Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 1

Transkript

1 Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 1

2 Agenda Organisatorisches Ordnungsmäßigkeit der Buchführung / Aufzeichnungen Verfahrensdokumentation Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 2

3 Organisatorisches Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 3

4 Organisatorisches Kommt eine Betriebsprüfung eigentlich immer plötzlich? 164 AO unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Prüfung auch ohne Vorbehaltsfestsetzung möglich.

5 Organisatorisches Ihr Finanzamt / Ihre Steuernummer Herrn / Frau Max(imiliane) Mustermann Musterstr Musterstadt Nr. des Prüfungsgeschäftsplans Angaben zum Prüfer oder zum Innendienst Ihre Adresse oder die Adresse Ihres Steuerberaters Prüfungszeitraum, z. B (in der Regel drei abgeschlossene Jahre) Herrn / Frau Prüfer-in

6 Organisatorisches Kann man etwas gegen eine bevorstehende Betriebsprüfung tun? Ein Einspruch ist grds. möglich Haben Sie gute Gründe? Erfolgsaussichten im Vorhinein prüfen / ggf. mit Ihrem Steuerberater besprechen ggf. Aussetzung der Vollziehung beantragen Ein Einspruch hat eher aufschiebenden Charakter Termin passt nicht? Terminverschiebungen sind eigentlich immer (auch formlos) möglich Geben Sie nachvollziehbare Gründe für Ihren Wunsch nach einer Terminverschiebung an. Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 6

7 Organisatorisches Ort der Betriebsprüfung Grundsatz: 1. Geschäftsräume des Steuerpflichtigen Vorteile: Fragen können schneller geklärt werden Unterlagen können schneller vorgelegt werden geringere Kosten für Steuerpflichtige 2. An Amtsstelle 3. anderer Ort (z. B. Steuerberater)

8 Ordnungsmäßigkeit der Buchführung / Aufzeichnungen Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 8

9 GoBS noch zeitgemäß? Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, elektronischer Bücher und Aufzeichnungen, ändern sich nicht dadurch, dass die Buchhaltung mit Hilfe moderner Techniken erstellt wird. Stoll, Bundesabgabenordnung BAO, S. 1469, mit Hinweis auf Kurz, SWK 1990 C41 Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 9

10 Entstehung der GoBD GDPdU (BMF vom ) GoBS (BMF vom ) FAQ s (BMF vom ) GoBD (BMF vom ) keine Änderung der materiellen Rechtslage bzw. der Verwaltungsauffassung Zusammenfassung der bisherigen BMF-Schreiben Aktualisierung hinsichtlich der technischen Entwicklung

11 Handelsrechtliche GoB / Ordnungsvorschriften ( AO) Nachvollzieh bar/ Nachprüfbar Vollständig Richtig Zeitgerecht geordnet unveränder bar Papierform Medien -brüche digitale Form Nachvollzieh bar/ Nachprüfbar Vollständig Richtig Zeitgerecht geordnet unveränder bar Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 11

12 Handelsrechtliche GoB / Ordnungsvorschriften ( AO) digitale Form Kleinstbetriebe Kleinbetriebe Mittelbetriebe Großbetriebe Papierform Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 12

13 Handelsrechtliche GoB / Ordnungsvorschriften ( AO) digitale Form Belege Vorsysteme (z. B. Kasse, Faktura) Aufzeichnungen Finanzbuchhaltung Papierform Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 13

14 Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen, Rnr. 3 5 GoBD Außersteuerliche Aufzeichnungspflichten, Rz. 3 die für die Besteuerung von Bedeutung sind ( 140 AO) z. B. Steuerliche Aufzeichnungspflichten, Rz. 4 z. B. Unterlagen zu Geschäftsvorfällen und zum Verständnis und zur Überprüfung gesetzlich vorgeschriebener Aufzeichnungen, Rz. 5 gewerberechtlich Abgabenordnung z. B. Kostenstellen branchenspezifisch Einkommensteuergesetz Valuta Handelsgesetzbuch Umsatzsteuergesetz Mengen- oder Wertangaben Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 14

15 Aufzeichnungs- / Aufbewahrungspflichten - Betriebliche Abläufe Angebot Angebot evtl. evtl. Bestellung Bestellung evtl. evtl. Rechnung Rechnung Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe ( 147 Abs. 1 Nrn AO) Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 15

16 Aufzeichnungs- / Aufbewahrungspflichten - Betriebliche Abläufe Geschäftsvorfall Belege Grund(buch) aufzeichnungen Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe ( 147 Abs. 1 Nrn AO) Belegsicherung, Unverlierbarkeit der Geschäftsvorfälle Beleg Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen Bücher, Aufzeichnungen ( 147 Abs. 1 Nr. 1 AO) 146 Abs. 1 und Abs. 4 vollständig, richtig unveränderbar

17 Dokumentation in Papierform Geschäftsvorfall Belege Grund(buch) aufzeichnungen Journal Belegsicherung, Unverlierbarkeit der Geschäftsvorfälle 146 Abs. 1 und Abs. 4 vollständig, richtig unveränderbar Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 17

18 Dokumentation in elektronischer Form (teilweise) Geschäftsvorfall Grund(buch) aufzeichnungen Belege Journal Belegsicherung, Unverlierbarkeit der Geschäftsvorfälle 146 Abs. 1 und Abs. 4 vollständig, richtig unveränderbar Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 18

19 Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit 145 Abs. 1 AO Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 19

20 DV-gestützte Buchführung in Kleinst-Betrieben Eingabe Aufbereitung Verarbeitung Journal? Konto Bilanz GuV Progressiv Retrograd Ausgabe Nachbereitung Ablage / Archivierung Journal Grundaufzeichnung Beleg Steueranmeldung Steuererklärung

21 Journalfunktion Buchungssatz (in einem FiBu-System): Forderung an Warenverkauf und Umsatzsteuer Darstellung im ERP-System: ID11 ID11 ID11 ID11 Forderung an Verrechnungskonto 1 Verrechnungskonto 1 an Sammelkonto Sammelkonto an Verrechnungskonto 2 Verrechnungskonto 2 an Warenverkauf und Umsatzsteuer Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 21

22 Progressive / retrograde Prüfung - Datenträgerüberlassung (Z3) Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 22

23 Vollständigkeit / Nachvollziehbare Veränderbarkeit 146 Abs. 1 und 4 AO Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 23

24 Vollständigkeit / Unveränderbarkeit der Geschäftsvorfälle? Rnr. 32 ff GoBD 146 Abs. 4 AO: Ordnungsvorschrift für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen (4) Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 24

25 Vollständigkeit / Unveränderbarkeit der Geschäftsvorfälle? Rnr. 32 ff GoBD Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 25

26 Vollständigkeit / Unveränderbarkeit der Geschäftsvorfälle? Rnr. 32 ff GoBD Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 26

27 Vollständigkeit / Unveränderbarkeit der Geschäftsvorfälle? Rnr. 32 ff GoBD

28 Zeitgerechtheit 146 Abs. 1 AO / 239 Abs. 3 HGB Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 28

29 Unterscheidung der Geschäftsvorfälle notwendig Unbares Geschäft? Bargeschäft? Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 29

30 Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Unbarer Geschäftsvorfall Bis zum Ablauf des Folgemonats Unbarer Geschäftsvorfall Erfassung Grund(buch)aufzeichnungen Buchungszeitpunkt Journal / FiBU bis 10 Tage = unbedenklich > 10 Tag = prüfungsbedürftig

31 Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Barer Geschäftsvorfall Bis zum Ablauf des Folgemonats Barer Geschäftsvorfall Erfassung Grund(buch)aufzeichnungen Buchungszeitpunkt Journal / FiBU 1 Tag = unbedenklich > 1 Tag = bedenklich Formeller Fehler! Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 31

32 Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Barer / Unbarer Geschäftsvorfall Bis zum Ablauf des Folgemonats Barer Geschäftsvorfall Erfassung Grund(buch)aufzeichnungen Buchungszeitpunkt Journal / FiBU 1 Tag = unbedenklich > 1 Tag = bedenklich Formeller Fehler! Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 32

33 Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Barer / Unbarer Geschäftsvorfall Ausnahme: Kleinstunternehmer mit geringer Anzahl an Geschäftsvorfällen und Belegen bringt Unterlagen und Aufzeichnungen zum ¼jährlichen / ½jährlichen / jährlichen Buchen zum Steuerberater UND Grundaufzeichnungen stellen Unverlierbarkeit und Vollständigkeit der Unterlagen und Belege sicher Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 33

34 Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen Barer / Unbarer Geschäftsvorfall Ausnahme: Kleinstunternehmer mit geringer Anzahl an Geschäftsvorfällen und Belegen bringt Unterlagen und Aufzeichnungen zum ¼jährlichen / ½jährlichen / jährlichen Buchen zum Steuerberater Dokumentation des Verfahrens UND Grundaufzeichnungen stellen Unverlierbarkeit und Vollständigkeit der Unterlagen und Belege sicher Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 34

35 Ordnung 146 Abs. 1 AO / 239 Abs. 2 HGB Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 35

36 Ordnung Rnr GobD Systematische Erfassung übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen keine planlose Sammlung von geschäftlichen Unterlagen! Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 36

37 Ordnung Rnr GobD Getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen Getrennte Verbuchung von steuerpflichtigen steuerfreien und nicht steuerbaren Umsätzen ( 22 USTG) Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 37 7% / 19 % 0% 7% / 19 %

38 Elektronische Aufbewahrung Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 38

39 Grundsatz! Elektronische Aufbewahrung Rnr GoBD Eingang ins Unternehmen Aufbewahrung im Unternehmen Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 39

40 Elektronische Aufbewahrung Rnr GoBD Besonderheiten! Eingang ins Unternehmen Aufbewahrung im Unternehmen wenn die nur als Transportmittel genutzt wurde und keine aufbewahrungspflichtigen Informationen enthalten hat.

41 Besonderheiten! Elektronische Aufbewahrung Rnr GoBD Eingang ins Unternehmen Aufbewahrung im Unternehmen oder andere / Inhouse-Format wenn bei der Umwandlung keine Auswertungsmöglichkeiten verloren gehen und das Ursprungsformat zusätzlich aufbewahrt wird.

42 Elektronische Erfassung von Papierdokumenten Rnr GoBD Besonderheiten! Eingang ins Unternehmen Aufbewahrung im Unternehmen oder andere / Inhouse-Format Dokumentation erforderlich!

43 Datenzugriff 147 Abs. 6 AO Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 43

44 Datenzugriff Rnr GoBD Datenzugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung Unmittelbar (Z1) Mittelbar (Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 44

45 Datenzugriff Rnr GoBD Unmittelbar (Z1) Mittelbar (Z2) Datenträgerüberlassung (Z3) Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 45

46 Datensicherheit Rnr GoBD Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 46

47 Datensicherheit Rnr GoBD Der Steuerpflichtige hat sein DV-System gegen Verlust (z. B. Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl) zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen (z. B. durch Zugangs- und Zugriffskontrollen) zu schützen. Die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 47

48 Geht es auch ohne Digitalisierung? Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 48

49 Geht es auch ohne Digitalisierung? Welche Vorteile / Nachteile habe ich von der Digitalisierung? Jeder Unternehmer hat die Wahl! Abwägung Vor- und Nachteile Analog Digital

50 Geht es auch ohne Digitalisierung? Welche Welche Vorteile / Nachteile Konsequenzen habe ich ergeben von der sich aus Digitalisierung? meiner Entscheidung? Jeder Unternehmer hat die Wahl! Abwägung Vor- und Nachteile Analog Digital

51 Geht es auch ohne Digitalisierung? Welche Welche Vorteile / Nachteile Konsequenzen habe ich Wer von kann ergeben der mir bei sich aus Digitalisierung? der Entscheidung meiner helfen? Entscheidung? Jeder Unternehmer hat die Wahl! Abwägung Vor- und Nachteile Analog Digital

52 Verfahrensdokumentation Verfahrensdokumentation Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 52

53 Ein Unternehmen aus Sicht eines Betriebsprüfers / einer Betriebsprüferin: Verfahrensdokumentation

54 Verfahrensdokumentation Kleinstunternehmen etwas größeres Unternehmen Großunternehmen

55 Verfahrensdokumentation - Grundlagen - Hintergrund Innerbetriebliche Prozesse und Verfahren werden durch den Einsatz von EDV immer komplexer. Nur wenn diese Abläufe verstanden werden, ist eine risikoorientierte Prüfung möglich. Sinn und Zweck Prüfbarkeit Nachweis der Erfüllung der Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze Definition Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 55

56 Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Außenprüfungen (und Nachschauen) Verfahrensdokumentation digitale Einzelprüfung Systemprüfung Verfahrensprüfung Prüfung der einzelnen, gespeicherten Daten des verwendeten Systems. Funktioniert das System wie beschrieben? Prüfung des verwendeten Systems auf die Anforderungen gemäß 145ff AO. Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 56

57 Verfahrensdokumentation Aufgaben einer Verfahrensdokumentation: Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses

58 Verfahrensdokumentation Aufgaben einer Verfahrensdokumentation: Erläuterung der Entstehung der Information über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung der elektronischen Dokumente

59 Verfahrensdokumentation Aufgaben einer Verfahrensdokumentation: Erklärung des eindeutigen Wiederfindens Beschreibung der maschinellen Auswertbarkeit Beschreibung des Schutzes vor Veränderungen, Verlust oder Fälschung Beschreibung der Reproduktion

60 Verfahrensdokumentation Bestandteile Allgemeine Beschreibung Technische Dokumentation Anwenderdokumentation Betriebsdokumentation Merke: Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten.

61 Verfahrensdokumentation Die allgemeine Beschreibung informiert über die allgemeine Organisation des Unternehmens z.b.: Aufbauorganisation Netzinfrastruktur Organigramm Ablauforganisation Anwendungsfeld des DV-Systems Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 61

62 Verfahrensdokumentation Die Anwenderdokumentation umfasst z.b. Benutzerhandbücher Bedienungsanleitungen Programmierhandbücher Arbeitsanweisungen Programmbeschreibungen Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 62

63 Verfahrensdokumentation Die technische Systemdokumentation soll unter anderem über folgende Bereiche informieren: Standardsoftwarekomponenten / individuelle Programmteile Datenbankstrukturen veränderbare Tabelleninhalte Beschreibung der maschinellen Kontrollen programminterne Fehlerbehandlungsverfahren Schnittstellen zu anderen Systemen programmierte Verarbeitungsregeln

64 Verfahrensdokumentation Die Betriebsdokumentation dient unter anderem der Dokumentation der organisatorischen Arbeitsabläufe und der ordnungsgemäßen Anwendung des DV-Verfahrens: Berechtigungsverfahren Datensicherungsverfahren und Datenintegrität Freigabeverfahren für neue bzw. geänderte Programme und Versionen Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 64

65 Verfahrensdokumentation Verfahrensdokumentation (Bestandteile) Steuerpflichtiger Dienstleister Allgemeines Beschreibung Betriebsdokumentation Anwenderdokumentation Technische Systemdokumentation Organigramm, Aufbauorganisation, Ablauforganisation Arbeits- und Organisationsanweisungen, Stammdaten Handbücher, Verträge Technische Unterlagen zur Hard- und Software

66 Fehlende Verfahrensdokumentation Tz. 10.1, Rz. 155 GoBD Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

67 Mögliche Folgen bei Nichtbeachtung Betriebsprüfung Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 67

68 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 158 AO: Beweiskraft der Buchführung Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der 140 bis 148 AO entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 68

69 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 162 Abs. 2 AO: Schätzungs befugnis wenn vorgelegte Bücher / Aufzeichnungen nicht den Ordnungsvorschriften entsprechen und hierdurch ihre sachliche Richtigkeit in Zweifel gezogen wird oder durch Verprobungsmethoden / Prüfungsmethoden die sachlichen Richtigkeit überprüft und widerlegt wird Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 69

70 Allgemeine gesetzliche Anforderungen 162 AO: (1) Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie zu schätzen. Dabei sind alle Umstände zu berücksichtigen, die für die Schätzung von Bedeutung sind. (2) Zu schätzen ist insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige über seine Angaben keine ausreichenden Aufklärungen zu geben vermag oder [ ] seine Mitwirkungspflicht nach 90 Abs. 2 verletzt. Das Gleiche gilt, wenn der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann, wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht nach 158 zugrunde gelegt werden oder [ ] Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 70

71 Schätzungs befugnis <> Schätzungshöhe Grundsätzlich gilt: a) Ist eine Schätzungs befugnis gegeben, ist die Höhe der Schätzung durch die Finanzverwaltung zu ermitteln. b) Die Höhe der Schätzung hängt von den jeweiligen Feststellungen im Betrieb ab und kann durch z. B. eine Kalkulation oder Geldverkehrsrechnung gestützt werden. Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 71

72 Schätzungs befugnis <> Schätzungshöhe Grundsätzlich gilt: c) Je höher die festgestellten Mängel, desto gröber darf die Schätzungsmethode gewählt werden d) unter Umständen auch prozentuale Schätzung möglich, soweit innerhalb der Richtsätze e) keine Strafschätzung zulässig Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 72

73 Eigene Aufgaben / Aufgaben des Steuerberaters Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 73

74 Eigene Aufgaben / Aufgaben des Steuerberaters Analyse Ihres Unternehmens Welche Prozesse sind wie organisiert? Beschreibung der Prozesse und Vorgehensweisen, z. B. Angebotserstellung, Auftragsannahme, Rechnungslegung, Mahnwesen etc. Aufzeigen der steuerlichen Konsequenzen Beratung hinsichtlich unterschiedlicher Auswirkungen (Vorteile / Nachteile) ggf. Entscheidungshilfe oder Hilfe bei der Beschreibung schwieriger Prozesse

75 Eigene Aufgaben / Aufgaben des Steuerberaters Analyse Ihres Unternehmens Welche Prozesse sind wie organisiert? Beschreibung der Prozesse und Vorgehensweisen, z. B. Angebotserstellung, Auftragsannahme, Rechnungslegung, Mahnwesen etc. Aufzeigen der steuerlichen Konsequenzen Kommunikation erforderlich! Beratung hinsichtlich unterschiedlicher Auswirkungen (Vorteile / Nachteile) ggf. Entscheidungshilfe oder Hilfe bei der Beschreibung schwieriger Prozesse

76 Haben Sie Fragen? Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 76

77 Brennpunkt Betriebsprüfung und nun? 77