 2 Massnahmen in den Gremien überprüfen... 5 2.1 Methode... 5 2.2 Resultate festhalten... 5 2.3 Vorlagen... 5 3 Ressourcen-Planung... 6 3.1 Methode... 6 3.2 Resultate festhalten... 7 3.3 Vorlagen... 7 Revisionsgeschichte Datum Version Autorenschaft Bemerkungen 12.2013 0.1 Martin Zust Initialversion 18.12.13 1.0 Martin Zust Überarbeitung nach Schulung Seite 2 / 7
1 Einleitung Das Ziel vom ist die Stärkung der Selbstorganisation der einzelnen kantonalen Gremien und die gemeinsame Definition von Schwerpunkten. Die Gremien sollen jährlich ihre Arbeitsweise und ihre Zusammenarbeit reflektieren und verbessern. Dabei sollen die Rückmeldungen der Scharen und Regio-Teams mit einfliessen. Diese Evaluation machen die Gremien selbstständig. 1.1 Inhalt 1. Massnahmenkatalog anpassen Die in der Gremien-Auswertung festgelegten Massnahmen können nicht alle umgesetzt werden. Zudem hat der GVS im Schritt zuvor Schwerpunkte festgelegt. Die Massnahmen in den Gremien werden nun dahingehend überprüft, ob sie zu den Schwerpunkten passen und ob aufgrund der Schwerpunkte zusätzliche Massnahmen definiert werden müssen. 2. Ressourcenplanung Das Gremium erarbeitet sich eine Ressourcenübersicht für sein Team. Aufgrund dieser Ressourcenübersicht legen sie diejenigen Massnahmen fest, welche sie im kommenden Jahr umsetzen wollen und können. Dabei definieren sie auch, welche Massnahmen aus dem Katalog sie nicht umsetzen. Somit legt das Gremium fest, welche Do s und Dont s sie für das kommende Jahr haben. Seite 3 / 7
1.2 Zeitpunkt Dieser Schritt wird in den Gremien nach der Auswertung der Schwerpunkte im GVS und vor der darauf folgenden GVS-Sitzung vorgenommen. Terminlich kann das zwischen dem 17. Februar und dem 18. März geschehen. 1.3 Zeitlicher Ablauf Für die Evaluation im kantonalen Gremium wird ein Zeitgefäss von 1 Stunden beansprucht. Massnahmen überprüfen 30 Ressourcenplanung 30 Dieser Schritt kann Teil einer normalen Gremien-Sitzung sein. 1.4 Vorlagen Alle nötigen Vorlagen sind unter www.jublaluzern.ch/evaline zum Download bereit. 1.5 Journal Für die weitere Evaluation werden die Resultate der Gremien in einem Journal festgehalten. Dazu steht unter www.jublaluzern.ch/evaline ein Excel-Dokument zur Verfügung. Die unterschiedlichen Reiter des Excel-Dokuments dienen zum Abfüllen der Daten aus den unterschiedlichen Schritten. Im Journal können alle nötigen Daten eingetragen werden. Seite 4 / 7
2 Massnahmen in den Gremien überprüfen 2.1 Methode Die Massnahmen aus der Gremien-Evaluation werden als A5 Karten aufgehängt. Die Schwerpunkte aus dem GVS, die formulierten Massnahmen aus den GVS und die Massnahmen aus den Regio-Teams werden in der Gruppe diskutiert. Die eigenen Massnahmen werden dahingehend untersucht, ob sie zu den Schwerpunkten zugeordnet werden können und ob es Überschneidungen mit den Massnahmen aus aus dem GVS und aus den Regio-Teams gibt. Weiter wird aufgrund der Schwerpunkte aus dem GVS, den formulierten Massnahmen aus den GVS und den Massnahmen aus den Regio-Teams analysiert, ob es für das Gremium noch neue Massnahmen zu ergreifen gibt. Diese werden auch auf einer A5 Karte festgehalten und den Schwerpunkten aus dem GVS zugeteilt. 2.2 Resultate festhalten Die Zuteilungen der Massnahmen zu den Schwerpunkten werden im Journal festgehalten. 2.3 Vorlagen In diesem Schritt werden keine Vorlagen benötigt. 2.4 Material A5-Karten oder Moderationskarten Stifte Malerklebeband Seite 5 / 7
3 Ressourcen-Planung Zur Planung der Umsetzungen der Massnahmen wird eine Ressourcenplanung durchgeführt. Ziel der Ressourcenplanung ist, die personellen Zeitressourcen des Gremiums zu erfassen, bereits geplante Veranstaltungen/Anlässe, Sitzungen etc. aufzuzeigen sowie diejenigen Massnahmen auszuwählen, die innerhalb von einem Jahr bearbeitet werden können. 3.1 Methode Gesamtes Gremium Verteilt diejenigen Veranstaltungen/Anlässe, Sitzungen sowie weitere bereits reservierte Jublazeit entlang des Jahres-Zeitstrahls. Einzelarbeit Trage auf dem Jahres-Zeitstrahl Deine möglichen Zeitressourcen ein: Rot markiert abwesend Orange strenge Zeit Grün da kann ich Zeit investieren Mögliche Überlegungen Grundsätzlich kann ich x Sitzungen und x Stunden pro Woche investieren Wie viel Zeit benötigen andere Aufgaben in der Jubla? Wie viel Zeit benötige ich für Studium, Lehre oder Beruf? Wie viel Zeit benötigen andere Freizeitaktivitäten? Wie viel Zeit möchte ich für mich frei zur Verfügung haben? Wann bin ich bereits verplant? Wann muss ich mich auf eine Prüfung oder ähnliches Vorbereiten? Wann habe ich meine Ferien geplant? Wann möchte ich eine Jublafreie Zeit? Übertragung auf gemeinsamen Jahres-Zeitstrahl Die einzelnen Resultate werden untereinander aufgeklebt. Dadurch entsteht eine Tabellenansicht, die im Überblick aufzeigt: Wann noch wenig stattfindet. Wann bereits viele Veranstaltungen/Anlässe geplant sind (Vorbereitungszeit mitplanen!). Wer wann Zeit hat bzw. besetzt ist und wie stark. Seite 6 / 7
Kombination mit dem Massnahmenkatalog Aufgrund der Übersicht der zeitlichen Ressourcen können die nach Aufwand sortierten Massnahmen auf ihre Umsetzung überprüft und ausgewählt werden. Mögliche Kriterien Dringlichkeit einer Massnahme Aufwand einer Massnahme Erfolgsaussichten einer Massnahme Motivation des Gremiums die Massnahme umzusetzen Vorhandene bzw. nicht vorhandene Ressourcen Es sollten höchsten 70% der zur Verfügung stehenden Zeitressourcen verplant werden. Min. 30% sollte für Unvorhergesehenes und Aktuelles frei bleiben. Die maximal 20 Massnahmen des Massnahmenkatalogs müssen reduziert werden. Hier besteht keine Vorgabe, da der Aufwand der Massnahmen unterschiedlich gross ist. Überlegungen zur Reduktion des Massnahmenkatalogs Welche Massnahmen können wir zu Gunsten einer dringlicheren, aufwändigeren, erfolgversprechenderen, motivationsgeladeneren, etc. Massnahme sein lassen oder verschieben? 3.2 Resultate festhalten Die ausgewählten Massnahmen, die umgesetzt werden, erhalten im Journal ein Do. Die ausgewählten Massnahmen, die nicht umgesetzt oder auf später verschoben werden, erhalten ein Don t. 3.3 Vorlagen V6_Zeitstrahl 3.4 Material Pro Mitglied ausgedruckter Zeitstrahl (Vorlage V6) Viele Leuchtstifte (Rot, Grün, Gelb) Malerklebeband Seite 7 / 7