Leistungsbeschreibung

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1 Leistungsbeschreibung in der Version von März 2003

2 Inhaltsverzeichnis 1 My components Überblick Prozessgliederung Bestellabwicklung Bedarfsmeldung Genehmigung Bestellung Lieferung Inbetriebnahme Inventurabwicklung Inventur Inventarübersicht Inventarbewegungen Verschiebung Umzug Angebotseinholung Störungsabwicklung Komponentenkatalog Komponenten allgemein Komponentenverantwortliche Lizenzverwaltung Connectivity Verwaltung Verträge History Sicherheit Allgemeines Konzept Berechtigungen Feldberechtigungen Integration in externe Datenquellen... 14

3 1 My components Überblick Mit der Softwarelösung L4A.my components ist die Organisation des Bestellablaufes von Geräten oder Bedarfsmittel und Dienstleistungen komfortabel möglich. Die Erstellung von Bedarfsmeldungen, Genehmigungsabläufen, Bestellung, Lieferung und Inbetriebnahme geben einen klaren Überblick über den jeweiligen Status einer Anforderung. Es ist jederzeit ersichtlich, wer welches Produkt/Gerät besitzt/benutzt. Die Inventarisierung und die Durchführung der Inventur erfolgt buchhaltungsgerecht. Vorteile für Ihr Unternehmen durch den Einsatz von my components o Zentrale Erfassung von Bedarfsmeldungen, von Betriebsmitteln oder Geräten korrekte Genehmigungsabläufe von Bedarfspositionen (keine Genehmigung, 2-Augenprinzip, 4-Augenprinzip) o Generierung von Bestellungen auf Basis bestätigter Bedarfsmeldungen o Wareneingangskontrolle, Urgenz, Annahme von Teillieferungen o Inbetriebnahme von Geräten o Korrekte Lagerung mit Rücksicht auf Verbrauchsdaten o Inventur der Betriebsmittel und des Inventars o Dokumentation aller Gerätebewegungen o Change- und Konfigurationsmanagement Serviceleistungen von Software Technologies: Unsere Dienstleistungen umfassen die Einführung und Betreuung der Software my components.

4 2 Prozessgliederung Die Softwarelösung L4A.my components gliedert sich in 3 Prozessabläufe: Bestellabwicklung - Inventurabwicklung - Inventarbewegung 2.1 Bestellabwicklung Durch die Bestellabwicklung wird der gesamte Bestellprozess eines Unternehmens detailliert abgebildet. Ein Standardprozess durchläuft folgende Stufen: Bedarfsmeldung Die Erstellung einer Bedarfsmeldung kann vom User/Endbenutzer ausgehen oder von einer zentralen Dispositionsstelle übernommen werden. Die Bedarfsmeldung reflektiert den aktuellen Status pro Bedarfsposition zu jeder Zeit. Daher ist ein Anforderungssteller zu jeder Zeit informiert. Die Bedarfsmeldungen werden aus dem Warenkorb, den jedes Unternehmen vorher individuell definiert, gebildet. Der Warenkorb entspricht einem Webshop mit von der IT- bzw. TK- Abteilung definierten Produkten Genehmigung Eine Genehmigung kann im 2 Augen- oder 4 Augenprinzip erfolgen. Das bedeutet, dass die Bedarfsmeldung von einer Person bzw. einer Stelle genehmigt werden kann oder zur weiteren Bearbeitung an einen Fachbereich übergeben werden kann.

5 Die Ablehnung einer Genehmigung ist ebenfalls möglich. Im Falle einer Ablehnung wird der Bedarfsempfänger (muss nicht unbedingt gleichzeitig der Bedarfsmelder sein) automatisch per informiert. Durch die Lagerfunktion von L4A.my components können Geräte, die im Unternehmen zwischenzeitlich nicht benötigt werden (zum Beispiel der PC eines Mitarbeiters, der das Unternehmen verlässt), in einem Pool verwaltet werden. Wenn eine Bedarfsmeldung eine Position enthält, die im Lager vorhanden ist, kann diese beim Genehmigungsprozess durch ein Poolgerät ersetzt werden. Alle Vorgänge werden in der Bedarfsmeldung reflektiert Bestellung Nach der Genehmigung erfolgt die Zusammenfassung der genehmigten Bedarfspositionen zu einer Bestellung. Im Rahmen des Bestellprozesses kann ein Gerät geändert oder gelöscht werden. Die Bestellung wird mit zusätzlichen Informationen versehen (Bestellvertrag, Wartungsvertrag, Störungsbehebungsvertrag, Lieferadresse, etc.) Bestellung bearbeiten Es ist möglich, eine Bestellung nachträglich zu bearbeiten. Bedarfsposten können geändert (Typ) oder gelöscht werden. SAP Daten können zusätzlich ergänzt werden (SAP Nummer, Abrufkennung, etc.)

6 2.1.4 Lieferung Beim Wareneingang wird sofort überprüft, ob die bestellten Positionen tatsächlich geliefert wurden. Waren die geliefert wurden, werden bestätigt und zur Inbetriebnahme freigegeben. Zusätzlich können auch Lieferdaten (Seriennummer, Lieferscheinnummer, Lieferscheinseriennummer, etc.) zur Lieferbestätigung ergänzt werden. Die Annahme von Teillieferungen ist möglich. In der Lieferbestätigung kann ein Gerät innerhalb des Typs geändert werden. Delivery to the Desktop wird mit diesem Konzept realisierbar Inbetriebnahme Gelieferte Geräte können in L4A.my components in Betrieb genommen werden. Das bedeutet, dass sie physisch dem Bedarfsempfänger zugeteilt werden. Des weiteren können personenspezifische Daten (Stock, Zimmer, etc.) sowie Zusatzinformationen zum Gerät (Inventarnummer, Verwendungszweck, etc.) angelegt werden. Der Bedarfsempfänger wird nach der Inbetriebnahme per dazu aufgefordert, den Erhalt des Geräts zu bestätigen. Eine Inbetriebnahme von ganzen Sets (Hardware, Software und Dienstleistung) ist ebenfalls abbildbar.

7 2.2 Inventurabwicklung Inventur L4A.my components bietet zwei Möglichkeiten, eine Inventur durchzuführen (Stichtagsinventur, laufende Inventur). Eine Inventur kann für einen bestimmten Unternehmensbereich, einen Standort, eine Kostenstelle, einen Benutzer oder auch einzelne Geräte durchgeführt werden. Die Inventur wird dadurch eingeleitet, dass alle ausgewählten Geräte des Unternehmensbereichs, etc. den Status Inventur bekommen. Per Mail werden die betroffenen User informiert und zur Bestätigung des ihnen zugeordneten Inventars aufgefordert Stichtagsinventur Die Stichtagsinventur findet zu einem festgelegten Tag statt und wird für bestimmte Bereiche des Unternehmens eingeleitet Laufende Inventur Sobald ein Benutzer eine Inventarbewegung oder eine Änderung an seinem Inventar bestätigt, wird das betroffene Gerät automatisch inventurbestätigt Inventurnachbearbeitung Der Bestätigungsvorgang der Inventur kann nachträglich verfolgt werden. Hierzu wird in der Software L4A.my components eine Ergebnisliste mit bestätigten, abgelehnten und unbestätigten Inventarposten ausgegeben. Gegebenenfalls kann nun der Benutzer des nicht bestätigten Inventars erneut zur Bestätigung aufgefordert werden (per ).

8 2.2.2 Inventarübersicht Für jeden L4A.my components Benutzer (auch für das Lager) gibt es ein Inventarstammblatt, wo alle ihm zugeordneten Geräte aufgelistet sind. Außerdem sind alle Informationen über Verschiebungen und Inventur auf diesem Stammblatt zu finden. Assetinformationen aus anderen Systemen z.b. Tivoli-Inventory oder Cisco Works können direkt abgefragt werden. Die Ergebnisse werden im Inventarstammblatt angezeigt. 2.3 Inventarbewegungen Verschiebung Eine Verschiebung beschreibt die Bewegung einzelner Geräte von einem Benutzer zum anderen. Beide Benutzer werden per aufgefordert, die Verschiebung zu bestätigen. Eine Verschiebung kann direkt (von einem Zimmer ins andere) oder mit Transit (vom Standort des einen Benutzer zum Standort des anderen) erfolgen. Verschiebungen werden im Inventarstammblatt (siehe Punkt 2.2.2) protokolliert. Mittels Verschiebungsnachbearbeitung ist es möglich, eine Verschiebung nachzuvollziehen bzw. zu überprüfen, ob eine Verschiebung bestätigt, abgelehnt oder noch nicht bestätigt wurde Umzug Umzug bedeutet die Verlegung von ganzen Abteilungen, Kostenstellen, oder dem gesamten Inventar von Einzelpersonen, etc. von einem oder mehreren Standort/en zu einem oder mehreren anderen Standort/en. Prinzipiell funktioniert ein Umzug wie ein Verschiebung (siehe Punkt 2.3.1)

9 2.4 Angebotseinholung Die Funktion Angebotseinholung ermöglicht das Zusammenstellen aller Informationen, die benötigt werden, um ein Angebot von einem Lieferanten einzuholen. Aus dem Lieferantenstamm können gleich die entsprechenden Lieferanten ausgewählt und zur Anbotslegung eingeladen werden. Wenn der Lieferant ebenfalls mit my components arbeitet, ist eine einfache Integration das Angebots in Ihr System vorgesehen. 2.5 Störungsabwicklung Innerhalb der Störungsabwicklung ist es möglich, vom Inventarstammblatt ausgehend ein Gerät als gestört zu melden. Dadurch wird der Status auf gestört umgesetzt und gleichzeitig eine Störungsmeldung angelegt. Diese Störungsmeldung beinhaltet alle Daten zur Person, zum Gerät, Wartungsbzw. Garantieinformationen, Lieferanteninformationen und Reparaturinformationen. Für die Störung von Software bzw. Reklamationen von Dienstleistungen ist ebenfalls eine Fehlermeldung möglich. Für beide Arten der Störungs- bzw. Fehlermeldung gibt es einen Workflow der sich Gruppen und Personen zuordnen lässt und Zeitüberschreitungen darstellt. 3 Komponentenkatalog 3.1 Komponenten allgemein Der Aufbau des Komponentenkatalogs stellt dem User einen Web Shop zur Verfügung, der Komponenten hierarchisch zusammenfasst (z.b. Standard PC). Dahinter verbirgt sich eine Auflösung in einzelne Komponenten die bestellt werden (zb Zentraleinheit, Bildschirm, MS-Office, Windows 2000).

10 Der Komponentenkatalog und damit auch die Firmen und Verträge sind mandantenabhängig. Der Komponentenkatalog enthält Hard und Softwarekomponenten. Software kann auch zu Images zusammengefasst werden. 3.2 Komponentenverantwortliche Zu jeder Komponente gibt es eine Gruppe von verantwortlichen Personen (kann auch nur eine Person sein). Diese dürfen die Daten der Komponente ändern, andere nur lesen. 3.3 Lizenzverwaltung Lizenzen werden eingekauft und im System manuell in Pools aufgeteilt. Die Anzahl der verfügbaren Lizenzen kann händisch gebucht werden. Dabei muss die Software auf die sich die Lizenz bezieht im Warenkorb enthalten sein. Ein Pool für die Lizenzen kann einem Projekt oder einem Bereiche zugeordnet werden. Bei der Bestellung wird angegeben für welches Projekt oder für welchen Bereich die Software bestellt wird. Es erfolgt eine Verringerung des entsprechenden Lizenzstandes. Eine Abfrage über die zugeordneten beziehungsweise noch zur Verfügung stehenden Lizenzen ist jederzeit möglich. Lizenzen (bez. die Software) werden dem Benutzer wie Geräte zugebucht. Durch Verbindung zu Systemen mit Softwaremetering kann jederzeit ein SOLL IST Vergleich durchgeführt werden. Es werden die unterschiedlichsten Formen der Lizenzierung berücksichtigt (Einmallizenz, Unternehmenslizenz, Concurrentlizenz, etc.). Eine Rückgabe von Lizenzen bzw. zeitlicher Ablauf von Lizenzen ist ebenfalls möglich.

11 3.4 Connectivity Verwaltung Alle links (Standleitungen, VPN, Internetdienste, etc.), die vom Unternehmen zugekauft werden, könne hier abgebildet werden. Relevante Informationen z.b. von welchem Standort zu welchem Standort, welche Kapazität, welchen Status (bestellt, bestätigt, in Betrieb, etc.) hat eine Bestellung, wer sind die Ansprechpartner (auf Standort A, Standort B, beim Carrier, etc.) werden ebenfalls abgebildet. Die Bestellung erfolgt über die Bedarfsmeldung und die oben beschriebenen Prozesse. Die Darstellung der Links wird im Inventarstammblatt abgebildet. Die Verbindung zu L4A my network gestattet eine konkrete technische Abbildung (zum Beispiel von welchem Port auf welches Port). 3.5 Verträge Die Verwaltung aller für TK- und IT- Infrastruktur notwendigen Verträge ist gewährleistet. Abhängig von der Vertragsart können unterschiedliche Verträge zu einem Asset verknüpft werden (Rahmen-, Bestell-, Garantie-, Wartungsvertrag, etc.). Wesentliche Informationen werden dabei direkt beim Gerät (Link) übernommen (SLA, Rep. Zeit, Ansprechpartner, etc.) 4 History Mit der erweiterten History ist es möglich, jeden Datensatz anzusehen mit den Werten die zum jeweiligen Zeitpunkt der Betrachtung für das Gerät oder die Person gegolten haben. Eine lückenlose Darstellung der Vergangenheit eines Assets im Unternehmen ist zu jedem Teil vorhanden.

12 5 Sicherheit 5.1 Allgemeines Konzept Um den Anforderungen der Mandantenfähigkeit gerecht zu werden, ist ein objektorientiertes Berechtigungssystem vorhanden. Das bedeutet, dass alle Daten im Programm anderen Daten untergeordnet sein können. An der Spitze der Daten steht die Berechtigungsengine selbst. Beispiel: Berechtigungsengine Mandanten Regionen Kunden Artikel 5.2 Berechtigungen Es ist nun möglich, für jeden Datensatz Berechtigungen zu vergeben. Im Gegensatz zum früheren Modell, wo es generelle Berechtigungen gegeben hat. (also z.b. darf Kunden ändern) D.h. man kann bei jedem einzelnen Objekt (z.b. Kunden) angeben, wer ihn ändern darf. Um einen neuen Datensatz anzulegen, benötigt man im übergeordneten Objekt die entsprechende Berechtigung. (im obigen Beispiel: um im Mandanten 1 einen Artikel anlegen zu können, benötigt man im Mandanten 1 die Berechtigung: Artikel anlegen) Wenn man Berechtigungen ändert, kann man Auswählen, ob sich die Änderungen nur auf das aktuelle Objekt beziehen, oder zusätzlich auf alle untergeordneten Objekte. Wird ein neues Objekt angelegt, so erhält es die Berechtigungen von dem Objekt, in dem es angelegt wird.

13 Folgende Berechtigungen sind vorhanden: Berechtigung Bedeutung Auflisten In Übersichten anzeigen. Ändern Erlaubnis, Daten in dem Objekt zu ändern Löschen Erlaubnis, das Objekt zu löschen. (Ein Objekt kann nur gelöscht werden, wenn man auch die Berechtigung hat, alle untergeordneten Objekte zu löschen) Anlegen (für jedes Erlaubnis, ein Objekt in dem Objekt anzulegen untergeordnete Objekt extra) Berechtigung ändern Erlaubnis, die Berechtigung zu ändern spezielle Berechtigungen Nach Bedarf können spezielle Berechtigungen in dem Objekt angelegt werden. (z.b. Darf Benutzer einer Gruppe zuordnen) 5.3 Feldberechtigungen Zu jedem Datensatz kann man festlegen, welche Berechtigungen ein Benutzer auf die Felder hat. Die Feldberechtigungen sind nötig, um sensible Daten vor dem Zugriff von Personen zu schützen, die sonst durchaus das Objekt verwalten dürfen (z.b. Vertragsdaten) Spezielle Bedeutung haben die List-Felder, jene Felder, die in einer Übersicht mit der Auflisten-Berechtigung angezeigt werden können. Diese Felder werden über die list- Berechtigung verwaltet und können über die Feldberechtigungen nicht seperat gesperrt werden.

14 6 Integration in externe Datenquellen L4A.my components positioniert sich in einem Aufgabenfeld, dass sehr stark von seiner Umgebung abhängt, bzw. mit einer Umgebung kommunizieren muss. Wir gehen davon aus, dass es im Bereich Assetmanagement schon Teilprodukte in einem Unternehmen gibt. Mit der Funktion Deltabuilder haben wir es möglich gemacht, dass 2 Datenbanken miteinander verbunden werden und ein periodischer SOLL IST-Vergleich durchgeführt wird. Zu den Ergebnissen können Regeln definiert werden, die danach einen Event auslösen. Zum Beispiel: Tivoli Inventory meldet Platte zu 80% voll, in my components wurde ein Schwellenwert von 70% festgelegt und der Event den Systembetreuer zu informieren hinterlegt. Auf die Meldung des Tivoli Inventory würde der Systembetreuer ein bekommen. Für jeden Vergleich sind solche Regeln abhängig vom Ergebnis möglich. Dadurch ist es möglich, jede Datenbank (z.b Tivoli, Cisco, etc.) mit my components auf einfache Art zu verbinden.