BEST PRACTICE. Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph

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1 BEST PRACTICE Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 1

2 Agenda 1. Gebietsoptimierung als Kernaufgabe der Vertriebsplanung 2. Möglichkeiten der Vorgehensweise bei der Gebietsplanung 3. Idealtypischer Prozessablauf einer Gebietsplanung 4. Beispiele aus der Praxis GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 2

3 Gebietsoptimierung als Kernaufgabe der Vertriebsplanung GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 3

4 Das ist Gebietsplanung Gebietsplanung dient der optimalen Versorgung des Marktes mit Verkaufsleistungen. Regelmäßige Überprüfung der Gebietsstruktur ist Grundvoraussetzung für einen effizienten Vertrieb. Gebietsplanung sorgt für faire Verteilung von Arbeitslast und Potenzial unter den Außendienstmitarbeitern. GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 4

5 Wie funktioniert Gebietsplanung? Zielgerichtetes Zusammenfassen von kleinsten geographischen Einheiten zu übergeordneten Gebietseinheiten. GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 5

6 Heute: die Wandkarte wird digital GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 6

7 Parameter für eine optimale Gebietsaufteilung Geografische Gegebenheiten Gebietsgröße Natürliche Barrieren Sprachbarrieren Erreichbarkeit Mitarbeiterwohnort Mitarbeiter (Persönliche Faktoren) Kundenbeziehung Verträge (Zielvorgaben, etc.) Kompetenz/ Belastbarkeit Umzugsbereitschaft Arbeitslast Kunde (Quantitative Faktoren) Anzahl Kunden Potential Umsatz-/ Absatzzahlen Besuche Deckungsbeitrag Müssen für Kosten- und Arbeitseffizienz des Außendienstes miteinander arbeiten GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 7

8 Möglichkeiten der Vorgehensweise bei der Gebietsplanung GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 8

9 Arbeitslastverfahren: Vorteile: Gleichmäßige Verteilung der Kundenbetreuung Aufteilung und Dimensionierung der Vertriebsgebiete nach Besuchshäufigkeit Berücksichtigung des Aufwandes für Neukundenakquisition Vorgehen: Kundenklassifizierung ABC Kundenportfolio Kundenkontaktberechnung Kundenbetreuung durch Innendienst GfK Karte erstellt mit RegioGraph GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 9

10 Arbeitslastverfahren: Kundenportfolio und Besuchshäufigkeit High B-Kunden 6 Besuche A-Kunden 12 Besuche Kundenattraktivität D-Kunden 2 Besuche C-Kunden 4 Besuche Low Low High Kundenpotenzial GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 10

11 Arbeitslastverfahren: Beispiel Kundenkontaktberechnung Kundensegment Besuche / Jahr Anzahl Kunden Anteil Besuchssumme A-Kunden % 720 B-Kunden % 672 C-Kunden % D-Kunden % 974 Gesamt % Der Außendienstmitarbeiter kann pro Tag 4 Kontakte bearbeiten, d.h. bei 190 Arbeitstagen 4 x 190 = 760 Besuche p.a. realisieren. Bei geplanten Besuchen sind damit : 760 = 7,8 Mitarbeiter nötig. GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 11

12 Potenzialverfahren: Vorteile: Aufteilung des Marktgebietes in potenzialgerechte Bezirke ausreichend Chancen für Neukundengeschäft Motivation zu Umsatzsteigerungen Vorgehen: Potenzialermittlung externe Daten interne Bewertung durch Außendienst Verdichtung der Daten auf Gebietsebene GfK Karte erstellt mit RegioGraph GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 12

13 Umsatzverfahren: Vorteile: Aufteilung des Vertriebsgebietes nach festgelegten Umsatzkriterien Vorgehen: Umsätze (LJ, VJ, VVJ ) Umsatzprognose/ -planung Provisionen GfK Karte erstellt mit RegioGraph GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 13

14 Ruhrgebiet 013 Frankfurt Hamburg Hann.Braunschw. 040 München Berlin Planungsansatz Territoriale Aufteilung PLZ5 (8217) Vertriebsgebiete (40) Produktbezogene Aufteilung Bezirke Produkt A (25) PLZ5 (8217) Bezirke Produkt B (15) Regionen Produkt A, B, C (3) Bezirke Produkt C (7) Kundenbezogene Aufteilung Kunden Mitarbeiter BASIS EBENE ERGEBNIS GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 14

15 Gebietsoptimierung am Modell Die Standardisierung aller Informationen auf den gemeinsamen Nenner Postleitzahl ermöglicht hochflexible Planung. Am Modell können so in kürzester Zeit verschiedene Szenarien und deren Auswirkungen durchlaufen werden. GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 15

16 Idealtypischer Prozessablauf einer Gebietsplanung GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 16

17 Vorgehen bei einer Gebietsplanung mit RegioGraph 1. Interner Auftaktworkshop - Sichtung und Prüfung der Datengrundlagen - Planungsziel fixieren - Einbezug der Key-Stakeholder von Beginn des Prozesses an 2. Analyse der bestehenden Struktur - Detaillierte kartographische Analysen mit RegioGraph als Bezugs- und Diskussionsgrundlage - Maximal 2 3 Variablen pro Karte - Analyse Stärken und Schwächen der aktuellen Struktur 3. Zwischenpräsentation der Analyse - Vorstellung der Ergebnisse vor den relevanten Parteien GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 17

18 Vorgehen bei einer Gebietsplanung mit RegioGraph 4. Planungsphase - Erstellung verschiedener Optimierungsoptionen bzw. kriterien mit RegioGraph - Erstellung von 3-4 Planungsszenarien mittels verschiedener Kriterien 5. Analyse der Planungsszenarien - Einschätzung von Kosten und Nutzen für jedes der geplanten Szenarien - Szenarien exportieren und ausdrucken So behalten Sie den Überblick 6. Entscheidung und Kommunikation - Finale Entscheidung basiert auf detaillierte Analyse der Szenarien - Erstellung von Teilkarten und Tabellen zur besseren Argumentation - Offene Kommunikation an die beteiligten Parteien - Gegebenenfalls Unterstützung bei der Kommunikation GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 18

19 Beispiele aus der Praxis GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 19

20 Beispiel: Norwegen Zusammenlegung von zwei Vertriebslinien Alte Gebietsstruktur Spezialisierte Außendienstmitarbeiter für zwei Produktlinien Flächendeckende Vertriebsstruktur für Norwegen Vorgehen: Situationsanalyse (Verkäufe, ABC-Analyse der Kunden, Fahrzeitbetrachtung) Szenarienanalyse (Entwicklung von drei Szenarien, Identifikation der Besten, Diskussion und Verfeinerung der Auswahl) GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 20

21 Beispiel: Norwegen Zusammenlegung von zwei Vertriebslinien Neue Gebietsstruktur Übergreifende Struktur der Produktlinien A&B Kompakte Gebiete mit Fokus auf Regionen mit hohem Potential Einführung indirekter Verkaufskanal GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 21

22 Beispiel: Indien Anpassung historisch gewachsener Gebietsstruktur Alte Gebietsstruktur Historisch gewachsene Struktur 15 sehr unterschiedliche Gebiete große Gebiete mit wenigen Kunden und geringem Umsatz Struktur auf PLZ6 GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 22

23 Beispiel: Indien Anpassung historisch gewachsener Gebietsstruktur Neue Gebietsstruktur Sperrung eines Bereiches mit sehr geringer Kundendichte Reduzierung auf 14 Außendienstmitarbeiter Spezielle Berücksichtigung von Regionen mit hohem Kundenaufkommen Struktur auf PLZ3 GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 23

24 Haben Sie noch Fragen? Markus Frank Consultant, Direct Sales T M markus.frank@gfk.com Germany GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 24

25 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! GfK 2015 Best Practice: Optimierung von Vertriebsgebieten mit RegioGraph RegioGraph Praxistage 10./11. März 25