Ein Exklusiv-Service für die Unternehmen der Mitgliedsverbände sowie die Direktmitglieder von MIRO

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1 MIRO-info 31/2012 Ein Exklusiv-Service für die Unternehmen der Mitgliedsverbände sowie die Direktmitglieder von MIRO Ein Tag der offenen Tür in der Gesteinsindustrie Anregungen, Tipps und Musterchecklisten als Planungshilfen MIRO-Geschäftsstelle September 2012

2 Ein Tag der offenen Tür in der Gesteinsindustrie Anregungen, Tipps und Musterchecklisten als Planungshilfen Unsere Branche muss sich in der Öffentlichkeit positiv darstellen und ihren gesellschaftlichen Beitrag aktiv kommunizieren. Treten Sie als Unternehmen frühzeitig und stetig in den direkten und offenen Dialog mit Ihrem Umfeld, zum Beispiel, indem Sie zu einem Tag der offenen Tür im Werk einladen und zeigen, was Sie tun, wie Sie es tun und was jeder Einzelne und die Gesellschaft davon an Nutzen haben! Das ist oft leichter gesagt als getan. Wie kann ein Unternehmen der Kies- /Sand- oder Naturstein-Industrie - individuell abgestimmt auf sein kommunales oder regionales Umfeld einerseits und seine technischen und organisatorischen Möglichkeiten andererseits - so einen Tag planen und durchführen? Die vorliegende Broschüre richtet sich an die Gesteinsindustrie, die im Zuge ihrer Öffentlichkeitsarbeit einen solchen Tag der offenen Tür organisieren möchte. Sie erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern ist vielmehr als Leitfaden zu verstehen, der allgemeine und branchentypische Aspekte bei der Planung und Gestaltung eines Tages der offenen Tür aufzeigt. Es werden Anregungen zur Auswahl geeigneter Informations- und Unterhaltungsangebote gegeben und rechtliche wie organisatorische Aspekte genannt, die es bei der Planung und Durchführung zu beachten gilt. Die Broschüre wurde vom Arbeitsausschuss Öffentlichkeitsarbeit von MIRO erstellt. Wir hoffen, dass sie die Mitgliedunternehmen zu vielen Offenen Türen in unserer Industrie anregt. Wenn Sie als Leser eigene Erfahrungen gesammelt oder Anregungen zur Optimierung des Leitfadens haben, teilen Sie uns diese bitte mit. Nur so können wir gemeinsam für die Branche unsere Werkzeuge und Hilfestellungen - wie diesen Leitfaden - weiterentwickeln. Köln und Duisburg im September 2012 Bundesverband Mineralische Rohstoffe e.v. (MIRO) 2

3 Grundsätzliche Ausrichtung der - Tipps Zu Beginn ist die Frage zu klären: Wer soll eingeladen werden? Als mögliche Zielgruppen kommen dabei zum Beispiel in Frage: Nachbarn, Anlieger, interessierte Bürger, Kritiker, lokale (Sport-)Vereine, Schulen/ Schulklassen, Personen des (kommunalen) öffentlichen Lebens und Amtsträger ( VIPs ), aktive und ehemalige Mitarbeiter, Presse und andere Medien, Kunden und Geschäftspartner. Welche Zielgruppen eingeladen werden, hängt vom Ziel der ab: Handelt es sich um eine reine Informationsveranstaltung oder dient sie auch der Unterhaltung (Rahmenprogramm, Kinderspiele, Bewirtung, Abendveranstaltung etc.)? Gibt es einen öffentlichen und nicht-öffentlichen (nur für Mitarbeiter) Teil? Bei einer abschließenden Abendveranstaltung könnte es sich beispielsweise um eine geschlossene Gesellschaft handeln (Mitarbeitertreffen oder VIP- etc.). Gibt es einen speziellen Anlass oder Aufhänger für die? Firmenjubiläum Auszeichnung des Unternehmens (z. B. Nachhaltigkeitspreis) Erweiterungs-/Neugenehmigung/aktive Kommunikation/ Bürgerbeteiligung European Minerals Day der europäischen Verbände (alle 2 Jahre) Tag des Geotops der BGR und der Geologischen Dienste der Länder (jährlich) Danach stehen weitere vorbereitende Fragen an, die es zu klären gilt: Welche Bereiche des Unternehmens/Werkes sollen gezeigt werden? Welche Bereiche scheiden aus, z. B. aus Sicherheits- oder Vertraulichkeitsgründen? Müssen Genehmigungen eingeholt werden (z. B. Ausschankgenehmigung, generelle sgenehmigung, zur Anfahrt oder Parkplatzregelung)? Ist eine zusätzliche Haftpflichtversicherung erforderlich (für Gäste etc.)? Ist ein Sicherheits- und Notfallplan erforderlich? 3

4 Auf die gewählten Zielgruppen lassen sich vielfältige Programmpunkte - mit und ohne fachlichen Bezug - abstimmen und entwickeln: Buntes Familienprogramm (Wasser-)Sport- und Spielwettbewerbe (Schnupperkurse / Turniere) Musik- oder Theateraufführungen Feuerwerk Zauberer / Clown / Pantomime Tombola Hüpfburg Kiesfiguren basteln Sandburgen bauen Radlader Fahren für Väter Bootsfahrten, Regatta auf dem Baggersee Rallye zum Thema Naturstein / Kies und Sand mit Gewinnprämien Edelstein -Sieben/-Waschen, Fossilien im Gestein suchen Werksbesichtigungen / Führungen / Informationsstände / Workshops / Projekte Wie funktioniert ein Kieswerk / Steinbruch - Mitarbeiter zeigen und erklären ihren Arbeitsplatz Bedarf und Anwendungsgebiete der Gesteinsprodukte zum Anfassen Wie entstehen das Gestein bzw. Kies und Sand - Geologischer Lehrpfad im Werk / Video Entwicklung des Standortes / der Lagerstättennutzung Umweltschutz, Naturschutz Nachnutzungskonzept / Renaturierung / Rekultivierung Arbeitsplätze / Ausbildung / Praktikum im Werk Sicherheit im Steinbruch / Kieswerk / Sicherheit am Badesee Lebensraum Steinbruch / Kiesgrube: Vielfalt der Tier- und Pflanzenarten am Standort Mikroskopische Beobachtungen (Gesteinsdünnschliffe, Kleinlebewesen im See) Exponate von Fossilien / Mammutzähnen / Mineralien Archimedes-Prinzip und Auftrieb / Abtrennung leichter Bestandteile (Holz) Einfache Experimente mit Naturstein, Kies und Sand (z. B. Experimentierbox, Geokoffer) Nachbarschaftszeitung / Fragebogen zum Nachbarschaftsverhältnis Bereitstellung / Lieferung von Gesteinskörnungen für Freizeit- und Sportaktivitäten Mögliche bzw. erforderliche Unterstützung in Detailfragen zu Programmpunkten - Partner Industriekunden und Geschäftspartner (Anwendungsgebiete) Geologische Dienste, Hochschulen (Petrographie, Lagerstättenentstehung) Planungsbüros, Genehmigungsbehörden, Umweltamt, Biologische Stationen (Nachnutzungskonzepte, Renaturierung / Artenvielfalt, etc.) Vereine (Sport, Musik, Touristik etc.) 4

5 Checklisten / Leitfaden für die praktische Planung A Rahmenplanung Zeit (ca.) Maßnahme Zuständig Erledigt intern Extern 8 Monate Terminfestlegung, interne Bekanntmachung Der Fall Regenwetter ist zu berücksichtigen, Alternativen sind zu entwickeln. 6 Monate 3 6 Monate Organisations-Team einsetzen 1 Mitglied der Geschäftsleitung Freigabe des Programms und der Etatmittel 2 3 Organisatoren Entwickeln des Ablaufplans, Einholen von Angeboten, Etatkalkulation, interne Abstimmungen, Verantwortung festlegen, erforderliche (externe) Genehmigungen einholen, Versicherungsfragen klären; Gesamtorganisatorische Abwicklung Ablaufplanung Erstellen eines Maßnahmenplans mit Festlegung der Zuständigkeiten für die konkreten Teilprojekte mit und ohne fachlichen Bezug, die angeboten werden sollen (s. oben) Gäste- und Einladungsliste erstellen Genehmigungs- und Versicherungsfragen klären Kostenübersicht Bereitstellung eines Etats Einholen von Angeboten Erstellen und lfd. Prüfung eines Kostenplans Freigabe des Etats Regelmäßige Überprüfung der Kosten Buchungen und Bestellungen Musik Kleinkünstler Aushilfspersonal Catering / Bewirtung Bühnentechnik Licht- und Tontechnik Zelte / Pavillons Ausstellung zur Firmenhistorie, Material für Programmpunkte Sonstige Sicherheitskonzepte und Genehmigungen Abstimmung der Notfall-/Unfallpläne, Fluchtund Rettungswege mit Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten, ggf. Berufsgenossenschaft 5

6 6 bis 4 Wochen 2 Wochen 1-2 Tage Produktion der Drucksachen Einladungskarten / Texte für Lokalpresse Plakate Unternehmensdarstellung (z. B. Jubiläumsfestschrift / Imagebroschüre) Programm / Lageplan / Anfahrt und Parkplatz Tischkarten Namensschilder / Hinweisschilder / Wegweiser Gewinnkarten Sonstige Erstellen einzelner Ablaufpläne und Organisation der verschiedenen Bereiche (s. auch oben) Betriebsführungen, Demonstrationen und Workshops Bewirtung Unterhaltung und Spiele, Kinderprogramm VIP-Gäste und Pressebetreuung Sonstige Versand der persönlichen Einladungen mit Antwortkarte, Anfahrtsskizze etc. Presseunterlagen erstellen Präsentationen / Vorträge Unternehmensdarstellung Pressetexte Kontaktieren von Nichtreagierern (i.d.r. VIP-Gästen und Journalisten) Fertigstellung aller Drucksachen und Präsentationen. Plakatierung und Einladung via Lokalpresse Einladung der Anwohner Buchungen etc. bestätigen / kontrollieren Liegen alle Verträge vor? Termine noch einmal telefonisch prüfen und bestätigen lassen Besonderheiten von Gästen und Künstlern erfragen Bei Bedarf Übernachtungen buchen Beginn des Aufbaus Bühnen und Technik Zelte / Stände Bestuhlung Zusätzliche Abfallbehälter Toiletten Sonstiges 6

7 1 Tag 1-2 Stunden Während der Nach der Abschluss des Aufbaus Technik-Check Gelände-Check Ausrüstungscheck Hinweisschilder Catering / Bewirtung etc. Dekoration Organisatorisches Einweisung der Mitarbeiter und des Personals Probedurchgänge / Generalproben Letzte Klärung von Verantwortlichkeiten Betreuung von Gästen / Künstlern, die evtl. schon einen Tag vor sbeginn anreisen Anwesenheit aller Beteiligten / eingeteilten Mitarbeiter Geschäftsleitung Künstler Catering / Bewirtung Sonstige Kontrolle Regelmäßige Prüfung der Abläufe Auffüllen von Prospektmaterial / Nachschub Springer-Einsatz, falls Engpässe entstehen Abschlussbesprechung Dank an die aktiven Mitarbeiter Resümee zum allgemeinen Verlauf Verbesserungspotenziale Besucherresonanz allgemein / im Detail Erfolge von Teilprojekten / Besucherinteresse Abbau / Entsorgung Stände / Zelte / Bühnen / Technik etc. Abfallentsorgung Reinigung Dokumentation Veröffentlichungen, Presse Medienberichte, Internet Besucher-Resonanz 7

8 B Detailchecklisten Einladung Textentwurf / Freigabe Layout Verteiler / Stückzahl Sonderverteiler / VIPs Versand Besondere Einladungen VIPs / Regionale Meinungsführer: Politiker / Abgeordnete / Stadt- und Gemeinderäte / Bürgermeister / Beamte Vereinsvorsitzende / Kirchenvertreter Schuldirektoren / Lehrer Geschäftsleute / Geschäftspartner Polizei / Feuerwehr / Notfalldienste Promis (Sportler /Künstler, etc.)? Medienarbeit Welche Medien einladen? / Verteiler Art und Form der Einladung ( , Post, Telefon, persönlich) Pressekonferenz / -Rundgang planen? Pressemappe mit Unternehmensporträt, Fotos, Visitenkarten, Pressetext zum Tag der offenen Tür, Statement(s), Geschäftsbericht, Infomaterialien der Branchenverbände Fotodokumentation / Wer fotografiert wen wann mit wem? Werbegeschenke / Give aways für Journalisten (VIPs) Pressetext mit Resümee versenden, insbesondere an die Zeitschrift GesteinsPerspektiven Auswertung der Medienberichterstattung 8

9 Allgemeine Organisation auf dem Gelände Reinigungs- und Aufräumarbeiten im Vorfeld während der im Nachgang Sicherheit auf dem Gelände Sicherheitsbereiche festlegen Absperrungen Sicherheitspersonal / Aufsicht? Notfallstelle einrichten? DRK / Feuerwehr / DLRG? Sicherheitskonzepte / Fluchtwege abschließend festlegen Anfahrtbeschilderung Parkplätze Einlass und Begrüßung Geländebeschilderung (Was - Wann - Wo) Erläuterungstafeln / Informationspunkte / Flaggen und Hinweisschilder Ansprechpartner für Gäste (Erkennung) Meeting-Points Toiletten / zusätzliche Abfalltonnen Hilfspersonal Rundgang-Routen / Führungen / Ausstellungen Verabschiedung von Gästen und Ausgabe von Werbegeschenken 9

10 Catering / Bewirtung Auswahl des Speisenangebotes Lieferant / Anbieter der Speisen Zubereitung / Ausgabe durch: Bevorratung / Kühlung (Ort) Organisation des Nachschubs Auswahl des Getränkeangebotes Lieferant / Anbieter der Getränke Ausschank / Ausgabe durch: Spezielle Angebote für Kinder? Tischdecken / Dekoration Gläser / Becher / Geschirr / Besteck Servietten Abfallbehälter / Aschenbecher Dekoration Tische Bühnen / Zelte / Stände Gelände / Gebäude Grünpflanzen und / oder Blumen Nutzung MIRO Logo / Fahnen Offizielles Programm Begrüßung der Gäste / Eröffnung Moderation / Ankündigung von Programmpunkten Statements / Talkrunden / Gastredner Offizieller Abschluss der und Verabschiedung der Gäste VIP- und Promi-Betreuung / Geschenke? 10

11 Rahmenprogramm Livemusik / Blasorchester / Spielmannszug Bühnentechnik / Ton- und Lichttechnik Musik aus der Konserve / DJ Verträge / Zeitpläne / GEMA-Anmeldung Kinderprogramm Erwachsenenprogramm Sonstige Notizen zum Ablauf 11

12 Herausgeber: Bundesverband Mineralische Rohstoffe e.v. (MIRO) Geschäftsstelle Köln Annastraße Köln Tel (0) Fax 0049 (0) Geschäftsstelle Duisburg Düsseldorfer Str Duisburg Tel (0) Fax 0049 (0) /98 Ansprechpartner: Markus Schumacher, Tel.: 0049 (0)