Die 10 häufigsten Optimierungspotenziale bei deutschen PKW Flotten FUBO Dr. Stefan Lehnhoff Seitz GmbH & Co. KG Management Services

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1 Die 10 häufigsten Optimierungspotenziale bei deutschen PKW Flotten FUBO 2015 Dr. Stefan Lehnhoff Seitz GmbH & Co. KG Management Services

2 Rahmenbedingungen unserer Ergebnisse Berücksichtigt wurden nur PKW Flotten oder Teilflotten (n=100) aus den letzten 5 Jahren Dabei handelte es sich sowohl um User Chooser, vereinheitlichte und gemischte Flotten Sowohl Gehaltsumwandlungs - KFZ wie auch Dienstwagen mit und ohne Privatnutzung Die kleinstes Flotte hatte 40 Einheiten, die größte 1802, der Mittelwert betrug 391 Nicht berücksichtigt wurden: Inter- bzw. transnationale Flotten(teile) Spezialflotten und Flotten mit hohem Sonder-KFZ oder LKW Anteil Insbesondere wurden nur Flotten mit umfassendem Analyseauftrag berücksichtigt Optimierungspotenzial bedeutet schwerwiegendes Defizit ohne Kleinigkeiten Alle Prozentzahlen beziehen sich immer nur auf diejenigen, die Flotten mit entsprechender Fehlermöglichkeit behaftet sind (Also Leasingfehler nicht auch auf Kaufflotten etc.) 2

3 Platz 10: Das Fuhrparkmanagement selbst Wo wir sind ist vorn, und wenn wir hinten sind, ist hinten vorn! Zu wenig Personal Zu wenig qualifiziert In / Outsourcing Struktur stimmt nicht Kompetenzverteilung / Hierarchie Prozessdefinitionen unklar Dokumentation unbefriedigend Kein strategisches Gesamtkonzept Falscher Umgang mit Beratungsleistungen 50% 50% 3

4 Platz 9 Extreme Rückgabekosten (>200% vom Benchmark) Ende mit Schrecken Mängel beim Schadenmanagement Kaum beaufsichtigter Leasinggeber Abwicklung über Versicherer Mängel im Rahmenvertrag Ineffektive Nutzersteuerung Einseitige Gutachten oder Schlussreparatur beim Markenhändler als Rechenbasis 51% 49% 4

5 Platz 8: Policy unlogisch / intransparent / unfair und/ oder älter als 3 Jahre Hier kocht der Chef Inhalte aus dem Nutzungsvertrag in der Policy (und umgekehrt) Unnötige Einschränkungen mit fragwürdiger Motivationswirkung Keine ausreichende Absicherungen im toleranten Teil Sachfehler Nicht zum Wertekanon der Firma passend Viel zu lang und unflexibel Oder auch mal zu kurz und unvollständig 55% 45% 5

6 Platz 7: Viel zu hohe Raten (Finanz, WuV oder Reifen >15% über Benchmark) Im Durchschnitt sind Fuhrparks rund 10% zu teuer! Uwe Seitz, semase Gründer OEM Rabatte zu gering Falsche Kongruenzen Unsymmetrische Mehr- Minderkilometerabrechnungen Viel zu hohe Kickbacks bei WuV / Reifen Schwacher Einkauf außerdem: Falsch versichert Zu viele und zu teuer Schäden Hohe Treibstoffkosten Zu hohe Fees 61% 39% 6

7 Platz 6: Mangelhaftes Controlling Nicht alles, was wichtig ist kann man messen EINSTEIN Aber einiges schon! - LEHNHOFF Oft nur 3 Kostenarten: Leasingrate, Triebstoff, Sonstiges! Keine vollständige Erfassung (Pool, Spesen ) Mangelhafte Statistikauswertungen Integrationsschwächen der Software Auslieferung an externes Fuhrparkmanagement Keine Zielvereinbarungen (intern wie extern) Kaum SLAs Unverständnis der eigenen Kostenstruktur 70% 30% 7

8 Platz 5: Haftungsrisiken Et hät no imma jutjejange Vorstand / GF hat keine schriftliche Haftungsdelegation vorgenommen Kein Bewusstsein zu den einzelnen Haftungsrisiken Regimes für UVV und FSK nicht adäquat Fehlende GAP Versicherung bei Leasing Fehler beim OWI Management Keine Mitwirkung von Vorgesetzten 75% 25% 8

9 Platz 4: Ausschreibung / Benchmark liegt mehr als 4 Jahre zurück Ein wenig Eigenwerbung Egal wie gut ein Flottenmanager ist: Benchmark geht nur extern Ohne Ausschreibung wird man nicht lange ernst genommen Ausschreibungen Marke Eigenbau funktionieren eigentlich nie richtig (und die des VMF erst recht nicht) Kosten für Ausschreibungen könnten gesenkt werden, bei regelmäßiger Begleitung Budgetdenken ist un-unternehmerisch! 78% 22% 9

10 Platz 3: Keine Vorabmatrix für alle Laufleistungskombinationen Wer nicht fragt bleibt dumm! Vertragsanpassungen optimieren die Deckungsbeiträge der Leasinggesellschaften erheblich Mehrfachanpassungen produzieren zusätzliche Kosten Nur mit einer solchen Matrix sind Kostenprognosen einigermaßen möglich 89% 11% 10

11 Platz 2: Keine Verbrauchsbeeinflussung jenseits CO2 Regelung Es zählt was hinten rauskommt In der ersten Hälfte dieses Jahrzehnts verursachte Treibstoff 29% der totalen Flottenkosten in Deutschland Neben (intelligenter) Modellauswahl und Streckenoptimierung sind vor allem die Fahrer hier die primären Treiber Hier gibt es aber kaum Sanktionierung weder positiv noch negativ, obwohl es praxistaugliche Modelle dafür gibt Der Spritpreis ist ebenfalls oft nicht optimiert 96% 4% 11

12 Platz 1: Regelungslücken bei den Nutzungsverträgen Don t think it ink it! Nur weil einer Jurist ist, ist er noch längst nicht gleichzeitig Fachmann für Arbeitsrecht, Vertragsrecht, Verkehrsrecht. Oft ist nicht mal das Fahrgebiet definiert Verträge werden nicht rechtswirksam unterschrieben (oder es gibt gar keine!) Alles, was nicht im Direktionsrecht des Arbeitgebers liegt, muss hier genau geregelt sein Policy Elemente gehören nicht in Nutzungsverträge Protokolle, Protokolle. 1% 99% 12

13 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Sehr gern beraten wir zu allen Fragen des Fuhrparkmanagements und werden für Sie tätig. Dr. Stefan Lehnhoff Bereichsleiter Fuhrpark 13