2 Stocktake Anleitung

Transkript

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2 2 Stocktake Anleitung

3 3 Inhaltsverzeichnis Grundlegende Begriffe...5 Masterdatei...6 Erstellung der Masterdatei...6 Erläuterung der Tags der Masterdatei...6 Master-Tool...7 Erste Schritte...8 Stocktake starten...8 Erfassen von Artikeln...10 Inventur-Zusammenfassung...11 Die Inventur abschließen...11 Ausdrucke...12 Notizen...13

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5 Grundlegende Begriffe 5 Grundlegende Begriffe ErfassungsDatei: Master-Datei: Inventur-Datei: ErfassungsAnsicht: Zusammenfassung: Basis-Daten: Das ist die Datei, in der die bereits aufgenommenen Artikel gespeichert werden. Hier werden keine Produktdaten gespeichert, sondern nur EAN's, sowie Daten bezüglich der Erfassung. Diese Datei enthält die Stammdaten. Aus ihr werden die Daten der gescannten Produkte geholt. Diese Datei wird angelegt, sobald Sie die Inventur abschließen. Sie ist ein Protokoll über den Ablauf der Inventur, und der erfassten Daten (inklusive Produktdaten). Sie kann später nicht mehr geändert, nur noch betrachtet werden. Das ist die Standard-Ansicht in der Ihnen das Programm präsentiert wird. Wenn der erste Reiter, mit der Aufschrift Erfassung aktiviert ist, befinden Sie sich in der Erfassungs-Ansicht. Hier können Sie Artikel aufnehmen. Die Zusammenfassung ist die zweite Ansicht, die Ihnen zur Verfügung steht. Sie erreichen sie, indem Sie auf den Reiter mit dem entsprechenden Namen klicken. Nach diesen Daten werden Sie beim Start der Inventur gefragt. Das sind: Firmenname und Anschrift, Erfasser und eventuell ein Kommentar.

6 6 Stocktake Anleitung Masterdatei Erstellung der Masterdatei Die Master-Datei enthält die Produktdaten ihres Unternehmens und ist deshalb einer der wichtigsten Bestandteile einer erfolgreichen Inventur. Benutzen Sie ihr Warenwirtschaftssystem um eine XML-Datei mit folgendem Aufbau zu erstellen: <dataroot> <products> <product> <ino></ino> <ean></ean> <name></name> <price></price> </product> <product> <ino></ino> <ean></ean> <name></name> <price></price> </product> </products> </dataroot> Die Gesamtheit der Artikel befindet sich zwischen den <products></products> Tags. Jeder Artikel muss von <product></product> Tags eingeschlossen werden. Erläuterung der Tags der Masterdatei <ino> <ean> <name> Hinter diesem Tag folgt die Artikelnummer. Es steht für das englische Wort item number. Hier geht es um Ihre firmeninterne Artikelnummer für das jeweilige Produkt. Hier folgt die für jedes Produkt einzigartige EAN (Internationale Artikelnummer), die durch den Strichcode auf der Verpackung repräsentiert wird. An diese Stelle gehört die Bezeichnung oder eine Beschreibung des Artikels.

7 Masterdatei 7 <price> Dieses Tag ist optional. Wenn Sie die Inventur zunächst ohne Preise durchführen lassen wollen, können Sie es einfach weglassen. Später können mit einer anderen Master-Datei alle Preise hinzugefügt werden. Grundlegende XML-Kenntnisse sind für den Erstellungsprozess sehr hilfreich. Im Installationsverzeichnis finden Sie außerdem eine Beispiel-Master-Datei, an der Sie sich orientieren können. Sie können sich auch gerne an unseren Kundenservice wenden, den Sie unter der adresse info@handelsweise.de erreichen. Als kostenpflichtigen Service bieten wir ihnen an, Sie beim Erstellen der Master-Datei zu unterstützen. Master-Tool Um die Datei auf Fehler zu überprüfen und einsatzbereit zu machen, laden Sie sie anschließend in das Mastertool, das Sie als ausführbare Datei im Installationsverzeichnis finden. Starten Sie das Mastertool und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Datei öffnen..., um die vorher erstellte Master-Datei auszuwählen. Jetzt wird die Datei auf Fehler geprüft und anschließend werden Ihnen diese im Textfenster angezeigt. Beheben Sie alle aufgetretenen Fehler entweder manuell oder indem Sie den Erstellungsprozess noch einmal mit anderen Parametern durchführen. Anschließend wiederholen Sie den Vorgang, solange bis die Master-Datei gültig ist. Wenn das der Fall ist, bekommt die Datei vom Mastertool eine eindeutige Kennung und sie ist bereit für die Nutzung. Eine gültige Master-Datei muss unter anderem folgende Eigenschaften aufweisen: Jede EAN ist einmalig. Standardkonformes XML (Keine unerlaubten Sonderzeichen, z.b. & ) Jeder Artikel besitzt eine EAN, eine Artikelnummer, und eine Bezeichnung. Alle EAN's sind standardkonform (EAN-8, EAN-13 oder UPC-12) und haben eine gültige Prüfsumme.

8 8 Stocktake Anleitung Erste Schritte Stocktake starten Wenn Sie das Programm starten, wird Ihnen ein Start-Assistent präsentiert. Hier können Sie wählen wie Sie das Programm starten möchten. Aktuelle Inventur: Neue Inventur: Inventur fortsetzen: Dieser Menüpunkt ist beim ersten Start ausgegraut. Er lädt immer die zuletzt verwendeten Daten. Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie nach ein paar grundlegenden Informationen gefragt (siehe Abbildung unten). Tragen Sie in die Eingabefelder die Firmendaten, sowie den Namen des Erfassers ein. Um das Programm starten zu können, müssen Sie in den beiden unteren Zeilen eine Master-Datei bestimmen, die Sie vorher erzeugt haben und eine Erfassungs-Datei anlegen. Klicken Sie dazu am besten auf die Felder Browse.. neben den Eingabezeilen. Durch Wahl dieser Option, werden Sie nach einer Erfassungs-Datei gefragt, aus der die bereits aufgenommenen Artikel geladen werden, sowie nach einer Master-Datei, aus der Sie die Produktdaten laden möchten. Dann können Sie nahtlos an die Erfassung der Artikel anknüpfen.

9 Erste Schritte Abgeschlossene Inventur betrachten: Diese Schaltfläche startet das Programm im Betrachtungsmodus. Sie werden nach einer InventurDatei gefragt, die Sie betrachten möchten. In diesem Modus stehen Ihnen kaum Aktionen zur Verfügung, weil die Inventurdatei nicht veränderbar ist. 9

10 10 Stocktake Anleitung Erfassen von Artikeln Erfassen mit dem Scanner: Um Artikel aufzunehmen besitzen Sie idealerweise einen programmierten Barcode-Scanner. Wenn Sie Stocktake mit Scanner bestellt haben, können Sie ihn direkt anschließen und loslegen. Scannen Sie einfach die EAN des Artikels und er wird automatisch erfasst. Achtung! Es kann vorkommen, dass ein EAN beim ersten Scannen nicht richtig erkannt wird. In diesem Fall wird die Position rot und eine Fehlermeldung erscheint im EAN-Feld. Scannen Sie den Artikel einfach erneut. Erfassen per Hand: Wenn Sie keinen Scanner besitzen oder die EAN aus irgendeinem Grund nicht gescannt werden kann, müssen Sie die EAN oder die Artikelnummer per Hand eingeben. Um einen Artikel über eine EAN einzugeben, drücken Sie die EINFG Taste auf der Tastatur (oder STRG + e). Wollen Sie die Artikelnummer eingeben, drücken Sie SHIFT + EINFG (oder STRG + i). Uneindeutigkeiten auflösen: Wenn Sie per Hand eine Artikelnummer eingeben, kann es sein, dass zu dieser Nummer in der Master-Datei mehrere mögliche Artikel gefunden werden. (Auch wenn jede EAN einmalig ist, kommt es in der Praxis durchaus vor, dass Artikel mit verschiedenen EAN die selbe Artikelnummer besitzen.) Wenn das der Fall ist, erscheint ein Fenster, welches Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten auflistet. Wählen Sie einen der gefundenen Artikel mit den Pfeiltasten oder der Maus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Menge ändern: Wenn Sie ein und den selben Artikel mehrmals erfassen wollen, drücken Sie einfach die Taste F1. Jetzt können Sie die Anzahl eingeben und mit ENTER bestätigen. Positionen löschen: Mit der ENTF-Taste werden alle markierten Zeilen gelöscht. Hinweis: Es wird automatisch gespeichert. Alle Änderungen an der Liste werden sofort in die Erfassungs-Datei geschrieben. Außerdem werden automatische Backups erstellt. Die Backup-Dateien heißen wie die von Ihnen benutze Erfassungs-Datei mit der zusätzlichen Endung '.bak0'. Die Ziffer 0 wird dabei pro Backup jeweils erhöht. Löschen Sie ab und zu die nicht mehr benötigten Backups um bei großen Inventuren Festplattenspeicher zu sparen.

11 Erste Schritte 11 Inventur-Zusammenfassung Durch Klicken auf die Schaltfläche Zusammenfassung, können Sie jederzeit eine gruppierte Ansicht der erfassten Artikel betrachten. Artikel werden standardmäßig nach EAN gruppiert, aber Sie können die Artikel auch nach der firmeninternen Artikelnummer gruppieren lassen. Dazu wählen Sie in der Erfassungs-Ansicht unter Gruppierung nach den Schalter Artikelnummer Wenn Sie nach Artikelnummer gruppieren lassen, kann es vorkommen, dass unterschiedliche Artikel mit der selben Nummer in einer Gruppe zusammengefasst werden. In diesem Fall wird der entsprechende Eintrag orange und im EAN-Feld steht Uneindeutig. Um sich die einzelnen Artikel anzeigen zu lassen, klicken Sie im linken Tabellenkopf auf den Pfeil, der neben der entsprechenden Zeile angezeigt wird. Achtung! Durch Ändern der Gruppierungsmethode (EAN oder Artikelnummer), wird die Zusammenfassung neu erstellt. Bei sehr großen Inventuren oder langsamen Rechnern kann das Zeit in Anspruch nehmen. Um wieder zurück zur Erfassungs-Ansicht zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter mit dem Namen Erfassung. Die Inventur abschließen Über die Schaltfläche Inventur abschließen beenden Sie die Inventur und eine Inventur-Datei wird erstellt. Der Zeitpunkt der Fertigstellung wird automatisch mit gespeichert. Im Folgenden werden Sie gefragt, ob Sie die Inventur gleich ausdrucken wollen. Sie können sie aber auch jederzeit später ausdrucken, indem Sie die Inventur-Datei im Betrachtungsmodus öffnen. Alle relevanten Daten befinden sich mit auf dem Ausdruck. (Firmendaten, Beginn, Ende, Erfassungs-Liste, Zusammenfassung)

12 12 Stocktake Anleitung Ausdrucke Sie können, wie eben beschrieben, einen Bericht über die ganze Inventur ausdrucken lassen, die Erfassungsliste oder die Zusammenfassung einzeln ausdrucken. Dies erreichen Sie während der Erfassung über den Menupunkt Drucken.... Für das Layout des Ausdrucks liegen drei Standard Templates im HTMLFormat vor. Diese finden Sie im Handelsweise Stocktake '09Installationsverzeichnis unter resources/. Wenn Sie sich mit HTML auskennen, können Sie diese Templates durch eigene ersetzen. Die Inventurdaten werden an die Position der jeweiligen <st2> Tags eingefügt.

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