itelligence World 2018 Go SAP Projekt bei Bioforce AG

Transkript

1 itelligence World 2018 Go SAP Projekt bei Bioforce AG

2 Einführung SAP bei Bioforce AG Kurzübersicht: 1. Ausgangslage 2. Projektorganisation 3. Umsetzung 4. Betrieb und Organisation 5. Validierung 6. Herausforderungen / Learnings

3 Ausgangslage Bioforce AG in der Schweiz mit Blending für Produktion und Tosca für Finanzen und Lohn Kein SAP-Know how bei IT-CH Rund 100 User Bisher Software im Hause betreut inkl. Server etc. Biohorma BV in Holland mit SAP und internem SAP-Betreuer Rund 60 User Software extern gehostet Betroffene Abteilungen: Produktion / Lager / Einkauf / Avor / Verkauf CH und International / Qualitätssicherung / Dokumentation-Registrierung / Finanzen-Controlling

4 Projektorganisation Gestartet sind wir für die Offertphase mit einem externen Berater und dem Ansatz über IT-Matchmaker Mit Start des effektiven Projektes Wechsel des Beraters. - Neuer Ansatz mit den wichtigsten Elementen: Business Bluepring mit User Requirement List (URL) und Fit-Gap-Analyse Design und Spezifikation mit Rough cut Prototype (RCP) User Acceptance Test (UAT) Data migration Speziell: Einführung SAP mit dem Modul FI für Bioforce CH Sommer 2015, als Leuchtturmprojekt System und Module: SAP ECC 6.0 EHP7 FI / CO / MM / WM / PP / PE und LPI und PPC / SD / QM / DMS

5 Projektorganisation - Startplanung

6 Umsetzung

7 Umsetzung (Business Process map)

8 Umsetzung (User Requirement list) Detaillierte Anforderungen der Abteilungen an das Programm Fit/Gap Macro Process Micro Process Req-ID Link to SD Proces-ID Requirement Description Core F=Fit / G=Gap / W=Workaround General Ledger GL Postings Manual Postings FI It must be possible to create manual posting in the General Ledger (FI). F Automatic Postings FI From an intergrated system is required that most posting are done automatically based on transaction which are made in other modules(supply Chain, PP, SD, MM, Fixed Assets). The postings are made on predefined accounts. F FI It is required that all posting are done realtime into Finance (GL) F Manual Intercompany posting FI It must be possible to create cross company postings between the companies, so directly from the Company xxx into Company xxx F Account determination Materials Management FI From onwards the material subledgers should be equal to the General ledger inventory. F FI It should be possible to assign General Ledger accounts to goods movement types. F

9 Umsetzung (Testscripts) Testscript FICO Bioforce / Biohorma Test-ID Test-Name customer-specific creation and maintenance G/L accounts Testfall-Beschreibung Put in of an account trunk with all necessary fields (e.g., fixed linkings) at group level and company code Verantwortlicher Test-Durchführung fet Verantwortlicher Test-Korrektur hop Testdatum Testsystem Quality system client 100 Begleitende Dokumente Gesamtstatus des Testfalls Test-Fall ID 1 Req-ID FI-008 / FI-009 / FI-0010 / FI-0011 / FI-0012 Test-Fall Name Gesamtstatus Gesamtstatus gesetzt am Gesamtstatus gesetzt durch Durchlauf-nr. (wenn nicht sofort korrekt) Account master data open finished Organisationsstruktur des Tests Buchungskreis 1000 Ergebnisbereich 1000 Kostenrechnungskreis 1000 Kontenplan. group Rolle Transaktions-Code Beschreibung Testkriterien / Kommentare Tester Status Ergebnis Fehlerbeschreibung financial accountant FS00 general ledger account work on centrally general ledger account according to our account plan group fet finished Controller account group Choice must be given sts finished account opened in Group G/L FSS1 G/L company code level account opened in company code 1060 account trunk - register control data currency we decided to put together creditors and exchange profit liquid assets 6892 debtors 3rd party excchange loss liquid assets 6842 foreign and domestic in exchange profit accounts receivable 3820 one exchange loss accounts receivable 3810

10 Projektorganisation und CAB Videokonferenz 1x pro Monat Feste Agenda mit Changes, offenen Tickets, Problemen und Fragen, Verbesserungen

11 Herausforderungen und Learnings Länger und teurer Ziemliche Belastung für Organisation Matchmaker war unnötig Business Blueprint war wichtig für Interne und massgebend für Externe Externer Berater war für uns sehr wichtig grosses Vertrauensverhältnis nötig Datenmigration und Rollenauthorisation, speziell in QM, waren sehr intensiv Kostendach setzen für alle Teilprojekte Validierung der Prozesse mit externem Beratungsunternehmen

12 Herausforderungen Validierung / QM Prozesspunkte: System nach GMP-Regeln für Computervalidierung überprüft sehr wichtiger Punkt war das Authorisationskonzept Freigabe von Produkten Validierung mit externer Unterstützung Basierend auf BPM-Liste erfolgte eine erste grobe Risikoabschätzung Migration war Herausforderung für die Validierung möglichst automatisch Erkenntnisse: Workflow unterschätzt, da Abgleich zwischen zwei Firmen und gleichzeitig SAP Workflow eher an SAP anpassen, nicht umgekehrt Sehr hoher Dokumentationsaufwand und Verwaltungsaufwand für Abweichungen

13 Validierung / QM

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit