Capturing & Distribution

Transkript

1 Capturing & Distribution Erfassen und Weiterleiten von Geschäftsdokumenten Verwaltung ohne Medienbrüche Digitalisierung von Papierdokumenten Erfassen und Klassifizieren von digitalen Dokumenten Erfassen von vielfältigen Hardware-Quellen: Scanner, MFP, Desktop, Tablet, Smartphone Weiterleiten an verschiedenste Zielorte wie DMS, Netzwerkordner, -Empfänger, Archive Mit einer Vielzahl von möglichen Schnittstellen und unterstützenden Applikationen Das ist Effizienz, Dynamik, Flexibilität für Ihr Unternehmen bereitgestellt von InnoSys. Dynamisch flexibel zuverlässig

2 Erfassen, Verarbeiten, Verteilen Ihrer wertvollen Geschäftsdokumente ohne Medienbrüche InnoSys stellt vor: Das geniale Capturing & Distribution System NSi TM AutoStore TM Mit diesem System steuern Sie das Erfassen und Weiterleiten Ihrer Geschäftsdokumente, unabhängig von Format oder Quelle. Die Bewirtschaftung von Geschäftsdokumenten war noch nie so einfach und effizient. Das System eignet sich für Unternehmen jeder Größenordnung, ist es doch gemäß Anforderungen individuell und flexibel anpassbar. Von der Verarbeitung der Eingangspost bis zum anspruchsvollen Management von Dokumenten aus digitalen Quellen wie Tablets, Smartphones, s, FTP-Sites usw. Nach oben sind keine Grenzen gesetzt. AutoStore arbeitet mit Geräten aller führenden Anbieter zusammen und funktioniert auf sämtlichen Plattformen. Der Austausch eines PCs oder die Einführung eines neuen MFPs ist so einfach wie das Anschließen des Geräts am Netzwerk. Unsere Spezialisten stehen Ihnen auch für solche Aufgaben jederzeit zur Seite. Mühelose Erfassung von Dokumenten individuell angepasst auf Ihr Unternehmen Führen Sie Dokumente in Papier- und in elektronischer Form zu einheitlichen Datenströmen zusammen, und das ohne Medienbrüche. Papierdokumente werden gescannt, eingelesen, klassifiziert und an das vorbestimmte Ziel weitergeleitet. Die Quellen der Dokumente sind nahezu beliebig von PC/Mac über Tablets, Smartphones, Cloud- Netzwerke bis zu MFP-/MDF-Netzwerkscanner oder Kopierer. 3 Erfassen: 1 Multifunktionsgeräte, Netzwerkscanner 2 Elektronische Files von beliebigen Quellen 3 TWAIN Dokumenten-Scanner Weiterleiten: 4 Groupware & Collaboration Software-Systeme 5 Document Management Systeme (DMS) 6 File-, Fax- und -Services 7 Open Connectivity Erfassen von Papierdokumenten 7 Üblicherweise wird über ein Multifunktionsgerät eingelesen. Ist diese Voraussetzung nicht gegeben, z.b. bei Filialen mit geringem Datenaufkommen, werden Arbeitsplatzscanner eingesetzt, die genauso kompatibel mit AutoStore sind wie große MFPs mit komplexen Funktionen. So profitieren auch kleinere Büros, externe Projektgruppen oder Einzelanwender von den dynamischen Vorteilen und der Effizienz von AutoStore. Der umständliche Datentransfer über verschiedene Cloud-Systeme gehört der Vergangenheit an. Projektgruppen oder externe Mitarbeitende arbeiten mit dem Hauptsitz zusammen wie unter ein und demselben Dach.

3 Intelligente Verarbeitung und Bereitstellung Das System ermöglicht die Verarbeitung aller Arten von Dokumenten einschließlich Bildern und digital übermittelter Formulare. Wandeln Sie per Tastendruck jegliches Dokument in das gewünschte Format um von Text ab einem Bild zum durchsuchbaren PDF oder MS-Office- Dokument. Dafür stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung: Texterkennung, Barcodes, Bildaufbereitung und -verwaltung, Dokumentenservices, -umwandlung und vieles mehr. Sie beschreiben die Anforderungen Ihres Unternehmens. Wir bringen die entsprechenden Werkzeuge für Sie zum Einsatz. Unkompliziert, maßgeschneidert und jederzeit flexibel anpassbar. Flexible, dynamische Verteilung digitaler Workflow Mit AutoStore agiert Ihr Unternehmen in Echtzeit und nutzt Geschwindigkeit als Wettbewerbsvorteil. Leiten Sie Ihre Dokumente unmittelbar an ein oder mehrere Ziele wie DMS (Document Management System), Netzwerkordner, -Empfänger, Archive und viele mehr. Für wiederkehrende Dateihandhabungen werden Workflows vorbestimmt und jedes Mal, wenn ein Dokument für dieses Ziel ansteht, durchläuft es per Klick die entsprechenden Aktionen und erreicht automatisch die vorgesehene Destination. Erfassen des Posteingangs Ob Briefpost oder s: Erfassen Sie alle Dokumente unmittelbar bei ihrem Eintreffen und wandeln Sie sie in verarbeitbare digitale Informationen um, einschließlich Briefkopf/ -Header, Textkörper und aller Anhänge. Die Funktionen können individuell konfiguriert und jederzeit angepasst werden. Anschließend können die Daten zur sofortigen Verarbeitung an Geschäftsanwendungen oder an ein Archiv weitergeleitet werden. Exzellente Bildqualität dank Dokumentenvorschau Mit dieser Funktion kann die Qualität erfasster oder importierter Dokumente überprüft werden, bevor diese in Ihren Workflow integriert werden. Zu Ihrer Verfügung steht eine Sammlung hoch entwickelter Funktionen zur Bildbearbeitung. Mühelos entfernen Sie Fehler aus gescannten Dokumenten: z.b. Retouchieren von Artefakten, Lochstellen, Staubflecken oder Ausrichten von Verzerrungen, Außenrändern und vieles mehr. Erkennen von Barcodes und QR Codes Das System erfasst Barcode- Informationen (1D / 2D) und konvertiert sie zur Indexierung. So können Dokumente in verschiedene Workflows integriert und bei Bedarf für die automatische Verarbeitung in kleinere Dokumente aufgeteilt werden. Scans per versenden Versenden Sie Scans direkt ab dem Multifunktionsgerät per . Im Display können Sie die Kontaktliste Ihres Unternehmens bequem durchsuchen, um den Empfänger auszuwählen, dem Sie eine senden möchten. Wählen Sie den gewünschten Workflow aus und das System scannt das Dokument, wandelt es in das Format Ihrer Wahl um (z.b. durchsuchbares PDF) und hängt es an eine an. Senden Sie es an sich selbst oder an mehrere Personen. Auf Wunsch kann eine Kopie der in der Gesendet-Liste in Ihrem Postfach gespeichert werden. Die Verteilung von zeitkritischen Dokumenten wie Rechnungen, Bestellungen etc. wird rationalisiert und das Risiko manueller Fehler extrem reduziert. Individuell angepasste Scanmenüs Sie können individuelle Scan-Workflows erstellen und mit den anpassbaren Shortcuts (Schnelltasten) im MFP- Display verknüpfen. Nachdem der Benutzer authentifiziert wurde, werden die Scanmenüs angezeigt, die speziell für einzelne Personen, Projektgruppen oder Abteilungen festgelegt wurden. Die Fachleute von InnoSys helfen Ihnen nicht nur bei der Implementierung des Systems. Sie zeigen Ihren Mitarbeitenden auch spezielle Konfigurationsmöglichkeiten auf und fungieren als persönliche Coaches.

4 Weiterleitung an SharePoint Scannen Sie direkt in Microsoft SharePoint und speichern Sie die Dokumente als durchsuchbare PDFs oder in den Standardformaten von Microsoft Office. Die SharePoint URL kann auch automatisch an Sie übermittelt werden, um einen leicht zugänglichen Link für die zukünftige Verwendung bereitzustellen. Highlight mobile Erfassung unterwegs Mit NSi Mobile können Sie Informationen sicher den Geschäftsprozessen im Unternehmen zuführen. Dabei spielt das Dateiformat keine Rolle: mit dem Gerät aufgenommene Fotos, -Anhänge, von einem Cloud-Dienst heruntergeladene Dateien oder andere Anwendungen auf Ihrem Mobilgerät. Mobile E-Formulare unterwegs Formulare ausfüllen und weiterleiten, direkt vom mobilen Gerät aus. Die Aufnahme von Patienten, die Bearbeitung von Schadensmeldungen und jeder andere auf Formularen beruhende Vorgang kann so von mobilen Mitarbeitenden vorgenommen werden. Sicherer Dateizugriff mit MyFiles Aus Sicherheitsgründen verzichten viele Unternehmen auf die Nutzung von Cloud-Speicherlösungen von Drittanbietern. Mit NSi Mobile ist es möglich, den persönlichen Ordner im Netzwerk auf sichere Weise auf Mobilgeräten verfügbar zu machen. Das System ist mit den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens konform und ermöglicht extern tätigen Mitarbeitenden den unkomplizierten Zugriff auf ihre persönlichen Dateien. So können Geschäftsprozesse mobil ausgeführt und wichtige Dokumente eingesehen sowie in jeden mit AutoStore gesteuerten Prozess eingelesen werden. Dynamisch flexibel zuverlässig Kompatibel mit ios und Android Die App NSi Mobile ist für die Betriebssysteme ios und Android verfügbar. Sie erweitert den großen Funktionsumfang der betreffenden Geräte um intuitive, mobile Datenerfassungsanwendungen, die auf der AutoStore-Plattform beruhen. Schulung und Support Nach der Implementierung des Systems erhalten Ihre Mitarbeitenden Schulungen in den verschiedenen Einsatzbereichen durch die Experten von InnoSys. Es steht Ihnen eine Hotline zur Verfügung und Sie können sich jederzeit auf Ihren persönlichen Ansprechpartner verlassen. Geschäftsdokumente bedeuten Vermögenswerte. InnoSys steht Ihnen partnerschaftlich zur Seite, um Ihre Workflows zu vereinfachen und zu validieren. Zögern Sie nicht, uns anzurufen wir helfen gerne und kümmern uns um Ihre Anliegen.

5 Steigern Sie den Wert Ihrer Geschäftsdokumente wir unterstützen Sie dabei Übersicht der Verarbeitungs- und Weiterleitungskomponenten (Auszug) Erfassung von Informationen von: Multifunktionssystemen (MFPs) Kopierern Smartphones Scannern Desktops Microsoft-Office-Anwendungen -Clients -Posteingängen Verzeichnissen (Netzwerk oder lokal) (SMTP, POP3, IMAP) Faxservern lokalen oder entfernten Ordnern FTP-Sites (verschlüsselt und unverschlüsselt) Dateien (Batch, XML, Trennzeichen-getrennte Formate, ASCII) Computern XML Verarbeitungsfunktionen: Vollständige Texterkennung Bereichsspezifische Texterkennung Formularerkennung (strukturiert/halbstrukturiert) Optische Markierungserkennung (OMR) Bildverbesserung MRC-PDF-Komprimierung Barcode-Erkennung (1D/2D) Elektronischer Stempel Verschlüsselung/Entschlüsselung Wasserzeichen Berichterstellung Automatische -Benachrichtigung Gerätefunktionen: Import und Gruppierung von Geräten (Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Poststelle usw.) Mehrfachweiterleitung auf Tastendruck Steuerungsmöglichkeiten für die Granularität der Scaneinstellungen Bidirektionale Datenbankabfragen Integrierte LDAP-Anbindung Verschiedene Indexfelder Verschlüsselung von Aufträgen Generierung von Menüs/Formularen Direkte Weiterleitung an: Netzwerkordner -Adressen Faxserver Drucker ODBC-kompatible Datenbanken verschlüsselte FTP-Sites Send to XML & WebDav Dokumentenmanagementsysteme und Cloud-Services von Anbietern wie Microsoft, Google, EMC, Open- Text, FileNet, Interwoven, IBM, Docuware und anderen CSV, Befehlsdateien Captaris RightFax TM Funktionen für Großunternehmen: Clustering Lastverteilung Unterstützung für mehrere CPUs Unterstützung für mehrere OCR-Module Zentrale Verwaltung Authentifizierungsservices Sicherheitsfunktionen: Authentifizierung (Common Access Cards, Windows, Active Directory, LDAP) Eingeschränkter Netzwerkzugriff Validierung ausgehender Faxe und s Filterung ausgehender Faxe Dynamisch flexibel zuverlässig Sobald die Ansprüche Ihres Unternehmens steigen, können einfach Module zugeschaltet, kann Serverplatz erweitert und/oder können weitere Funktionen aufgerüstet werden. Ihre Berater von InnoSys wissen, worauf es ankommt, und können Ihnen schon in der Planungsphase Möglichkeiten für zukünftige Expansion aufzeigen. Zögern Sie nicht, uns anzurufen wir nehmen uns Zeit für Ihre Anliegen und sind jederzeit für Sie da, zu einem unverbindlichen Informationsgespräch!

6 Erwarten Sie viel von uns! InnoSys ist Ihr Partner in Sachen Dokumentenmanagement. Wir unterstützen Sie in der Organisation der Workflows, damit Sie die Energie auf Ihr wertvolles Kerngeschäft richten können. Sie haben jederzeit Ihren persönlichen Ansprechpartner, der die Ansprüche Ihres Unternehmens kennt und Sie proaktiv unterstützt. Die speziell für Sie ausgearbeiteten Strategien von InnoSys sind auf die expansive Zukunft Ihres Unternehmens ausgerichtet. Rufen Sie uns einfach an, stellen Sie Fragen und überzeugen Sie sich persönlich von unserem Know-how. Wir helfen gerne und kümmern uns um Ihre Anliegen. InnoSys GmbH Hauptsitz Mettlenstraße 6 CH-8472 Seuzach T +41 (0) F +41 (0) info@innosys.ch InnoSys GmbH Ladengeschäft Frauenfelderstraße Winterthur T +41 (0) F +41 (0) laden@innosys.ch