Worksheet-Server 2.0. Web-basierte-Controlling-Portale auf Excel- Basis (unter Einbindung multidimensionaler Planungs- und Analysetechniken)

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1 2.0 Web-basierte-Controlling-Portale auf Excel- Basis (unter Einbindung multidimensionaler Planungs- und Analysetechniken)

2 Microsoft Excel ist das Controlling-Tool Nr. 1 Microsoft Excel ist das erfolgreichste und beliebteste Controlling-Werkzeug weltweit (ca. 200 Mio. User) In jedem Unternehmen gibt es durchschnittlich ca. 28,5 sogenannte Spreadmarts (im Vergleich zu 8,2 Data Warehouses bzw. Data-Marts) 100% Anpassungsfähigkeit an die individuellen Planungs- und Controllingbedürfnisse des Unternehmens Hoher Benutzerkomfort, einfach zu bedienen Nachteile von Microsoft Excel: Als Einzelplatz-Applikation konzipiert Lokale Datenhaltung in einzelnen Dateien Begrenzte Kapazität Geringe Webfähigkeit Hauptvorteil von Microsoft Excel Kurze Time to Solution

3 Excel plus Web-Server = Worksheet-Server Mit Hilfe des Worksheet-Servers können Excel-Tabellen als interaktive Web-Applikation online gestellt werden Die Anwendungen werden wie gewohnt mit MS Excel erstellt und dann auf dem Server abgespeichert. Die Datenabfrage bzw. die Datenerfassung erfolgt über den Internet Browser. Die Datenhaltung erfolgt zentral auf dem Server. Viele User können gleichzeitig auf die Daten zugreifen (weltweit). Der Worksheet-Server verfügt über zahlreiche Schnittstellen zu externen Datenquellen (SAP, ODBC, OLAP) und Portalen (SAP Portal, MS Sharepoint, Intrexx, etc.)

4 Worksheet-Server Automatische Übernahme der Business-Logik aus beliebigen Excel-Modellen Volle Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft Plattformunabhängig und erweiterbar per PHP, Java, C++,.NET, SOAP, XML, etc. Kostengünstig dank Open-Source-Technologien

5 Technologische Highlights Komplette Excel-Funktionalität (Funktionen, Formate, Diagramme) Arbeitsmappen können mehrere Arbeitsblätter enthalten Pivot-Tabellen, Autofilter, Matrixformeln werden nicht unterstützt Automatische Generierung von PDF-Dokumenten Erweiterbarkeit mittels PHP (Server-Programmiersprache) Benutzerspezifische Tabellenfunktionen Anwendungsspezifische Erweiterungen Datenbankschnittstellen, ODBC, SOAP, LDAP und SAP RFC Native Datenbankschnittstellen (z.b. DB2, MySQL, etc.) ODBC-Schnittstelle Hohe Datensicherheit im Internet-Betrieb SSL-Verschlüsselung Crypto-Datenbank Plattformunabhängige Servertechnologie (Windows, Linux)

6 Referenzen Bayer AG Metro AG Novartis VWR International (Merck) TK Pensionen (NL) Queisser (Doppelherz) Pfeiffer & Langen (Kölner Zucker) KarstadtQuelle UBS GEA Wiegand Bulthaup Oakley Inc. Pace Global Energy Services

7 Live Präsentation Worksheet-Server für MS Excel

8 Kapazitätsgrenzen von Excel-Tabellen Typische matrizenartige Excel-Modelle untergliedern die Daten in folgende Ordnungskriterien: Planungs- oder Kostenkategorien ( Kategorien) Zeitachse Monat: Jan, Feb, Mar,, Dez (12 Monate) Zeitachse Jahr: 2000, 2001,2003,, 2008 (3 Ist- und 5 Plan-Jahre) Datenarten (Plan1, Plan2, Forecast, Vorjahr, Ist, etc) Produkte und Produktgruppen (10, 100, 1000, oder mehr) Regionen (10, 100, 1000 oder mehr) Kunden (100,1000,10000 oder mehr) Anzahl benötiger Excel-Zellen: Zellen oder mehr 100 x 12 x 8 x 5 x 100 x 100 x 100 Das entspricht Excel-Blättern, wenn alle Zeilen und 256 Spalten mit Werten gefüllt werden Fazit: Bei unternehmensweite Controlling-Modelle stößt Microsoft Excel kapazitätsmäßig an seine Grenzen

9 Grenzen von Excel-Matrizen Hinzu kommt, das man eigentlich die gleichen Zahlen mehrfach ablegen muss, damit man die Zahlen in unterschiedlicher Weise gegenüberstellen kann (z.b. nach Produkten und Regionen, nach Kunden und Monaten, etc., etc,) Bei 7 Ordnungskriterien sind das mindestens 21 Variationen, die Anzahl der benötigen Blätter steigt also noch einmal um das 21fache! Fazit: Zur vollständigen Abbildung aller Unternehmenszahlen werden mehr Excel-Zellen benötigt, als man mit Excel sinnvoll anlegen und verwalten kann. Wenn man trotzdem die unbestrittenen Vorteile von MS Excel nutzen möchte, benötigt man Zusatzwerkzeuge, die Excel bei der Verwaltung großer Datenmengen unterstützen.

10 OLAP-Würfel als Zusatzwerkzeuge für Excel OLAP-Würfel erweitern die Excel-Datenhaltung um zwei neue Konzepte Excel bietet 3 Dimensionen (Zeilen, Spalten, Blätter), OLAP-Würfel bieten bis zu 16 Dimensionen In OLAP-Würfel sind die Dimensionen und deren Koordinaten sprechend (z.b. Regionen, Produkte, Kunden, Jahre, Monate) OLAP-Würfel sind die ideale Ergänzung für Excel-Modelle mit sehr großen Datenmengen MIS ALEA Applix TM1

11 Funktionsweise von OLAP-Würfeln in Excel Analog zu den Excel-Zellen besteht auch der OLAP-Würfel aus Datenzellen Anstatt der abstrakten Spaltenbezeichnungen A,B,C und der numerischen Zeilenbezeichnungen 1,2,3 benutzt der OLAP-Würfel sprechende Bezeichner, also z.b. Jan, Feb, Mrz oder Nord, Süd, West als Koordinaten. Ähnlich wie z.b. die Excel-Funktion SUMME(A1:A5) werden auch auf die Zellen des OLAP-Würfels über eine Excel-Funktion zugegriffen. Anstatt der Koordinaten A1:A5 (wie z.b. bei der Summen-Formel) verwendet man beim Zugriff auf den Datenwürfel die entsprechenden Bezeichner des Datenwürfels DATEN( Jan, Nord ) OLAP-Würfel können zentral für viele Anwender bereitgestellt werden

12 Live Präsentation OLAP-Würfel in Microsoft Excel

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