Eidgenössisches Finanzdepartement EFD Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB. Info update. Hermes Forum Bern André Bürki, Oktober 2018

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1 Informatiksteuerungsorgan des Bundes ISB Info update Hermes Forum Bern André Bürki, Oktober 2018

2 Inhalt HERMES die Grundidee Erfolge und erreichte Meilensteine Bedürfnisse der Benutzer Chancen erkennen Aktuelle Arbeiten Strategie und Umsetzung Praktische Benutzer Unterstützung 2

3 HERMES die Grundphilosophie (1) Die Methode HERMES erklärt WER in einem Projekt WAS zu tun hat: Referenzhandbücher und haben Weisungscharakter! Sie zeigen auf, in welchen Szenarien und Modulen welche Rollen welche Aufgaben anwenden und welche Ergebnisse sie erarbeiten sollen. 3

4 HERMES die Grundphilosophie (2) HERMES sagt WAS zu tun ist! Also welche Aufgaben, welche Ergebnisse zu erarbeiten sind und pro Ergebnis, welchen Inhalt es hat. HERMES sagt aber nicht, WIE die Ergebnisse zu erstellen sind! Die jeweils anzuwendenden Techniken (WIE) definiert HERMES nicht! Zu WIE werden dennoch Hilfen angeboten und bereitgestellt z.b. Ergebnisvorlagen mit einer übersichtlichen Struktur aber Vorsicht: Die Vorlagen dürfen genutzt werden, sie sind jedoch nur eine Empfehlung. Die Vorgaben oder Weisungen der Stammorganisation haben stets Vorrang! 4

5 HERMES die Grundphilosophie (3) Beispiel Dokumentvorlage Projektmanagementplan: Die Dokumentvorlage kann in jedem Projekt genutzt werden Die Vorlage ist sauber aufgebaut, hat eine klare Struktur und richtet sich betreffend Inhalt streng an HERMES aus Sie macht Empfehlungen zu WIE und zeigt z.b. auf, wie eine Risikomatrix prinzipiell aussehen könnte. Praxis: Diese Matrix kann selbstverständlich verwendet werden, jedoch vorbehaltlich anderer Bestimmung der Stammorganisation. Wird also z.b. gemäss Risikomanagement Bund 6x6 Matrix vorgeschrieben, ist deren Verwendung selbstredend. Eintrittswahrscheinlichkeit Auswirkungsgrad

6 Erfolge und erreichte Meilensteine (1) 1. Projektmanagement Persönliche Ansprechstelle für fachliche Fragen Lernziele und Schulungsunterlagen überarbeitet Prüfungen inhaltlich und formal optimiert 2. Programmmanagement Bedürfnis zur Abwicklung von immer komplexeren Vorhaben Fachspezialisten aus Bund und Wirtschaft einbezogen Buch und Online Lösung in D und F erstellt 3. Guidelines (Online unter Informieren / Ergänzungen) UX / AX Projektorganisation mit Partner Neue Bedürfnisse können mittels Arbeitsgruppen erarbeitet werden 6

7 Erfolge und erreichte Meilensteine (2) 4. Digitalisierung der internen HERMES Prozesse Durchgängiger Redaktions- und Publikationssystem des ISB Sofortige Aufschaltung der Inhalte im Online System Komplette Druckvorstufe der HERMES Referenzhandbücher mittels MS-Office Handbücher wurden komplett neu mit MS-Word erstellt Grafiken sind eingebettete skalierbare PowerPoint Objekte Druckfertiges PDF direkt aus dem Office Ergebnisvorlagen (Programmmanagement) sind xmltauglich und echte MS-Dokumentvorlagen Veränderungen und Anpassungen werden automatisch versioniert gespeichert 7

8 Programmmanagement mit HERMES erste Erfahrungen Vorgeschlagene Organisationsformen gelten als gute Basis. Mittelbeschaffung ist komplexes Unterfangen. Die Verfolgung von Risiken auf verschiedenen Ebenen ist eine Herausforderung. Controlling Funktionen zum Teil überschneidend angewendet 8

9 Bedürfnisse der Benutzer Immer mehr werden von Anwendern dringende Anforderungen und Bedürfnisse aufgegriffen: Tailoring müsse leichter zu bewältigen sein. HERMES habe auch Kleinprojekte zu unterstützen. wobei, was bedeutet eigentlich "klein"? Projekte dürfen nicht zu übermässiger Bürokratie und Administration führen. Methode soll konsequent angewendet werden können. Formalismus sei auszuklammern. Der "alte" sequentielle Leitfaden soll auch neu klar erkennbar sein. HERMES Online sei dem State of the Art anzupassen. Anwendungsmanagement sei wünschenswert. Zertifizierungen... 9

10 Chancen erkennen Erfahrungen und Rückmeldungen haben zu neuen Ideen geführt und die WTO Ausschreibung massgeblich beeinflusst. Ziel: Mit neuen Partnern HERMES soweit weiterzuentwickeln, dass die Anwender ihre Projekte einfacher abwickeln können. Unterstützung von grossen bis sehr kleinen Vorhaben ("smart HERMES") Unterstützung bei "Tailoring"/Sizing unabhängig vom Szenario (durch Methode und Werkzeuge) Erstellung von neuen Szenarien LifeCycle Abdeckung von Systemen und Anwendungen Verwaltung von Projekten und Systemen mittels Portfolio- Sichten ermöglichen HERMES Datenmodell zum freien Download bereitstellen dynamische Generierung von Dokumenten (Vision)... 10

11 Ausschreibung HERMES (1) Alte Verträge mit bisherigen Partnern sind am Auslaufen Aus vertragsrechtlichen Gründen durfte HERMES neu ausgeschrieben werden Chance, um die erkannten Bedürfnisse und Anforderungen sowie die Weiterentwicklung der Methode anzugehen WTO Ausschreibung für 2 Lose 1. Weiterentwicklung Methodik / Redaktion / grafische Gestaltung / Satz Referenzhandbuch mit Office / Dokumentvorlagen 2. Redesign, Betrieb und Weiterentwicklung der HERMES Weblösung, Redaktionssystem 11

12 Stand der Ausschreibung HERMES LOS 1 konnte mittels WTO zugeschlagen werden: Verträge sind unterzeichnet Unser neuer Partner ist Stoupa & Partners AG, Münsingen Die Umsetzung unserer Strategie mit LOS 1 startete Anfangs dieser Woche. LOS 2 erhielt keine Offerten und durfte folglich freihändig zugeschlagen werden: Verträge sind in Vorbereitung Unser neuer Partner ist ICTpark AG, Bern (simap ) Projektstart mit LOS 2 erfolgt, sobald die Verträge unterzeichnet sind. 12

13 HERMES von der Vision zur Strategie 13

14 Details zur HERMES 3D Strategie HERMES Methode über gesamten "Lebenszyklus" Portfolio Projekt / Programm Anwendung Dokumentation, Information, Support Handbücher und HERMES online Dokumentvorlagen Schulungsunterlagen Sizing (Grösse/Wertigkeit) Bestimmung Grösse/Komplexität eines Projekts = Wertigkeit Ergebnisdokumente aufgrund der Wertigkeit über alle Arten der Szenarien hinweg 14

15 Konkrete Umsetzung Bildung von Experten-/Fachgruppen für die einzelnen methodischen Themenbereiche: Portfoliomanagement Projekt und Programmmanagement Anwendungsmanagement Entwicklung von spezifischen Szenarien aufgrund des Bedarfs und der Praxiserfahrung: Bauvorhaben Rechtssetzung SAP-Integration Service Public, etc. Sizing von Szenarien ermöglicht HERMES-konforme Abwicklung von unterschiedlich grossen Projekten 15

16 Roadmap HERMES Roadmap HERMES (Stand Herbst 2018) HERMES Datenmodell Sizing Neue Szenarien Neue Szenarien HERMES Anwendungsmanagement HERMES Portfoliomanagement HERMES Betrieb Neuaufbau ab 2018 Betrieb alter H5 Plattform Betrieb neues HERMES 16

17 Praktische Benutzer Unterstützung EPA hat Idee von Projekt Coaches Pool lanciert Rollenspezifische Kurz-Workshops vor Ort z.b. für Geschäftsleitungen, Stammorganisationen, Gremien, etc. Anliegen, Verbesserungsvorschläge werden erfasst direkte Anlaufstelle für Fragen zu Projekten und Programmen: Neuigkeiten erfahren Sie durch unseren Newsletter 17

18 Vielen Dank Viel Erfolg 18