Anleitung zum Schulmaster Wartungsportal. Inhalt

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1 Anleitung zum Schulmaster Wartungsportal Inhalt Anleitung zum Schulmaster Wartungsportal Einleitung Anmelden am Wartungsportal Zusätzliche Informationen Der Wartungskalender Die einzelnen Elemente des Wartungskalenders Ein Zeitfenster anlegen Ein Zeitfenster löschen Termine herunterladen (CSV) Fragen oder Probleme? Seite 1 von 10

2 1. Einleitung Die mittlerweile recht große Anzahl an Wartungen macht es leider nicht immer möglich einen geeigneten Zeitpunkt zu finden um an einer Schule die notwendigen Wartungsarbeiten durchzuführen. Aus diesem Grund wurde dieses Wartungsportal ins Leben gerufen. Teilen Sie uns einfach mit, zu welchem Zeitpunkt an Ihrer Schule kein Unterricht in den EDV-Räumen stattfindet. Wir benötigen lediglich ein Zeitfenster von 1 Stunde pro Server, wobei während dieser Zeit auch alle anderen Server frei sein müssen damit die Wartungsarbeiten störungsfrei durchgeführt werden können. 2. Anmelden am Wartungsportal Zunächst ist es erforderlich, dass Sie sich auf anmelden um die Zeitfenster für Ihre Schule festlegen zu können. In das Feld Benutzername tragen Sie bitte die Kundennummer Ihrer Schule ein und im Feld Passwort das zugehörige Kennwort, dass in Ihren Wartungsunterlagen vermerkt ist. Durch Klick auf die Schaltfläche Anmelden werden Sie dann am Portal angemeldet. Zusätzliche Informationen Im nächsten Schritt werden in einem kleinen Formular einige Details zu Ihrer Schule abgefragt, die wir für die Wartungen benötigen: Seite 2 von 10

3 Punkt 1: -Adresse für Wartungsprotokolle Hier tragen Sie bitte die -Adresse der Schule oder des EDV-Betreuers ein. An diese Adresse werden dann später die Wartungsprotokolle verschickt. In diesen Protokollen können Sie sehen, welche Arbeiten durchgeführt wurden und ob es Probleme an Ihrem System gibt, die Ihrer Aufmerksamkeit bedürfen. Punkt 2: -Format für Wartungsprotokolle Die Wartungsprotokolle, die Sie per erhalten können auf zwei Arten formatiert sein: Text Das Wartungsprotokoll als einfache Auflistung ohne Formatierungen dargestellt. HTML Die HTML-Protokolle sind optisch aufgewertet, d.h. durchgeführte Tätigkeiten werden mit einem grünen Symbol dargestellt und Tätigkeiten bei denen es zu Problemen kam werden mit einem roten Symbol gekennzeichnet. Das Protokoll selbst ist in Blöcke aufgeteilt. Punkt 3: Ansprechpartner für Ihre EDV-Anlage (Systembetreuer) Tragen Sie hier bitte den Namen Ihres EDV-Betreuers oder Ihrer EDV-Betreuer ein, den/die wir kontaktieren können falls es doch einmal Probleme geben sollte. Punkt 4: Sollten während des Wartungszeitfensters Benutzer angemeldet sein... Dieser Punkt ist für die Wartungsarbeiten besonders wichtig! Um die Wartungsarbeiten überhaupt durchführen zu können, darf am System niemand angemeldet sein. Es hat sich in der Vergangenheit allerdings immer wieder gezeigt, dass es trotzdem vorkommen kann, dass Schüler am Terminal Server angemeldet sind. In diesem Fall ist es uns dann nicht möglich die Wartungsarbeiten durchzuführen, denn angemeldete Benutzer ohne Rückfrage einfach abzumelden kommt natürlich nicht in Frage. Im Extremfall könnte es dann sogar passieren, dass wir in einem Monat überhaupt keine Wartung durchführen können. Die Entscheidung darüber, ob wir die Benutzer doch abmelden sollen oder ob Sie lieber das Risiko eingehen möchten, dass vereinzelt eventuell keine Wartung durchgeführt werden kann, liegt bei Ihnen. Punkt 5: Wie zufrieden sind Sie mit unserem Support und den Wartungsarbeiten? Wenn Sie möchten können Sie uns und unseren Support an dieser Stelle mit einer Schulnote bewerten. Falls Sie das nicht möchten oder uns noch nicht so lange kennen, können Sie diesen Punkt auch übergehen und eventuell später ausfüllen. Wenn Sie alles ausgefüllt haben klicken Sie auf Speichern und zum Kalender wechseln. Seite 3 von 10

4 3. Der Wartungskalender Kommen wir zum Herzstück des Wartungsportals: dem Wartungskalender. Hier können Zeitfenster angelegt und wieder gelöscht werden. Darüber hinaus können Sie sich Ihre eingetragenen Zeitfenster auch in einer Übersicht herunterladen. In Excel können Sie sich diese Übersicht dann noch Ihren Wünschen entsprechend formatieren und übersichtlich gestalten. 4.1 Die einzelnen Elemente des Wartungskalenders Kopfzeile In der Kopfzeile werden verschiedene Informationen für Sie dargestellt. Für das Wartungsportal spielt natürlich der Punkt Wartungsverträge eine wichtige Rolle. Sie können hier sehen für wie viele Server Wartungsverträge abgeschlossen würden und dahinter in roter Schrift wie viele Zeitfenster noch einzutragen sind. An dieser Stelle wird bereits zwischen monatlichen und vierteljährlichen Wartungsverträgen unterschieden. Jahresübersicht Direkt unterhalb der Kopfzeile wird das komplette Schuljahr unterteilt in Monate und Kalenderwochen dargestellt. Der aktuell ausgewählte Monat ist gelb hinterlegt. Hier werden später die eingetragenen Zeitfenster nochmals als Übersicht dargestellt. Seite 4 von 10

5 Wochenansicht Den größten Teil des Fensters nimmt die Wochenansicht in Anspruch. Hier wird eine einzelne Woche in Tage und Uhrzeiten aufgegliedert um das Zeitfenster genau festlegen zu können. Die Zeitfenster können hier ähnlich wie in einem Stundenplan eingetragen und angezeigt werden. Weitere Optionen Auf der rechten Seite des Fensters befinden sich noch weitere Schaltflächen. Die Schaltfläche Anleitung bringt Sie zu dieser Anleitung und mit der Schaltfläche Profil gelangen Sie wieder zurück zu den Zusatzinformationen Ihres Wartungsvertrags. Falls Sie die eingetragenen Zeitfenster als Übersicht herunterladen möchten klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Termine herunterladen (CSV). Sie können sich dann eine CSV-Datei herunterladen, die Sie mit einem Programm wie Excel öffnen und Ihren Vorstellungen entsprechend formatieren können. Schnellhilfe Am rechten Rand finden Sie noch zusätzlich eine Schnellhilfe, die die wichtigsten Symbole nochmals erklärt. Ein Zeitfenster anlegen Schritt 1 von 3 Zunächst ist zu unterscheiden ob Sie eine monatliche Wartung oder eine vierteljährliche Wartung eintragen möchten. Bei einer vierteljährlichen Wartung sollten Sie als erstes in der Jahresübersicht einen Monat auswählen. Klicken Sie dazu einfach auf den Monat, den Sie auswählen möchten. Der Monat wird danach gelb hinterlegt und von diesem Monat aus gerechnet wird später jeden dritten Monat ein Zeitfenster reserviert. Falls Sie also den November auswählen, werden später auch im Februar, Mai und August Wartungszeitfenster reserviert. Bei einer monatlichen Wartung ist diese Auswahl nicht notwendig, da monatliche Wartungen jeden Monat betreffen. Schritt 2 von 3 Suchen Sie sich in der Wochenübersicht ein freies Feld bei einer Uhrzeit zu der das Zeitfenster beginnen soll aus. Da ein Feld einen Block von 15 Minuten darstellt müssen 4 solcher Felder hintereinander frei sein, denn pro Server wird immer eine volle Stunde benötigt (4x15 Minuten = 1 Stunde). Es gibt zwei Arten von freien Feldern: In einem grünen Feld spielt es keine Rolle welche Art von Wartungsvertrag Sie haben. Ein blaues Feld ist schon teilweise belegt, d.h. eine monatliche Wartung darf dieses Feld nicht benutzen. Es sind nur vierteljährliche Wartungsfenster erlaubt. Seite 5 von 10

6 Abgesehen von den freien Feldern, gibt es allerdings auch Felder, die nicht benutzt werden können, weil schon zu viele andere Kunden dort reserviert haben. Mit diesen belegten Feldern kann es natürlich keine Überschneidungen geben. Solche belegten Felder werden folgendermaßen dargestellt: Wenn Sie eine freie Stelle gefunden haben klicken Sie auf das erste dieser Felder um den Beginn des Wartungsfensters festzulegen. Schritt 3 von 3 Nachdem Sie auf ein freies Feld geklickt haben erscheint ein blau umrandetes Meldungsfenster: In unserem Beispiel haben wir einen Kunden, der sowohl einen monatlichen als auch 2 vierteljährliche Wartungsverträge hat. In den meisten Fällen werden Sie hier keine Auswahlmöglichkeiten haben. Falls doch wird hier festgelegt um welche Art von Wartungsvertrag es sich handelt. Die Dauer des Zeitfensters legen Sie durch die Anzahl der Server fest, die gewartet werden sollen. 1 Server benötigt 1 Stunde, 2 Server benötigen 2 Stunden, usw. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Reservieren um das Zeitfenster einzutragen. Hinweis: Beim Eintragen eines Zeitfensters wird nochmals auf Überschneidungen überprüft. Bei einem Problem erhalten Sie eine Meldung, dass die Reservierung nicht eingetragen wurde und den Grund dafür. Ansonsten sind Sie an dieser Stelle schon damit fertig ein Zeitfenster zu definieren. Seite 6 von 10

7 Die eingetragene Wartung stellt sich in der Wochenansicht folgendermaßen dar: Eine monatliche Reservierung für einen Server wird durch 4 grüne Reservierungsfelder dargestellt. Vierteljährliche Reservierungen werden pro Server durch 4 blaue Reservierungsfelder dargestellt. In der Jahresübersicht werden die verschiedenen Arten der Wartungsverträge ebenfalls unterschiedlich dargestellt. Monatliche Wartungen werden als durchgehender, grüner Balken über alle Monate dargestellt. In unserem Beispiel wurde für Freitag ein Zeitfenster eingetragen: Vierteljährliche Wartungen färben dagegen immer nur jeden dritten Monat in blauer Farbe ein. Auch in diesem Beispiel wurde der Freitag gewählt. Wie Sie sehen können werden die Freitage in jedem dritten Monat markiert: 4.2 Ein Zeitfenster löschen Wenn Sie ein Zeitfenster wieder entfernen möchten, weil Sie es z.b. doch lieber in einem anderen Monat, an einem anderen Wochentag oder einfach nur zu einer anderen Uhrzeit haben möchten, dann klicken Sie einfach auf die reservierten Zeitblöcke. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie bestätigen können ob das Zeitfenster wirklich gelöscht werden soll. Das System erkennt automatisch zusammengehörende Blöcke als einzelnes Zeitfenster. Seite 7 von 10

8 Termine herunterladen (CSV) Mit Hilfe der Schaltfläche Termine herunterladen (CSV) können Sie sich abschließend Ihre eingetragenen Termine für Zeitfenster als Übersichtsliste herunterladen und mit Programmen wie zum Beispiel Excel weiterverarbeiten. Falls Sie nur monatliche und keine vierteljährlichen Wartungsverträge haben ist es natürlich in den meisten Fällen überflüssig sich eine solche Liste herunterzuladen. In diesem Fall ist es dann sinnvoller einfach die entsprechenden Termine direkt in den Stunden- bzw. Belegungsplan aufzunehmen damit die EDV-Räume als belegt gelten und während dieser Zeit nicht genutzt werden. Schritt 1 von 5 Klicken Sie auf der rechten Seite auf die Schaltfläche Termine herunterladen (CSV). Schritt 2 von 5 Speichern Sie die Datei an einem geeigneten Ort auf Ihrem Computer ab, wie zum Beispiel auf dem Desktop oder in Ihren eigenen Dateien. Sie können die Datei aber auch direkt mit einem geeigneten Programm wie zum Beispiel Excel öffnen. Schritt 3 von 5 Öffnen Sie die heruntergeladene Datei, falls Sie die Datei nicht schon bereits direkt mit Excel geöffnet haben. Im ersten Moment sieht die Übersicht noch sehr unübersichtlich aus. Zudem sind in der Datei noch Hinweise enthalten, falls für einzelne Wartungsverträge noch kein Zeitfenster festgelegt wurde: Seite 8 von 10

9 Schritt 4 von 5 Formatieren Sie nun das Dokument Ihren Vorstellungen entsprechend. Sie können natürlich auch Informationen, die Sie nicht benötigen oder die überflüssig sind, löschen. Die Anordnung der Tabelle können Sie natürlich ebenfalls verändern und die gesamte Gestaltung anpassen ganz so wie Sie es brauchen um diese Termine zum Beispiel als Aushang an ein schwarzes Brett zu hängen. Hier ein Beispiel: Schritt 5 von 5 Speichern Sie die Datei an einem geeigneten Ort ab. Beachten Sie, dass Sie beim Speichern das Dateiformat ändern müssen damit die Formatierungen nicht verloren gehen. Im Falle von Excel sollten Sie das Dokument als Microsoft Excel-Arbeitsmappe abspeichern: Seite 9 von 10

10 4. Fragen oder Probleme? Sollten Sie noch Fragen oder Probleme mit dem Wartungsportal haben, können Sie uns natürlich immer zu unseren Geschäftszeiten unter / erreichen. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Bitte haben Sie aber Verständnis dafür, dass wir keine Termine frei machen können, falls schon zu viele andere Kunden zu einer bestimmten Uhrzeit reserviert haben. Auch Lücken von 3 mal 15 Minuten können leider nicht mehr genutzt werden, da eine volle Stunde für die Wartung benötigt wird. Seite 10 von 10