Rechnungswesen und Controlling

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1 Rechnungswesen und Controlling Zertifikatsmodul Betriebliches Handeln I CCG der HAW Hamburg, 3. bis 7. Februar 2014 Antje Kuczera

2 Inhalt Definition des Rechnungswesens Internes und Externes Rechnungswesen Aufgaben der Buchführung Buchführungspflichten Systeme der Buchführung Einnahmeüberschussrechnung Bilanz Aufwands- und Ertragskonten Das Zufluss-Abflussprinzip Anschaffungskosten Abschreibung 2

3 Unternehmen und Wechselbeziehungen zur Umwelt Das Unternehmen befindet sich in einem Spannungsfeld verschiedener Anspruchsgruppen (Stakeholder). Im Mittelpunkt steht der Eigentümer (Shareholder) mit wirtschaftlichen Interessen und inhaltlichen Vorstellungen über die Ausrichtung des Unternehmens. Arbeitnehmer Lieferant Unternehmen Staat Kunde 3

4 Unternehmen und Umwelt Es besteht ein permanenter Abfluss von Finanzmitteln (Geld) aus dem Unternehmen, gleichzeitig kommt es durch den Verkauf von Waren und Dienstleistungen zu einem ständigen Zufluss von Geld. I m Prozess der Leistungserstellung kommt es zu einem permanenten Verbrauch von Waren und Dienstleistungen und zu Erzeugung von Werten. Im Geschäftsalltag ist es bedeutsam, diese Vorgänge transparent zu machen und dem Eigentümer / Management einen Überblick zu verschaffen. Hierzu dient das betriebliche Rechnungswesen. 4

5 Definition des Rechnungswesens Das betriebliche Rechnungswesen kann man verstehen, als systematische, regelmäßige (teilweise aber auch fallweise) durchgeführte Erfassung, Aufbewahrung, Auswertung Übermittlung der das Betriebsgeschehen betreffenden quantitativen Daten (Mengen, Werte). Diese dienen für Planungs-, Steuerungs- und Kontrollzwecke innerhalb des Betriebes sowie zur Information Externer (z.b. Eigenkapitalgeber, Gläubiger, Gewerkschaften und Kommunen). 5

6 Internes und Externes Rechnungswesen Betriebliches Rechnungswesen Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen Finanzbuchhaltung Kosten und Leistungsrechnung Betriebliche Auswertungen Buchhaltung Betriebsabrechnung Betriebliche Statistik Inventar Kalkulation Planung- Budgetierung Jahresabschluss Sonderbilanzen Quelle: Fischbach,S. Grundlagen der Kostenrechnung, Frankfurt a. M. 2004, S.16 6

7 Abgrenzung Externes und Internes Rechnungswesen Kriterium Externes Rechnungswesen Internes Rechnungswesen Adressaten Informationsgegenstand Rechnungsziel Reglementierung Kapitalgeber (EK u. FK) Staat (Finanzamt), Arbeitnehmer, Institutionen, Behörden, Unternehmensleitung Erfassen von Vorgängen finanzieller Art zwischen Unternehmen und seiner Umwelt Vergangenheitsorientierte Dokumentation und Rechenschaftslegung Umfangreiche handels- und steuerrechtliche Regeln und Aspekte Unternehmensleitung, Unternehmensbereiche, Unternehmensangehörige auf verschiedenen Ebenen Abbildung des Verzehrs von Produktionsfaktoren und der Entstehung von Leistungen Planung, Steuerung und Kontrolle des Betriebsgeschehens Kaum gesetzliche Vorschriften, zweckorientierte BWL Aspekte (hierzu gehören auch Qualitative!) Erfassungsbereich Gesamtes wirtschaftliches Unternehmensgeschehen Beschränkung auf den Betrieb Zeithorizont i.d.r jährlich Kürzere Perioden Rechnungstyp Pagatorische Kosten Kalkulatorische Kosten Bezugsgrößen Perioden (GuV) und Zeitpunkt (Bilanz) Perioden und Produkte Wertansatz Realisierte bzw. künftige Erträge oder Aufwendungen Rechnungs- und entscheidungszielorienterte Größen Zeitbezug Ex-post Rechnung Ex-ante und ex-post Rechnung Quell: MAnz/Breid/Bronner/Daschmann/Koch;Kostenrechnung und Controlling; 6; München

8 Buchführung Einstieg Kernstück und Ursprung des betrieblichen Rechnungswesens und somit aller Information ist die Buchführung. Die anderen Bereiche des betrieblichen Rechnungswesens setzen auf dieser Datenbasis auf. 8

9 Aufgaben der Buchführung Ermittlung des Unternehmenserfolges (Gewinn/Verlust) durch Erfassung aller Aufwendungen und Erträge Aufzeichnung aller Veränderungen des Vermögens und der Schulden im Laufe eines Jahres Feststellung von Schulden und Vermögen am Ende jedes Geschäftsjahres (oder anderen bedeutenden Zeitpunkten, auf jeden Fall zur Unternehmensgründung, Unternehmensverkauf oder Auflösung) Bereitstellung der relevanten Ausgangsdaten für die Kosten- und Leistungsrechnung, Statistik und Planung Lieferung von Unterlagen, Informationen für Banken Lieferung von Beweisen bei Rechtsstreitigkeiten mit Lieferanten, Kunden, Banken, Finanzamt Liefert Daten für das Finanzamt und Steuer 9

10 Buchführungspflichten Nach 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Kaufmann ist, wer ein Gewerbe betreibt, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. 10

11 Buchführungspflichten Die nicht gewerblichen Berufe werden abschließend in 18 EStG aufgeführt. Diese Aufzählung ähnelt einem Katalog, wodurch die Bezeichnung der Katalogberufe entstand. Wer einen dieser Katalogberufe selbständig ausübt, bezieht Einkünfte aus selbständiger Arbeit und unterliegt weder der Gewerbeordnung noch der Gewerbesteuer. Hierzu werden im Gesetz ausdrücklich genannt : Physiotherapeuten, Heilpraktiker, Das Gesetzt erweitert sich auch auf ähnliche Berufe und hierzu gehören nach allgemeiner Auffassung auch: Ergotherapeuten und Logopäden 11

12 Buchführungspflicht laut 141 AO Laut 141 AO Abs. 1 gilt : Wenn ein Unternehmer in einem Gewerbetrieb (Freiberufler sind i. d. R. nicht hiervon betroffen) Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes, von mehr als Euro im Kalenderjahr oder einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als im Wirtschaftsjahr erzielte, ist er verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht bereits aus 140 AO ergibt. Praxen sind keine Gewerbebetriebe und nicht verpflichtet, Bücher zu führen. Kliniken und andere Einrichtungen sind ab Einnahmen verpflichtet, Bücher zu führen. 12

13 Buchführungspflicht laut 141 AO 141 Abs. 2 AO: Die Verpflichtung nach Absatz 1 ist vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbehörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat. Die Verpflichtung endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahrs, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen nach Absatz 1 nicht mehr vorliegen. 13

14 4 Abs. 3 EStG Einnahmeüberschussrechnung Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, und die auch keine Bücher führen und keine Abschlüsse machen, können als Gewinn den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Hierbei scheiden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten). 14

15 Systeme der Buchführung Freiberufler haben die Möglichkeit zwischen Doppelter und Einfacher Buchführung zu wählen Doppelte Buchführung Einfache Buchführung Bilanz Gewinn und Verlustrechnung Einnahmeüberschussrechnung 15

16 Bilanz Eine Bilanz ist eine Aufstellung von Vermögen und Schulden. Die linke Seite der Bilanz gibt eine Auflistung der Vermögensgegenstände wieder die Mittelverwendung. Die rechte Seite der Bilanz zeigt die Vermögensstruktur des Unternehmens, man spricht von der Mittelherkunft. Eine Bilanz ist immer eine Vermögensaufstellung zu einem Stichtag! 16

17 Bilanz Gliederung (Bilanzstruktur In stark vereinfachter Form, entspricht dem 247, 266 HGB) Aktiva Bilanz zum Passiva A. Anlagevermögen I. Sachanlagen II. Immateriellen Anlagen III. Finanzanlagen B. Umlaufvermögen I. Vorräten II. Forderungen III. Wertpapiere IV. Zahlungsmittel A. Eigenkapital B. Rückstellungen C. Verbindlichkeiten I. Langfristig II. Kurzfristig D. Rechnungsabgrenzungsposten C. Rechnungsabgrenzungsposten 17

18 Verbuchung des Unternehmenserfolges Wie könnte die Verbuchung aussehen? Die Geschäftsfälle, die Aufwand oder Ertrag bedeuten, könnte man jetzt über das Konto Eigenkapital abwickeln. Also Eigenkapital = Passivkonto Geschäftsfälle, die eine Mehrung des Eigenkapitals (Erträge) bedeuten, auf der rechten (der Haben Seite), und Geschäftsfälle, die eine Minderung der Eigenkapitals bedeuten (Aufwände), auf der linken (der Soll Seite) buchen. 18

19 Verbuchung des Unternehmenserfolges Wenn wir uns den Geschäftsalltag vorstellen, wird klar, dass es hier unwahrscheinlich viele Buchungen auf dem Konto Eigenkapital geben würde. Wir würden hier auf dem Konto Eigenkapital die Erlöse für Dienstleistungen, Verkäufe buchen und auf der Soll-Seite bunt gemixt die Aufwendungen für Löhne/Gehälter, Steuern, Lebensmittel, Benzin, Miete usw. Es ist sofort klar, dass das oberste Ziel der Buchführung, nämlich Klarheit über die wirtschaftliche Entwicklung und Steuerungsmöglichkeiten bereit zu stellen, hier nicht erfüllt werden kann. 19

20 Daher wird das Konto Eigenkapital in Unterkonten aufgeteilt: Aufwands- und Ertragskonten Soll Eigenkapital Haben Aufwandskonten Ertragskonten Materialeinsatz (Verbrauch) Personalaufwand Mieten Instandhaltung Zinsaufwand Und viele viele mehr Erträge / Erlöse aus Pflegesätzen Erlöse aus Vermietung und Verpachtung Zinserträge Provisionen Verkaufserlöse Und viele viele mehr Die hier genannten Erfolgskonten sind Beispiele zur Veranschaulichung und sind keine vollständige Aufzählung. 20

21 GuV Beispiel aus Kröger auf Folie 21

22 Beispiel auf Folie 22

23 Systeme der Buchführung, Unterschiede in der Ergebnisbildung: Doppelte Buchführung Einfache Buchführung Bilanz Gewinn und Verlustrechnung Einnahmeüberschussrechnung Periodengenaue Geschäftsjahre Zufluss/ Abflussprinzip 23

24 Das Zufluss-Abflussprinzip Für den Zufluss ist entscheidend, wann die wirtschaftliche Verfügungsmacht über das Geld entsteht unabhängig von der zivilrechtlichen Entstehung des Anspruches auf das Geld; in umgekehrter Form gilt dies für den Mittelabfluss, das heißt es ist entscheidend, wann der die wirtschaftliche Verfügungsmacht abgegeben wird. Bei Verwendung von Kreditkarten gilt: Der Zufluss liegt erst im Zeitpunkt der Zahlung (i.d.r. Gutschrift auf dem Bankkonto) durch den Kartenausgeber (Kreditkartengesellschaft) vor. Der Abfluss liegt nach herrschender Meinung im Zeitpunkt der Unterschriftsverpflichtung (Hingabe der Zahlungsanweisung) (Heinicke in Schmidt ESt zu 11 Rdnr. 30, 27. A.). 24

25 Beispiele für Ergebnisunterschiede Geschäftsjahr und Zufluss/Abflussprinzip Beispiel Geschäftsjahr Zufluss / Abflussprinzip Im Dezember 2013 werden 6 Stunden Krankengymnastik erbracht; die Abrechnung erfolgt erst Mitte Januar Eine physiotherapeutische Praxis erhält bereits in 2013 die Bezahlung für einen im Januar 2014 stattfindenden Rückenfit- Kurs. Eine Praxis erhält einen Bescheid über Kfz-Steuer für seinen zum Betriebsvermögen gehörenden Pkw. Die Steuer wird festgesetzt für die Zeit vom in Höhe von 240. Fällig ist die Steuer am Der Rechnungswert wird als sonstige Forderung für das Jahr 2013 gebucht und erhöht hierdurch das Jahresergebnis Es ist ein Rechnungsabgrenzungsposten zu bilden, so dass der Gewinn im Jahr 2014 erhöht wird und das Jahresergebnis 2013 nicht beeinflusst wird. Es erfolgt eine Abgrenzung nach Geschäftsjahren: 240/12= 20 Für 2013: 20*3= 60 Für 2014: 20*9= 180 Der Geldeingang liegt im Jahr 2014 und erhöht das Jahresergebnis Die Bezahlung ist bereits in 2013 dem Unternehmen zugeflossen; somit erhöht sich das Ergebnis des Jahres 2013, auch wenn die Leistung erst in 2014 erbracht wird. Die Zahlung erfolgt in 2013; also mindern die 240 das Ergebnis in 2013, auch wenn ein Teil der Ausgabe für 2014 ist. 25

26 Zufluss/ Abflussprinzip: Werden Leistungen ohne wirtschaftlich vernünftigen Grund im Voraus erbracht, so kann hierin ein Missbrauch von Gestaltungsmöglichkeiten des Rechts ( 42 AO;»Missbrauch von Gestaltungsmöglichkeiten i.s.d. 42 AO)«liegen (BFH Urteil vom , IX R 163/83, BStBl II 1989, 702). Durch das bewusste Herbeiführen eines Zuflusses bzw. Abflusses von Betriebseinnahmen bzw. Betriebsausgaben ergeben sich für den Stpfl. Gestaltungsmöglichkeiten unabhängig von der wirtschaftlichen Verursachung. Derartige Gestaltungen sind grundsätzlich selbst dann nicht rechtsmissbräuchlich, wenn sie erkennbar das Ziel der Steuerminimierung verfolgen (Urteil FG Düsseldorf vom , 18 K 4262/95 E, EFG 1999, 964). 26

27 4 Abs. 3 EStG Einnahmeüberschussrechnung 3 Die Vorschriften über die Bewertungsfreiheit für geringwertige Wirtschaftsgüter ( 6 Absatz 2), die Bildung eines Sammelpostens ( 6 Absatz 2a) und über die Absetzung für Abnutzung oder Substanzverringerung sind zu befolgen. 4 Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, für Anteile an Kapitalgesellschaften, für Wertpapiere und vergleichbare nicht verbriefte Forderungen und Rechte, für Grund und Boden sowie Gebäude des Umlaufvermögens sind erst im Zeitpunkt des Zuflusses des Veräußerungserlöses oder bei Entnahme im Zeitpunkt der Entnahme als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. 5 Die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens und Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens im Sinne des Satzes 4 sind unter Angabe des Tages der Anschaffung oder Herstellung und der Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder des an deren Stelle getretenen Werts in besondere, laufend zu führende Verzeichnisse aufzunehmen. 27

28 Abschreibung Abschreibung = Werteverzehr des Vermögens durch Abnutzung, der als Aufwand gebucht wird. Idee: Güter von dauerhaften Wert werden nicht mit der Anschaffung verbraucht, sondern nutzten sich über ihre Lebensdauer ab. Unterschieden wird in planmäßige und außerplanmäßige Abschreibung. 28

29 Abschreibung Betriebsvermögen Anlagevermögen (AV) Abnutzbares AV (Nutzungsdauer ist begrenzt) Nicht abnutzbares AV (unbegrenzte Nutzungsdauer, z.b. Grundstücke) Planmäßige Abschreibung Außerplanmäßige Abschreibung Außerplanmäßige Abschreibung Außerplanmäßige Abschreibung 29

30 Planmäßige Abschreibung auf Anlagegüter Abschreibung hat 3 Komponenten: 1. Abschreibungsart 2. Anschaffungswert 3. Abschreibungsdauer Lebensdauer 30

31 Planmäßige Abschreibung - Abschreibungsarten Steuerlich zulässig Lineare Abschreibung nach steuerlicher AFA Tabelle Betriebswirtschaftlich eingesetzt Lineare Abschreibung nach steuerlicher AFA Tabelle Lineare Abschreibung nach betriebsgewöhnlicher Nutzungsdauer Degressive Abschreibung Progressive Abschreibung Leistungsbezogene Abschreibung Außerplanmäßige Abschreibung z.b. bei Verschrottung Außerplanmäßige Abschreibungen 31

32 Lineare Abschreibung Die einzige steuerlich zulässige Abschreibungsart ist die lineare Abschreibung. Hierbei wird der Anschaffungswert durch die Lebensdauer geteilt. Die steuerliche Lebensdauer eines Gutes wird in der Buchhaltung nach sogenannten AFA Tabellen festgelegt. Festgelegt werden diese durch Finanzbehörden und entsprechen nicht unbedingt den tatsächlichen Nutzungsdauern im jeweiligen Unternehmen. Für betriebswirtschaftliche Kalkulationen empfiehlt es sich hier eine gesonderte Berechnung der Abschreibung durchzuführen. 32

33 Anschaffungskosten Zu den Anschaffungskosten gehört nicht nur der reine Kaufpreis, sondern laut 255 Abs.1 HGB auch die Aufwendungen, die zum Erwerb des Gegenstandes gehören und die Aufwendungen, die notwendig sind, den Gegenstand in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Es gehören auch nachträgliche Anschaffungskosten hinzu, Preisminderungen müssen abgezogen werden. Beispiele für Anschaffungsnebenkosten sind: Transportkosten, Transportversicherung, Abladekosten usw. Lagergeld Steuern und Abgaben (z.b. Bei Grundstückskäufen) - Vorsicht bei Vorsteuer Notariats und Gerichtskosten Kosten für Einrichtung der Anlage (z.b. bei bestimmten medizinischen Geräten) teilweise können auch Schulungskosten des bedienenden Personals einbezogen werden 33

34 Beispiel Anschaffungskosten: Kauf einer Waschmaschine durch einen Pflegedienst, der nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Anschaffungskosten Anschaffungspreis 2.500,00 +Transportkosten 150,00 +Anschlusskosten 70,00 Zwischensumme 2.720,00 +Mwst 516,80 - Skonto 2% 64,74 Anschaffungskosten 3.172,06 34

35 Beispiel PKW: Ein Unternehmen kauft einen PKW im Wert von Die Lebensdauer/Abschreibungsdauer laut AFA Tabelle beträgt 6 Jahre : 6 Jahre = 2000 Abschreibung pro Jahr. Der Wertverzehr zeigt sich im Abschreibungsplan: Periode Restbuchwert des Fahrzeugs Anfang der Periode Abschreibung Restbuchwert Ende der Periode

36 Weitere Überlegungen Abschreibungsplan Periode Restbuchwert des Fahrzeugs Anfang der Periode Abschreibung Restbuchwert Ende der Periode Überlegung A: Was passiert, wenn der PKW im Jahr 3 durch Unfall Totalschaden erleidet? Überlegung B: Was passiert, wenn wir das Auto am Ende des Jahres 3 zum Preis von verkaufen? Überlegung C: Was passiert, wenn das Auto am Ende des Jahres 3 für verkauft wird? 36

37 Anschaffungskosten kleiner Einstieg Ein ambulanter Pflegedienst bestellt einen PKW. Ein altes Fahrzeug soll in Zahlung genommen werden. Wenn der Restpreis sofort bei Abholung Bar bezahlt wird, erhält das Unternehmen 3 % Skonto. Für Überführung und Zulassung berechnet der Autohändler 550. Überlegen und diskutieren Sie in einer kleinen Runde, welche Angaben in die Anschaffungskosten eingerechnet werden. Quelle: J.Kröger: Buchführung für Kaufleute im Gesundheitswesen;S85; Norderstedt

38 Geringwertige Wirtschaftsgüter, Sammelposten nach 6 Abs. 2a EStG (2a) 1 Abweichend von Absatz 2 Satz 1 kann für die abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind, im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs ein Sammelposten gebildet werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag ( 9b Absatz 1), oder der nach Absatz 1 Nummer 5 bis 6 an deren Stelle tretende Wert für das einzelne Wirtschaftsgut 150 Euro, aber nicht Euro übersteigen. 38

39 Fortsetzung Geringwertige Wirtschaftsgüter, Sammelposten nach 6 Abs. 2a EStG 2 Der Sammelposten ist im Wirtschaftsjahr der Bildung und den folgenden vier Wirtschaftsjahren mit jeweils einem Fünftel gewinnmindernd aufzulösen. 3 Scheidet ein Wirtschaftsgut im Sinne des Satzes 1 aus dem Betriebsvermögen aus, wird der Sammelposten nicht vermindert. 4 Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder der nach Absatz 1 Nummer 5 bis 6 an deren Stelle tretende Wert von abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens, die einer selbständigen Nutzung fähig sind, können im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Wirtschaftsguts oder der Eröffnung des Betriebs in voller Höhe als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, vermindert um einen darin enthaltenen Vorsteuerbetrag ( 9b Absatz 1), oder der nach Absatz 1 Nummer 5 bis 6 an deren Stelle tretende Wert für das einzelne Wirtschaftsgut 150 Euro nicht übersteigen. 5 Die Sätze 1 bis 3 sind für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften, hergestellten oder eingelegten Wirtschaftsgüter einheitlich anzuwenden. 39

40 Vergleich: Doppelte Buchführung Einfache Buchführung Handling komplex einfach Darstellung von Vermögen und Schulden Durch Bilanz gegeben Nicht gewährleistet Zeitraum Geschäftsjahr Kalenderjahr Zeitliche Zuordnung von Geschäftsfällen Materialverbrauch entspricht den hergestellten Waren Übersicht über offen Forderungen und offene Rechnungen Periodengerechtes Geschäftsjahr mit entsprechenden Abgrenzungspositionen Durch Unterscheidung in Materialeinkauf und Materialverbrauch Im System enthalten Zufluss/ Abflussprinzip Materialeinkauf = Materialeinsatz, hierdurch können Verfälschungen auftreten Muss separat erzeugt werden Werteverzehr des Anlagevermögens Wird abgebildet Wird abgebildet 40