Schwarzwaldstraße Lahr. Telefon Telefax Infothek. Tankgutscheine. Stand: 08/2013

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1 Infothek Tankgutscheine Stand: 08/2013

2 Tankgutscheine: Antworten auf die wichtigsten Praxisfragen im Überblick Lohnsteuerprüfer haben in der Vergangenheit Tankgutscheine für Arbeitnehmer kritisch beäugt. War auf dem Tankgutschein ein Eurobetrag aufgedruckt oder durfte der Arbeitnehmer mit der Tankkarte seines Arbeitgebers tanken, behandelten die Prüfer die Zuwendungen als steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn. Vor kurzem hat der Bundesfinanzhof (BFH) für eine Vielzahl von Gestaltungen mit Tankgutscheinen bzw. -karten grünes Licht gegeben (ASR Ausgabe 3/2011, Seite 11). Dazu sind in der Praxis einige Fragen aufgetaucht, die wir nachfolgend beantworten. Antworten auf sechs Fragen aus der Praxis In der Praxis stellen sich Arbeitgebern bei der Gestaltung und Abwicklung von Tankgutscheinen und -karten folgende sechs Fragen: 1. Kann eine Tankfüllung vom Arbeitnehmer zunächst selbst bezahlt und später vom Arbeitgeber erstattet werden? Ja, das Finanzamt muss die Gestaltung akzeptieren, bei der der Arbeitnehmer zunächst die Tankfüllung selbst bezahlt und der Arbeitgeber später 44 Euro aufgrund des Gutscheins erstattet. Praxishinweis: Entscheidend ist die arbeitsrechtliche Vereinbarung. Arbeitgeber sollten daher die Einzelheiten arbeitsvertraglich festlegen (einen Formulierungsvorschlag finden Sie unten). 2. Ist die Verwendung von Tankkarten zulässig? Ja, Arbeitnehmer dürfen auch die Tankkarte des Arbeitgebers benutzen, ohne dass die Steuer- und Abgabenfreiheit verlorengeht. Praxishinweis: Arbeitgeber müssen nachweisen können, dass die 44-Euro-Grenze nicht überschritten wurde. Sie sollten daher jeden Arbeitnehmer mit einer eigenen - am besten auf 44 Euro monatlich limitierten - Tankkarte ausstatten und die monatliche Abrechnung der Tankstelle zu den Lohnunterlagen nehmen. 3. Was passiert, wenn der Arbeitnehmer mehr als 44 Euro verauslagt? Tankt der Arbeitnehmer für mehr als 44 Euro, darf er 44 Euro auf den Gutschein anrechnen lassen und den Restbetrag aus eigener Tasche bezahlen, ohne dass der Sachbezug steuer- und sozialabgabenpflichtig wird. Seite 2

3 4. Was muss der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer vereinbaren? Damit Arbeitgeber ihrem Arbeitnehmer monatlich bis zu 44 Euro steuer- und sozialabgabenfrei zuwenden können, sollten zu ihrer eigenen Absicherung schriftlich mit Ihrem Arbeitnehmer vereinbaren, dass er jeden Monat nur einen Anspruch auf einen Bezug von Waren in Höhe von 44 Euro hat. Dann kann das Finanzamt keinen Bezug in Geld unterstellen, egal wie der Gutschein letztlich aussieht. Die Vereinbarung sollten sie aufbewahren. Nachfolgend ein Beispiel für eine solche Vereinbarung: Arbeitsvertragliche Vereinbarung über Tankgutschein 1. Der Arbeitgeber gewährt dem Arbeitnehmer neben dem Gehalt einen steuerfreien Sachbezug im Wert von 44 Euro monatlich in Form eines Tankgutscheins. 2. Der Arbeitnehmer darf den Tankgutschein nur gegen Ware (und nicht gegen Bargeld) einlösen. 3. Für die Einlösung des Gutscheins wird folgende Vorgehensweise festgelegt: a) Der Arbeitnehmer darf frei entscheiden, bei welchem Unternehmen er den Sachbezug beziehen möchte. (Alternativ: Der Arbeitnehmer darf den Gutschein bei der Tankstelle... einlösen). b) Die Zahlung erfolgt durch direkte Abrechnung zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen, bei dem der Gutschein eingelöst wird. (Alternative Selbstzahler: Der Arbeitnehmer bezahlt bei dem Unternehmen. Der Arbeitgeber erstattet die Ausgaben gegen Vorlage der Rechnung und bestätigt dies auf dem Gutschein. Alternative Tankkarte: Der Arbeitnehmer benutzt eine auf 44 Euro monatlich limitierte Tankkarte des Arbeitgebers. Die Zahlung erfolgt durch direkte Abrechnung zwischen Arbeitgeber und Unternehmen). 4. Der Arbeitnehmer ist bei Einlösung des Gutscheins verpflichtet, den Betrag selbst zu entrichten, der 44 Euro im Monat übersteigt. 5. Die Zahlung erfolgt ohne Anerkennung einer Rechtspflicht freiwillig und unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs. Auch bei wiederholter Zahlung wird kein Rechtsanspruch für die Zukunft begründet. Der Widerruf kann sowohl auf wirtschaftliche Gründe als auch auf Gründe im Verhalten des Arbeitnehmers gestützt werden. Wichtig: Wird die arbeitsrechtliche Vereinbarung nicht schriftlich getroffen, dürften Lohnsteuerprüfer dazu neigen, die Sachbezüge als steuer- und abgabenpflichtig zu behandeln. Denn in dem Fall kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Arbeitnehmer statt einer Sache auch Barlohn beanspruchen kann. 5. Welche Angaben muss der Tankgutschein enthalten? Arbeitgeber sollten den Tankgutschein auf dem Firmenbriefbogen fertigen. Darauf sollten sie den Euro-Betrag vermerken. Auch sollte der Name des Empfängers und das Ausgabedatum vermerkt sein. Den Tankgutschein händigen Arbeitgeber dann einmal pro Monat an die Arbeitnehmer aus und lassen sich den Empfang quittieren. Seite 3

4 Muster für Tankgutschein... (Briefkopf des Arbeitgebers) Gutschein für... für Monat... über 44 Euro nur gegen Ware einzulösen bei... (Name des Arbeitnehmers) (Monats- und Jahresangabe) (Tankstelle),... (Anschrift) (Stempel und Unterschrift des Arbeitgebers) Gutschein erhalten am... (Datum)... (Unterschrift des Arbeitnehmers) Unser Service: Die Arbeitsvertragliche Vereinbarung und den Muster-Tankgutschein für Mitarbeiter finden Sie auch in myiww ( in Online-Service/Downloads unter dem Stichwort: Lohn und Gehalt. Praxishinweis: Arbeitgeber sollten ein Muster des Gutscheins, die arbeitsrechtliche Vereinbarung und ihre monatlichen Abrechnungen bzw. Zahlungen für die eingelösten Gutscheine im Lohnkonto erfassen und aufbewahren. 6. Was tun bei Nachforderungsbescheid des Finanzamts? Hat der Lohnsteuerprüfer die Gutscheine für die Arbeitnehmer der Lohnsteuer unterworfen, weil etwa auf den Gutscheinen ein Euro-Betrag ausgewiesen war ( Benzin 25 Liter, maximal 44 Euro ), sollten Arbeitgeber gegen den Nachforderungsbescheid des Finanzamts mit Hinweis auf die neue BFH-Rechtsprechung Einspruch einlegen und einen neuen Bescheid fordern. Praxishinweis: Haben Arbeitgeber bereits in der Vergangenheit einen Nachforderungsbescheid erhalten und Einspruch eingelegt - gegebenenfalls unter Verweis auf die anhängigen Revisionen - empfiehlt es sich, mit dem Sachbearbeiter im Finanzamt oder mit dem Bearbeiter in der Rechtsbehelfsstelle Kontakt aufzunehmen und eine Änderung zu beantragen. Seite 4

5 Arbeitsvertragliche Vereinbarung/Ergänzung zur Gutscheinregelung Der Arbeitgeber gewährt dem Arbeitnehmer neben dem Gehalt einen steuerfreien Sachbezug in Form einer bzw. mehrerer Sachen. Der steuerfreie Sachbezug wird in Form eines [Tankgutscheins] bzw. [Tankkarte] ausgehändigt. Der steuerfreie Sachbezug ist auf einen Festbetrag in Höhe von??? pro Monat [... auf einen monatlichen Höchstbetrag in Höhe von 44...] beschränkt. Ein Mehrbezug an Sachen über den o. a. Anspruch muss vom Arbeitnehmer - ohne einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber - wirtschaftlich selbst getragen werden. Eine Einlösung des Gutscheins gegen Bargeld ist ausgeschlossen. Der Ablauf der Gutscheinlösung wird wie folgt festgelegt: Der Arbeitnehmer darf frei entscheiden, bei welchem Unternehmen er den Sachbezug beziehen möchte. [Der Arbeitnehmer darf den Gutschein bei der Tankstelle??? einlösen.] Die Bezahlung des Gutscheins erfolgt direkt vom Arbeitgeber an den leistenden Unternehmer, bei dem der Gutschein eingelöst wird. [Der Arbeitnehmer bezahlt den Sachbezug vorab aus eigenen Mitteln. Und bei Vorlage der Sachbezugsquittung ohne Nebenkosten wie z. B. Getränke usw. erstattet der Arbeitgeber gegen Vorlage dieser Rechnung diese Ausgaben und bestätigt dies auf dem Gutschein (= abgekürzter Sachleistungsweg; nachträgliche Kostenerstattung).] [Der Arbeitnehmer verwendet die ihm vom Arbeitgeber ausgehändigte Tankkarte und benutzt diese bis zum vereinbarten Festbetrag in Höhe von??? pro Monat [... bis zum monatlichen Höchstbetrag in Höhe von 44...]. Die Bezahlung der Sachleistung erfolgt direkt vom Arbeitgeber an den leistenden Unternehmer.] Die Zahlung des Sachbezugs durch den Arbeitgeber erfolgt ohne eine Rechtspflicht freiwillig und unter dem Vorbehalt des jederzeitigen Widerrufs. Der Widerruf kann sowohl auf wirtschaftliche Gründe als auch auf Gründe im Verhalten des Arbeitnehmers gestützt werden. Auch bei wiederholter Zahlung wird kein Rechtsanspruch für die Zukunft begründet. Seite 5

6 Gutscheine Begriff Ein Gutschein ist ein Dokument, das einen Anspruch auf eine Leistung repräsentiert bzw. dokumentiert. In der Praxis sind Warengutscheine ein beliebtes Mittel, um die Freigrenze von 44 EUR für die steuerfreie Zuwendung von Sachgeschenken auszuschöpfen. Von entscheidender Bedeutung ist die Unterscheidung, ob es sich bei dem Gutschein um eine echte Sachzuwendung oder um Barlohn handelt. Während Barlohn immer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig ist, können Sachzuwendungen unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und beitragsfrei bleiben. Außerdem besteht die Möglichkeit Sachzuwendungen pauschal mit 30 % zu versteuern. Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung Lohnsteuer: Gutscheine, die eine Sachzuwendung darstellen, werden gemäß 8 Abs. 2 EStG. Dort ist auch die vom Gesetzgeber gewährte Freigrenze von 44 EUR geregelt. Die Steuerfreiheit von Gutscheinen kann sich aber auch nach den für Aufmerksamkeiten geltenden Kriterien in R 19.6 Abs. LStR ergeben. Sofern es sich um einen Sachbezug handelt, kann für steuerpflichtige Geschenkgutscheine die Lohnsteuerpauschalierung nach 37b EStG angewendet werden. Sozialversicherung: Die steuerrechtliche Bewertung gilt gleichfalls zur Sozialversicherung, da Einnahmen nicht als Arbeitsentgelt gelten, die lohnsteuerfrei zusätzlich zu Löhnen oder Gehältern gewährt werden ( 14 SGB IV, 1 Abs. 1 SvEV). Kurzübersicht Entgeld LSt SV Aufmerksamkeiten bis 40 EUR frei frei Gutscheine als Sachbezug bis 44 EUR frei frei Seite 6

7 Ihre Ansprechpartnerin: Saskia Weber Bilanzbuchhalterin Tel.: / Hinweis: Die in diesem Fachartikel enthaltenen Beiträge sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand verfasst worden. Sie dienen nur der allgemeinen Information und ersetzen keine qualifizierte Beratung in konkreten Fällen. Eine Haftung für den Inhalt dieses Informationsschreibens kann daher nicht übernommen werden. Seite 7