Change Management für Traditionsunternehmen Alexander Bürkle:

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1 Change Management für Traditionsunternehmen Alexander Bürkle: Aufbau eines Kennzahlensystems zur ganzheitlichen Unternehmenssteuerung mit Jedox Nach einer Nutzwertanalyse haben wir uns mit Jedox für den Branchenführer entschieden. Angelika Grom, Leiterin Controlling, Alexander Bürkle GmbH & Co. KG Kunde Alexander Bürkle GmbH & Co. KG I Deutschland Branche Großhandel & Vertrieb, Transport & Logistik Fachabteilung Finanzen, Vertrieb Lösung Kennzahlenbasierte Lösung für Berichtswesen, Finanzplanung, Vertriebsanalyse und -planung, Einkaufs- und Lagersteuerung Systemumgebung MS SQL (ENVenta ERP), Oracle Data Warehouse Vom Großhändler zum Technologiedienstleister Es ist eine technologische Zeitenwende, als Alexander Bürkle im Jahre 1900 seinen Großhandel elektrotechnischer Produkte mit einem bescheidenen Sortiment gründet. 114 Jahre später bietet das Familienunternehmen als expandierender, marktführender Technologiedienstleister in Südwestdeutschland rund 1,5 Mio. elektrotechnische Artikel für die Bereiche Gebäude- und Industrietechnik, Erneuerbare Energien sowie Consumer Electronics an. In diesen Bereichen werden nationale und internationale Elektroinstallationsbetriebe, Industrieunternehmen und mittelständische Fachhändler betreut. Von ihrem Stammsitz in Freiburg/Breisgau aus leitet die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG 20 Niederlassungen in Südwestdeutschland und beschäftigt insgesamt über 700 Mitarbeiter. Das familiengeführte Unternehmen ist im Einkaufsverband DEHA organisiert, beliefert weltweit über Kunden täglich und konnte im vergangenen Jahr einen Umsatz von 276 Millionen Euro erzielen. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 1

2 Firmenumstrukturierung erfordert neues Kennzahlensystem Herausforderung Firmen-Umstrukturierung in vier neue operative Geschäftsbereiche Aufsetzen eines Informationssystems für Berichtswesen & Planung Erstellen einer neuen Kosten- und Leistungsrechnung Berichte werden über ERP-System mit MS Excel mühsam programmiert Jährliche Planung muss zeitintensiv über Controlling administriert werden Genau wie im Jahre 1900, als Alexander Bürkle seinen Großhandel für elektrotechnische Waren eröffnete, steht das mittlerweile international agierende Unternehmen Alexander Bürkle GmbH & Co. KG 2012 vor einem Zeitenwandel: Die Integration zweier Schwesterunternehmen, sowie die stärkere Positionierung als Technologiedienstleister machten eine Neustrukturierung des Unternehmens notwendig. Die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG wird in die vier Unternehmensbereiche Gebäudetechnik, Industrietechnik, Erneuerbare Energien und Consumer Electronics gegliedert eine Aufgabe, die das Controlling-Team vor große Herausforderungen stellte. Die veränderte Unternehmensstruktur soll mit Hilfe eines neuen Controlling-Informationssystems für Berichtswesen und Planung übersichtlicher dargestellt und sämtliche Kostenstellen und -arten dahingehend neu aufgebaut werden. Die Erstellung einer neuen Kosten- und Leistungsrechnung verkompliziert die Aufgabe und bringt die bisherige Controlling-Lösung an ihre Grenzen: Alexander Bürkle nutzte bislang für Berichtswesen und Planung ein SQL-basiertes ERP-System auf Basis von enventa ERP sowie Microsoft Excel. Angelika Grom, Leiterin des Controlling bei der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG, erklärt die Schwachpunkte der alten Lösung: Sämtliche Reports wurden von unserem EDV-Team im ERP-System individuell programmiert. Daraus ergab sich ein hoher Programmieraufwand und viele individuell ausgegebene Daten, die immer wieder neu abgestellt werden mussten. Neben dem zeit- und kostenintensiven Programmieraufwand fehlte uns schlichtweg die nötige Flexibilität. Lösung Webbasiertes Reporting und Planung für 120 Anwender im Unternehmen Realisierung einer neuen Umlagesystematik mit 10 Umlageschlüsseln Dezentrale Planungsanwendung für über 9 Millionen Datensätze Automatische Anbindung des ERP-Systems an Jedox OLAP-Server Die Abbildung der neuen Kostenstellen-Hierarchie, mit über 900 Kostenstellen-Elementen, sowie die Analyse nach mehr als 700 Kostenarten war für die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG nicht mehr mit vertretbarem Aufwand durchführbar. Um die vier Unternehmensbereiche anhand von Kennzahlen effi zient zu lenken, die Leistung der einzelnen Unternehmensbereiche betriebswirtschaftlich korrekt zu analysieren und an die Geschäftsführung zu berichten, wurde daher ein professionelles Reporting- und Planungs-Werkzeug erforderlich. Angelika Grom erläutert: Die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG ist sehr schnell gewachsen und brauchte nun eine leistungsfähige Software für das Controlling und Reporting. Unsere bisherige Lösung war für diese Ziele sozusagen untermotorisiert. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 2

3 Vorteile Transparentes Monitoring der Finanz- und Vertriebskennzahlen mittels Dashboards Dezentrale Planeingabe durch Fachanwender im Web entlastet Controlling Automatisch gesteuerte Reports, automatisierter Versand per Mail Flexible Anpassung bestehender Berichte durch Controllingmitarbeiter Zeitersparnis durch automatisierte ETL-Jobs im Nachtlauf Vertriebsplanung und Niederlassungsreporting aus einer Hand Zeitgleich mit der Umstrukturierung des Unternehmens evaluierte ein Team, zusammengesetzt aus Controlling, IT und Geschäftsführung mehrere Business Intelligence-Systeme. Neben wichtigen Funktionen im Reporting, wie etwa der automatisierten Steuerung von Berichten, fl exibler Anpassungsmöglichkeiten, MS Offi ce-integration und einem geringen Programmierungsaufwand, soll die neue Anwendung auch ein integriertes Planungsmodul mitbringen. Damit sollen die Außendienstmitarbeiter ihren Kundenstamm selbstständig planen können und das Controlling dadurch entlasten. Ein weiteres Kernkriterium ist die Web-Fähigkeit des BI-Systems, damit in allen 20 Niederlassungen des Unternehmens extern auf die Berichte zugegriffen werden kann. Das komplexe Umlagesystem der viergliedrigen Firmenstruktur, mit zehn verschiedenen Umlageschlüsseln, stellt eine zusätzliche Herausforderung dar. Nicht nur die anfängliche Sicherheitsbedenken der IT-Mitarbeiter einem neuen BI-System gegenüber kann Jedox schnell ausräumen, sondern mit seinem integrierten Planungs- und Reporting-Ansatz auch die Kernanforderungen der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG optimal erfüllen. Angelika Grom: Zudem war die Excel-Nähe von Jedox eines unserer Hauptentscheidungskriterien. Jeder, der mit Zahlen arbeitet, ob im Finanzwesen oder in der Buchhaltung, kommt an Excel einfach nicht vorbei. Auf dieser Erfahrungsbasis kann man mit Jedox sehr schnell aufbauen und sicher arbeiten. Nach einer Nutzwertanalyse haben wir uns mit Jedox für den Branchenführer entschieden. Selbstständige Umsetzung in nur drei Monaten Warum Jedox? 100% webfähige Plattform erleichtert dezentrale Prozesse Stets aktuelle und konsistente Daten dank Jedox OLAP ( single point of truth ) Programmierfreie self-service Anwendung Einfache MS Office Integration Mobile-Fähigkeit für Tablet und Smartphone Ein gemeinsamer Machbarkeitsworkshop bestätigt noch vor Projektbeginn, dass sämtliche Anforderungen des Unternehmens an sein neues Controlling mit Jedox abgedeckt werden können. Der in enger Zusammenarbeit zwischen Controlling und IT der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG sowie Jedox-Beratern erstellte Projektplan sieht für die Umsetzung der Lösung einen relativ engen Zeitplan vor: Innerhalb von zwei Wochen werden die im enventa ERP-System bereitgestellten Daten in den multidimensionalen OLAP-Server von Jedox überführt und erste Berichte generiert. Nach dem Strukturaufbau der Ergebnis- sowie GuV-Rechnung mit Unterstützung von Jedox-Beratern, kann die Entwicklung und Pfl ege der Web-Berichte nach kurzer Zeit vollständig von der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG übernommen werden. Dass wir selbstständig Änderungen am BI-System vornehmen können und nicht für jeden neuen Bericht oder jede neue Applikation einen Berater benötigen, war und ist für uns entscheidend. Jedox ist dafür wirklich geeignet. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 3

4 Wir kommen mittlerweile mit sehr wenigen Beratertagen im Jahr aus und profi tieren von dieser Kostenersparnis! Von Dimensionen über komplett individuelle Berichte bis hin zu Datenextraktionsvorgängen erstellen wir alles selbst, beschreibt Angelika Grom die Vorteile des Self-Service Ansatzes der Jedox-Lösung. Komplexes Umlageverfahren ressourcensparend aufgebaut Nach dem Go Live des Jedox-Berichtswesens nur drei Monate nach Projektbeginn, wird das System schnell um die Bereiche Finanzplanung und Vertriebsanalyse und -planung erweitert. Die größte Herausforderung in dieser Projektphase ist jedoch die Abbildung der innerbetrieblichen Umlagen: Die Umlage von Gemeinkosten, insbesondere die Bildung und Anwendung der jeweiligen Verteilungsschlüssel, hat einen erheblichen Einfl uss auf die Profi tabilität der vier einzelnen Unternehmensbereiche der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG. Die Schwierigkeit besteht darin, dass keiner der vier Unternehmensbereiche durch die Umlage der Fixkosten ungerecht belastet werden soll. Genauigkeit, Flexibilität und Transparenz der Lösung sind daher von höchster Priorität. Sämtliche Umlageverfahren werden dafür mit Jedox über automatisierte ETL-Prozesse defi niert und in hohem Maße konfi gurierbar gestaltet, um die Fachanwender bei der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG zu unterstützen und so Reaktionszeit und Budget einzusparen. Angelika Grom fasst zusammen: Die Umlagensystematik sowie die kalkulatorische Kostenverteilung war die größte Herausforderung für ein neues BI-System. Jedox konnte die Anforderungen optimal umsetzen. Tagesaktuelle Einblicke in 9 Millionen Datensätze Contact: Jedox AG Die Reorganisation der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG, von einer funktionalen Firmenstruktur hin zu vier Unternehmensbereichen, geht Hand in Hand mit der Implementierung von Jedox, das als Steuerungswerkzeug die Effi zienz der einzelnen Unternehmensbereiche erst transparent macht. War bislang eine Ergebnisbetrachtung nur über das gesamte Unternehmen möglich, so können mit der professionellen BI-Software die einzelnen Unternehmensbereiche übersichtlich im Controlling abgebildet werden. web: mail: blog: jedox.com info@jedox.com blog.jedox.com Die Reporting- und Planungsanwendung von Jedox bildet dem Team dabei die Basis, um Fragen und Anforderungen der Geschäftsführung in Echtzeit und in sehr guter Datenqualität erfüllen zu können. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 4

5 Für das Berichtswesen werden bestehende Auswertungen aus MS Excel nicht nur in wenigen Tagen in Jedox überführt, sondern auch an die neuen Möglichkeiten der multidimensionalen Datenhaltung angepasst. Die einzelnen Reports werden über automatisierte ETL-Jobs im Nachtlauf mit Ist-Daten aus der MS SQL-Datenbank gefüllt und bieten somit stets tagesaktuelle Zahlen. Zudem kann das Controlling-Team Daten bei Bedarf ad hoc aktualisieren, etwa um offene Kundenposten abzurufen. Trotz der enormen Datenmengen allein im Planungsbereich verarbeitet die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG rund 9 Millionen Datensätze kann Jedox spontane Abfragen sehr zügig ausführen. Ein großer Vorteil der OLAP-Datenbank von Jedox ist, dass sämtliche Kennzahlen dynamisch und performant fortgeschrieben werden können. Früher haben wir lediglich starre Stichtagsbetrachtungen machen können. Mit Jedox sind die Zahlen täglich auf dem neuesten Stand und Auswertungen können jederzeit fl exibel angepasst werden, so Angelika Grom. Der Aufbau der Berichte ist in mehrere Hierarchie-Ebenen nach Unternehmensbereich, Region, Niederlassung und Kostenstelle gegliedert. Per Drill Down - und DynaRange-Funktionalität können die Mitarbeiter des Familienunternehmens die einzelnen Kostenstellen bis auf Beleg-Ebene betrachten. Die Jedox-Lösung bündelt alle Informationen in einem übersichtlichen Bericht kompakt, erlaubt aber dennoch sehr detaillierte Einblicke, was mit der bisherigen MS Excel-Lösung nur über komplexe VBA-Programmierung möglich gewesen wäre. Über die Web-Oberfl äche von Jedox können die Berichte dezentral aufgerufen werden. Eine individualisierte Startseite zeigt dem jeweiligen Mitarbeiter dabei nur die Berichte an, für die vorab eine Zugriffsberechtigung defi niert wurde. Die Benutzerregelegung konnte mit Jedox bequem über ein Single Sign-On mit der IT verbunden werden, um die Administrierung weiter zu vereinfachen. Dezentrale Planung entlastet Controlling Auch die jährliche Planungsrunde kann mit Jedox deutlich erleichtert und dezentralisiert werden: Planende Außendienstmitarbeiter in den 20 Niederlassungen der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG greifen nun online auf die Anwendung zu und tragen ihre Plandaten selbstständig in die Web-Maske ein. Nach abgeschlossener Eingabe werden die Planzahlen aus Jedox automatisch zurück in das ERP-System geschrieben und können in Echtzeit dargestellt und ausgewertet werden. Auf diese Weise wird das Controlling-Team entlastet und die Außendienstmitarbeiter haben ihre wichtigen Daten stets aktualisiert im Blick. Darüber hinaus macht sich der Zeitenwandel bei der Alexander Bürkle GmbH & Co. KG auch in der konkreten Handhabung der Lösung bemerkbar: Die komplette Jedox Reporting- und Planungsanwendung des Technologiedienstleisters kann mittlerweile mobil über Tablet und Smartphone aufgerufen werden. Mittlerweile arbeiten rund 120 Mitarbeiter der Alexander Bürkle GmbH Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 5

6 & Co. KG, vom Außendienst bis zur Geschäftsleitung, mit Jedox und unterstützen das Controlling dabei, die vier Unternehmensbereiche durch sichere Kennzahlenberechnungen effi zient zu lenken. Die Resonanz der Anwender ist durchweg positiv: Die Mitarbeiter sind begeistert, dass sie mit Jedox endlich eine Auswertung haben, mit der sie selbstständig arbeiten können. Die Jedox-Lösung zeigt ihnen ganz detailliert an, welche Ergebnisse ihre Niederlassung erbringt, erklärt Angelika Grom. Aufgrund der erfolgreichen Umsetzung der Lösung und deren hoher Nutzerakzeptanz, weitet die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG den Einsatz von Jedox aus. Neben neuen Berichten zur Einzelkundenbetrachtung und einem Lieferantenmonitoring, sollen auch die Bereiche Logistik, Einkauf und Qualitätsmanagement zukünftig über Jedox gesteuert und ausgewertet werden. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 6