Raumfahrt-Projektmanagement

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1 Raumfahrt-Projektmanagement Informations-/Dokumentationsmanagement

2 Deutsche Übersetzung Herausgeber Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.v. Qualitäts- und Produktsicherung Nationales ECSS-Sekretariat Anschrift Technische Bearbeitung Telefon ( ) Telefax ( ) Redaktion Telefon ( ) Telefax ( ) Preis Porz-Wahnheide Linder Höhe D Köln Dr. Detlev Bohle Detlev.Bohle@dlr.de Ruth Opperbeck Ruth.Opperbeck@dlr.de 30 DM Englische Originalausgabe Herausgeber ESA Publications Division ESTEC, Postfach AG Noordwijk Niederlande Copyright 1996 : European Space Agency für die Mitglieder von ECSS

3 Vorwort Diese Norm gehört zu der Reihe von ECSS-Normen, die sich auf das Management, die Technik (Engineering) und die Produktsicherung in Raumfahrtprojekten und -anwendungen beziehen. ECSS ist eine Kooperation der Europäischen Raumfahrtagentur ESA, nationaler Raumfahrtagenturen und europäischer Industrievereinigungen mit dem Ziel der Ausarbeitung und Pflege von einheitlichen Normen. Diese Norm formuliert Anforderungen als Festlegungen dessen, was erreicht und weniger, wie die erforderliche Arbeit organisiert und durchgeführt werden soll. Dadurch können bestehende Organisationsstrukturen und -methoden beibehalten werden, wo sie effektiv sind, und sich weiterentwickeln - soweit erforderlich -, ohne die Normen neu abfassen zu müssen. Bei der Abfassung dieser Norm wurde die vorliegende ISO 9000-Normenreihe berücksichtigt. Diese Norm wurde von der ECSS-Normungsarbeitsgruppe "Management" ausgearbeitet, vom Technischen ECSS-Ausschuß überprüft und vom ECSS-Lenkungsgremium verabschiedet. i

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5 Inhaltsverzeichnis Vorwort... i Einleitung Anwendungsbereich Verweisungen Normative Verweisungen Informative Verweisungen Definitionen und Abkürzungen Definitionen Abkürzungen Grundlegendes zum Informations-/Dokumentationsmanagement Zielsetzung Grundsätze und Verfahrensweise Anforderungen an das Informationsmanagement Allgemeine Anforderungen Verantwortlichkeiten des Urhebers Informationsverfügbarkeitsanforderungen Bewertung des Informationssystems Angleichung an die Projektmanagementprozesse Anforderungen an das Dokumentationsmanagement Allgemeine Anforderungen Verantwortung für die Freigabe Verfügbarkeit und Verteilung der Dokumente Archivierung Implementierungsdokument für das Dokumentationsmanagement Seite ii

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8 Einleitung Zielsetzung des Informations-/Dokumentationsmanagements während des Lebenszyklus eines Raumfahrtprojekts ist sicherzustellen, daß jeder Beteiligte einfach und schnell Zugang zu allen Informationen hat, die er zur Durchführung seiner Aufgabe benötigt. Diese zu einem bestimmten Zeitpunkt oder Ereignis gültigen Informationen werden in Dokumenten erfaßt, die in Form von Papier, elektronischen oder sonstigen Medien sein können. Der Informationsfluß innerhalb einer Projektorganisation ist von allergrößter Bedeutung für den angestrebten Erfolg und muß in Standardanforderungen der Industrie, die von allen Beteiligten verstanden werden, festgehalten werden. Ein ordnungsgemäßes Informations-/Dokumentationsmanagement hilft dem Teamaufbau, sollte jedoch nicht mit dem täglichen Informationsaustausch im Verlauf des Projekts verwechselt werden.

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10 1 Anwendungsbereich Dieses Dokument "Informations-/Dokumentationsmanagement" ist Teil des ECSS-Normenwerks. Zweck dieser ECSS-Norm ist die Festlegung der Grundsätze und Anforderungen, die in bezug auf das Management von Projektinformationen (einschließlich Dokumentation) zu beachten sind. Diese Norm gilt für alle Dokumente und die darin enthaltenen Informationen, unabhängig von den Medien, in oder auf denen sie gespeichert und/oder weitergeleitet werden. Die in dieser Norm festgelegten Anforderungen betreffen und gelten für Kunden und Lieferanten auf allen Ebenen, wenn der Nachweis der Fähigkeit zu Design und Lieferung konformer Produkte erbracht werden muß. Diese Anforderungen angepaßt, wie im entsprechenden Projektanforderungs-Dokument dargelegt sind von allen an einem Raumfahrtprojekt Beteiligten anzuwenden. Das Informationsmanagement muß in allen Projektphasen durchgeführt werden.

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12 2 Verweisungen 2.1 Normative Verweisungen Diese ECSS-Norm enthält durch datierte und undatierte Verweisungen Festlegungen aus anderen Publikationen. Diese normativen Verweisungen sind an den jeweiligen Stellen im Text zitiert, und die Publikationen sind nachstehend aufgeführt. Bei datierten Verweisungen gehören spätere Änderungen oder Überarbeitungen dieser Publikationen nur zu dieser ECSS-Norm, falls sie durch Änderung oder Überarbeitung eingearbeitet sind. Bei undatierten Verweisungen gilt die letzte Ausgabe der in Bezug genommenen Publikation. Diese Norm gehört zu der Raumfahrtprojektmanagement-Reihe, wie in der Norm ECSS-M-00 "Grundsätze und Verfahrensweisen" aufgeführt. Die nachstehend aufgelisteten Normen sind in Verbindung mit dem vorliegenden Dokument zu betrachten. ECSS-M-10 ECSS-M-20 ECSS-M-30 ECSS-M-40 ECSS-M-60 ECSS-M-70 Projektstrukturen Projektorganisation Projektphaseneinteilung und -planung Konfigurationsmanagement Kosten- und Zeitplanmanagement Integrierte Logistikunterstützung Weitere normative Verweisungen: ECSS-Q-00 Produktsicherung. 2.2 Informative Verweisungen RG Aéro CNES IM MR-P/01 Allgemeine Empfehlung für die Projektmanagementspezifikation Dokumentationsmanagement Managementanforderungen für gewerbliche Verträge (Ersatz für ESA PC/941904/TD/510) ISO 8879 Information processing Text and Office Systems Standard Generalised Mark-up Language (SGML) ISO 9069 Information processing SGML Support Facilities SGML Document Interchange Format (SDIF) ISO/IEC/DIS Information technology Text and Office Systems Document Style Semantics and Specification Language (DSSSL) (Draft Standard).

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14 3 Definitionen und Abkürzungen 3.1 Definitionen Für die Anwendung dieser Norm gelten die Definitionen nach ECSS-P-001, Ausgabe 1. Besonders beachtet werden sollte, daß die folgenden Benennungen in ECSS-Normen eine bestimmte Bedeutung haben. Auftraggeber Beteiligter Bezugsdokument Daten Dokument Dokumentation Dokumentieren Geschäftsvereinbarung Implementierungsdokument Information Konfiguration Konfigurationsdokument Kunde Lieferant Mittel Phase (Projektphase) Produktbaum Projekt Projektanforderungs-Dokument Prozeß Raumfahrtelement Raumfahrtsystem Spezifikation System Vertrag Vertragsgrundlage (Purchaser) (Actor) (Reference Document) (Data) (Document) (Documentation) (Documenting) (Business Agreement) (Implementation Document) (Information) (Configuration) (Configuration Document) (Customer) (Supplier) (Resource) (Phase [Project Phase]) (Product Tree) (Project) (Project Requirements Document) (Process) (Space Element) (Space System) (Specification) (System) (Contract) (Contractual Baseline). Die folgenden Benennungen und Definitionen gelten speziell für diese Norm und sind entsprechend anzuwenden. "Autorisierung eines Dokuments: vertragliche Freigabe eines Dokuments." "Freigabe eines Dokuments: Vorgang, mit dem bestätigt wird, daß die in dem Dokument enthaltenen Informationen im Rahmen eines Projekts in Umlauf gegeben und benutzt werden dürfen. Die für die Freigabe zuständige Stelle formalisiert diesen Vorgang in einer nachvollziehbaren Weise (z. B. mit einem elektronischen oder sonstigen Hilfsmittel)." "Dokument zur Zustimmung Dokument, das vor Gebrauch einer zuständigen Stelle vorgelegt werden muß. Geht innerhalb einer festgelegten Frist nach Erhalt keine Antwort ein, wird dies als Zustimmung gewertet." ANMERKUNG: Eine Zustimmung bedeutet, daß: die zuständige Stelle festgestellt hat, daß das Dokument mit allen vertraglichen Anforderungen übereinstimmt, die zuständige Stelle keinen Einwand gegen die Einführung des Dokuments in die Praxis vorgebracht hat, jedoch keinerlei Haftung bezüglich des Gebrauchs des Dokuments übernimmt. Wenn die zuständige Stelle Stellungnahmen oder Bemerkungen liefert, sind diese dem Herausgeber nach den Vertragsklauseln zur Kenntnis zu bringen. Eine spezifische Ablehnung des Dokuments durch den Auftraggeber erfordert eine Überarbeitung und erneute

15 Vorlage. "Dokument zur Genehmigung Dokument, das einer benannten Stelle vorgelegt wird, die vor Gebrauch ihre Genehmigung geben muß." ANMERKUNG: Nach Genehmigung wird das Dokument gültig. Die Einführung in die Praxis ist nur nach Genehmigung des Dokuments durch die jeweils zuständige Stelle möglich. Diese Genehmigung ist dem Urheber innerhalb einer bestimmten Frist nach den Vertragsklauseln mitzuteilen. Diese Frist gilt für alle Dokumente, die dem Genehmigungsverfahren unterzogen werden. Auf keinen Fall befreit die Genehmigung einen Beteiligten von seinen vertraglichen Verpflichtungen (siehe ECSS-M-20). Das Dokument muß den Nachweis seines Genehmigungsstatus tragen. Eine spezifische Ablehnung des Dokuments durch den Auftraggeber erfordert eine Überarbeitung und erneute Vorlage. "Dokument zur Information Jedes vertragliche oder nichtvertragliche Dokument, das nicht zustimmungs- oder genehmigungspflichtig ist und zu dem der Empfänger Meinungen oder Stellungnahmen abgeben kann." "Gefordertes Dokument Dokument, das in einer dem Vertrag als Anhang beigefügten Liste (Liste der geforderten Dokumente) erscheint, in der die Dokumente aufgeführt sind, die Teil der vertraglichen Lieferung sind." ANMERKUNG: In der Liste sind die Anzahl der Exemplare, der verwendete Träger, der Status (vorläufig, endgültig), die Periodizität, die Ereignisse (Vertrag, Reviews) und der Zweck der Vorlage (Zustimmung, Genehmigung, Information) angegeben. "Modulare Dokumentenstruktur Satz von Dokumenten, aufgebaut nach Standardbausteinen, so daß sie für ein bestimmtes Projekt angewandt werden können, erforderlichenfalls ergänzt durch projektspezifischen Anforderungen angepaßte Dokumente." 3.2 Abkürzungen Die folgenden Abkürzungen werden in dieser Norm erläutert und entsprechend benutzt. Abkürzung ECSS Bedeutung European Cooperation for Space Standardization.

16 4 Grundlegendes zum Informations-/Dokumentationsmanagement 4.1 Zielsetzung Bereitstellung nützlicher und wesentlicher Informationen für die zahlreichen Beteiligten (interne wie externe), die am Projekt mitwirken: Kunden, Lieferanten, Betreiber, Öffentlichkeit, Verbraucher und andere Projektgruppen. Um dies zu erreichen, muß das Informationsmanagement: Aufgabenstellungen zur Grundlage haben, Korrektheit, Zugänglichkeit, schnelle Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit und Sicherheit der Informationen sicherstellen, die allen Projektbeteiligten sowie Außenstehenden "mit Informationsbedarf", unabhängig vom eingesetzten Trägermedium, bereitgestellt werden, die Kohärenz des gesamten Projektinformationsbestands sicherstellen, um so einen effektiven und effizienten Gebrauch der Informationen durch Projektinterne und -externe entweder während oder nach dem Projekt (mit den üblichen Sicherheitsreserven) zu erleichtern, sicherstellen, daß alle Beteiligten, die Zugang zu Informationen haben müssen, über deren Verfügbarkeit, Zugangsmöglichkeiten und entsprechende Methoden und Verfahren in Kenntnis gesetzt werden oder sonstwie direkt die aktuellen Informationen erhalten, die für die Ausübung ihrer Tätigkeiten benötigt werden, das Projektberichterstattungssystem, wie in ECSS-M-20 im einzelnen dargelegt, unterstützen. 4.2 Grundsätze und Verfahrensweise Als Grundsatz gilt für das Informationsmanagement, daß das verwendete Informationssystem den am wenigsten komplexen Prozeß zur Anwendung bringen soll, mit dem die Informationsverarbeitungs-, -überwachungs-, -verteilungs- und -archivierungsanforderungen des Projekts erfüllt werden können. So gilt insbesondere: Die Kunden sollen den Lieferanten keine besonderen Methodiken, Implementierungstechniken oder Organisationen vorschreiben, sondern vielmehr das gewünschte Ergebnis vorgeben. Sofern nicht nationale oder kommerzielle Sicherheitserfordernisse entgegenstehen, müssen die Informations- /Dokumentationsmanagementsysteme "offen" für alle Projektanwender sein, die ihren eigenen Zugangsbedarf bestimmen und festlegen. Befugnis und Verantwortung für Informationsinhalt und -eingabe müssen einer einzigen Stelle auf niedrigstmöglicher Ebene der Projektorganisation zugewiesen sein, um nichtwertschöpfende Eingriffe durch Zwischenstufen zu vermeiden. Die Verantwortung für Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Schnelligkeit der Bereitstellung von Informationen liegt ausschließlich bei ihrem Urheber. Die Verantwortung für die Kohärenz irgendeiner Informationsmenge oder -teilmenge liegt ausschließlich beim koordinierenden Urheber oder Leiter für diese Menge oder Teilmenge. Die Anforderungen bezüglich der Verfügbarkeit der Informationen müssen von den Informationsanwendern festgelegt werden.

17 Die Verantwortung für die Wiedergewinnung der Informationen liegt bei ihren Anwendern. Das Informationsmanagementsystem muß eine Leistungsmessung zulassen, um seine Aktivität ständig verbessern zu können. Die rechtzeitige Verfügbarkeit genauer Informationen ist ein wesentlicher Beitrag zum Gesamtrisikomanagement des Projekts. In dieser ECSS-Norm sind die Anforderungen nach Themen numeriert aufgeführt, um sie leichter auffinden und nachvollziehen zu können. Jede numerierte Anforderung besteht aus einem allgemeinen Wortlaut (Fettdruck) und oftmals einem erläuternden Text zur allgemeinen Anforderung und einem erwarteten Ergebnis (Kursivdruck).

18 5 Anforderungen an das Informationsmanagement 5.1 Allgemeine Anforderungen Die Anforderungen an den Informationsfluß des Projekts müssen vom Kunden in den Projektanforderungs- Dokumenten festgelegt werden. Einführung eines Rahmens für den Informationsfluß innerhalb des Projekts. Anforderungen an den Informationsfluß als Teil der Projektanforderungs-Dokumente Verbraucher und Kunde dürfen Änderungen an bestehenden Informationssystemen der Lieferanten nicht vorschreiben, es sei denn, die Leistungs- oder Schnittstellenanforderungen des Projektinformationssystems können sonst nicht erfüllt werden. Dieses System ist zu dokumentieren. Vermeidung unnötiger Änderungen an bestehenden betriebsinternen Systemen der Lieferanten. Dies ermöglicht den Lieferanten den Einsatz von Systemen, die ihren Geschäftszielen und Bedürfnissen entsprechen. - Minimum an Systemänderungen, - Systembeschreibung Alle Anwender und Leiter des Projektinformationssystems müssen von den jeweiligen Beteiligten regelmäßig in der Systemanwendung geschult werden. Vermeidung von parallelen, unkontrollierten Informationsflüssen und Minimierung von Fehlern im Betrieb. geschulte Anwender und Leiter des Informationssystems Die für den Projektinformationsaustausch zu benutzende(n) Sprache(n) ist (sind) festzulegen. Minimierung der Fehlinterpretationsmöglichkeiten der Information. vereinbarte Sprachen für den Informationsaustausch.

19 5.2 Verantwortlichkeiten des Urhebers Die Verantwortung für die Informationseingabe in das Informationssystem liegt ausschließlich beim Urheber der Information. sicherstellen, daß Befugnis und Verantwortung für die Informationseingabe bei ein- und derselben Person liegen. Informationssystem mit einer einzigen Befugnis- und Verantwortungstelle für jeden Informationsgegenstand Güte und Schnelligkeit der Verfügbarkeit der Informationseingabe in das System (d. h. Vollständigkeit, thematische Fokussierung, Klarheit, Eindeutigkeit, logische Basis) liegen ausschließlich in der Zuständigkeit des Urhebers. sicherstellen, daß Befugnis und Verantwortung für die Güte und Schnelligkeit der Verfügbarkeit der Information bei ein- und derselben Person liegen. Informationssystem mit klar festgelegten Befugnissen und Verantwortlichkeiten für die Eingabe. 5.3 Informationsverfügbarkeitsanforderungen Die Informationsverfügbarkeitsanforderungen für das Informationssystem sind von den Anwendern des Informationssystems festzulegen. Diese Anforderungen der Informations-systemanwender müssen zu den Urhebern rückverfolgbar sein. vom Anwender festgelegte Informationsverfügbarkeitsanforderungen. Die Anforderungen der Informationssystemanwender sollten Themen einschließen wie Anwendungsbereich der zur Verfügung zu stellenden Informationen, ihre Sicherheit, strukturierte Leistungsmetriken, Kurzfassungen, Änderungsdienst und Rückverfolgbarkeit der Informationen. Informationssystem auf der Basis der Anwenderbedürfnisse in Übereinstimmung mit dokumentierten Anwenderanforderungen Das Informationssystem muß die Verantwortung für die Wiedergewinnung der Informationen den Anwendern des Informationssystems zuweisen. Die Initiative für die Wiedergewinnung der Informationen muß den Anwendern des Informationssystems vorbehalten sein. offenes Informationssystem.

20 5.3.3 Die einzige Einschränkung der Informationsverfügbarkeit für Projektbeteiligte ist die bezüglich der kommerziellen Vertraulichkeit oder nationalen Sicherheit. Maximierung der Verfügbarkeit von Informationen für Projektbeteiligte. offenes Informationssystem Es sind Kontrollen einzuführen, um falsche Informationen und unbefugten Zugang zu verhindern und aufzudecken. Sicherstellung der Sicherheit und Unversehrtheit des Informationssystems. 5.4 Bewertung des Informationssystems Der Besitzer jedes Informationssystems muß die Leistung seines Informationssystems systematisch überprüfen und feststellen, ob es in der jeweiligen Projektphase weiterhin angemessen ist und die gesamten Anforderungen seiner Anwender erfüllt. Leistungsmessung des Informationssystems. Die Leistungsbewertung sollte Anwenderanforderungen einschließen wie Ansprechgeschwindigkeit, Wartezeit, Unklarzeit, Informationsverlust, Verarbeitungsdauer, Sicherheit sowie etwaige Schwankungen im Laufe der Zeit. verbesserte Leistung des Informationssystems Die bei der Bewertung des Informationssystems festgestellten Risiken sind als Teil des Gesamtrisikomanagements zu behandeln. feststellen und bewerten des Risikos von Informationsverzögerung oder -verfälschung oder des unbefugten Zugangs. Beitrag zum Gesamtrisikomanagement des Projekts Alle Beteiligten müssen einen Prozeß zur ständigen Leistungsverbesserung des Informationssystems auf der Basis der durchgeführten Bewertung vorzunehmen. ERWARTETES ERGEBIS: Einführung eines Mechanismus zur Systemleistungsverbesserung. ständige Verbesserung der Leistung des Informationssystems.

21 5.5 Angleichung an die Projektmanagementprozesse Das Projektinformationssystem muß ein integraler und nichtduplizierter Bestandteil des Projektmanagementprozesses sein. Maximierung der Wirksamkeit der kombinierten Projektinformations- und -managementprozesse. einmalig festgelegtes Projektinformationssystem.

22 6 Anforderungen an das Dokumentationsmanagement 6.1 Allgemeine Anforderungen Die Dokumente sind so aufzubewahren, daß sie leicht und schnell wiederauffindbar sind. effiziente Wiedergewinnung von Informationen. dokumentierte Ablagemethodik und gekennzeichnete Mittel, effizientes System zur Wiedergewinnung von Informationen Die Dokumente sind entsprechend dem Vertraulichkeitsgrad der Informationen, die sie enthalten, zu schützen. Verhinderung des Zugangs zu vertraulichen Informationen durch Unbefugte. Die Dokumente müssen erkennbar ihre Vertraulichkeitseinstufung ausweisen, wobei die Abschnitte, Unterabschnitte oder Absätze, die Gegenstand der Einschränkung sind, eindeutig zu kennzeichnen sind. Die Vertraulichkeitsstufen sind gegenseitig zu vereinbaren. Informationssystem mit Sicherungen gegen unbefugten Zugang zu Informationen, die bei Offenlegung kommerziellen oder nationalen Interessen schaden könnten. Dies muß mit dem Ziel der Anforderung nach einem offenen Informationssystem vereinbar sein Die Dokumente sind so aufzubewahren, daß die Informationen, die sie enthalten, gegen vorhersehbare Gefährdungen wie Feuer, Überschwemmung, Erdbeben geschützt sind. Überlebensfähigkeit der Informationen sicherstellen. Aufbewahrungssystem für Dokumente, das die darin enthaltenen Informationen vor unbeabsichtigter Beschädigung oder Zerstörung schützt Das Informationssystem muß die eindeutige Kennzeichnung aller Dokumente einschließlich Ausgabestatus ermöglichen. Vermeidung von Verwechslungen. Bezüglich der Konfigurationsaspekte von Dokumenten siehe ECSS-M-40. Kennzeichnungsschema für Dokumente.

23 6.1.5 Das Datenformat für Austausch und Lieferung von Dokumenten muß festgelegt werden und etwa vorhandenen internationalen Normen entsprechen. schnelle und effiziente Übermittlung von Informationen. dokumentierte Projektdatenformatstandards für Austausch und Lieferung von Informationen, Festlegung der zu benutzenden Datenverarbeitungsmedien und Anwendungsprogramme Soweit möglich sollen die Dokumente eine modulare Struktur aufweisen, um die Wiederverwendung in künftigen Projekten zu erleichtern. Reduzierung der Arbeit bei künftigen Projekten und somit erhöhte Wettwerbsfähigkeit. modular aufgebaute, standardisierte Dokumente Wenn ein Wiedergewinnen von Informationen an mehreren Standorten geplant ist, muß die Projektdokumentation nach einem vereinbarten Standardformat und -aufbau erstellt werden. effiziente Wiedergewinnung von Informationen und Dokumentvergleiche. vereinbarte Dokumentationsformate und -strukturen zur Nutzung an mehreren Standorten Jeder Beteiligte muß ein Basisverzeichnis der geforderten Dokumente erstellen, deren Anwendungsbereich und beabsichtigte Verteilung festlegen und dieses Verzeichnis der Konfigurationsüberwachung unterstellen. sicherstellen, daß die Dokumente im Anwendungsbereich korrekt sind, überwacht und zeitgerecht verteilt werden. Diese Liste sollte enthalten: - Art des Dokuments, - Titel, - Kennung (Kurzbezeichnung, Ausgabe/Änderungsstand), - voraussichtliche und tatsächliche Veröffentlichungsdaten, - Klasse und Kategorie des Dokuments. Liste der für das Projekt geforderten Dokumente unter Konfigurationsüberwachung.

24 6.1.9 Jedes Dokument muß erkennbar seine jeweils gültige Kategorie ausweisen, d.h. zur Genehmigung, zur Zustimmung, zur Information usw. Kennzeichnug der Zweckbestimmung des Dokuments zwischen den Beteiligten. nach Kategorien eingestufte Dokumente Jeder Beteiligte muß feststellen, welche Dokumente aufgrund nationaler oder internationaler Rechtsvorschriften als Bildschirmausdruck (Hard Copy) (oder auf anderen zugelassenen Medien) aufbewahrt werden müssen. Beachtung der nationalen und internationalen Gesetzgebung bezüglich der Wiedergewinnung von Dokumenten. Für das Projekt muß der erforderliche Mindestsatz der entsprechenden Dokumente zur Einhaltung der rechtlichen Aspekte der Anforderungen festgelegt werden. Liste(n) der Dokumente, die aus rechtlichen Gründen aufrechterhalten werden müssen. 6.2 Verantwortung für die Freigabe Jedes Dokument muß nach überprüft werden, bevor es über das Informationssystem zur Verfügung gestellt wird. sicherstellen, daß nur überprüfte Dokumente benutzt werden. nur überprüfte Dokumente im Gebrauch Bei vertraglichen Dokumenten muß das vertraglich vereinbarte Genehmigungs- oder Zustimmungsverfahren im Implementierungsdokument für das Dokumentationsmanagement angegeben werden. eindeutige Festlegung der Managementaufgaben und -verantwortlichkeiten für vertragliche Dokumente in bezug auf Genehmigung und Zustimmung. Das Verfahren sollte folgendes umfassen: Stellen, die die Genehmigung oder Zustimmung erteilen, Notwendigkeit eines formellen Antrags auf Zustimmung oder Genehmigung eines Dokuments, der vom Herausgeber an die jeweils zuständige Stelle zu richten ist, Frist für die Zustimmung oder Genehmigung eines Dokuments nach Maßgabe des Projektanforderungs-Dokuments, Beantragung einer formellen Stellungnahme bei Einsprüchen zu Form und/oder Inhalt des Dokuments unter Angabe der widersprüchlichen Elemente, die schriftlich von seiten der Genehmigungs- bzw. Zustimmungsstelle an den Herausgeber zu richten ist,

25 Tatsache, daß Vorbehalte oder widersprüchliche Elemente die Erteilung der Zustimmung oder Genehmigung verhindern, Nachweis - auf dem Dokument - des Genehmigungsbescheides (nach Zustimmung zu Inhalt und Form) durch die zuständige Stelle, Beginn der anschließenden offiziellen und vertraglichen Verteilung des Dokuments durch den Herausgeber, Anwendbarkeit des Dokuments je nach Maßgabe des von der zuständigen Stelle als widersprüchlich erachteten Elements, Vermerk "noch nicht genehmigt" auf der Titelseite und über dem laufenden Text des Dokuments, falls aus technischen oder zeitlichen Gründen eine Verteilung vor der Genehmigung erforderlich ist, Nachweis - auf dem Dokument - des Zustimmungsbescheids durch die zuständige Stelle. Das Verfahren kann auch folgendes umfassen: Anzahl der für das Projekt festgelegten Exemplare des Dokuments, die der zuständigen Genehmigungsstelle zur Genehmigung einzureichen sind, versehen mit dem Vermerk "genehmigungspflichtig", Anzahl der in den Projektdokumenten geforderten Exemplare des Dokuments, die der jeweils zuständigen Stelle zur Zustimmung einzureichen sind, versehen mit dem Vermerk "zustimmungspflichtig", Anwendung keines weiteren offiziellen Umlaufverfahrens außer dem des Genehmigungskreises durch die Stelle, die ein Dokument zur Genehmigung herausgibt. Liegt innerhalb der vertraglich festgelegten Frist von der für die Zustimmung zuständigen Stelle keine Antwort vor, gilt dies als "Zustimmung" ohne Vorbehalt zum Dokument, und ein diesbezüglicher Vermerk wird vom Herausgeber auf der Titelseite angebracht. ERWARTETES ERGEBIS: ein Element des Implementierungsdokuments für das Dokumentations-management bezüglich Zustimmung und Genehmigung von vertraglichen Dokumenten. 6.3 Verfügbarkeit und Verteilung der Dokumente Die Projektbeteiligten müssen rechtzeitig über alle vorhandenen Dokumente, die sie für die Ausführung des Projekts benötigen, informiert werden und Zugang zu diesen haben. rechtzeitige Zurverfügungstellung der benötigten Dokumente. Die für die Entgegennahme und/oder Zurverfügungstellung der Dokumente bevollmächtigte Stelle ist im Dokumentationsmanagementdokument zu bezeichnen. rechtzeitige Verfügbarkeit der aktuellen Dokumentation.

26 6.3.2 Jeder Beteiligte muß sicherstellen, daß die gesamte geforderte Projektdokumentation für den in der Geschäftsvereinbarung festgelegten Zeitraum leicht und schnell zur Verfügung steht. Bereitstellung der Projektdokumentation, wie und wann dies erforderlich ist. Der Herausgeber eines Dokuments muß das Original, unabhängig vom Trägermedium, ob zu der zu liefernden Dokumentation gehörig oder nicht, für einen im Projekt festzulegenden Zeitraum aufbewahren. Demzufolge betrifft die Verteilung eines Dokuments nur die Kopien (mit Ausnahme der Dokumente, die zur Zustimmung oder Genehmigung vorgelegt werden). Die Dokumentationsaufsichtsperson muß ein Exemplar aller im Rahmen des Projekts herausgegebenen oder eingegangenen Dokumente aufbewahren und zur Verfügung halten. Diese Exemplare sind in geeigneten Anlagen abzulegen, um ihre Verfügbarkeit und den geforderten Vertraulichkeitsgrad sicherzustellen. ein Element des Implementierungsdokuments für das Dokumentations-management bezüglich der Aufbewahrung und Wiedergewinnung der Dokumente für den gesamten vereinbarten Zeitraum, zugänglich aufbewahrte Dokumentation. 6.4 Archivierung Es sind Vorkehrungen zum Schutz der Dokumentation zu treffen. die Unversehrtheit der Informationen im Verlauf der Zeit sicherstellen. Die Dokumente und Informationsträgermedien sind in Räumlichkeiten, Bereichen, Anlagen, Büromöbeln usw. oder Einrichtungen zu archivieren, die folgendes gewährleisten können: angemessene Bedingungen der Materialerhaltung gegen umgebungsbedingte Risiken (Witterung, Überschwemmung, Feuer, Hitze, elektromagnetische Strahlung usw.), angemessener Schutz - soweit durchführbar - gegen Überfall und/oder Einbruch oder andere Übergriffe (physischer Angriff, Datenpiraterie, Bugging usw.) oder sonstige Arten der Zerstörung (Insekten, Nagetiere usw.), Fortbestand der Informationen. Überholte Dokumente können aus dem Ablagesystem zurückgezogen und nach den im Dokumentations-managementdokument festgelegten Bedingungen archiviert werden. Die Archivierungsregeln müssen einen leichten Zugang ermöglichen. Dauer und Bedingungen der Archivierung von Dokumenten müssen mit den Projektanforderungen, der Betriebsphase und der technischen Projektberichterstattung vereinbar sein.

27 6.5 Implementierungsdokument für das Dokumentationsmanagement Jeder Beteiligte muß ein Implementierungsdokument für das Dokumentationsmanagement zur Genehmigung durch den "Auftraggeber" und zur Einbeziehung in die Vertragsgrundlage erstellen Das Implementierungsdokument für das Dokumentationsmanagement muß es für jede Phase eines Projekts geben, doch je nach Komplexität der durchzuführenden Arbeit im Anwendungs-bereich entsprechend angepaßt sein Das Implementierungsdokument für das Dokumentationsmanagement muß sowohl die projektspezifischen als auch die üblichen betriebsinternen Verfahren zur Steuerung jeden Dokumententyps darlegen Das Implementierungsdokument für das Dokumentationsmanagement muß die Verfahrens-weisen zur Sicherstellung der Zustimmung oder Genehmigung der Dokumente darlegen Jeder Beteiligte ist für die Genehmigung des Implementierungsdokuments für das Dokumentationsmanagement seiner Lieferanten verantwortlich Alle Implementierungsdokumente für das Dokumentationsmanagement eines gegebenen Projekts müssen die entsprechenden Dokumentmanagementtätigkeiten ohne Doppel-festlegung, jedoch auch ohne "Lücken", erfassen. dem Kunden die Nachprüfung ermöglichen, ob die Dokumentations-managementstrategie des Lieferanten mit der Organisation und den Projekterfordernissen des Kunden vereinbar ist. In der Norm ECSS-M-30 ist die Projektphase angegeben, in der die Managementimplementierungs-dokumente erstellt, bewertet und angenommen werden müssen. Implementierungsdokument für das Dokumentationsmanagement, das sowohl für den Kunden als auch für den Lieferanten annehmbar ist.

28 6.5.7 Jeder Beteiligte muß seinen Prozeß für Entgegennahme, Bewertung, Autorisierung und Verteilung von Dokumenten, die er von seinem Kunden oder seinem (seinen) Lieferanten erhält, im Implementierungsdokument für das Dokumentationsmanagement festlegen. Festlegung des Prozesses der Entgegennahme und Verteilung von eingehenden Dokumenten. Das Verfahren muß umfassen: Die für die Erstellung der Verteilerlisten angewandten Methoden werden im Implementierungs-dokument für das Dokumentationsmanagement angegeben. Die Verteilung von Dokumenten ist auf Lieferscheinbasis zu organisieren mit Angabe des Grundes für die Ausgabe (zur Genehmigung, zur Zustimmung, zur Information, zur Anwendung usw.). Es sind Vorkehrungen zu treffen, um sicherzustellen, daß die Anwender eines Dokuments systematisch über Änderungen informiert werden (über Verteilerliste). ein Element des Implementierungsdokuments für das Dokumentationsmanagement