Kurzanleitung zum schnellen Einstieg in die Nutzung von webvergabe

Transkript

1 Kurzanleitung zum schnellen Einstieg in die Nutzung von webvergabe webvergabe.de Wählen Sie für die Anmeldung und Nutzung der Plattform für Ausschreibung und Vergabe von Bau- und Dienstleistungen. Zum Anmelden als Ausschreiber oder Bewerber wählen Sie >Neu Anmelden Entscheiden Sie, ob Sie webvergabe.de ausschließlich als Ausschreiber von Leistungen oder als Bewerber nutzen wollen. Mit Klick auf die Info Symbole bei Ausschreiber, Bewerber oder Gast erhalten Sie Informationen zu den möglichen Leistungen. Im ersten Schritt geben Sie nur die Adresse an, die für die Kommunikation mit der Plattform verwenden wollen. Es wird überprüft, ob schon ein datensatz mit der angegebenen Adresse angelegt ist. Falls dieses der fall ist, setzen sie bitte mit uns telefonisch oder schriftlich in Verbindung. Zur Vermeidung von Doppelanmeldungen möglichst nicht mit einer anderen Adresse neu anmelden Im zweiten Schritt vervollständigen Sie die abgefragten Daten, welche in Form eines Unternehmensprofils abgelegt werden und Basis für das automatisch angelegte Suchprofil ist. Wenige Minuten nach Absenden der Anmeldung erhalten Sie per einen Benutzernamen und das gewählte Passwort zugeschickt. Der Benutzername ist unveränderlich, das Passwort kann jederzeit geändert werden. Die Benachrichtigung enthält einen Link, mit dem Sie Ihr Konto aktivieren. Im Zum Verwalten aller eigenen Daten und Aktivitäten wählen Sie das Register >> Mein Konto<<. >Meine Daten< >Projekte< Sie sehen alle bei der Anmeldung eingestellten Firmendaten. Auflistung aller angelegten Projekte und der dazu gehörigen Ausschreibungen. webvergabe.de Stuttgart. Wilhelmstr. 18. Fon: 0711/ Fax: 0711/ Amtsgericht Wiesbaden Geschäftsführung: Landesbank Baden-Württemberg HRB Sven Hohmann Kto.: , BLZ Steuer Nr.: 99028/05303 Ust-IdNr.: DE

2 >Unternehmensprofil< Mit der Anmeldung wird eine elektronische Visitenkarte erzeugt, die ein Ausschreiber bei der Suche nach geeigneten Betrieben einsehen und direkt zur Angebotsabgabe einladen kann. Das Profil sollte ständig aktualisiert sein. >Kontostand< >Suchprofile< >Mitarbeiter< >Bieterlisten< >Download< Auflistung aller kostenpflichtig in Anspruch genommenen Leistungen. Von hier können Bekanntmachungen ohne weitere Berechnung wiederholt aufgerufen werden. Standardmäßig wird bei der Anmeldung ein Suchprofil angelegt welches entsprechend Ihrer Angaben im Umkreis von 5, 15, 30, etc. km um Ihren Betriebssitz mit den hinterlegten Leistungsbereichen nach Projekten sucht, welche den Suchparametern entsprechen. Diese werden täglich mit dem Infodienst gemeldet. Die letzten 3 Ergebnismeldungen sind in >>Mein Konto<< abgelegt. Ein registrierter Nutzer kann selbst eigene Mitarbeiter als Anwender der Plattform anmelden und überwachen. Die vom Mitarbeiter angelegten Ausschreibungen werden im Account des Hauptnutzers angezeigt. Anlegen und Pflegen von Firmenlisten. Hier tragen Sie die Firmen ein, mit denen Sie als Ausschreiber immer wieder zusammenarbeiten. Vor der Freigabe einer Ausschreibung wählen Sie die Firmen aus, die Sie direkt einladen wollen. Sie können auch registrierte Firmen in Ihre eigenen Bieterlisten übertragen. Sammlung wichtiger Informationen, Dokument und Hilfsprogramme wie z.b. das Bietermodul zum Verpreisen von Leistungsverzeichnissen im GAEB- Format Ausschreibungen anlegen Register >>Ausschreiben einstellen<< wählen Ihre Stammdaten werden automatisch ausgelesen, füllen Sie die mit * bezeichneten Felder sorgfältig aus. Das Symbol neben den verschiedenen Aufgaben weist auf detaillierte Erläuterungen zu den einzelnen Ausschreibungsschritten hin. >Ausschreibungsverfahren< Wählen Sie zwischen öffentlich, beschränkt oder Einzelfreigabe. Sie bestimmen damit, wer auf Ihre Daten zugreifen darf. Siehe auch Erläuterung in der Eingabemaske.

3 >>Kurzbeschreibung<< Je genauer und aussagefähiger Sie Ihr Projekt und die wesentlichen Leistungen beschreiben, desto mehr Aufmerksamkeit wird Ihre Ausschreibung finden. Diese Kurzinformation wird bereits mit dem Infodienst einem angemeldeten Bewerber übertragen. >>Leistungsbereiche<< Wählen Sie die Begriffe, die der ausgeschriebenen Leistung entsprechen. Diese Begriffe dienen dem Auffinden der Ausschreibung durch den Bewerber. Wir empfehlen immer, bei mehreren gesuchten Leistungen Einzelausschreibungen durchzuführen. Die Möglichkeit der Datenübernahme aus einer bereits angelegten Ausschreibung erleichtert die Einzelausschreibung. >VU bearbeiten< Hängen Sie die Vergabeunterlagen, die Sie einem Bieter für die Angebotsbearbeitung zur Verfügung stellen wollen, als Dateianhang mit an. Es sind alle Dateiformate zulässig. Sollen Dateien unveränderbar sein, empfehlen wir die Umwandlung in ein PDF- Format. Mehrere einzelne Leistungsverzeichnisse im GAEB Format innerhalb einer Ausschreibung sind nicht zulässig, da die Eindeutigkeit nicht mehr gegeben ist. Sollen verschiedene Leistungen von einem Unternehmen angeboten werden, so müssen die verschiedenen GAEB-LVs in einer Datei zusammengefasst oder in Form von Einzelausschreibungen veröffentlicht werden. Pläne sollten nicht im CAD- Format angehängt werden, da diese Formate in der Regel von einem Bieter nicht verarbeitet und geplottet werden können. Auch hier empfiehlt sich das PDF- Format. Solche Planunterlagen kann ein Bewerber am Bildschirm einsehen. Alle in PDF- abgelegten Dateien können mit dem ADVS System durch einen Bieter per Mausklick auch in Papierausgaben und Originalformat bestellt werden. Damit entfällt für einen Ausschreiber das aufwändige Vervielfältigen, Verpacken und Versenden. Die Unterlagen werden mit dem Paketdienst zugestellt.

4 >Bieter einladen< Bieter können per Mausklick aus den eigenen Bieterlisten oder aus den bei webvergabe registrierten Firmen ausgewählt werden. Mit der Freigabe der Ausschreibung erhalten die Firmen aus der Einladungsliste automatisch ein Einladungsschreiben per . Empfehlenswert ist diese Vorgehensweise bei den Ausschreibungsverfahren öffentlich und Einzelfreigabe ; obligatorisch bei beschränkter Ausschreibung. Damit kann ein Ausschreiber bequem mit dem ihm vertrauten Firmenkreis zusammenarbeiten. Bieter, die bei webvergabe registriert sind, können aus dem Bieterprofil in die eigene Bieterliste übernommen werden. Registrierte Bieter, mit denen Sie häufiger zusammenarbeiten wollen, können als bevorzugter Bieter markiert und dieses Merkmal auch als Suchkriterium eingesetzt werden. In der Auswahlliste registrierte Bieter können Firmen auch nach Namen, Firmenbezeichnung und Schlagworten gefunden werden. Ausschreibungen finden Mit der Anmeldung als Gast oder als Bewerber ist automatisch ein Suchprofil angelegt, das die eingetragenen Leistungsgewerke und den Tätigkeitsumkreis auswertet. Die Datenbank wird, in der Nacht, nach den innerhalb der letzten 24 Stunden eingestellten Bekanntmachungen durchsucht und dem Suchprofil entsprechende Projekte per Infodienst gemeldet. Das Suchprofil kann jederzeit geändert und auch individuell durch Auswahl von Postleitzahlen optimiert werden. Dafür wählen Sie den Link >Arbeiten mit Suchprofilen< und folgen den Anweisungen. Alternativ ist die Einzelsuche nach Ausschreibungen möglich: wählen und das Register >> Ausschreibungen Finden<< anklicken >PLZ-Gebiet< Postleitzahlen können 1- bis 5-stellig eingegeben werden. Mehrere PLZ werden durch ein Semikolon ; getrennt >Leistungsbereiche Gewerke wählen, für die Sie nach Ausschreibungen suchen >Zeitraum< Bestimmen Sie den Suchzeitraum >Projekt-Nr< oder >Schlagwort< In diesem Eingabefeld können sowohl bekannte webvergabe- Projektummern als auch Schlagworte eingegeben werden.

5 >Suchen< Löst den Suchvorgang aus Das Ergebnis der Suche ist eine Trefferliste wie das nachfolgende Beispiel zeigt: Mit Klick auf das Symbol können Sie die vollständige Kurzbeschreibung, die Liste der gesuchten Gewerke einsehen und, soweit Vergabeunterlagen hinterlegt sind, die Liste der VU sehen. Es entstehen keine Kosten! Das Icon hinter der Projektbezeichnung gibt an, dass Vergabeunterlagen hinterlegt sind. Sofern ein Ausschreiber keine Vergabeunterlagen hinterlegt hat, erwartet er in der Regel schriftliche Bewerbungen.

6 Mit Klick auf Bekanntmachung einsehen gelangen Sie zum Volltext der Bekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen. Dort finden Sie die folgenden Schaltflächen: Vergabeunterlagen einsehen In einer Übersicht werden alle hinterlegten Vergabeunterlagen aufgelistet. Mit Klick auf >Download< können die Dokumente am Bildschirm eingesehen und / oder auf den eigenen Rechner herunter geladen werden. >Angebot abgeben< Sofern der Ausschreiber dies zulässt, können Angebote in beliebigen Dateiformaten hochgeladen werden. Die Angebote werden im Konto des Ausschreibers abgelegt. Vergabeunterlagen über webvergabe auch in Papierformaten beziehen >Vergabeunterlagen bestellen< Alle im PDF- Format abgelegten Vergabeunterlagen können vom Bieter als Druckversion in Originalgröße bestellt werden. Die Lieferung erfolgt innerhalb 48 Std durch den Deutschen Paketdienst. Damit entfällt insbesondere für Pläne das zeitaufwändige Drucken, Falten, Verpacken und Versenden. Nur die Pläne werden noch geplottet, die wirklich zur Angebotsbearbeitung benötigt werden. In der Spalte Format erkennen Sie das Originalformat. Die Druckbestellung eines Dokuments in DIN A4 oder DIN A3 wäre nicht sinnvoll, da Sie so ein Format üblicherweise selbst ausdrucken können. Mit Klick auf >Weiter zur Bestellung< wird Ihnen die vollständige Bestellung einschließlich Lieferadresse gezeigt. Sie erkennen hier auch, aus wie vielen Seiten das jeweilige Dokument besteht. Zum Beispiel Pos. 3: Die Datei enthält 11 Pläne DIN A1. Die Kopierkosten betragen damit je Plan 64,52/12 = 5,35 Euro, ein absolut marktüblicher Preis.

7 Über den Link >Preisliste< können Sie die dem Bestelldienst zugrunde liegenden Preise einsehen Mit Klick auf die Schaltfläche >Bestellen< schließen Sie den Vorgang ab. Falls Sie weitere Unterstützung benötigen, können Sie uns während der üblichen Bürozeiten anrufen oder unseren kostenlosen Online Support aufrufen. Den Zugang finden Sie auf der Startseite von Stuttgart, August 2008