Durchführung durchgängiger elektronischer Vergabeverfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) EU Vergabeverfahren (oberhalb der Schwellenwerte).

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1 Markt Großostheim EDV Systembetreuung Schaafheimer Str Großostheim Durchführung durchgängiger elektronischer Vergabeverfahren nach der Vergabeverordnung (VgV) EU Vergabeverfahren (oberhalb der Schwellenwerte). Hinweise und Informationen zum elektronischen Vergabeverfahren Der Markt Großostheim (öffentlicher Auftraggeber) ist oberhalb der sog. Schwellenwerte (EU Vergabeverfahren) ab dem verpflichtet, Vergabeverfahren (Lieferungen und Dienstleistungen) weitgehend elektronisch durchzuführen ( 9 Abs. 1/ 53 Abs. 1/ 81 VgV). Der Markt Großostheim setzt hierfür als Verfahren den Service des Bayerischen Staatsanzeigers, erreichbar unter eservices.de, ein. Veröffentlichungen und Ausschreibungsunterlagen können, soweit vergaberechtlich verpflichtend, über dieses Portal anonym und ohne Registrierung abgerufen werden. Soweit sich Bieter/Interessenten allerdings an einer Ausschreibung bzw. einem Teilnahmewettbewerb beteiligen, ist eine Registrierung im Portal erforderlich, um am weiteren Verfahren teilnehmen zu können. Bieter/Interessenten sind dann insbesondere verpflichtet, ihre Teilnahmeanträge die Kommunikation im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs und Ausschreibungsverfahrens (z.b. Bieterfragen) die Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch nach Vorgabe des Marktes Großostheim durchzuführen oder einzureichen. Der Markt Großostheim wird in gleicher Weise die Bereitstellung der Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb die Kommunikation im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs (Beantwortung von Bieteranfragen) die Bereitstellung der Ausschreibungsunterlagen nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs die Submission die Zuschlagserteilung/Benachrichtigung vollständig elektronisch durchführen. Verpflichtender Einsatz alternativer elektronischer Mittel der Kommunikation für Bieter ( 12 Abs. 1 VgV): Seite 1 von 3

2 Im Rahmen durchzuführender Ausschreibungsverfahrens sind Bieter ab verpflichtet, folgende elektronische Vergabeplattform zu verwenden: Vergabeplattform: eservices Internetadresse: eservices.de Betreiber: Staatsanzeiger Online Logistik GmbH Arnulfstr München Informationen zur Registrierung und Verwendung des Ausschreibungsportals eservices: Grundinformationen des Betreibers zum eservice Portal und ergänzende Hinweise des Marktes Großostheim zur Bieterregistrierung sind dieser Information beigefügt. Für ergänzende Detailinformationen/Hilfestellungen, wenden Sie sich an die Hotline der Vergabeplattform (vgl. Sonstige elektronische Kommunikation) Das Verfahren der o.g. Vergabeplattform gewährleistet die Anforderungen gem. 10 VgV ff., insbesondere die vergabegemäße Verfahrensdurchführung (u.a. Anforderungen an eine elektronische Submission) und Vertraulichkeit. Zugang zu Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen: Die Bekanntmachung einer Ausschreibung (oberhalb der EU Schwellenwerte) wird mindestens im Amtsblatt der Europäischen Union, auf der Vergabeplattform eservices und unter veröffentlicht. Die Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb stehen anschließend auf der Vergabeplattform und unter frei verfügbar und ohne Registrierung und zum Download zur Verfügung. Sonstige elektronische Kommunikation: Kontaktinformationen im Bedarfsfall oder bei Problemen mit dem elektronischen Zugang bzw. Verfahren: Markt Großostheim EDV Systembetreuung E Mail: edv@grossostheim.de Tel.: oder 5650 Fax.: Für technische Probleme im Rahmen der Registrierung oder Anwendung des Vergabeportals: Support eservices: Tel.: Fax: support@staatsanzeiger-eservices.de Registrierungspflicht für Bieter ( 9 (3) VgV): Bieter sind verpflichtet, sich auf der Vergabeplattform mit einer eindeutigen Unternehmensbezeichnung zu registrieren Seite 2 von 3

3 Schrifterfordernis: Teilnahmeantrag und Angebotsabgabe sind gem. 126 BGB in Textform zu stellen. Der Einsatz von ergänzenden elektronischen Signaturverfahren (z.b. qualifizierte elektronische Signatur) ist in der Regel während der elektronischen Verfahrensdurchführung nicht erforderlich. In entsprechenden Angeboten oder Teilnahmeanträgen ist die zur Vertretung des Bieters berechtigte natürliche Person zu benennen. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens (Benachrichtigung über Zuschlagserteilung) kann der erfolgreiche Bieter verpflichtet werden, die im Rahmen des elektronisch durchgführten Vergabeverfahrens geforderte Unterlagen, wie z.b. Selbstverpflichtungen und Erklärungen rechtsverbindlich unterschrieben in Papierform in der Vergabestelle einzureichen. Ausschluss vom Vergabeverfahren: Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht die berechtigte natürliche Person des Bieters benennen, die nicht elektronisch über das o.g. Vergabeportal eingereicht werden, die verspätet im Vergabeportal eingehen werden ausgeschlossen. Rechtzeitigkeit und Vollständigkeit des Teilnahmeantrags und des Angebots: Der Teilnahmeantrag oder ein elektronisches Angebot muss vor Ablauf der Angebotsfrist(en) vollständig eingegangen sein. Maßgeblich ist der Eingang der Unterlagen beim Auftraggeber (Portal eservices), nicht der Versendungszeitpunkt des Angebots. Elektronische Teilnahmeanträge oder Angebote, die nicht form oder fristgerecht eingegangen sind, werden ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter kann nachweisen, dass er den Form bzw. Fristverstoß nicht zu vertreten hat. Markt Großostheim Anlage: Hinweise zur Bieterregistrierung (Hinweise des Marktes Großostheim/Vergabestelle) Hinweise für Bewerber (Quelle Staatsanzeiger eservices) Seite 3 von 3

4 Anlage zur Bieterinformation zur elektronischen Vergabe Durchführung eines elektronischen Vergabeverfahrens Hinweise zur Bieterregistrierung Ergänzende Hinweise des Marktes Großostheim zu Anwendung (ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Rechtsverbindlichkeit/Verfahrensänderungen des Betreibers vorbehalten). Im Zweifelsfall wenden Sie sich an den Support des Betreibers des eserviceportals! E Services Staatsanzeiger Bieterregistrierung eservices Allgemeine Info zur Bieterregistrierung/Funktionsumfang: Der Bieter muss sich für den sog. Kiosk Service anmelden, um die Kommunikation über das System mit der Vergabestelle führen und Teilnahmeanträge/Angebote abgeben zu können! Seite 1 von 9

5 Registrierungsprozess: eservices.de Bereich Öffentl. Ausschreibungen /Bewerber > Infos und Registrierung Anmeldung kostenfreier Zugang zum System (sog. Kiosk Service). Die Anmeldung für den sog. Business Service ist im Rahmen der Ausschreibungsverfahren des Marktes Großostheim nicht erforderlich! Hier entstehen dem Bieter Nutzungsgebühren für Zusatzfunktionalitäten. Die Anmeldung Registrierung für den Kiosk Service kann direkt unter dem Link eservices.de/formular.html aufgerufen werden. Ansonsten unter: eservices.de/sol bin.html am Ende der Seite unter: Unentschlossene und Gelegenheitsnutzer registrieren sich hier: Online Anmeldung Seite 2 von 9

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7 Registrierung im System: Seite 4 von 9

8 Nach Eingabe der Registrierung wird eine Zusammenfassung angezeigt, die nochmals zu bestätigen ist. Info zu Bankverbindung: Sämtliche erforderliche Funktionalitäten im Rahmen des elektronischen Vergabeverfahrens sind über den Kiosk Service kostenfrei bzw. werden vom Auftraggeber übernommen. Zusatzfunktionen werden dem Bieter jedoch vom Portalbetreiber kostenpflichtig angeboten. Hierfür ist die Angabe der Bankverbindungsdaten erforderlich. Nach Abschluss der Registrierung erhält der Bieter eine Bestätigung und Registrierungsnummer. Seite 5 von 9

9 Nach Abschluss der Registrierung und Prüfung durch den Portalbetreiber, erhält der Bieter die Zugangsdaten mit einer getrennten E Mail. Möglicherweise meldet sich dieser ergänzend telefonisch bei Unklarheiten fehlenden Detailinformationen. Seite 6 von 9

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11 Mit den erhaltenen, vorläufigen Zugangsdaten ist anschließend eine Anmeldung im System möglich (Kennwortänderung erforderlich). Seite 8 von 9

12 Kontaktdaten für Bieter bei Fragen/Problemen zur Registrierung oder bei der Portalnutzung: Staatsanzeiger Online Logistik GmbH Arnulfstr München Tel.: Fax: Seite 9 von 9

13 Hinweise für Bewerber Erste Schritte zur Nutzung der evergabeplattform Staatsanzeiger Online Logistik GmbH, Arnulfstraße 122, München, Tel. (089) , Fax (089) , Sitz der GmbH ist München Eingetragen beim Amtsgericht München HRB 3027, Geschäftsführer: Jan Peter Gühlk Bankverbindung: Bayerische Landesbank München (BLZ ), Konto-Nr IBAN: DE , Swift: BYLADEMM, BIC: BYLADEMMXXX USt-ID DE , Steuernummer. 826/26905

14 Hinweise für die evergabe-plattform - Bewerber Startseite / Homepage Auf der Startseite links oben ist der Einstieg für Bewerber: Mit Klick auf die Zeitung oder auf den ersten Unterpunkt "Bekanntmachungen suchen" gelangen Sie zur Suchmaske zum Suchen nach Veröffentlichungen. Über "evergabeplattform Login" kommen Sie direkt in die Ausschreibungsdatenbank. Hier können Sie nach online eingestellten Vergabeunterlagen suchen und downloaden. 1. Bekanntmachungssuche Es gibt zwei Suchmasken zum Suchen von Bekanntmachungen. Die Standard- und die Komfortsuche. Hinweis: Im Kiosk-Service können Sie ausschließlich die Standardsuche verwenden. Einrichtung der Komfortsuche (Ihre -Benachrichtigung) Sie können mit beliebigen, frei wählbaren Stichwörtern die für Sie interessanten Bekanntmachungen herausfiltern. Klicken Sie hierzu in der Registerleiste auf Komfort. Hinweis: Diese Suche ist im Kiosk-Service nicht möglich. Schreiben Sie in die zweite Zeile alle Wörter, die in für Sie interessanten Bekanntmachungen stehen könnten. Kürzen Sie die Suchbegriffe mit dem Platzhalter % ab. Die Suchbegriffe trennen Sie durch ein Leerzeichen. Z.B.: Staatsanzeiger Online Logistik GmbH 2018 Seite 2

15 Hinweise für die evergabe-plattform - Bewerber Gemäß Ihrer Anfrage werden alle aktuellen Bekanntmachungen durchsucht. Über den zweiten Button "Dokument mit Diskette" speichern Sie Ihr Suchprofil. Dadurch erhalten Sie wöchentlich Ihre mit den aktuellen Bekanntmachungen. Hinweis: Die Komfortsuche mit -push-dienst ist im Kiosk-Service nicht möglich. Der linke Button Fernglas löst die Suche aus. Sie erhalten Ihr Suchergebnis: Klicken Sie links in der Spalte Detail auf das Symbol Blatt mit Lupe, sehen Sie den Volltext der Bekanntmachung. Klicken Sie rechts oben auf das Symbol Zum Download. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer blauen Menüleiste und Ihrem Suchergebnis. 2. Download der Vergabeunterlagen Staatsanzeiger Online Logistik GmbH 2018 Seite 3

16 Hinweise für die evergabe-plattform - Bewerber Mit Klick auf den Eröffnungstermin links wird Ihnen das Deckblatt der Ausschreibung angezeigt. Klicken Sie im Deckblatt auf die Schaltfläche Bearbeiten. Die Ausschreibung wird jetzt aus dem Suchergebnis in die Ausschreibungsablage Bearbeitung (blaue Menüleiste) gelegt. Öffnen Sie die Ausschreibung in der Bearbeitung und wählen den Menüpunkt Download. Hier sehen Sie die Liste aller Dokumente. Klicken auf Sammeldownload starten. Speichern Sie die ausgewählten Dokumente nun als Zip-Datei auf Ihrem PC. 3. direkte Suche nach Online-Ausschreibungen in der evergabeplattform. Gehen Sie hierzu auf evergabeplattform Login. Nach der Anmeldung können Sie über den Menüpunkt Suche in der blauen Menüleiste am oberen Bildrand die Ausschreibungssuche beginnen. Selektieren Sie nach Name des Ausschreibers bzw. PLZ oder Ort. Ist Ihnen die Bekanntmachungsnummer des Verlags bzw. die Nummer im ABI des EU- Amtsblatts bekannt, können Sie auch über den Menüpunkt "Nationale Bekanntmachungs- Nummer" oder "EU-Bekanntmachungs-Nummer suchen. Staatsanzeiger Online Logistik GmbH 2018 Seite 4

17 Hinweise für die evergabe-plattform - Bewerber 4. beschränkte Vergaben Hat eine Vergabestelle Sie für eine beschränkte Ausschreibung vorgesehen (z.b. durch eine Mitteilung per oder Fax), liegt das LV bereits in Ihrem Bearbeitungskorb. Sie melden sich direkt an der evergabeplattform an und laden sich das LV über "Ausschreibungsablage" "Bearbeitung" herunter. 5. digitale Angebotsabgabe Wenn der Ausschreiber die digitale Angebotsabgabe zulässt (dies erkennen Sie auf dem Deckblatt der Ausschreibung unter dem Menüpunkt "Angebotsabgabe"), können Sie in drei Schritten Ihr Angebot über das SOL-System abgeben. 1. klicken Sie auf die Schaltfläche "Angebot anlegen" im LV im Bearbeitungskorb. 2. laden Sie Ihre Angebotsdatei herauf über die Schaltfläche "Angebots-Datei Upload". Staatsanzeiger Online Logistik GmbH 2018 Seite 5

18 Hinweise für die evergabe-plattform - Bewerber ist die Datei heraufgeladen, können Sie noch einmal überprüfen, ob es sich um die richtige Angebotsdatei handelt und ggf. korrigieren. 3. geben Sie das Angebot ab mit der Schaltfläche "Angebot abgeben". Staatsanzeiger Online Logistik GmbH 2018 Seite 6

19 Hinweise für die evergabe-plattform - Bewerber Sie erhalten die Meldung: Das Angebot wurde erfolgreich abgegeben. 6. Präqualifikation Über die Verwaltung können Sie unter Punkt Präqualifikation Ihre Registrierungsnummer hinterlegen. Sind Sie noch nicht präqualifiziert, gelangen über die Startseite links unten zu den Informationen und der Anmeldung zur Präqualifikation für Bauhaupt- und Baunebengewerbe. 7. Druck von Dokumenten - ADVS Mit dem Ausschreibungsunterlagen Druck- und Versand-Service (ADVS) haben Sie die Möglichkeit, sich ausgewählte Dokumente zum Druck zu bestellen. Klicken Sie im Menü Übersicht auf Dokumente bestellen und wählen die zu druckenden Dokumente aus, klicken auf Hinzufügen und anschließend im Bestellvorschlag auf Bestellen. Sie erhalten die Dokumente umgehend per DPD zugesandt. Staatsanzeiger Online Logistik GmbH 2018 Seite 7

20 Hinweise für die evergabe-plattform - Bewerber 8. Abmelden Bitte melden Sie sich immer über den Menüpunkt Abmelden ab. Klicken Sie auf Beenden und schließen Sie das Browser-Fenster. 9. VAAS Mit dem Vergabeunterlagen Anforderungs- und Abrechnungs-Service (VAAS) können Sie Vergabeunterlagen online anfordern. Der VAAS fordert die Vergabeunterlagen in Ihrem Namen beim Ausschreiber an und lässt sie ihnen direkt zukommen. Die Kosten für die Vergabeunterlagen werden für Sie vorgestreckt. Für diesen Service benötigen wir von Ihnen eine Einzugsermächtigung und eine einmalige Kaution sowie ein VAAS-Anschreiben mit Briefkopf und Ihren Gewerbenachweis. Haben Sie keine Möglichkeit, Ihr VAAS-Anschreiben oder den Gewerbenachweis als PDF- Datei zu erstellen, erledigen wir das gerne für Sie - selbstverständlich kostenlos. Für Ihre Eigendarstellung Ihre Eigendarstellung (z.b. Werbeprospekt, Referenzliste, Bilder usw.) scannen Sie bitte ein und stellen Sie als öffentliches Dokument ein. Auf diese Unterlagen können Ausschreiber künftig zugreifen, um Sie z.b. für eine beschränkte Ausschreibung auszuwählen. Bitte beachten Sie, dass nur Dateien mit der Dateiendung pdf als VAAS Anschreiben m. Briefkopf und Weitere VAAS-Dokumente gespeichert werden können. Hinweis: Im Kiosk-Service ist die Eigendarstellung nicht möglich. VAAS-Bestellung auslösen Um Vergabeunterlagen per VAAS zu bestellen, klicken Sie auf die Schaltfläche VAAS Bestellung in Papier und wählen Sie das zu versendende Anschreiben aus. Wenn Sie die Kostenübernahme des Auftraggebers und der VAAS-Gebühren auf ja gestellt haben, können Sie die Vergabeunterlagen anfordern. Die Kontrolle über bereits ausgelöste VAAS-Bestellungen finden Sie in der Bekanntmachungssuche unter Anforderungsservice Für Ihre Fragen zu VAAS stehen wir Ihnen unter der Telefonnummer: mit Rat und Tat zur Verfügung. Für Fragen oder zur Unterstützung ist unsere Hotline werktäglich von Montag bis Freitag, 8-17 Uhr für Sie da unter: Staatsanzeiger Online Logistik GmbH 2018 Seite 8