Die wichtigsten Neuheiten im Überblick

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1 Die wichtigsten Neuheiten im Überblick Version 7.11 Stationsbezogene Aufteilung der vertraglichen Sollarbeitszeit Im Stammblatt des Mitarbeiters kann mit GeoCon Dienstplan 7.11 die vertragliche Sollarbeitszeit eines Mitarbeiters prozentual mehreren Bereichen zugeordnet werden. Die Eingabe erfolgt über die Symbol-Schaltfläche bei Station/Gruppe. In dem neuen Arbeitsfenster können über die Schaltfläche Hinzufügen die Bereiche gewählt werden, auf denen die Arbeitszeit verteilt wird und über die Schaltfläche Ändern erfolgt dann jeweils die prozentuale Angabe. Werden neue Dienstpläne für einen Planungszeitraum erzeugt, wird der Mitarbeiter auf allen Dienstplänen geführt. Ein Einfügen auf einen weiteren Plan ist dann nicht mehr erforderlich. Ausdruck von Standardrahmenplänen Sind unter Stammdaten Rahmenpläne mehrere Rahmenpläne als Vorlage hinterlegt, so kann über System Optionen Lokale Einstellungen Farbausdrucke geregelt werden, ob die Rahmenpläne hintereinander oder jeder für sich auf einer eigenen Seite gedruckt werden. Anordnung der Mitarbeiter Für die Anordnung der Mitarbeiter auf dem Dienstplan stehen mit der Version 7.11 des GeoCon Dienstplans verschiedene Optionen zur Verfügung: - Anordnung für neue Pläne: Erst wenn ein neuer Dienstplan erzeugt wird, wird die Anordnung wirksam. - Anordnung im aktuellen Plan übernehmen: Die gewünschte Anordnung wird nur im aktuellen Plan übernommen. Zurückliegende oder bereits erzeugte Dienstpläne werden davon nicht tangiert. - Im aktuellen und zukünftige Pläne übernehmen (Standard): Die Anordnung wird im aktuellen und in bereits erzeugten Dienstplänen übernommen. - In allen Plänen aktualisieren: Die Änderung wird auf allen erzeugten Dienstplänen (Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft) wirksam. Bei der Anordnung der Mitarbeiter werden alle zu diesem Zeitpunkt auf dem Dienstplan aufgeführten Mitarbeiter, auch die Springer, berücksichtigt. 1

2 GeoCon Dienstplan Anzeigeerweiterung im Dienstplan bei der tägl. Arbeitszeit Für die Auswertung von IST-Dienstplänen wird bei der täglichen Arbeitszeit (rechte Maustaste auf einen Dienst Arbeitszeit) die Grundlage für die Überstundenbewertung bzw. IST-Stunden Abweichung von der verbindlichen Planstufe zusätzlich ausgewiesen. Diese Grundlage ist gesondert gekennzeichnet. Individuelles Layout der Saldenspalten (Dienstplanfenster) Bislang standen für jede Planstufe 5 Saldenspalten zur Verfügung, deren Inhalt fest vorgegeben waren.nun können die Saldenspalten in der Anzahl variiert werden. Dies auch in Bezug auf dieplanungsebene. D.h. im Soll- Plan kann eine andere Anzahl Saldenspalten mit anderen Inhalten hinterlegt werden als im IST-Plan. Es muss aber mindestens eine Saldenspalte vorhanden sein, maximal können 10 Saldenspalten gewählt werden, die dann über die Scrollleiste in der Dienstplanansicht erreicht werden können. Beispielsweise können in der Planungsstufe Soll zusätzliche Saldeninformationen zu Anzahl Bereitschaften oder kumulative Arbeitszeitkonten zur Überprüfung gesetzlicher Arbeitszeiten eingerichtet werden. Und in der Planungsstufe Ist könnten andere Saldeninformationen wie etwa zu geleisteten Dienststunden oder faktorisierten Zeitkonten gewählt werden. In das Layout zur Gestaltung der Saldenspalten gelangt man mit Hilfe der rechten Maustaste auf die entsprechende Planungsebene. Dort können zu den standardmäßig eingerichteten fünf Saldenspalten weitere über die Schaltfläche Hinzufügen gewählt werden. Eine erleichterte Selektion ist mit Hilfe der Filterauswahl auf - Arbeitszeitwerte (= Saldeninformationen in Stunden), - Urlaub (=Urlaubsinformationen in Tagen), - Anzahl (=Dienste und Abwesenheiten nach Typus in Tagen), - Zeitkonten (=Faktorisierung von zuschlagspflichtigen Zeiten sofern aktiviert) oder - kumulative Zeitkonten (=kumulierte Arbeitszeitkonten sofern aktiviert) möglich. Benutzerdefinierte Saldenspalte Analog zur individuellen Gestaltung der Saldenspalten in der Dienstplanansicht ist ebenfalls die Auswahl für benutzerdefinierte Spalten im Dienstplanausdruck erweitert worden. Sofern dennoch ein Wert in der Auswahlliste (Stundenwerte, Tagewerte, Saldenwerte oder anderes) nicht angeboten ist, kann über die Auswahl auf Anwenderformel eigenständig eine gewünschte Information aus den vorhandenen Daten gebildet werden. Voraussetzung zur Verwendung der benutzerdefinierten Saldenspalten ist die Aktivierung des Dienstplandrucks in Farbe (Crystal Report) in System Optionen Lokale Einstellungen Farbausdruck. 2

3 Weitere Neuigkeiten zu Druckformularen - Wird ein neues Druckformular benötigt, so erfolgt die Anlage über eine verbesserte Oberfläche, das die Drucktypen und zu diesem Drucktyp bereits vorhandene Formulare gruppiert. - Bei dem Druckformular - Urlaubspläne (einzeln) werden zur besseren Orientierung die Wochenenden und Feiertage farbig, die Schulferien sowie der Geburtstag des Mitarbeiters mit einem kleinen Symbol gekennzeichnet. - Die Legende der Abwesenheitskürzel ist bei den Monatsplänen auf 32 Kürzel erweitert worden. - Mit dem neuen Druckformular Wochenplan/Diensttypen wird der Dienstplan wochenweise mit den diensthabenden Mitarbeitern je Schicht (Diensttypen) gedruckt. - Das ebenfalls neue Druckformular Salden ermöglicht den Ausdruck der Salden der Mitarbeiter des gewählten Bereichs in der aktuellen Planstufe. - Druckformulare vom Typ Einzelplan können über Layout Optionen wahlweise in Hoch- oder Querformat gedruckt werden. Um zu dieser Auswahl zu gelangen, muß das Ankreuzfeld autom. Feldbreite aktiviert werden. Weiterhin kann direkt im Register Layout über die Schaltfläche Unterschriften nun auch für Einzelpläne ein Fußtext hinterlegt werden. - Die Druckvorschau kann mit der neuen Version des Dienstplanprogramms optional als Standardvorschau oder als Vorschau mit Exportfunktionen angezeigt werden. Damit können auch Druckformulare, deren Export bisher nicht möglich gewesen ist oder wenn Crystal Reports deaktiviert ist, in andere Formate exportiert werden. Zur Verfügung steht der Export als: - MS-Word Format - RTF-Format - Excel-Format - HTML-Format - PDF-Format - Bild-Datei Die Funktionalität der Druckvorschau kann über System Optionen Lokale Einstellungen Farbausdrucke gesteuert werden. Kumulative Arbeitszeitkonten Mit der Version 7.11 ist es im GeoCon Dienstplanprogramm möglich, kumulative (Arbeits)Zeitkonten parallel zum standardmäßigen, flexiblen Arbeitszeitkonto zu führen. Kumulative Zeitkonten setzen sich aus zwei Bestandteilen zusammen: 1. Additiver Bestandteil: Auf Grundlage eines beliebigen Zuschlages auf Tageswerten, also z.b. Dauer einer Bereitschaft, Dienststunden am Feiertag oder Aktivstunden während einer Bereitschaft, kann kumulativ ein positives Zeitkonto aufgebaut werden. 2. Subtraktiver Bestandteil: Auch dieser Bestandteil wird als Zuschlag definiert allerdings auf einer Abwesenheit basierend. Bei der Abwesenheit kann ein zweites Arbeitszeitmodell hinterlegt werden, so dass die Ausgleichszeit vom kumulativen Zeitkonto abgezogen wird. Beispiel wäre etwa eine Abwesenheit für Feiertagsfrei, die mit 0 Stunden in das standardmäßige, flexible Arbeitszeitkonto einfließt aber mit einem zweiten hinterlegten Arbeitszeitmodell das kumulative Zeitkonto reduziert. Die kumulativen Zeitkonten werden dynamisch berechnet. D.h. es ist nicht erforderlich, eine gesonderte Aktion auszulösen. Die Einrichtung, der Ausdruck und auch die Auswertung eines kumulativen Arbeitszeitkontos erfordert Eingriffe in den dazugehörigen Kontexteinstellungen bzw. funktionalitäten, die im folgenden beschrieben werden. 3

4 GeoCon Dienstplan System Optionen Die Aktivierung der kumulativen Zeitkonten erfolgt in den Systemoptionen unter dem Navigationspunkt Zeitkonten. Hier ist das Ankreuzfeld Kumulative Zeitkonten anzuhaken. Über die Schaltfläche Neues Zeitkonto können kumulative Zeitkonten angelegt werden, über die Schaltfläche Zeitkonto bearbeiten kann der Inhalt editiert werden. So kann sich beispielsweise ein kumulatives Arbeitszeitkonto für Feiertagsarbeit (KAZ am Feiertag) aus einem oder mehreren, auch anders gewichteten, Zeitzuschlägen additiv zusammensetzen. Von diesen additiven Bestandteilen des kumulativen Arbeitszeitkontos kann mit einem Zuschlag, der auf einer abwesenheitsbezogenen Berechnungsgrundlage basiert, ein Ausgleich geschaffen werden. Es können weitere kumulative Zeitkonten angelegt werden, die beispielsweise Nachstunden, Bereitschaftszeiten oder andere tarifliche Bestandteile beinhalten. Layout der Saldenspalten Wie bereits weiter oben beschrieben, ist es möglich die Saldenspalten der Planstufen individuell zu gestalten. Um in dieses Layout zu gelangen genügt ein Klick mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche für den Planungszeitraum. In dem Arbeitsfenster für das Layout der Schaltflächen können dann über die Schaltfläche Hinzufügen eine oder mehrere Saldenspalten hinzugefügt werden. Für jedes kumulative Arbeitszeitkonto ist das Saldo des laufenden Monats, das Saldo des Vormonats, das Saldo zum Ende des Planungszeitraums, der additive Bestandteil sowie der subtraktive Bestandteil wählbar. Über die Schaltfläche Ändern kann anschließend im Arbeitsfenster der Schaltflächen die Spaltenüberschrift der Saldenspalte gewählt werden. Über die Schaltfläche Spalten kopieren kann ein einmal definierter Saldeninhalt und -layout auch für andere Planstufen bzw. Schaltflächen übertragen werden. Benutzerdefinierte Saldenspalten Im Layout der Dienstplanausdrucke (vom Typ Monatsplan) können im Register Inhalt die Saldenspalten benutzerdefiniert geändert werden, um auch kumulative Zeitkonten auszudrucken. Vorraussetzung ist eine entsprechend große Anzahl von Zeilen und/oder die Auswahl auf DIN A3 Format. 4

5 Statistiken/Arbeitszeitkonten Analog zum Layout der Saldenspalten können in Menü Auswertungen Statistiken Sonstige Arbeitszeitkonto die Felder für die Auswertung von Arbeitszeitkonten individuell gestaltet werden. Zusätzlich zu den bekannten Inhalten für die Auswertung der Arbeitszeitkonten stehen auch sämtliche Informationen zur Zusammensetzung der kumulativen Zeitkonten zur Verfügung. Es empfiehlt sich; mehrere Auswertungsformulare für Arbeitszeitkonten anzulegen. Budgetierung nach Stellenplan In System Optionen Mandanteneinstellung Budget kann die Budget-Berechnung auf die Berechnung nach Stellenplan umgestellt werden. Folgeeinstellung sind dann zu treffen bei: - Dienstplan Personalbedarf: Im Register Budget ist über die Schaltfläche Stellenplan für jede Station/Bereich ein Stellenplan zu hinterlegen. - Stammdaten Mitarbeiter: Im Register Arbeitszeit erfolgt die Zuordnung der Mitarbeiter mit ihrem jeweiligen Stellenanteil zum Stellenplan über ein neues Auswahlfeld. - Dienstplan Planstufe: Bei der Bearbeitung von Diensten im Dienstplan kann im Register Abwesenheit/Bereitschaft die Zuordnung eines Dienstes des Mitarbeiters bearbeitet werden. Personalbedarf aus Tagesbedarf optimale Dienste Wird in den Systemoptionen die Einstellung Personalbedarf nach Diensten eingestellt, so können bei Dienstplan Personalbedarf nach der Erfassung der erforderlichen Personalbesetzung über die Schaltfläche Optimale Dienste... bestehende Dienste diesem Bedarf angepasst oder auch neue Dienste geschaffen werden. Dabei wird der hinterlegte Tagesbedarf berücksichtigt. Diese Funktionalität ist nur erfahrenen Anwendern zu empfehlen. Dienstplanbewertung Die Verwendung des Personalbedarfs nach Diensten in Kombination mit der automatischen Planung ermöglicht über Dienstplan Dienstplan-Bewertung... eine detaillierte Bewertung der bei der Automatik verwendeten Kriterien. 5

6 GeoCon Dienstplan Neuerungen in den Systemoptionen - In den Systemoptionen kann bei Mandanteneinstellungen Dienstplanlayout die Option Dienstplaneinträge blockweise aktualisieren gewählt werden. Diese Einstellung empfiehlt sich zur Beschleunigung von Einträgen bei der Verwendung von kumulativen Arbeitszeitkonten. - Wird der Personalbedarf nach Diensten vorgegeben, so kann über Lokale Einstellungen das Ankreuzfeld Zusammenfassung des Bedarfs anzeigen (nach Typen) aktiviert werden. - In System Optionen Lokale Einstellungen können Startoptionen hinterlegt werden. Möglich sind die Einstellungen: - Hauptmenü aufrufen - Dienstplan aufrufen - Dienstplanübersicht aufrufen - In den lokalen Einstellungen kann unter dem Unterpunkt Farbausdrucke der Ausdruck von Standardrahmenpläne mit einem Seitenumbruch eingestellt werden. Ebenfalls hier ist die Aktivierung bzw. Deaktivierung der neuen Druckvorschau (s.o.) möglich. Erweiterte Möglichkeiten in Zeitzuschlägen Neue Berechnungsgrundlagen - Beschäftigungsausmaß (% vom Soll) (vertr. Soll): geleistete bzw. angerechnete Ist-Stunden werden in prozentualen Bezug zur vertraglichen Sollarbeitszeit des Mitarbeiters gesetzt. - Beschäftigungsausmaß (% vom Soll) (VZ): geleistete bzw. angerechnete Ist-Stunden werden in prozentualen Bezug zur vertraglichen Sollarbeitszeit einer Vollzeitarbeitskraft gesetzt. - Abwesenheitsstunden - Ausgleich für kumulative Zeitkonten: Auswertung von gewährten Abwesenheiten für kumulierte Arbeitszeitkonten in Stunden. - Abwesenheitstage - Ausgleich für kumulative Zeitkonten: Auswertung von gewährten Abwesenheiten für kumulierte Arbeitszeitkonten in Tagen. - Differenz zum R-Plan: Abweichung des Ist zur Rahmenplanstufe. - Überstunden aus Vormonate: Ausweis zurückliegender Monatssalden. Der rückwirkende Betrachtungszeitraum kann flexibel eingestellt werden. - Überstunden aus Vormonate (pos. Saldo): Ausweis zurückliegender positiver Monatssalden. Der rückwirkende Betrachtungszeitraum kann flexibel eingestellt werden. - Wochensaldo ab Grenzwert: Überschreitung von Dienststunden über die vertragliche wöchentliche Arbeitszeit ab einem bestimmten Grenzwert. - Arbeitstage (Dienst) bis Grenzwert: Anzahl von Arbeitstagen (Dienst) bis zu einem vorgegebenen Grenzwert. - Netto-AZ (über flex. Grenzw): täglich geleistete Dienststunden ab einem vorgegebenen Grenzwert. Der Grenzwert wird prozentual anteilig für Teilzeitkräfte reduziert. - Jahressaldo/Vorjahressaldo: Das um das Vorjahressaldo bereinigte Jahresarbeitszeitsaldo. Das Jahresarbeitszeitsaldo ist jeweils das Saldo zwischen der vertraglichen Soll-Arbeitszeit und den Ist- Stunden für das Kalenderjahr. - Wöchentliche Überstunden bis Grenzwert (Teilzeit): Überstundenausweis geleisteter Dienststunden auf Wochenbasis bis zu einem vorgegebenen Grenzwert. Der Grenzwert wird prozentual anteilig für Teilzeitkräfte reduziert. - Max. wöchentl Arbeitszeit inkl. Bereitschaft: Spezieller Zuschlag, der für die Einrichtung eines kumulativen Arbeitsschutzkontos erforderlich ist.bedingungen Die Oberfläche zur Modellierung von Zuschlagsbedingungen wurde für die Bearbeitung überarbeitet, so dass eine bessere Orientierung gegeben ist. Dazu sind Filtereinstellungen auf Bedingungen nach Bedingungstyp - Wochentage/Feiertage, - Üstd/Ausgleichsmarkierungen oder - Abwesenheiten möglich. 6

7 Filtereinstellung Für den intensiven Einsatz von Diensten und Bereitschaften ist nun in den Zeitzuschlägen eine differenzierte Filter-Einstellung nach Diensten und/oder Bereitschaften möglich. Dazu ist aus dem Register Optionen des Zuschlagformulars ein Zeitzuschlag über die Schaltfläche Ändern aufzurufen und anschließend in das Register Filter zu wechseln. Drucklayout Im Layout des Zuschlagsformulars kann das Papierformat von der automatischen Auswahl auch als Hochformat oder Querformat explizit gewählt werden. Bei der Auswahl auf Hochformat steht eine neue Schaltfläche Zusatzoptionen zur Verfügung, in der der Berichtskopf und fuß individuell gestaltet werden kann. Neuer Statistiktyp Mitarbeiter-Historie In den Stammdaten der Mitarbeiter sind verschiedene Historieninformation erfasst. Einträge in der Historie des Beschäftigungsverhältnisses (z.b. von Auszubildende/r in Angestellte/r), in der Historie des Stations-/Bereichswechsel, in der Historie der Qualifikation (z.b. von Pflegehilfskraft zu Pflegefachkraft) und Einträge in der Historie des Beschäftigungsumfangs (z.b. von 50% auf 100%) können über dieses Formular wahlweise gemeinsam oder separat (auf eigenen Auswertungsformularen von diesem Typus) ausgewertet werden. Weitere Neuigkeiten in den Statistiken Mitarbeiterlisten Im Register Layout der Mitarbeiterlisten können horizontale und vertikale Trennlinien hinzugeschaltet werden um ggf. eine verbesserte Orientierung zu schaffen. Ebenfalls können auf den Mitarbeiterlisten Fußtexte über die entsprechende Schaltfläche hinzugefügt werden. Schichtarbeit/Fehlzeiten Im Register Layout der Statistik kann eingestellt werden, ob alle Mitarbeiter der Station/des Bereichs ausgewertet werden sollen oder nur solche mit Einträgen (Dienste und/oder Fehlzeiten). Im Register Optionen dieses Statistiktyps kann zusätzlich eingestellt werden, ob die vertragliche Soll-Arbeitszeit der Springer nur auf der Stammstation des Springers oder auf allen Stationen, in denen er eingefügt wurde, berücksichtigt wird. Bei Auswahl der zweiten Option werden nun nicht mehr die gesamten Soll-Std. des Springers bei der Bildung von Verhältnissen (z.b. Prozent vom Soll) einbezogen, sondern nur noch die auf den eingetragenen Dienst anteilig bezogenen Soll-Std.. Optional ist ebenfalls die Möglichkeit, den Ausdruck dieser Statistik ohne Gruppierung nach Stationen/Bereiche vorzunehmen. Fehlzeitenjournal In den Optionen ist die Möglichkeit gegeben, Fehlzeiten wahlweise in Stunden oder in Tagen anzugeben. Statistiken Sonstige - Arbeitszeitkonten: Im Register Optionen der Arbeitszeitkonten sind optional unterschiedliche Zeiträume für die Auswertung einstellbar. Gleichfalls lässt sich die Auswertung der Arbeitszeitkonten nach Stationen/Bereiche gruppieren. - Mitarbeiter-Fortbildungen: Die Auswertung der Mitarbeiter-Fortbildungen wurde überarbeitet, so dass nun alle hinterlegten Informationen ausgewertet werden. Zusätzlich wird das Verhältnis Werktage/Dauer der Weiterbildung angezeigt. - Arbeitszeit/Station: Die Auswertung dieser Information kann im Register Optionen auf die reinen Dienststunden begrenzt werden. 7

8 GeoCon Dienstplan Neuigkeiten in der Externen Zeiterfassung Das Arbeitsfenster der Externen Zeiterfassung ist frei skalierbar, so dass das arbeiten mit mehreren Spalten (z.b. einer zweiten Dienstzeit) wesentlich komfortabler wird. Bei dem Import von Buchungen kann zwischen den Optionen Neue Ereignisse importieren oder Vorhandene Ereignisse reimportieren gewählt werden. Wurde vorher eine Mitarbeiterauswahl getroffen, kann noch die Entscheidung getroffen werden ob nur die gewählten Mitarbeiter oder dennoch alle importiert werden sollen. 8

9 Updateanforderung Ihre neue Software finden wir spannend. Bitte senden Sie uns: Ein konkretes Updateangebot zum GeoCon Dienstplan. Unsere erworbene Lizenz umfasst eine Mitarbeiteranzahl von Ein Update auf die aktuellste Version zum Preis von (siehe Preisliste) Unsere erworbene Lizenz umfasst eine Mitarbeiteranzahl von Einen Pflegevertrag, unsere erworbene Lizenz umfasst eine Mitarbeiteranzahl von (Nach Vertragsabschluss erhalten wir die aktuellste Version kostenlos zugeschickt.) Details zur Lizenz (Mitarbeiteranzahl, Versionsnummer) entnehmen Sie bitte dem Infofenster im Programm, Menü - Hilfe Info Name der Einrichtung Lizenznummer Ansprechpartner Straße PLZ/ Ort Telefon/Fax Datum, Unterschrift Faxantwort an +49 (0) GeoCon Software GmbH, Rudower Chaussee 29, D Berlin GeoCon Software GmbH, Rudower Chaussee 29, D Berlin Telefon: +49 (0) , Telefax: +49 (0) geocon@geocon.de, Internet: 9