Aus- und Fortbildungszentrum 3133 Bremer Kontenrahmen Belege im SAP-System Rechnungen Gutschriften Stornierungen Bankbuchungen Mahnlauf Stundungen und Ratenzahlung Niederschlagungen und Erlasse Dozent: Freie Hansestadt Bremen
Inhalt 1. Bremer Kontenrahmen... 6 1.1. Aufbau des Bremer Kontenrahmens... 6 1.2. Anzeige des Kontenplans... 8 2. Daten suchen und auswählen... 9 2.1. F4 - Suchhilfe... 9 2.2. Suchen... 10 2.3. Suchen in komplexen Verzeichnissen... 11 2.4. Persönliche Werteliste... 12 3. Datenselektionen... 14 3.1. Mehrfachselektion... 14 3.2. Liste zusammenstellen über Mehrfachauswahl... 17 3.3. Mehrfachauswahl mit externen Dateien... 19 3.4. Freie Abgrenzungen... 21 3.5. Platzhalter und Vergleichsoperatoren... 23 4. Belege im SAP-System... 24 4.1. Das Belegprinzip... 24 4.2. Der Belegaufbau und Belegkopf... 24 4.3. Die Belegart... 26 4.4. Die Belegnummer... 28 4.5. Die Belegpositionen... 29 4.6. Die Buchungsschlüssel... 30 4.7. Sonderhauptbuchkennzeichen... 33 4.8. Steuerung der Belegerfassung... 34 5. Stammdaten der Sachkonten... 35 5.1. Sachkontenstammsatz... 35 5.2. Verfahren beim Anlegen von Sachkonten... 35 5.3. Kontengruppen... 37 5.4. Feldstatusgruppen... 37 5.5. Nummernkreise... 37 6. Umsatz- und Vorsteuer... 38 6.1. Allgemeines zur Umsatzsteuer... 38 6.2. Umsatzsteuerschlüssel... 39 6.3. Liste der Umsatzsteuerschlüssel... 41 6.4. Umsatzsteuerkonten... 43 6.5. Umsatzsteueranmeldung... 46 2 / 262
7. Debitorenbuchhaltung und Stammdaten... 47 7.1. Aufgaben der Debitorenbuchhaltung... 47 7.2. Anlegen von Debitoren-Stammdaten... 48 7.3. Anzeigen von Debitoren-Stammdaten... 60 7.4. Ändern von Debitoren-Stammdaten... 64 7.5. Sperren von Debitoren-Stammdaten... 66 7.6. Löschen und Archivieren von Debitor-Stammsätzen... 68 7.7. CpD-Konten (Conto pro Diverse)... 70 7.8. Debitorenverzeichnis... 73 7.9. Adressliste der Debitoren... 75 8. Buchen debitorischer Rechnungen... 77 8.1. Ausgangsrechnungen mit allgemeiner Rechnung... 77 8.2. Ausgangsrechnungen mit Einbildtransaktion... 80 8.3. CPD-Rechnungen... 89 8.4. Texte in der Rechnung... 90 8.5. Anzeige und Ändern einer Debitorenrechnung... 91 8.6. Anzeige der Belegänderung... 96 8.7. Debitorische Gutschriften... 98 8.8. Stornierung einer Debitorenbuchung... 102 8.9. Debitorische Dauerbuchungen... 104 8.10. Stundung einer debitorischen Rechnung... 111 8.11. Ratenstundung einer debitorischen Rechnung Zahlungsbedingungen... 112 8.12. Ratenstundung einer debitorischen Rechnung manuelle Buchung... 115 8.13. Niederschlagung... 121 8.14. Niederschlagung stornieren... 126 8.15. Erlass... 127 8.16. Erlass stornieren... 128 8.17. Umbuchung mit Ausgleich... 129 8.18. Offene-Posten-Listen... 132 8.19. Saldenliste... 135 8.20. Debitoren-Umsätze... 137 8.21. Debitorenanalyse... 138 8.22. Fälligkeitsanalyse... 139 8.23. Verwahrkonten... 140 9. Tabellenanzeige anpassen... 143 10. Belege merken, vorerfassen und vollständig sichern... 145 10.1. Beleg-Status... 145 10.2. Merken... 146 10.3. Vorerfassen... 147 3 / 262
10.4. Vollständig sichern... 149 10.5. Buchen... 149 11. Bankdaten... 150 11.1. Banken-Stammdaten... 150 11.2. Bankenverzeichnis... 152 11.3. Hausbanken... 153 12. Zahllauf... 154 12.1. Informationen zum Zahllauf... 154 12.2. Zahlungslauf vorbereiten... 157 12.3. Zahlungsvorschlag einplanen... 162 12.4. Vorschlag anzeigen bzw. ausdrucken... 164 12.5. Bearbeiten und Löschen der Vorschlagsliste... 167 12.6. Übersicht über die bisherigen Zahlläufe... 168 12.7. Zahlungsregulierungsliste... 169 12.8. Zahllauf starten... 170 12.9. Zahlungsträger erstellen... 172 12.10. Giroverfahren TransX bei der LHK... 174 13. Manueller Zahlungsprozess... 175 13.1. Zahlungseingang Debitoren... 175 13.2. Zahlungseingang Debitoren Schnellerfassung... 178 13.3. Zahlungseingang Hauptbuch... 180 14. Zahlungsavise... 182 15. Vier-Augenprinzip... 184 16. Zahlungsbedingungen und Skontoberechnungen... 185 16.1. Zahlungsbedingungen... 185 16.2. Skontoangaben in den Rechnungen... 186 16.3. Definition von Zahlungsbedingungen... 188 16.4. Skonto buchen... 189 17. Buchen einer Rechnung mit Vorlage... 190 18. Buchen einer Gutschrift mit Vorlage... 196 19. Mahnungen und Forderungsmanagement... 197 19.1. Mahnverfahren nach BGB... 197 19.2. Informationen zum Mahnlauf... 200 19.3. Mahnverfahren in SAP... 201 19.4. Ablauf des Mahnwesens bei der LHK... 203 19.5. Mahnstufen... 204 19.6. Kulanztage... 205 4 / 262
19.7. Kleinbetragsregelungen... 206 19.8. Mahnverfahren in den Debitor-Stammdaten... 207 19.9. Mahnverfahren ohne Zinsen und Säumniszuschläge... 209 19.10. Mahnverfahren mit Säumniszuschlägen... 209 19.11. Mahnverfahren mit täglich berechneten Zinsen ab Fälligkeit... 210 19.12. Zinskennzeichen... 211 19.13. Mahnsperre... 212 19.14. Mahnwesen bei Kita-Bremen... 213 19.15. Mahnwesen bei Immobilien Bremen... 213 19.16. Insolvenzverfahren... 214 19.17. Mahnprogramm... 215 19.18. Rückstandsanzeigen, Wiedervorlagemeldungen, Zahlungsmitteilungen... 233 19.19. Vollstreckung... 234 19.20. Nebenforderungen... 240 19.21. Reihenfolge beim Einzug von Forderungen... 241 19.22. Zugriff auf gemahnte Forderungen... 241 19.23. Mahndaten ändern... 242 19.24. Forderungsmanagement... 243 20. Zahlungseingänge... 244 21. Zahlungseingänge manuell buchen... 248 21.1. Zahlungseingang über Hauptbuch... 248 21.2. Zahlungseingang über Nebenbuchhaltung... 251 21.3. Alternativer Weg über Nebenbuchhaltung... 254 21.4. Buchen von Debitorenanzahlungen... 255 22. Kassenbuch... 256 23. Anhang... 257 23.1. Kontenklassen des BremKR... 257 23.2. Stichwortverzeichnis... 259 Creative Commons Licence 5 / 262
1. Bremer Kontenrahmen 1.1. Aufbau des Bremer Kontenrahmens Für die Freie Hansestadt Bremen wurde der auf dem Industrie-Kontenrahmen (IKR) und dem hessischen Verwaltungskontenrahmen (VKR) basierende Bremische Kontenrahmen (BremKR) entwickelt. Sowohl die Anforderungen der bremischen Eigengesellschaften und betriebe, Sonderhaushalte als auch die der bremischen Verwaltung wurden bei der Entwicklung des BremKR berücksichtigt. Grundlage für die Finanzbuchhaltung der bremischen Verwaltung ist ein gemeinsam mit der Kosten- und Leistungsrechnung genutzter Kontenrahmen bzw. plan. Abweichend von den Ausführungen zum IKR werden die in der Finanzbuchhaltung erfassten Aufwendungen und Erträge gleichzeitig auf den Kostenarten der Kosten- und Leistungsrechnung mitgebucht und ausgewiesen die Notwendigkeit einer statistischen Umbuchung dieser Werte entfällt daher. Kontenklasse Bilanz GuV Bremischer Kontenrahmen Bezeichnung Klasse 0 AV Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen Klasse 1 AV Finanzkonten Klasse 2 UV Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzungen Klasse 3 EK Eigenkapital und Rückstellungen Klasse 4 FK Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzungen Klasse 5 Erträge Erträge Klasse 6 Aufwendungen Betriebliche Aufwendungen Klasse 7 Aufwendungen Weitere Aufwendungen Klasse 8 KLR Kosten- und Leistungsrechnung Klasse 9 Abschluss und kamerale Abgrenzungen Eine weitere Untergliederung des Kontenplans sieht beispielhaft wie folgt aus: Kontenklasse 5 Erträge Kontengruppe 1 50 Umsatzerlöse und Erträge aus Verwaltungstätigkeit Kontenuntergruppe 500 Gebühren Sachkonto 5001 0900 Verwaltungsgebühren 1 siehe hierzu die Liste der Kontengruppen im Anhang 6 / 262
Das nachfolgende Schaubild verdeutlicht den hierarchischen Aufbau. 7 / 262
1.2. Anzeige des Kontenplans Sie können ihren Kontenplan zur Anzeige bringen über: Rechnungswesen > Finanzwesen > Hauptbuch > Infosystem > Berichte zum Hauptbuch > Stammdaten > Kontenplan (S_ALR_87012326) oder Infosysteme > Rechnungswesen > Finanzwesen > Hauptbuch > Kontenplan (F.10) Wählen Sie ihren Kontenplan aus (hier: BKR) Mit wird die Selektion ausgeführt und Sie erhalten die Anzeige ihres Kontenplans. Zum Suchen von Konten können Sie das Fernglas-Symbol verwenden. Platzhalter werden hierbei nicht unterstützt. 8 / 262
2. Daten suchen und auswählen 2.1. F4 - Suchhilfe Bei vielen Eingabefeldern ist eine Suchhilfe hinterlegt. Sie können damit einen Eintrag in einer Auswahlliste auswählen bzw. Daten heraussuchen. Am rechten Rand eines Feldes mit Suchhilfe ist abgebildet. Sie haben zwei Möglichkeiten, sich die Suchhilfe anzeigen zu lassen: - Klicken Sie auf - Drücken Sie Je nach Datenfeld und nach Umfang der hinterlegten Auswahlmöglichkeiten reagiert die Suchhilfe unterschiedlich. Dies wird nachfolgend an verschiedenen Beispielen erläutert. 2.1.1 Suchen in einer einfachen Liste Wenn Sie beim Aufrufen des Anordnungsjournals im Feld "Belegart" die Suchhilfe aufrufen, erhalten Sie in Listenform eine Darstellung (s. Abbildung) aller vorhanden Belegarten. Im nebenstehenden Fenster ist an dem kleinen roten Dreieck in der Spaltenüberschrift "Art" erkennbar, dass nach dieser Spalte die Einträge aufsteigend sortiert sind. Sie können einen Eintrag aus der Liste auswählen durch: - Doppelklick auf einen Eintrag - Markieren des gewünschten Eintrags und Klick auf 2.1.2 Sortieren Die Sortierung bzw. Sortierreihenfolge beeinflussen Sie mit einem Klick in die Spaltenüberschrift. 9 / 262
2.2. Suchen Mit Klick auf. können Sie gezielt nach einem Eintrag suchen. Sie können auch mit Platzhaltern arbeiten (siehe Seite 23). Klicken Sie dann auf. Es wird der erste passende Eintrag in der Liste markiert. Um festzustellen, ob noch weitere passende Listeneinträge vorhanden sind, klicken Sie auf. Zum Öffnen einer Suchmaske klicken Sie auf das kleine Dreieck. Geben Sie Ihre Suchbegriffe ein. Dabei können Sie auch Platzhalterzeichen verwenden (siehe Seite23) Nach Klick auf werden nur die Einträge gezeigt, die den Kriterien entsprechen. Beachten Sie dass eine "Maximale Trefferzahl" von 500 voreingestellt ist. Wenn die ausgewählte Datenmenge größer ist, verfeinern Sie Ihre Suchkriterien oder erhöhen Sie den Wert für die maximale Trefferzahl. 10 / 262