Projektmanagement in verteilten Projektteams

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1 Sten Grohmann, Universität Leipzig Professur für Angewandte Telematik/e Business, Trigonum GmbH Projektmanagement in verteilten Projektteams Projektarbeit nimmt innerhalb von Unternehmen eine zunehmend zentrale Rolle ein. Es ist davon auszugehen, dass diese Art der Zusammenarbeit die dominierende Form der Arbeitsorganisation der Zukunft sein wird. Die zunehmende Globalisierung und Vernetzung von Unternehmen, Fachbereichen, Zulieferern und Kunden hat einen wesentlichen Einfluss auf diesen Trend und führt dazu, dass verteilte Projektarbeit ein entscheidender Erfolgsfaktor sein wird. Im Rahmen einer wissenschaftlichen Arbeit, in Zusammenarbeit mit der Universität Leipzig, wurde erhoben, wie zufriedenstellend Projekte verlaufen und welche Gründe die Befragten für das Scheitern derer sehen. Es war klar zu erkennen, dass der Verlauf unternehmensinterner Projekte an einem Standort besser bewertet wurde als verteilte Projekte. Gründe sind hauptsächlich in Ressourcenkonflikten, unklaren Aufgabenstellungen und Terminvorgaben, fehlenden, veralteten oder falschen Informationen und unklaren Verantwortlichkeiten zu sehen. Inhalt 1 Durchführung der Befragung Datenauswertung / Ergebnisse Teilnehmer der Befragung Bewertung des Projektverlaufs Schulungen / Standards Problemfelder des Projektmanagement Transparenz des Projektportfoliomanagement Bewertung Tooleinsatz Analyse Problemfelder des Projektmanagement Problemkategorien Transparenz des Projekt und Projektportfoliomanagement... 9 Eine schlechte Transparenz des Projekt und... 9 Projektportfoliomanagement lässt Projekte scheitern! Bewertung Tooleinsatz Projektportfoliomanagement Projektmanagement Dokumentenmanagement Berichtswesen Zusammenfassung Anhang Fragenkatalog Trigonum GmbH Stand: von 15

2 1 Durchführung der Befragung Zu dem Thema Arbeit in Projektteams existiert eine Reihe von Studien, in denen die Erfolgsfaktoren und auch die Gründe für das Scheitern von Projekten analysiert wurden. Diese Ursachen werden jedoch meist im Kontext der Softfacts, also der zum größten Teil sozialen Faktoren, beleuchtet. Die vorliegende Studie soll nun mehr den Aspekt beleuchten, wie sich der Einsatz von professionellen Enterprise Portfolio Management Tools und Software für Zusammenarbeit auf den Verlauf von Projekten auswirken kann. Diese Erhebung integriert sich in eine wissenschaftliche Arbeit, welche in Zusammenarbeit mit der Universität Leipzig und der Trigonum GmbH entsteht. Der Fragenkatalog stand dabei im Zeitraum vom 11. November bis 11. Dezember 2008 online zur Verfügung. Den Befragten wurde auf verschiedenen Wegen die URL zur Umfrage übermittelt, wobei der Großteil per E Mail angeschrieben wurde. Des Weiteren wurden auf der Website ein News Artikel mit einem Hinweis auf die Befragung hinterlegt und innerhalb einer Projektmanagement Gruppe der Plattform XING ein Eintrag verfasst. Damit konnten 117 Teilnehmer für die Befragung gewonnen werden. 2 Datenauswertung / Ergebnisse In den folgenden Unterkapiteln sind die Ergebnisse der Befragung in Form von Grafiken dargestellt. Bei den dabei angegebenen Werten kann es zu geringen Rundungsdifferenzen kommen. Die Interpretation derer wird dann in Kapitel 3 erfolgen. Die Auswertung erfolgte mit bereits anonymisierten Daten. Personenbezogene und technischen Daten (Reihenfolge des Ausfüllens, Zeitstempel usw.) wurden vor der Auswertung gelöscht. 2.1 Teilnehmer der Befragung Die Teilnehmer wurden zu Beginn der Befragung aufgefordert die Branche des Unternehmens anzugeben, in welchem sie tätig sind. Bei dieser Auswahl waren die Antwortmöglichkeiten vorgegeben und eine Mehrfachnennung war nicht möglich. IT Dienstleistung Beratung Automobil Dienstleistung Informationstechnologie Pharma / Chemie Maschinenbau Telekommunikation Luftfahrt Fertigungsindustrie Banken / Versicherungen Transport / Logistik Energieversorger Andere Keine Antwort 3,4% 3,4% 2,6% 2,6% 2,6% 0, 0,0% 10,3% 8,5% 6,8% 6,0% 6,0% 6,8% 13,7% 26,5% 0,0% 5,0% 10,0% 15,0% 20,0% 25,0% 30,0% Abbildung 1: In welcher Branche ist Ihr Unternehmen tätig? IT Dienstleister stellen mit 26% die größte Gruppe. Zusammen mit den reinen Dienstleistern, Informationstechnologen und Beratern bilden sie knapp 50% der Befragten. Trigonum GmbH Stand: von 15

3 Die Größe der Unternehmen konnte als Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter angegeben werden. Hierfür standen 8 Möglichkeiten zu Auswahl. 35% 30% 25% 32% 28% 20% 15% 10% 5% 5% 6% 5% 8% 6% 0% weniger als 50 zwischen 50 und 100 zwischen 100 und 250 zwischen 250 und 500 zwischen 500 und 1000 zwischen 1000 und 2000 zwischen 2000 und 5000 mehr als 5000 Abbildung 2: Wie viele Mitarbeiter sind derzeit in Ihrem Unternehmen beschäftigt? Zu 42% ordneten sich die Mitarbeiter Unternehmen zu mit 1000 und mehr Beschäftigten. Immerhin noch ein Viertel der Befragten kommen dabei aus Unternehmen mit 5000 und mehr Mitarbeitern. Kleine Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern sind mit einem Anteil von 32% ebenfalls nennenswert vertreten. Des Weiteren war es den Teilnehmern möglich, sich einer von 5 möglichen Positionen im Unternehmen zuzuordnen. 10% 34% Projektleiter / in Führungskraft Geschäftsleitung / Vorstand 23% Projektmitarbeiter / in andere 24% 80% Abbildung 3: Welche Funktion haben Sie in Ihrem Unternehmen? Mit 80% sind Entscheider in Führungspositionen vertreten. Lediglich konnten sich keiner der vorgegebenen Position zuordnen. 2.2 Bewertung des Projektverlaufs Die Teilnehmer wurden nun aufgefordert den Stellenwert der Projektarbeit innerhalb ihres Unternehmens einzuschätzen. Dabei wurde zwischen unternehmensinternen Projekten an einem Standort, standortübergreifenden Projekten und unternehmensübergreifenden Projekten unterschieden. Trigonum GmbH Stand: von 15

4 13% 30% 57% hoch mittel gering Abbildung 4: Welchen Stellewert besitzt Projektarbeit innerhalb Ihres Unternehmens? Mit 87% nimmt Projektarbeit in Unternehmen einen mittleren bis hohen Stellenwert ein. Nun sollte eingeschätzt werden, wie diese Projekte hinsichtlich der Erreichung der Projektziele verlaufen. nicht verteilte Projekte 17% 34% 60% sehr gut gut 42% verteilte Projekte 8% 11% befriedigend 43% mangelhaft ungenügend 35% 34% Beim Vergleich nicht verteilter und verteilter Projekte, wird der Verlauf nicht verteilter Projekte eher als gut und besser empfunden. Verteilte Projekte dagegen verlaufen mit 42% befriedigend und schlechter. Die Gründe hierfür werden an einer anderen Stelle erörtert 2.3 Schulungen / Standards Abbildung 5: Wie erfolgreich verlaufen Projekte? Nun sollte eingeschätzt werden wie gut die Mitarbeiter des Unternehmens bezgl. des Projektmanagements geschult sind und in welchem Maß Standards für dieses existieren. Schulung der Mitarbeiter Existenz von Standards 38% 15% 12% 35% sehr gut gut befriedigend mangelhaft 37% 7% 56% Ja Teilweise Nein Abbildung 6: Wie gut sind die Mitarbeiter im PM geschult und existieren Standards für das PM? Trigonum GmbH Stand: von 15

5 Nach den Angaben der Befragten sind die Mitarbeiter von Unternehmens bezgl. des Projektmanagements mit über 50% befriedigend (38%) und schlechter geschult. Außerdem finden in fast 50% der Unternehmen teilweise bis gar keine Projektmanagementstandards Anwendung. 2.4 Problemfelder des Projektmanagement Da zum überwiegenden Teil Projektarbeit ein hoher Stellenwert zugeschrieben wurde, Projekte jedoch eher befriedigend verlaufen, sollten nun die Problemfelder identifiziert werden. Hierbei standen folgende Ausprägungen zur Auswahl: verteilte Projektteams, unklare Aufgabenstellungen und Terminvorgaben, Ressourcenkonflikte, unzureichende Schulungen, fehlende, veraltete oder falsche Informationen, ein nicht ausreichendes Formular und Dokumentenmanagement und unklare Verantwortlichkeiten. Diese sollten nun nach persönlicher Relevanz angeordnet werden. 20% Ressourcenkonflikte Aufgabenstellung / Terminvorgaben unklar 11% 16% 17% 18% Informationen fehlen, sind veraltet oder falsch Verantwortlichkeiten unklar verteilte Projektteams Formular und Dokumentenmanagement unzureichend Schulungen nicht ausreichend Abbildung 7: Welches sind die Hauptursachen für die Nichterreichung von Projektzielen in Ihrem Unternehmen? Der häufigste Grund mit 20% Gewichtung nehmen dabei die Ressourcenkonflikte ein, gefolgt von unklaren Aufgabenstellungen und Terminvorgaben (18%), fehlenden, veralteten oder falschen Informationen (17%) und unklaren Verantwortlichkeiten (16%). Die unzureichende Schulung der Mitarbeiter wird eher nicht als Indiz für Nicht Erreichung von Projektzielen gesehen. 2.5 Transparenz des Projektportfoliomanagement Weiterhin sollte die Transparenz des Projektportfoliomanagements eingeschätzt werden. 8% 13% 1% sehr gut 52% 26% gut befriedigend mangelhaft ungenügend Abbildung 8: Wie schätzen Sie die Transparenz des Projekt und des Projektportfoliomanagement ein? Trigonum GmbH Stand: von 15

6 Es zeigte sich, dass mit 66% über 2/3 der Befragten die Transparenz des Projektportfoliomanagements ihres Unternehmens als befriedigend und schlechter empfinden. 2.6 Bewertung Tooleinsatz Bei der letzten Frage ging es darum zu erfahren ob eine Toolunterstützung im Unternehmen stattfindet. Die einzeln abgefragten Bereichen waren dabei das: Anforderungsmanagement, Projektportfoliomanagement, Ressourcenmanagement, Projektmanagement, Dokumentenmanagement und das Berichtswesen/Reporting. Zusammenfassend über all diese Bereiche ergibt sich folgende Verteilung: 1 3% Software für Zusammenarbeit 14% MS Office Tools 21% 43% Projektportfoliomanagement Software Andere Keine Unterstützung Abbildung 9: Welche Anwendungskategorien werden zur Unterstützung der Projektarbeit genutzt? Die Ergebnisse dieser Frage zeigen, dass mit gerade einmal 21% Projektportfoliomanagementsoftware zur Unterstützung der Projektarbeit verwendet wird. Mit 1 wird Software für Zusammenarbeit genutzt. An Stelle dieser professionellen Tools finden am häufigsten mit 43% Office Anwendungen bei der Projektarbeit Anwendung. Trigonum GmbH Stand: von 15

7 3 Analyse Die Ergebnisse der Befragung zeigen, dass es Unternehmen mehr Probleme bereitet verteilte Projekte als nicht verteilte (unternehmensinterne Projekte an einem Standort) Projekte durchzuführen (vgl. Abbildung 5). unternehmensinterne, standortübergreifend 0% 13% 42% 27% 0% 36% sehr gut 55% gut 8% 14% befriedigend mangelhaft ungenügend nicht relevant unternehmensübergreifend 28% 41% Abbildung 10: Bewerten Sie den Projektverlauf verteilter Projekte. Der Verlauf verteilter Projekte innerhalb eines Unternehmens wird mit nur 36% positiv bewertet, der Verlauf unternehmensübergreifender Projekte dagegen mit 55%. Es ist zu vermuten, dass dieser vergleichsweise hohe Wert sich darin begründet, dass diesen Projekten aus Imagegründen eine höhere Erfolgsquote zugesprochen wird. Deren Verlauf kann einen starken Einfluss auf Ansehen und Reputation des Unternehmens haben. 3.1 Problemfelder des Projektmanagement Die Befragten sehen die Gründe für diese schlechte Bilanz hauptsächlich in Ressourcenkonflikten (20%). Diese können zum Einen aus dem Machtkampf zwischen Projekt und Linienorganisation resultieren und zum Anderen aus der fehlenden Übersicht der vorhandenen Ressourcen und deren Auslastung. Ein Grund hierfür kann in der ungenügenden Unterstützung des Anforderungsmanagements liegen. Diese kann dann einen starken Einfluss auf die Transparenz der Projekte und die enthaltene Priorisierung, z. B. der Aufgabenbearbeitung, haben. 63% 37% Projektportfoliomanagementsoftware andere Anwendung Abbildung 11: Durch welche IT Systeme wird das Anforderungsmanagement unterstützt? Hierbei ergab die Studie, dass nur 37% der Befragten professionelle Anwendungen zur Unterstützung des Anforderungsmanagements zu verwenden. Einen weiteren Grund für einen schlechten Projektverlauf sehen die Teilnehmer mit 18% in unklaren Aufgabenstellungen und Terminvorgaben. Teammitglieder wissen also nicht was sie bis wann zu erledigen haben. Dadurch kann sich der Projektverlauf erheblich verzögern, gerade wenn kritische Pfade betroffen sind. 17% der Befragten sehen fehlende, veraltete oder falsche Informationen im Allgemeinen als Grund für den schlechten Projektverlauf. Auf Rang vier folgen unklare Verantwortlichkeiten (16%). Trigonum GmbH Stand: von 15

8 3.1.1 Problemkategorien Der Misserfolg in Projekten entsteht auf Grund der unzureichenden Bereitstellung von Informationen! Somit lassen sich also die folgenden Problemkategorien feststellen: bedingt geeignetes Informationsmanagement (Aufgabenstellung / Terminvorgaben unklar, Verantwortlichkeiten unklar, Informationen fehlen, sind veraltet oder falsch, Formular und Dokumentenmanagement unzureichend), Ressourcenkonflikte auf Grund eines ungenügenden Anforderungs und Projektportfoliomanagements, verteilte Projektteams und nicht ausreichende Schulungen. Informationsmanagement verteilte Projektarbeit Anforderungs und Projektportfoliomanagement Schulungen 11% 20% 60% 15% 30% Aufgabenstellung / Terminvorgaben unklar Informationen fehlen, sind veraltet oder falsch Verantwortlichkeiten unklar Formular und Dokumentenmanagement unzureichend 27% 28% Abbildung 12: Problemkategorien des Projektmanagement Mit 60% bildet dabei das Informationsmanagement den größten Problembereich der Projektarbeit. Hierunter zählen unklare Aufgabenstellungen und Terminvorgaben, fehlende, veraltete oder falsche Informationen, unklare Verantwortlichkeiten und ein unzureichendes Formular und Dokumentenmanagement. Obwohl über 50% der Befragten der Meinung sind, dass die Mitarbeiter ihres Unternehmens befriedigend und schlechter für das Projektmanagement geschult sind, sehen jedoch nur dies als Grund für Projektverfehlungen. Trigonum GmbH Stand: von 15

9 3.2 Transparenz des Projekt und Projektportfoliomanagement Eine schlechte Transparenz des Projekt und Projektportfoliomanagement lässt Projekte scheitern! Eine hohe Transparenz des Projektportfoliomanagements (PPM) dient der umfassenden Übersicht über alle projektbezogenen Informationen. Die folgende Abbildung zeigt, wie sich dies auf den Projekterfolg auswirkt. Bei schlechter PPM Transparenz 14% Bei guter PPM Transparenz 21% 86% 7 erfolgreich nicht erfolgreich erfolgreich nicht erfolgreich Abbildung 123: Auswirkung der Transparenz des Projekt und Projektportfoliomanagement auf den Projekterfolg. In fast jedem Fall, bei dem die Transparenz des Projektportfoliomanagements für befriedigend und schlechter befunden wird, werden auch die zugehörigen Projekte als nicht erfolgreich bewertet. D. h. der Projektverlauf bekommt die Attribute befriedigend und schlechter. Zeichnet sich jedoch das PPM mit einer hohen Transparenz aus, so verlaufen fast 80% der Projekte erfolgreich. 3.3 Bewertung Tooleinsatz Der Einsatz von professioneller Projektmanagementsoftware verbessert die Projekttransparenz. Gründe für diese Werte können im mangelnden Einsatz von Anwendungsunterstützung liegen. So sieht z. B. keiner der Befragten fehlende, veraltete oder falsche Informationen als Grund für einen schlechten Projektverlauf, sobald Software für Zusammenarbeit eingesetzt wird Projektportfoliomanagement Bei guter PPM Transparenz Bei schlechter PPM Transparenz 42% 58% 24% 76% Projetportfoliomanagementsoftware andere MS Office Tools andere Abbildung 14: Durch welche IT Systeme wird das Projektportfoliomanagement unterstützt? Sobald die Transparenz des Projektportfoliomanagements im Unternehmen für gut und besser befunden wird, gaben die Befragten an zu fast zwei Dritteln professionelle Software hierfür einzusetzen. Bei befriedigend und schlechter bewerteter PPM Transparenz kam in 76% der Fälle MS Office Tools zum Einsatz. Da solche Anwendungen zum Großteil nicht datenbankbasiert arbeiten, ist ein Trigonum GmbH Stand: von 15

10 umfassendes Reporting nicht möglich. Demzufolge wird eine Übersicht über alle relevanten Projektdaten für eine umfassende Projekttransparenz erschwert. Dies schlägt sich dann auch im Verlauf der Projekte nieder und erklärt die Ergebnisse aus Abbildung % 25% 0% 63% mangelhaft befriedigend gut sehr gut Abbildung 15: Bewertung des Projektverlaufs bei fehlender Anwendungsunterstützung. Wird z. B. gar keine Software Unterstützung in Anspruch genommen, so verläuft gerade einmal jedes 8. Projekt gut oder besser Projektmanagement In erfolgreichen Projekten wird zum überwiegenden Teil professionelle Projektmanagementsoftware eingesetzt! Für die Unterstützung des Projektmanagements existieren eine Reihe von professionellen Anwendungen. Jedoch werden diese häufig noch nicht eingesetzt, obwohl hierdurch bessere Projektergebnisse erzielt werden können. erfolgreiche Projekte nicht erfolgreiche Projekte 30% 70% 55% 45% professionelle PM Software andere professionelle PM Software andere Abbildung 136: Welche Software wird in erfolgreichen und welche in nicht erfolgreichen Projekten eingesetzt? So wird bei 70% der erfolgreichen Projekte professionelle Projektmanagementsoftware eingesetzt. Nicht erfolgreiche Projekte setzen lediglich zu 45% eine solche ein. Trigonum GmbH Stand: von 15

11 3.3.3 Dokumentenmanagement Der Einsatz von Kooperationssoftware verbessert den Projektverlauf! Ein wichtiger Teil Projektmanagement ist ein umfassendes Dokumentenmanagement. Hierdurch wird garantiert, dass der Zugriff auf alle relevanten, aktuellen Informationen für die Projektmitarbeiter geregelt ist. Hierfür kann eine Software für Zusammenarbeit genutzt werden. Die folgende Abbildung zeigt, dass der Erfolg von Projekten davon abhängen kann, ob eine solche Software eingesetzt wird. keine SW für Zusammenarbeit SW für Zusammenarbeit 74% 26% 56% 44% sehr gut, gut befriedigend, mangelhaft sehr gut, gut befriedigend, mangelhaft Abbildung 17: Bewertung des Projektverlaufs bzgl. der Anwendungsunterstützung im Dokumentenmanagement. Es wird erkennbar, dass der Projektverlauf besser bewertet wird, sobald Software für Zusammenarbeit genutzt wird Berichtswesen Professionelle Anwendungsunterstützung innerhalb des Berichtswesens kann die Zahl der erfolgreichen Projekte verdoppeln! Mit Hilfe des Berichtswesens können Projektdaten ausgewertet werden. Die ermöglicht eine strukturierte Darstellung von Projektstati, Ressourcenauslastungen usw. Dadurch können z. B. Engpässe erkannt werden und Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Ausschließliche Nutzung von MS Office Tools SW für Zusammenarbeit od. PPM Software 7 21% 60% 40% erfolgreich nicht erfolgreich erfolgreich nicht erfolgreich Abbildung 148: Projekterfolg Auswirkung der Anwendungsunterstützung beim Reporting In Abbildung 16 ist zu erkennen, dass sobald nicht mehr ausschließlich MS Office Tools für das Berichtswesen verwendet werden, sondern Software für Zusammenarbeit oder Projektportfoliomanagementsoftware, kann die Anzahl der erfolgreichen Projekte fast verdoppelt werden. Dies liegt an der sich daraus ergebenden höheren Transparenz der Projekte. Trigonum GmbH Stand: von 15

12 4 Zusammenfassung Zusammenfassend können die Ergebnisse der Befragung wie folgt betrachtet werden: Verteilte Projekte verlaufen deutlich schlechter als nicht verteilte Projekte scheitern häufig an unzureichendem Wissens, Formular und Dokumentenmanagement Eine schlechte Transparenz des Projekt und Projektportfoliomanagement lässt Projekte scheitern Innerhalb verteilter Projektarbeit wird nur in unzureichendem Maß existierende Anwendungsunterstützung genutzt Jedoch ist festzuhalten, dass der Einsatz professioneller Anwendungstools nicht automatisch dazu führen wird, dass Projekte erfolgreich verlaufen. Vielmehr ist es wichtig deren Funktionsumfang zu verstehen und für die Abbildung bzw. Unterstützung der Projektmanagement Prozesse zu nutzen. Vielen Dank an alle Teilnehmer der Befragung. Trigonum GmbH Stand: von 15

13 5 Anhang Fragenkatalog Beschreibung: Projektarbeit nimmt innerhalb von Unternehmen eine zunehmend zentrale Rolle ein. Es ist davon auszugehen, dass diese Art der Zusammenarbeit die dominierende Form der Arbeitsorganisation der Zukunft sein wird. Die zunehmende Globalisierung und Vernetzung von Unternehmen, Fachbereichen, Zulieferern und Kunden hat einen wesentlichen Einfluss auf diesen Trend und führt dazu, dass verteilte Projektarbeit ein entscheidender Erfolgsfaktor sein wird. Im Rahmen einer wissenschaftlichen Arbeit, in Zusammenarbeit mit der Universität Leipzig, wurde die nachfolgende Befragung erstellt. Hiermit sollen Daten zur Charakterisierung und Bewertung der Problemfelder verteilter Projekte erhoben werden. Hinweise: Dies ist eine anonyme Umfrage. Es wird Frage für Frage gestellt. Es werden Cookies für die Zugriffskontrolle benutzt. Teilnehmer können teilweise fertiggestellte Umfrage zwischenspeichern. Ausführliche Bestätigung per mit Ergebnissen. 5.1 Allgemeine Fragen Trigonum GmbH Stand: von 15

14 5.2 Bewertung der Projektarbeit 5.3 Schulungen / Standards 5.4 Problemfelder des Projektmanagement 5.5 Transparenz des PPM Trigonum GmbH Stand: von 15

15 5.6 Bewertung Tooleinsatz Trigonum GmbH Stand: von 15