WICHTIGE INFORMATIONEN FÜR ALLE BUCHFÜHRUNGSPFLICHTIGEN! Die laufende Buchhaltung regelmäßig vorzunehmen und die von ihr gelieferten Daten kontinuierlich im Blick zu halten, ist keine "Zeitverschwendung" sondern von großem Interesse für das Fortbestehen Ihres Unternehmens. Ihre laufende Buchhaltung bietet Ihnen zeitnah alle relevanten Informationen über die geschäftliche Entwicklung Ihres Unternehmens insbesondere erteilt sie Ihnen Auskunft über Kosten und Erlöse. Durch Ihre Buchhaltung verschaffen Sie sich also einen ständigen Überblick über Ihr Vermögen und Ihre Schulden! Spätestens bei erforderlichen Gesprächen mit Banken über eventuell notwendige Kreditmittel oder bei Ihrer Planung für die weitere Zukunft des Unternehmens werden Sie erfahren müssen, wie wichtig für Sie aussagekräftige und realistische Buchhaltungsunterlagen tatsächlich sind! Die zeitnahe, ordentliche Verbuchung aller Ihrer monatlichen Geschäftsvorfälle nehmen Sie nicht für das Finanzamt wahr es handelt sich um eine Leistung, die Sie für Ihr Unternehmen erbringen, insbesondere dafür, dass Sie stets befähigt sind, die richtigen, unternehmerischen Entscheidungen zu treffen! Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie die Buchhaltung selbst erstellen, ob sie in Ihrem Hause durch einen Buchhalter erledigt wird oder ob ein Buchführungsbüro oder Steuerberater Ihre laufende Buchhaltung übernehmen. Wichtig ist einzig und allein, dass Sie stets rechtzeitig über die Informationen verfügen können und über den Stand Ihres Unternehmens durch korrekte betriebswirtschaftliche Auswertungen immer "im Bilde" sind. DER ERSTE SCHRITT HEIßT: ORDNUNG HALTEN!
ÜBER ORDNER UND BELEGE Im Folgenden wird allgemein davon ausgegangen, dass Sie Ihre lfd. Buchhaltung zu einem Buchführungsbüro oder einem Steuerbüro zur Bearbeitung weiterreichen und mit Ordnung Ihrer Belege diese Dienstleistung preislich so gering als möglich halten wollen. Aber auch, wenn Sie selbst Ihre Buchhaltung im eigenen Büro erledigen, sollten Sie die "Regeln der Ordnung und Ordner" beachten manches Wissen über die Dinge der Arbeitserleichterung kann jeder für sich im eigenen Unternehmen übernehmen. Sie erleichtern sich nicht nur selbst die Arbeit sondern können zum Jahresende eine saubere Buchhaltung zum Jahresabschluss übergeben und sparen dabei viel Geld! I. Welche Ordner werden tatsächlich benötigt? Jedes Jahr braucht seine eigenen Buchhaltungsordner, und zwar: - Ein Ordner für Ausgangsrechnungen - Ein Ordner für unbezahlte Ausgangsrechnungen - Ein Ordner für Eingangsrechnungen - Ein Ordner für unbezahlte Eingangsrechnungen - Ein Ordner für Kassenbelege / Bargeschäfte - Ein Ordner für Bankbelege - Ein Ordner für betriebliche Unterlagen Insgesamt besteht Ihre Buchhaltung jährlich aus sieben Ordnern, die alle Geschäftsvorgänge erfassen, die für Sie relevant sind. Wichtig: In diese Ordner gehören nur die Belege des entsprechenden Jahres hinein! Wie das funktioniert? Ganz einfach:
1. Ordner Ausgangsrechnungen (z. B. AR 2015) Abgabe zur Buchhaltung! Hierin wird jede Ausgangsrechnung, nachdem sie geschrieben und versandt wurde, in Kopie (oder Zweitschrift) abgelegt (Ausgangsrechnungen bitte stets dreifach ausdrucken! 1x Kunde, 1x Ordner AR, 1x Ordner unbezahlte AR). Dabei ist es vollkommen egal, ob die Rechnung bereits bezahlt wurde oder nicht, eine Kopie jeder Rechnung wird hier abgeheftet! Die Rechnungen werden nach der Rechnungsnummer fortlaufend abgeheftet, d. h. R-Nr. 1, es folgt R-Nr. 2, R-Nr. 3 usw. Die zuletzt geschriebene Rechnung liegt immer oben auf. Wichtig: Sammeln Sie geschriebene Rechnungen nicht in einem Ablagekorb! Heften Sie die Rechnungen gleich in den Ordner! Das erspart unnötiges Sortieren und Suchen, es erspart auf Dauer gesehen viel Zeit. TIPP: Wir übertragen diese Rechnungen in ein Rechnungsausgangsbuch, in dem schließlich auch der Zahlungseingang der Rechnung notiert wird. So sind wir in der Lage ohne zu suchen und abzugleichen Ihnen sofort zu sagen, welche Rechnungen noch offen stehen und welche bereits bezahlt wurden. Für ein Rechnungsausgangsbuch reicht eine einfache Excel-Tabelle im Querformat mit den Spalten: Name des Kunden Rechnungsnummer Rechnungsdatum Nettobetrag Umsatzsteuer Bruttobetrag bezahlt am Kontoauszug-Nr. Bei solch einer Tabelle haben Sie den Vorteil, dass Sie die entsprechenden Zahlen in der unteren Spalte saldieren können und so gleichzeitig wissen, was das Finanzamt abhaben will und was Ihnen zusteht! Diese Tabelle sollte immer ganz oben im Ausgangsrechnungsordner abgeheftet sein Sie brauchen keine Rechnung zu suchen! Mit einem Blick können Sie erkennen, wer bezahlt hat, welche Rechnungen noch offen sind und wer eigentlich gemahnt werden muss.
2. Ordner unbezahlte Ausgangsrechnungen (z. B.: AR 2015 unbezahlt) Während der gesamte Ausgangsrechnungsordner dem jeweiligen Berater oder Büro zur Buchung übergeben wird, verbleibt dieser Ordner bei Ihnen im Büro, damit Sie jederzeit den Überblick über unbezahlte Ausgangsrechnungen behalten. In diesen Ordner gehören nur die Kopien der Ausgangsrechnungen, die noch nicht bezahlt wurden! Diesen Ordner müssen Sie ständig "im Auge behalten" und er wird nicht außer Haus gegeben! Wird eine Rechnung bezahlt, so nehmen Sie diese Rechnung aus dem Ordner und heften Sie in den entsprechenden Ordner bei Bankzahlung also in den Bankordner hinter dem Bankbeleg, bei Barzahlung mit Empfangsquittung in den Kassenordner. Auf diese Art und Weise verschaffen Sie sich eine ständige, aktuelle Übersicht über Ihre offenen Forderungen denn nichts weiter ist in diesem Ordner! 3. Ordner Eingangsrechnungen (z. B.: ER 2015) Das Ablagesystem entspricht dem der Ausgangsrechnungen, nur werden Eingangsrechnungen nach Datum ihres Eingangs sortiert, d. h. die jeweils mit dem neuesten Datum versehene Eingangsrechnung liegt oben auf. Wichtig: In den Eingangsrechnungsordner gehören alle ORIGINAL-Lieferantenrechnungen, egal ob bezahlt oder nicht (keine Kopien, keine Angebote, keine Notizzettel Lieferscheine können angeheftet werden). TIPP: Auch hier empfiehlt es sich zur besseren Übersicht eine Excel-Tabelle, wie bei Ausgangsrechnungen beschrieben, zu führen!
4. Ordner unbezahlte Eingangsrechnungen (z.b. ER 2015 unbezahlt) Verfahren Sie so, wie bei unbezahlten Ausgangsrechnungen beschrieben. Der Ordner verlässt nicht das Haus, Sie behalten Ihre Zahlen im Blick. Wenn Sie die Rechnung zahlen, heften Sie diese hinter den Bankbeleg im Ordner Bank oder bei Barzahlung mit entsprechender Quittung in den Ordner Kasse. Nur so behalten Sie den Überblick, welche Rechnungen Sie noch bezahlen müssen! ANMERKUNG Alle Ordner, die Sie dem Berater oder dem Büro zum Bearbeiten überreichen, sollten alle Belege des lfd. Monats enthalten, um eine zeitgenaue, chronologische Buchhaltungserfassung und einwandfreie Umsatzsteuervoranmeldung zu garantieren. Alle Belege bedeutet: Auch Rechnungen, die erst viel später bezahlt werden! Auch sie müssen im lfd. Monat bereits erfasst werden, um Vorsteuer oder Umsatzsteuer richtig anmelden zu können. Sollten Belege erst später gebucht werden, so muss jeweils für den entsprechenden Monat eine Umsatzsteuerberichtigung erstellt werden. Wird das unterlassen und kommt auch noch häufiger vor, kann Ihnen der Fiskus unter Umständen bei einer Prüfung sogar Steuerhinterziehung unterstellen. Davor schützt Sie nur Ordnung in der Buchhaltung! 5. Ordner Kasse / Bargeschäfte (z. B. KA 2015) Auch dieser Ordner gehört zum Steuerberater oder Buchungsbüro geliefert. Alle baren Ein- und Auszahlungsbelege sind hier abzuheften, letztes Datum liegt immer oben auf. Für jede Ein- und Ausgabe muss ein entsprechender Beleg vorliegen, bei Tankquittungen ist das jeweilige Kennzeichen des Kfz zu notieren, damit sie zugeordnet werden können. Wichtig: Ein "MINUS" in der Kasse gibt es nicht! Die Kasse muss immer den tatsächlichen Bargeld-Bestand aufweisen!
6. Ordner Bankbelege (z. B. BA 2015) Auch diesen Ordner müssen Sie beim Berater oder dem Buchungsbüro einreichen. Alle Bankauszüge (original bitte keine Internetausdrucke oder Kopien!) sollten der Reihenfolge nach vorhanden sein. Ein- und Auszahlungsbelege gehören immer hinter den jeweiligen Auszug, auf dem die Geldbewegung stattfand. Zu jeder Buchung auf dem Konto, zu dem kein entsprechender Beleg vorhanden ist, muss vermerkt werden, um was es sich handelte: z. B.: Sie heben privat Geld ab Sie legen Geld in die Kasse ein Scheckeingang Scheckausgang Privatentnahme Kasseneinlage R-Nr. xxx / Kunde xxx R-Nr. xxx / Lieferant xxx Sie werden erstaunt sein: Auch noch ein Jahr später können Sie anhand Ihrer Auszüge sämtliche Ein- und Auszahlungen nachvollziehen. Sie müssen nicht überlegen, wo Ihr Geld geblieben ist! 7. Der Ordner für betriebliche Unterlagen Dieser Ordner verbleibt nach Anlage das ganze Jahr bei Ihnen im Büro. Hierin heften Sie alle Auswertungen, die Sie vom Steuer- oder Buchführungsbüro erhalten haben, ab. Zusätzlich werden in einem gesonderten Fach folgende Belege abgeheftet: Kopien aller Rechnungen für Wirtschaftsgüter, welche das Anlagevermögen betreffen und einen Anschaffungswert von über 410 netto haben (z. B.: Computerkauf 560,00 brutto) Kopien aller Rechnungen für Wirtschaftsgüter, welche das Anlagevermögen betreffen und einen Anschaffungswert von mindestens 60 aber höchstens 410 netto haben (z. B.: Kauf eines Telefons 146,00 brutto)
Kopien der Gewerbeanmeldung, Mietverträge, Leasingverträge, Versicherungsverträge Kopien der Rechnungen, die im alten Jahr bereits bezahlt wurden, aber das neue Jahr betreffen. Der betriebliche Ordner wird von Ihrem Steuerberater zur einwandfreien Erstellung des Jahresabschlusses benötigt. Sind hierin alle Unterlagen chronologisch geordnet und vorhanden, so spart Sie das viel Geld und Zeit! Sie sehen, ein bisschen Ordnung zu halten, ist gar nicht so schwer! IN EIGENER SACHE so manchmal ist man verärgert über die ständigen Nachfragen des Buchhaltungsbüros oder Steuerberaters wegen der eingereichten Unterlagen. Als hätte man nichts Besseres zu tun! Doch wir möchten Sie mit unserer Arbeit ja entlasten und gemeinsam mit Ihnen dafür Sorge tragen, dass Ihre laufende Buchhaltung "wasserdicht" ist, Bestand bei einer Prüfung hat und Ihrem jeweiligen Berater am Jahresende ohne weiteres erlaubt, den Abschluss ohne großes Suchen und Ändern zügig zu erledigen. Wir bearbeiten Ihre bei uns eingereichten Unterlagen und das Buchungsergebnis soll für Sie transparent und aussagekräftig sein. Für Sie und Ihr Unternehmen ist es wichtig, dass korrekte Auswertungen erfolgen können daher die Bitte: UNSERE LEISTUNG DIENT IHREM ERFOLG. BITTE HELFEN SIE UNS DABEI! SORGEN SIE IM VORFELD FÜR DIE ENTSPRECHENDE ORDNUNG!