ENGLISCH FÜR KAUFLEUTE

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1 Langenscheidts Handbücher der Handelskorrespondenz ENGLISCH FÜR KAUFLEUTE Geschäftskorrespondenz und Handelskunde von DR. FRANZ SESTER und ELFRIEDE SESTER LANGENSCHEIDT BERLIN MÜNCHEN WIEN ZÜRICH NEW YORK

2 Inhalt Einleitung Die Organisation der Produktion und des Handels Handels- und Zahlungsbilanz, Handelsministerium, Handelskammern und Industrieverbände Unternehmensformen The Single Proprietorship or the Sole Tradership 20 The Partnership 20 The Limited Partnership 21 The Private Limited Company 21 The Public Limited Company (Memorandum of Association, Articles of Association, Annual General Meeting, Extraordinary General Meeting, Shares, Debentures, Cash Flow, Liquidation) 21 The Co-operative Society 28 The Voluntary Co-operatives 28 Holding Companies 29 The Nationalised Industries Die Expansion der Industrie und des Handels Horizontal amalgamation, vertical amalgamation, diversifying amalgamation, multinational companies Marktforschung, Werbung und Pflege der öffentlichen Meinung (Market Research, Advertising and Public Relations) Lieferungs- und Zahlungsbedingungen Post und Fernmeldewesen Dienstleistungen der Post 39 Das Telefongespräch, Redewendungen 44 Telegramm und Telex Das elektronische oder computerisierte Büro Der englische Geschäftsbrief Haupterfordernisse eines guten Geschäftsbriefes Äußere Form und Bestandteile eines Geschäftsbriefes Briefkopf 60 Bezugszeichen 61 Datum 61 Name und Anschrift des Empfängers 61 Anrede 62 Schlußformel 63 Betreff 63 Unterschrift 64 Anlage-und Verteilervermerk Briefanfänge. Allgemeine Eingangsformeln a) Empfangsbestätigung eines Briefes 65

3 6 Inhalt b) Bezug auf vorausgegangenen Schriftverkehr, Telex, Telegramm, Telefongespräch oder mündliche Vereinbarung 67 c) Beantwortung eines Briefes. Mitteilung, Hinweis, Vorschlag, Bestätigung, Bitte etc Brief Schlüsse, Schlußworte a) Bitte um Antwort, Hinweis auf Dringlichkeit 73 b) Bitte um Bestätigung, um Anweisung, Zustimmung zu Vorschlägen etc 76 c) Klärung von Unstimmigkeiten 77 d) Entschuldigung 78 e) weitere Nachrichten werden folgen 78 f) Dank 78 g) zu weiterer Information, Hilfe und zu Gesprächen etc. bereit; Sonstiges 79 Briefgattungen I. Rundschreiben Vorbemerkungen 82 A. Gründung eines Geschäftes Eingangsformeln mit Angabe des Zwecks der Gründung Vorteile und Hilfsquellen a) Erfahrungen, Kenntnisse 85 b) Kapital 86 c) Verbindungen, Beziehungen Bitte um Aufträge und Zusicherung guter Bedienung 87 B. Veränderungen in einem Geschäft Erweiterung und Vergrößerung Umwandlung oder Verschmelzung von Geschäften Verlegung der Firma, Umzug Veränderung in einem Geschäft, Abtretung und Übernahme eines Geschäfts Erteilung, Zurücknahme oder Erlöschen der Prokura Eintritt und Austritt eines Teilhabers, Mitarbeiters oder Angestellten a) Eintritt, Aufnahme 92 b) Austritt, Rücktritt 94 c) Weiterführung des Geschäfts mit und ohne Veränderung der Firma, des Kapitals usw Dank für bisheriges und Bitte um ferneres Vertrauen und Wohlwollen Unterschriften der Teilhaber 98 C. Auflösung eines Geschäfts 98

4 II. Inhalt 7 Anfragen, Preisanfragen, Bitte um Zusendung von Preislisten, Mustern, Proben usw Vorbemerkungen Eingangsformeln a) allgemeine Anfrage 101 b) bestimmte Anfrage 102 c) Bitte um Kostenvoranschlag 105 d) unter Bezugnahme auf eine Anzeige, Messe, Empfehlung etc Art und Qualität der gewünschten Waren, Muster, Proben Preise, Rabatt, Preisgestellung, Zahlungsbedingungen a) Bitte um Angabe des günstigsten Preises 109 b) Bitte um Angabe des Rabatts HO c) Preisgestellung 112 d) Zahlungsbedingungen Lieferung; Lieferzeit Menge, Bedarf Schlußworte 115 III. Angebot, Kostenvoranschlag, Tender, Leasing Vorbemerkungen Antwort auf allgemeine Anfragen, Übersendung von Katalogen und Preislisten Eingangsformeln a) allgemeine Eingangsformeln 123 b) mit Bezug auf einen Geschäftsfreund, eine Unterredung etc 124 c) ohne vorherige Anfrage 125 d) bei zeitweiliger Unterbrechung Ein Angebot kann nicht sofort abgegeben werden Besonders günstiges Angebot Preise, Bedingungen a) Angabe der Preise, Preisstellung 129 b) Preisschwankungen, Fallen u. Steigen der Preise. 131 c) die Preise sind äußerst niedrig kalkuliert 132 d) die Preise sind konkurrenzfähig 133 e) Preisermäßigung (Rabatt) 134 f) die Preise sind bindend (bis...) Zahlungsbedingungen Bitte um Angabe von Referenzen Hinweis auf Geschäftsbedingungen Beschreibung, Qualität der Waren Muster, Proben Menge, Vorrat, Liefermenge 146

5 8 Inhalt IV. 12. Versandart Lieferzeit..' Angabe von Referenzen Schlußworte a) allgemein 153 b) weitere Information wird gerne gegeben 154 c) Bitte, das beigefügte Bestellformular zu benutzen 155 d) Bitte, mit der Auftragserteilung nicht zu zögern e) beste Ausführung der Aufträge wird zugesichert. 157 f) Bitte um Erteilung eines Probeauftrages 158 g) nach Unterbrechung der Geschäftsbeziehung Nachfaßbriefe Es kann kein Angebot gemacht werden a) die Waren sind nicht mehr vorrätig, werden nicht mehr hergestellt 161 b) Angabe von Herstellern 162 c) Alternativ-Angebot 162 d) Schlußworte Ablehnung eines Angebotes Das Angebot könnte nur zu einem günstigeren Preis angenommen werden Preiserhöhung Preisermäßigung Leasing 170 Aufträge, Bestellungen. Die Tätigkeit des Außendienstmitarbeiters Vorbemerkungen 171 Die Tätigkeit des Außendienstmitarbeiters Eingangsformeln a) allgemein 175 b) Bestätigung des telefonisch erteilten Auftrages c) nach Erhalt von Mustern oder Proben etc 177 d) mit Bezug auf Vorführung oder Besuch 177 e) Tender Beschaffenheit, Qualität usw. der Waren Preis Lieferzeit Verpackung Markierung Art der Zusendung, Versendungsart Zahlungsweise a) allgemein 192 b) Akkreditiv 193 c) Bitte um Kredit 195

6 Inhalt 9 9. Referenzen Versicherung Importlizenz Gerichtsstand, Geschäftsbedingungen Bitte um Bestätigung Schlußworte Reiseberichte a) allgemein 200 b) günstige Nachricht 201 c) Aufträge in Aussicht 203 d) Klagen und Bemängelungen 203 e) wenig oder gar kein Geschäft Firma an Vertreter/Außendienstmitarbeiter a) bezüglich Kundenbesuche 206 b) bezüglich Spesenabrechnung Ankündigung des Vertreterbesuches. Die Firma an den Kunden 209 V. Auftragsbestätigung, Stornierung, Auftragsablehnung A. Auftragsbestätigung Vorbemerkungen Eingangsformeln Klarstellung von Einzelheiten und Mißverständnissen Preise, Abweichungen von den angebotenen Preisen Zahlungsbedingungen Bitte um Angabe von Referenzen Lieferzeit, Lieferung Die Lieferzeit kann nicht eingehalten werden Teilsendung Weitere Lieferungen können nur nach Begleichung der noch offenstehenden Rechnungen erfolgen Schlußworte 232 B. Stornierung, Auftragsablehnung Der Auftrag wird vom Auftraggeber zurückgezogen Der Lieferant besteht auf Einhaltung des Vertrages oder stimmt der Stornierung zu Der Auftrag wird vom Lieferanten abgelehnt 238 VI. Ausführung eines Auftrages. Versandanzeige Vorbemerkungen 241 Die Rechnung 244 Der Lieferschein 251 Der Frachtbrief 251

7 10 Inhalt Das Konnossement 251 Die Verpackung 254 Der Containertransport Eingangsformeln Preis der Waren Güte der Waren Verpackung Versicherung, Verzollung Lieferung a) Art der Zusendung oder Verladung 261 b) baldige oder rechtzeitige Ankunft der Ware c) die vollständige Lieferung kann erst später erfolgen Zahlung des Rechnungsbetrages Schlußworte, Bitte um weitere Aufträge 269 VII. Begleichung der Rechnung Vorbemerkungen Eingangsformeln Bitte um Empfangsbestätigung 274 VIII. Empfang der Zahlung. Zahlungsbestätigung Vorbemerkungen Eingangsformeln Empfangsbestätigung über Teilzahlung Unregelmäßigkeiten und Irrtümer bei der Zahlung Schlußworte 277 Geschäftsgang mit Musterbriefen IX. Die Einholung von Auskünften Vorbemerkungen Eingangsformeln Einzelheiten und Gründe der Anfrage Zusicherung der Verschwiegenheit 286 X. Auskunfterteilung Vorbemerkungen Eingangsformeln Günstige Auskunft Unbestimmte Auskunft Ungünstige Auskunft Schlußworte 299 XI. Beschwerden, Mängelrügen Vorbemerkungen 300 Belastungs- und Gutschriftsanzeige 302

8 Inhalt Eingangsformeln Grund der Beschwerde a) geringere, minderwertige Qualität 304 b) die Lieferung entspricht nicht der Probe, dem Muster oder der Bestellung 305 c) falsche Ware, für die man keine Verwendung hat d) zuwenig oder zuviel geliefert 308 e) der berechnete Preis ist zu hoch 310 f) Fehler in der Rechnung oder dem Kontoauszug g) Art und Ursache der Beschädigung 314 h) Lieferverzögerung Entschädigungsansprüche,Schadenersatz Annahme nur gegen Preisermäßigung Umtausch oder Nachlieferung Annahmeverweigerung Schlußworte 331 XII. Antworten auf Beschwerden Vorbemerkungen Eingangsformeln Die Beschwerde wird untersucht Die Beschwerde ist gerechtfertigt a) der Fehler wird eingestanden 342 b) die Forderungen werden gewährt. Man macht Vorschläge 345 c) man hält sich nicht für schuldig, will aber den Fehler gutmachen 349 d) man lehnt die Verantwortung ab, weil jemand anders den Fehler begangen hat Die Beschwerde ist ungerechtfertigt. Man weist alle Ansprüche zurück Schlußworte 363 XIII. Zahlungsaufforderungen, Mahnungen, gerichtliche Eintreibung der Schulden Vorbemerkungen Höfliche erste Mahnung a) Hinweis auf offenstehende Rechnungen 371 b) Kopie der Rechnung oder des Kontoauszuges wird beigefügt 372 c) Kunde bezahlte bisher pünktlich 373 d) gibteseinengrundfürnichtzahlung? 374 e) Teilzahlung erhalten, Restzahlung wird angefordert 375 f) Schlußworte Dringende Mahnung a) Eingangsformeln 377

9 12 Inhalt b) Hinweis auf vereinbarte Zahlungsbedingungen c) Bitte um Überweisung des vollen oder eines Teilbetrages, Vorschläge zur Abwicklung usw. 380 d) Schlußworte Scharfe dringende Mahnung a) Eingangsformeln 383 b) weitere Lieferungen müssen vorläufig eingestellt werden 385 c) dringende Aufforderung zu zahlen Befristete letzte Mahnung. Klageandrohung a) Eingangsformeln 387 b) es wird eine letzte Frist gesetzt 387 c) Ankündigung, daß nun der Rechtsanwalt beauftragtist Man beauftragt den Rechtsanwalt 391 XIV. Antworten auf Zahlungsaufforderungen Vorbemerkungen Eingangsformeln Grund der Zahlungsverzögerung Man leistet oder verspricht Zahlung Bitte um Fristgewährung Schlußworte Antwort auf Bitte um Zahlungsaufschub 399 XV. Speditionsgeschäft. Versand, Verschiffung,Transport Vorbemerkungen 401 An den Spediteur oder Schiffsagenten Auftrag, ein Schiff zu mieten (chartern) Anfrage nach Frachtsätzen und Übernahmebedingungen Annahme der Bedingungen Aufträge, Versandanzeigen, Versandvorschriften XVI. Absatzmethoden im Exportgeschäft. Ausfuhrhändler, Ausfuhrkommissionär, Vertretung, Agentur, Makler Vorbemerkungen 418 A. Anknüpfung der Geschäftsverbindung Vertreter an den Auftraggeber a) Eingangsformeln 422 b) Befähigung und Verbindungen 424 c) Marktlage 426 d) Werbung 429 e) persönliches Gespräch wird vorgeschlagen 430 f) Referenzen 430 g) Bedingungen, Provision 431 h) Schlußworte 433

10 Inhalt Firma an den Vertreter a) Eingangsformeln 435 b) Artikel und Markt 437 c) Werbung 438 d) Vertretungsangebot 439 e) Vorschlag eines Besuches 440 f) Bedingungen 440 g) Schlußworte 445 h) es besteht kein Interesse, es ist noch keine Entscheidung getroffen worden 446 i) Kündigung 446 B. Erteilung und Erledigung von Aufträgen Verkauf von Waren, Konsignation(ssendung) man bittet den Vertreter, den Absatz der Waren zu fördern 448 Zahlungsweise und Schlußworte Auftrag zum Einkauf von Waren a) Anweisungen an den Kommissionär 449 b) Kommissionär an den Auftraggeber Empfangsbestätigung der Waren Unbefriedigendes Ergebnis a) Vertreter an den Auftraggeber 451 b) Auftraggeber an den Vertreter Marktbericht a) Vertreter an den Auftraggeber 456 b) Auftraggeber an den Vertreter 458 XVII.Versicherung(swesen) Vorbemerkungen Kunde an die Versicherungsgesellschaft a) Anfrage 467 b) Bitte um Abschluß der Versicherung Schadenregulierung. Schadenanmeldung XVIII. Das Bankwesen Vorbemerkungen 473 Der Scheck 476 Die Zahlungsmethoden und Dienstleistungen der Banken 480 Dienstleistungen für den Exporteur und Importeur Dokumententratte und Dokumentenakkreditiv 484 Abrechnungsstellen Devisen Kunde an die Bank Kontoeröffnung und -auflösung Anweisungen an die Bank Bitte um Kreditgewährung 491

11 14 Inhalt 4. Bitte um Verlängerung des Kredits Bitte um Zusendung eines Kontoauszugs Kontoauszug erhalten a) der Auszug stimmt 495 b) der Auszug stimmt nicht Der Importeur an die Bank. Eröffnung eines Akkreditivs Der Exporteur an die Bank. Einreichung der Verschiffungsdokumente 499 XIX. DerWechsel Vorbemerkungen 501 Das IOU Ausstellung eines Wechsels. Wechselanzeige, Trattenavis a) Aussteller an den Bezogenen 505 b) Bezogener an den Aussteller Wechsel zur Annahme, Akzepteinholung a) Aussteller an den Bezogenen 508 b) Bezogener an den Aussteller Annahmeverweigerung a) der Bezogene an den Aussteller 509 b) der zur Akzepteinholung Beauftragte an den Aussteller 510 c) der Aussteller an den Bezogenen 511 d) Wechsel nicht angezeigt oder irrtümlich ausgestellt Indossierung eines Wechsels Domizilierung von Wechseln. Domizilwechsel. Bezogener an die Bank Diskontierung von Wechseln. Diskontwechsel Zahlung durch Wechsel, Wechsel zum Inkasso, Verkauf usw Vermißte Wechsel Verlängerung (oder Erneuerung, Prolongation) eines Wechsels. Stundungsgesuch a) Bitte um Verlängerung 519 b) Antwort auf Bitte um Verlängerung des Wechsels Zahlung oder Einlösung eines Wechsels. Protest wegen Nichtzahlung oder Nichtannahme Notadresse. Vermittlung, Intervention 524 XX. Effekten-und Warenbörsen Vorbemerkungen 527 An- und Verkauf von Wertpapieren. Anfrage und Auftragserteilung

12 Inhalt 15 a) Kauf 538 b) Verkauf 540 XXI. Empfehlungsbriefe, Einführungsbriefe Vorbemerkungen Eingangsformeln Näheres über den Empfohlenen, Zweck der Reise und des Aufenthalts Bitte um Unterstützung Schlußworte 546 XXII. Bewerbungsschreiben, Referenzen, Vorstellungsgespräch, Einstellung, Kündigung Vorbemerkungen Bewerbungsschreiben a) Eingangsformeln 549 b) persönliche Einzelheiten 550 c) frühere und gegenwärtige Tätigkeit 552 d) Antrittsdatum 553 e) Gehalt 554 f) Empfehlung und Zeugnisse 554 g) Schlußworte Auskunfteinholung über den Bewerber a) Eingangsformeln 557 b) Einzelheiten 558 c) Schlußworte Erteilung einer Referenz a) Eingangsformeln 560 b) Fähigkeiten 561 c) Schlußworte Antwort auf Bewerbung und Einladung zu einem Vorstellungsgespräch Einstellung a) Eingangsformeln 567 b) Aufgaben 568 c) Gehalt 568 d) Arbeitszeit und Urlaub 569 e) Eintrittstermin 570 f) Diverses 570 g) Schlußworte Antwort auf Anstellungsangebot Absage auf Bewerbung Kündigung 575 XXIII. Korrespondenz mit Hotels und Reisebüros Vorbemerkungen Anfrage

13 16 Inhalt a) Hotelübernachtung 578 b) Tagung Zimmerbestellung Änderungen und Abbestellungen Reservierungen eines Hotelzimmers durch eine befreundete Firma Kunde an das Reisebüro a) allgemeine Anfrage 585 b) Buchung 586 c) Beschwerden 587 XXIV. Besuchsterminvereinbarung Vorbemerkungen Man wünscht ein persönliches Gespräch a) Bitte, empfangen zu werden 588 b) man schlägt einen Termin vor 591 c) man bittet um Terminangabe 591 d) Bitte um Bestätigung des Termins oder Alternativvorschlag 592 e) man schlägt vor, den Termin telefonisch abzusprechen Antwort a) allgemein 594 b) Angabe des Besuchstermins 595 c) Diverses Bestätigung des vereinbarten Termins Schlußworte Terminänderung und Absage Entschuldigung wegen Nichteinhaltung des Termins Unter Geschäftsfreunden a) Einladung zum Essen 601 b) Annahme bzw. Absage 601 c) formelle Einladung und Antwort 602 d) Einladung zur Übernachtung 603 e) Annahme bzw. Absage Dankschreiben Dank für Hilfe, die einem Geschäftsfreund gewährt wurde Antwort auf Dankschreiben 607 Die Rechtschreibung im amerikanischen Englisch 609 Interpunktionszeichen und sonstige Angaben für das Diktat Literaturverzeichnis 615 Sachregister 623