Business Process Management

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1 SOA, BPM und Mashups Dynamic BPM: Interaktives Prozessmanagement BPM-Einführung: Auf das Wie kommt es an! Hilfe zur Selbsthilfe: Individuelle Prozesse ohne IT-Fachwissen erstellen 1

2 Editorial SOA, BPM und Business Mashups 2006 prognostizierte Gartner SOA und BPM wachsen zusammen. Obwohl die Technik für eine Konvergenz von BPM und SOA bis zum Jahr 2010 wahrscheinlich noch nicht völlig ausgereift sein werde, empfahlen die Analysten Unternehmen, sich schon jetzt mit einer Prozessarchitektur" zu beschäftigen. Doch warum ist das Potenzial von SOA ist weitgehend unerfüllt geblieben? Aus einem kürzlich veröffentlichten Bericht von Nucleus Research geht hervor, dass sich die Investition in SOA nur für eine Minderheit der Unternehmen gelohnt hat. In diesem Bericht wird auch die Wurzel des Problems identifiziert: SOA steigert die Produktivität der Entwickler, endet jedoch häufig mit dem Projekt und damit sind die Möglichkeiten begrenzt, dass sich SOA durch den großflächigen Einsatz rentiert. Abhilfe sollen jetzt die Business Mashups schaffen. Sie sorgen für eine Arbeitsteilung zwischen IT und Fachabteilung. Natürlich wirft das wiederum viele Fragen hinsichtlich der unternehmensinternen Prozesse, Organisation und Arbeitsteilung auf. Antworten auf diese Fragen finden Sie am Februar in München auf der ersten Business Mashup-Konferenz zu diesem innovativen Thema. Viel Spaß beim Lesen! Ihr 2

3 Inhaltsverzeichnis EDITORIAL 2 AUF DAS WIE KOMMT ES AN! DEFINIERT. FEHLER! TEXTMARKE NICHT INDIVIDUELLE PROZESSE OHNE IT-FACHWISSEN ERSTELLEN 12 AUF DEM WEG ZUM MÜNDIGEN ANWENDER 17 INTERAKTIVES PROZESSMANAGEMENT 22 AUF DEM WEG ZU EINEM NEUEN BERUFSBILD 28 IMPRESSUM 29 3

4 BPM-Einführung Auf das Wie kommt es an! Business Process Management (BPM) wird immer mehr unverzichtbar, um Wettbewerbsvorteile zu schaffen. Neben der Abgrenzung zum Wettbewerb durch reibungslose Abwicklung von Kundentransaktionen können zum Beispiel durch Fehlerfrüherkennung hohe Zeit- und Kostenaufwendungen eingespart werden. Von Dirk Detmer BPM fungiert quasi als Schnittstelle zwischen IT und Management: Der kaufmännische Mitarbeiter überwacht und kontrolliert die im Hintergrund ablaufenden Prozesse, das Management kann sie - etwa bei kurzfristigen Marktänderungen - unmittelbar initiieren und beeinflussen. Die Verantwortlichen der Management-Ebene werden somit in die Lage versetzt, aktuellste Geschäftsinformationen abzurufen und auf deren Grundlage Entscheidungen treffen und umsetzen. BPM ein Management-Thema Da das Management erfahrungsgemäß für die Planung unerlässlich ist, müssen die Unternehmensleitung und die Fachabteilungen mit ins Boot geholt werden. Ganz wichtig ist daher auch die gemischte Zusammensetzung eines BPM-Projektteams, um alle Blickrichtungen und Bedarfe der beteiligten Fachabteilungen berücksichtigen zu können. Welche Unternehmen profitieren am meisten? Der Nutzengrad automatisierter Geschäftsprozesse steigt mit der Komplexität der Institution und der Menge der betrieblichen Abläufe. Typischerweise gehören große Kreditinstitute, Versicherungsgesellschaften oder auch Versorgungsunternehmen zu den ersten und erfolgreichsten BPM-Anwendern, wie die zuneh- 4

5 mende Nachfrage und der Erfolg der laufenden Tools in diesen Unternehmen beweisen. Zunehmendes Interesse im Mittelstand Aber auch bei mittelständischen Firmen entsteht zunehmend das Interesse an einer Automatisierung ihrer Prozesse. Dazu gehören zum Beispiel Firmen mit Außendienstorganisationen, die über mobile Geräte direkt an das Firmennetz angeschlossen sind und ihre Aufträge online ins ERP- Programm eingeben, wo sie automatisiert weiter bearbeitet werden. Ein weiteres Beispiel ist die Einbindung des Edifact-Standards, den das BPM-Tool als einfach aufrufbaren Web-Service einbinden sollte. Befindet sich ein Mittelständler auf dem Weg zu größeren Konzernstrukturen oder ist als Kunde und/oder Partner in solche eingebunden, kann er durch BPM seine Abläufe harmonisieren und durch die medienbruchfreie Kommunikation mit seinen Kunden entscheidende Wettbewerbsvorteile vor denjenigen realisieren, die heute prinzipiell automatisierbare Vorgänge noch manuell abarbeiten müssen. erst mit Hilfe eines intelligenten Tools auf einer Integrationsplattform miteinander kommunizieren, um eine wirklich durchgängige Geschäftsabwicklung zu realisieren. Viele Wege führen nach Rom Aber auf das WIE kommt es an! Wie fängt man an? Die Auswahl der BPM-Systeme am Markt ist groß und eher unübersichtlich. Für den Erfolg einer BPM-Einführung und die tägliche Arbeit kommt es aber nicht nur auf den Leistungsumfang des Tools, sondern vielmehr darauf an, wie das Unternehmen an das Projekt herangeht und die Lösung mit Unterstützung des Tool-Anbieters, der möglichst auch eine gewisse Branchenkenntnis mitbringen sollte, implementiert. Unverzichtbare Komponenten sind dabei: Man denke hier nur an die Buchung einer Rechnung zwischen Firmen mit den unterschiedlichen ERP-Systemen IBM Mapics und SAP. Diese können die standardbasierte Integrationsplattform mit grafischer Geschäftsprozessmodellierung und Prozess-Engine 5

6 Quelle: Softproject Business Process Management das aktive Monitoring zur Performance-Überwachung und sonstiger wichtiger Kennziffern der Geschäftsprozesse die Zustandsüberwachung lang laufender Prozesse (Lifecycle Engine) die Integration von Menschen in Prozesse Prozessschablonen für wiederkehrende Aufgaben grafischen Modellierung noch im selben Arbeitsschritt auf ihre Machbarkeit überprüft etwa ob ein SAP- Vorgang zu integrieren ist oder nicht. Anschließend kann der modellierte Prozess sofort in den Produktivbetrieb ohne weitere Programmierung überführt werden und steht zugleich als Dokumentation zur Verfügung. Die Integrationsplattform Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Wie der Implementierung. Bei der Vorgehensweise von Soft Project werden daher die Prozesse nach ihrer Hat sich ein Unternehmen grundsätzlich für die Einführung eines BPM- Systems entschieden und den gesamten Geschäftsablauf in seinen Details analysiert, werden die zu automatisierenden Prozesse festgelegt. Bild 1: X4 als zentrale Plattform zur Integration von Systemen und Menschen in elektronische Prozesse. Als Beispiel mag hier der Ablauf einer Störungsabwicklung eines Serviceunternehmens dienen von der ersten Meldung über die Einsatzplanung des Servicetechnikers, die Reparatur und Ersatzteilbeschaffung bis zur Rechnungskontrolle. Das mag trivial klingen, umfasst aber viele Details, die alle medienbruchfrei integriert werden können. Dazu gehören 6

7 Quelle: Softproject Business Process Management Bild 2: Erstellung und Implementierung von Geschäftsprozessen mit dem Prozessdesigner. unter anderem die Stammdaten für Ansprechpartner und Endkunden des Service-Unternehmens, sein(e) Gerät(e) mit Equipments, Ersatzteile, Fehlerkataloge. Ein wieterer Komplex sind Bewegungsdaten wie Serviceauftrag und Rückmeldung, geleistete Arbeit, Materialverbrauch und Arbeitszeiten. als Basis Basis eines BPM-Systems, das solchen Aufgaben gewachsen ist, ist die standardbasierte Integrationsplattform, bei SoftProject der Enterprise Service Bus X4 auf Basis der J2EE- Technologie. Diese Integrationsplattform vereint die nachrichtenorientierte Kommunikation, Web Services, Datentransformation und intelligentes Routing. Auf der Plattform werden heterogene Komponenten, Fertigsysteme und Altsysteme auch über Unternehmens- und Systemgrenzen hinweg miteinander verbunden, wobei diese auch von beliebigen Herstellern stammen können. Die Anwendungen werden auf der Plattform lose gekoppelt, wodurch ein unabhängiger Betrieb jeder Anwendung innerhalb einer heterogenen Systemlandschaft gewährleistet wird. Eingehende Nachrichten werden automatisch in das Zielformat 7

8 transformiert und dann direkt an die entsprechende Anwendung geroutet. 80 Prozent der typischen Workflows werden von der Standardsoftware zum Beispiel von ERP-Herstellern bereits abgedeckt. Der Rest wird individuell mit Hilfe eines Prozess-Designers grafisch erstellt. Bei diesen restlichen 20 Prozent geht es aber genau um den Teil der größeren Änderungen, der der einerseits sehr unternehmensspezifisch ist und zudem auch kurzfristigen Marktanforderungen unterliegt. Um hier nicht auf ein neues Release einer Standardsoftware warten zu müssen, werden diese Prozessabläufe individuell gestaltet und integriert. Je einfacher das Unternehmen mit seinem BPM-Tool Prozesse auch selbst quasi Time to Market - gestalten kann, desto eher wird es dadurch Wettbewerbsvorteile generieren. Der X4 Designer von Soft Project unterstützt diese Aufgabe mit Hilfe der Business Process Modeling Notation (BPMN), dem weltweiten Standard für die Prozessmodellierung. Die Prozesse werden von der Prozess- Engine ausgeführt. Symbole für Adapter, Transaktionen und Zeitbedingungen werden bei Bedarf in die Modelle integriert. Eigene Funktionsbausteine können nach einem einheitlichen Framework erstellt werden. Den Überblick behalten: aktives Monitoring Die modellierten Prozesse sind oft nur Teilglieder zur automatisierten Umsetzung von Geschäftsabläufen. Umfangreiche Vorgänge auf Unternehmensebene stützen sich auf IT-Infrastrukturen und interne Organisationsstrukturen, über deren Effizienz bei der Prozessmodellierung keine zuverlässigen Voraussagen getroffen werden können. Umso wichtiger ist eine Lösung zur Geschäftsprozessüberwachung, die den gesamten Prozesslebenszyklus abdeckt und die relevanten Informationen transparent für die jeweiligen Fachabteilungen aufarbeitet. Dafür eignet sich das Business Activity Monitoring, das einen Überblick über geschäftsrelevante Vorgänge ermöglicht. Es hilft Geschäftsentscheidungen vorzubereiten und 8

9 Quelle: Softproject Business Process Management auftretende Probleme schnell zu lokalisieren. Der Endanwender erhält mit dem Browser-basierten Monitoring-Modul einen Überblick über den aktuellen Zustand der Geschäftsprozesse in Echtzeit. Es werden zum Beispiel Überlastungen, Antwortzeiten oder Überschreitungen von Service-Level- Agreements ermittelt, so dass der Anwender sie bewerten und gezielt optimieren kann Zustände überwachen mit der Lifecycle Engine Eine ganzheitliche Überwachung lang laufender Prozesse zum Beispiel die oben beschriebene Störungsabwicklung sollte zum Standardumfang eines wirksamen Business Prozess Managements gehören. So bietet zum Beispiel die X4 Lifecycle Engine die Möglichkeit Geschäftsobjekte zu definieren und zu verarbeiten. Diese Objekte haben einen Lebenszyklus, der deren Entwicklung von Zustand zu Zustand kontrolliert. Ein Geschäftsprozess kann aus beliebig vielen Aktivitäten und Aufgabenträgern bestehen und sich aus untergeordneten Prozessen zusammen setzen. Er hat eine zeitliche Komponente, ist statusbehaftet und wird nach festgelegten Regeln ausgeführt. Bild 3: BAM (Business Activity Monitoring) zur Prozessüberwachung und Ermittlung von Kennzahlen. 9

10 Die Prozesssteuerung mit Hilfe der Lifecycle Engine ermöglicht die Verbindung einzelner Prozesse zu einem ganzheitlichen Prozess. Integration von Menschen in Prozesse Auch die perfekteste Automatisierung kommt nicht ohne den Menschen aus. Dies vor allem dann, wenn Geschäftsprozesse über heterogene Systemlandschaften laufen, die Kunden oder Partner mit einbeziehen. Typische Aufgaben sind etwa die Terminierung von Aufträgen mit Wiedervorlagen oder das Eskalationsmanagement. Dafür benötigen die berechtigten Personen Zugriffsrechte inklusive Identifikation, Rollen, Profile und Verwaltung von Mandanten. Ein Business Process Management ist dann durchgängig, wenn es diese Interaktionsmöglichkeiten mit Menschen abbilden kann. Meistens stellt der Geschäftsprozess genaue Anforderungen an den Beitrag des Bearbeiters. Daher sind realitätsnahe Benutzerdialoge entscheidend, die den Arbeitsschritt des Sachbearbeiters anleiten und ihm aussagekräftige Informationen übermitteln. Dafür gibt es Tools, die eine Cockpit-Oberfläche anbieten, in der beliebige Auftragsdaten als Windowsprogramm oder Webanwendung zur Verfügung gestellt werden. Dort kann der Anwender jederzeit den Status eines Geschäftsprozesses erkennen und abhängig von seinen Berechtigungen die Daten auch bearbeiten. Dies kann notwendig sein, wenn Informationen in Vorsystemen fehlerhaft eingetragen wurden oder spezielle Informationen nur von bestimmten Personen bearbeitet werden sollen. Ein Beispiel hierzu ist die Freigabe einer Rechnung, die typischerweise auf einen ganz bestimmten Personenkreis beschränkt ist. Schnell wieder verwendbar: Prozessschablonen Unternehmen, die sich mit Gedanken tragen, ein BPM einzuführen, tun dies nicht unbedingt in einem großen, sondern mehreren kleinen Teilschritten, um sich langsam an das Thema heranzutasten. In so einem Fall ist es 10

11 praktisch, wenn der BPM-Hersteller nicht nur ein kundenspezifisches System entwickelt und implementiert, sondern auch zahlreiche weitere Standardprozesse sozusagen vorgefertigt anbietet. Solche Prozessschablonen sind Zusammenfassungen von Adaptern und Teilprozessen, die branchenübergreifende und branchenspezifische Aufgabenstellungen enthalten, wie den X4 EDI-Broker für den Austausch im Edifact-Format, der Boni-Broker zur Integration einer Adress- und Bonitätsprüfung oder auch Tools zur Überführung papiergebundener Dokumente in eworkflows. Individualität bewahren! Das Wichtigste für den Erfolg eines Unternehmens ist seine Individualität getragen durch seine Mitarbeiter und die sehr speziellen Geschäftsprozesse, die letztlich in Produkten und/oder Dienstleistungen münden. Die durchschnittliche Standardsoftware scheitert typischerweise an unternehmensspezifischen Anforderungen. Hier kann ein effizient aufgebautes Business Process Management Abhilfe schaffen, indem es gerade diese Individualität kostengünstig abbildet und damit die Chance auf höhere Effizienz und damit auch den Vorsprung im Wettbewerb realisiert. 11

12 BPM On-Demand: Hilfe zur Selbsthilfe Individuelle Prozesse ohne IT-Fachwissen erstellen Härtere Rahmenbedingungen und ein steigender Kostendruck zwingen zu Einsparungen in der IT. Warum sollte ein Unternehmen teure Software installieren, wenn nur wenige Anwender sie ab und zu einsetzen? Besonders für Mittelständler lohnt es sich, Funktionen nur bei tatsächlichem Bedarf über das Web zu nutzen. Von Wilhelm Prasser Schon drei Formulare ausgefüllt, die Unterschrift von zwei Abteilungsleitern eingeholt und immer noch fehlt ein Dokument für die Budgetfreigabe: Geht das nicht einfacher? Ein weiteres Beispiel: die Reisekostenabrechung. Sie erfordert viele manuelle Schritte, angefangen beim Zusammenstellen aller Belege bis hin zum Nachreichen von fehlenden Angaben. Eine IT-Lösung könnte zwar den Aufwand reduzieren sowie die einfachere Einhaltung von betriebsinternen Richtlinien und steuerlichen Vorschriften gewährleisten, doch lohnt sich die Investition für das Unternehmen? Schließlich funktioniert es auch so Zeitraubende Arbeitsschritte durch Mashups beschleunigen Allerdings gibt es mittlerweile einen dritten Weg zwischen weiter wie bisher und neues IT-System : Unternehmen stellen sich die Anwendung im Web zusammen und nutzen sie online als sogenanntes Mashup. Dahinter steckt das aus der Musik bekannte Prinzip des Remix: Bestehendes Material, in diesem Fall Daten und Dienste, wird zu etwas Neuem kombiniert. 12

13 On-Demand BPM: Softwarekomposition über das Web Fachanwender erstellen Applikationen selbst Abrechnung nach tatsächlicher Nutzung rascher Einsatz, schneller ROI Anwendung über das Web von überall verfügbar keine Infrastruktur zu pflegen, keine Software Durch die Softwarekomposition lassen sich nicht nur manuelle Abläufe automatisieren, sondern online mit weiteren (Web-)Diensten verknüpfen. Meldet ein Mitarbeiter etwa seine Dienstreise über die Anwendung an, löst die Genehmigung durch seinen Vorgesetzten direkt weitere Schritte aus. Je nach Art der Reise verbindet das System zur Online-Flugbuchung, -Hotelreservierung oder -Routenplanung. Dabei sind die Reisedaten und individuelle Regeln oder Berechtigungen wie maximaler Kostenrahmen, Hotelkategorien etc. voreingestellt. Darüber hinaus ist die Anwendung noch mit dem Buchhaltungssystem des Unternehmens verbunden und veranlasst die nötigen Zahlungen. Ein weiteres Einsatzgebiet ist der Einstellungsprozess neuer Mitarbeiter. Etliche Dokumente sind zu Beginn auszuhändigen, auszufüllen, die Vollständigkeit der Angaben ist zu kontrollieren, Freigaben sind einzuholen und Berechtigungen zu erteilen. Statt nun Checklisten abzuarbeiten, kann die Personalabteilung solche Abläufe durch eine Mashup- Anwendung strukturieren. Auch ob Lohnsteuerkarte und Versicherungsbescheinigung vorliegen, meldet die Lösung oder warnt gegebenenfalls rechtzeitig. Darüber hinaus stellen automatische Terminzuweisungen sicher, dass der neue Mitarbeiter alle Einführungstrainings durchläuft. Sind die Regeln einmal angelegt, entlastet das System die Personalfachkräfte im Arbeitsalltag dauerhaft. Das Do-it-yourself-Prinzip: Fachabteilungen erstellen Anwendungen selbst Was aber ist zu tun, wenn als zusätzliches Dokument eine neue Datenschutzerklärung zu unterzeichnen ist? Eine zusätzliche Regel muss in der Anwendung hinterlegt werden. Typischerweise ist nur die IT-Abteilung in der Lage, Softwareanpassun- Anwendungsbereiche für Mashups in Unternehmen Reisekostenabrechnung und Dienstreisemanagement Freigabe von Rabatten oder Budgets Verwalten von Projekten, Lieferanten, Kunden Help-Desk-Anfragen Einstellung neuer Mitarbeiter Talent Management 13

14 gen vorzunehmen. Bis das geschieht, vergeht wegen Überlastungen oder aufwändigen Abstimmungen oft viel Zeit. Webbasierte Mashups hingegen lassen sich ohne Programmierkenntnisse erstellen und ändern. Dadurch haben berechtigte Anwender in der Fachabteilung die Möglichkeit, neue Anforderungen selbstständig und schnell im Prozessmodell umzusetzen. Sie sind in der Lage, direkt über den Browser per Drag and Drop neue Regeln und Dienste zu ergänzen oder Inhalte durch beliebige Informationsquellen zu aktualisieren. Das Mieten-statt- Kaufen-Prinzip: Software nur bei Bedarf nutzen und zahlen Um die Anwendung auszuführen, genügt ebenfalls der Browser. Sämtliche Funktionen werden über das Web aufgerufen. Die vorherige Installation einer Software entfällt. So spielt es keine Rolle mehr, ob der Anwender vom PC im Büro, vom Laptop beim Kundenbesuch oder vom Smartphone am Flughafen aus einen Lieferantenvertrag ändern oder ein Budget freigeben möchte. Prozesse und Dienste nach Bedarf zu nutzen, spart einerseits Installierungszeiten und andererseits Kosten. Denn das Unternehmen muss keine Lizenzgebühren zahlen und nicht in die laufende Wartung investieren. Berechnet wird nur, was auch genutzt wird. Dieses Konzept stößt auf eine immer größere Akzeptanz. Der SaaS-Einsatz (Software as a Service) wird auf Grund des zunehmenden Budgetdrucks in den kommenden zwei Jahren deutlich zunehmen, so eine weltweite Untersuchung von Gartner. Über 90 Prozent der befragten IT-Chefs, die bereits SaaS nutzen oder gerade einführen, wollen an der Verwendung unbedingt festhalten oder diese noch weiter ausbauen. Best Practices verwenden und mit anderen austauschen Möchte ein Unternehmen erstmals eine Mashup-Anwendung nutzen, um seine Geschäftsprozesse zu straffen, stellen sich einige Fragen. Welche Richtlinien sind einzuhalten? Wie lässt sich Datenschutz sicherstellen? Wie gelingt die Integration in die bestehende Anwendungslandschaft? 14

15 Quelle: Cordys Business Process Management Bild 4: Geschäftsprozesse lassen sich mit der Cordys Process Factory per Drag and Drop im Browser modellieren und anpassen. Viele Probleme vermeiden Nutzer von vornherein, indem sie auf Best Practices zurückgreifen. Plattformen wie die Cordys Process Factory ermöglichen es Organisationen jeder Größe, Mashups für die Anwendung im Unternehmen zu erstellen und zu nutzen sowie dabei auf praxiserprobte Modelle zurückzugreifen. Über eine offene Online Community können Anwender sich austauschen und voneinander lernen. Eine On-Demand-Plattform mit umfassendem Sicherheitskonzept erlaubt außerdem die unbedenkliche Integration in die erweiterte Wertschöpfungskette wie den Online- Vertriebsweg. Rollen- und Rechtekonzepte auch bei SaaS möglich Nicht nur die Interaktion mit externen Geschäftspartnern erfordert Sicherheitsmaßnahmen. Vielfach sind auch für Geschäftsabläufe innerhalb eines Unternehmens eingeschränkte Zugriffsrechte auf Daten und Prozesse nötig. Mashup-Anwendungen müssen daher die Möglichkeit bieten, sie individuell an Abteilungen, Geschäftsbereiche oder geographische Einheiten an- 15

16 zupassen. Auch geschäftskritische Prozesse lassen sich somit über die Werkzeuge aus dem Web steuern und verbessern. Mashups in Unternehmen laut Forrester auf Vormarsch Sahen Kritiker die Mashups anfangs häufig als Nice to have, aber wenig ernstzunehmenden Ersatz für herkömmliche BPM-Software (Business Process Management), hat sich diese Meinung mittlerweile gewandelt. Das Analystenhaus Forrester schätzt, dass der Markt für Enterprise-Mashups in den nächsten fünf Jahren auf über 700 Millionen Dollar ansteigen wird. Aus der Musik ist das Phänomen bereits bekannt, dass ein Remix häufig sogar noch erfolgreicher als der ursprüngliche Song ist. Auf dem Softwaremarkt deutet sich eine ähnliche Tendenz in der Anwendungskomposition durch den Endnutzer an. 16

17 Business Mashups Auf dem Weg zum mündigen Anwender Unter den Herstellern von Business Process Management- Lösungen hat sich ein neues Schlagwort etabliert: Business Mashups. Hinter diesem neuartig klingenden Ansatz verbergen sich generische Prozess-Templates, deren Nutzen konträr am Markt diskutiert wird. Von Christoph Bisel Denn die hochflexiblen Prozesskomponenten werden zwar nahezu allen Business-Anforderungen gerecht, jedoch müssen sie oftmals äußerst zeit- und kostenaufwändig angepasst werden. Nichts desto trotz: richtig eingesetzt, birgt dieser Ansatz großes Potenzial, die wertschöpfenden Unternehmensprozesse zu verschlanken und deutlich zu beschleunigen. Der Begriff Mashup ist nicht neu und hat vielfältige Bedeutungen. In der Kunst beschreibt er eine Collage. Im Business- und IT-Zusammenhang definiert Wikipedia folgendes: Im deutschen Sprachraum wurde der Begriff rund um das Schlagwort Web 2.0 importiert, da Mashups als ein wesentliches Beispiel für das Neue an Web 2.0 angeführt werden: Inhalte des Webs, wie Text, Daten, Bilder, Töne oder Videos, werden zum Beispiel collageartig neu kombiniert. Dabei nutzen die Mashups die offenen Programmierschnittstellen (APIs), die andere Web-Anwendungen zur Verfügung stellen. Der mündige Anwender Ein wichtiger Ansatz im Zusammenhang mit Mashups ist das Mündigmachen des Anwenders. Zumindest in der Theorie geht es darum, dem Business-User Bausteine zur Verfügung zu stellen, aus welchen er seine eigenen Anwendungen erstellen 17

18 kann. Im Business Process Management-Umfeld nutzen heute manche Anbieter den Mashup-Gedanken, indem sie Templates für Prozessapplikationen bereit stellen. Generische Ablaufbausteine, wie beispielsweise Urlaubsanträge oder Spesenabrechnungen, stehen dabei ganz oben auf der Favoritenliste. Je nach Software-Anbieter hat der Nutzer hierbei verschiedene Freiheitsgrade, so dass er bestimmen kann, welche Eingabefelder angezeigt bzw. ausgeblendet werden, welche Rollen und Rechte im Freigabeprozess existieren und nach welcher Ablauffrist ein nicht bearbeiteter Fall eskaliert werden soll. Prozess-Company auf Knopfdruck? In der Theorie erscheint diese Flexibilität äußerst attraktiv, da sich ein Software-Produkt auf diese Weise vollständig an die individuellen Prozesse eines Unternehmens anpassen lässt. Zudem entsteht die Idee, man wäre mit Hilfe solcher Prozessbausteine in der Lage, eine abteilungsorientierte Organisation auf Knopfdruck in eine Prozess-Company zu wandeln. Dieser Wunschtraum hält der Realität nicht stand. Selbstverständlich ist es ein Leichtes, einen Urlaubsantrag mittels oben beschriebenem Urlaubsantrag-Template zu bearbeiten und zu individualisieren. Dieser Prozess benötigt nicht zwingend die Integrationen in vor- und nachgelagerte Anwendungen und ist auch sonst sehr transparent und wenig komplex. Ob ein Unternehmen jedoch mit Urlaubsanträgen und ähnlichen Abläufen eine höhere Wertschöpfung erreicht oder einen schnellen ROI erzielt, scheint eher fragwürdig. Trotz allem gilt: Der Mashup-Ansatz an sich ist stimmig und liefert eine wichtige Grundlage zum Aufbau einer prozessorientierten Unternehmensphilosophie. IT-Entscheider sollten lediglich einen gewissen Realismus walten lassen. Die Komplexität des Prozesses Denn Prozesse, die durch eine optimierte Umsetzung in einem Business Process Management-System die Wertschöpfung erhöhen, sind in den meisten Fällen komplexer. Zudem benötigen sie Daten aus verschiedenen Umsystemen, wie etwa ERP-, CRM- oder DMS-Applikationen. Für 18

19 Quelle: Soreco Business Process Management letzteres könnte nun ein Software- Anbieter sicherlich einen Standard- Konnektor ausliefern und diesen der jeweiligen Fachabteilung zur Prozessabbildung an die Hand geben. Da jedoch ein Gutteil der Business Software Systeme eine hohe Komplexität aufweist, wäre es sehr fraglich, ob der Fachanwender diese Aufgabe stemmen könnte selbst wenn es für jedes Modul einen eigenen Konnektor gäbe. Ganzheitliche Lösung für Fachabteilung und Unternehmens-IT Mit der neuen Version 4.0 der Business Process Management Plattform Xpert.ivy 4.0 hat der Software-Hersteller Soreco AG den Mashup-Ansatz unter dem Aspekt der Wertschöpfungsoptimierung aufgenommen. Im Fokus steht die Befähigung der Fachabteilung beim Prozessdesign. Genauso wie sich die IT-Abteilung oder der IT-Dienstleister auf der Ebene von Bits und Bytes, Datenbank und Schnittstelle bestens auskennt, besitzt die Fachabteilung die größte Kompetenz auf der Ebene der Geschäftsfälle, Prozesse und Kundenanforderungen. Geht es also um die Umsetzung eines erfolgreichen Prozessprojekts, müssen beide Fraktionen Hand in Hand arbeiten. Die Aufgabe der Unternehmens-IT ist, alle notwendigen technischen Bausteine zur Verfügung zu stellen Bild 5: Darstellung des Strukturaufbaus eines Projektes in der Eclipse Umgebung: im wesentlichen eine aufgeklappte Ordnerstruktur auf eine Art und Weise, die es der Fachabteilung erlaubt, diese richtig einzusetzen. Das Ziel ist somit, Prozesskomponenten herzustellen, aus welchen die Organisations-Fachleute das Prozessgebäude komfortabel erstellen können. Dieses Szenario ist nicht nur eine Herausforderung im Hinblick auf den richtigen technischen Zuschnitt und das Handling der benötigten Bausteine. Darüber hinaus muss auch die Business Process Management- Lösung in der Lage sein, einen 19

20 Quelle: Soreco Business Process Management ganzheitlichen Ansatz zu unterstützen. Das bedeutet: Aus dem evaluierten Prozess der Fachabteilung wird mit der gleichen Software-Plattform durch Ergänzung von Bildschirmmasken und Service-Anbindung die fertige Web-Applikation erstellt und anschließend mit einer Serverkomponente ausgeführt. Zeitnahe Umsetzung Nur so kann man sicherstellen, dass die definierten Geschäftsabläufe auch zeitnah umgesetzt und verändert werden können. Dem beschriebenen Kontext wird Bild 6: MVC Pattern. Xpert.ivy 4.0 durch die Integration der Designkomponente in die Eclipse-Entwicklungsumgebung gerecht. Klare Strukturen stehen im Vordergrund. Durch den konsequenten Einsatz des Model-View-Controller Patterns werden Bausteine wiederverwendbar. Das MVC-Patten Das MVC-Pattern ist ein Entwicklungsansatz, bei welchem technische Komponenten in ihre Teile Datenhaltung, Darstellung und Logik aufgeteilt werden. Durch einfaches Umstecken können dann beispielsweise andere Daten genutzt oder eine neue Darstellung umgesetzt werden. Die IT kann somit etwa den Konnektor Debitorendaten wie auch jenen für Kreditorendaten oder Länder liefern, wobei aus der Komponente Suchabfrage mit wenigen Änderungen eine Debitoren-, Kreditoren- oder Ländersuche entsteht. Eine zweite wichtige Komponente für das selbstständige Umsetzen von Applikationen durch die Fachabteilung ist das Gestalten von Userinterfaces. Viele Anbieter arbeiten dabei mit HTML. Mithilfe integrierter Editoren oder durch die Einbindung von externen Tools lassen sich einfach Masken generieren, auf denen die Datenfelder angeordnet werden. Die Software geht auf diesem Weg einen Schritt weiter. 20

21 Quelle: Soreco Business Process Management Komplexität unter einer simplen Maske Durch den Einsatz von Web 2.0 Technologie (UltraLightClient) des Technologielieferanten Canoo ist der Anwender in der Lage, komplexe Masken, wie man sie aus Fatclient- Anwendungen kennt, selbst zu gestalten. Hierfür ist zum einen die eingesetzte Technologie für die grafische Benutzeroberfläche wichtig. Zum anderen muss gewährleistet sein, dass selbst komplexe Masken einfach gestaltet werden können. Um diese Anforderungen zu erfüllen, arbeitet die Plattform mit einem Komponenten-Ansatz: In einem leeren GUI-Rahmen werden die benötigten Bildschirm-Elemente aus einer Bibliothek ausgewählt, individuell kombiniert und wiederverwendet. Im Hintergrund verbinden dann entsprechende Wizzards die einzelnen Elemente automatisch oder via Drag and Drop. Verändert sich ein Prozessablauf, passt der Administrator die betreffenden Dialoge einfach via Mausklick an. Unabhängigkeit für die Fachabteilung Eines ist klar: Eine gewisse Komplexität bringt der Mashup-Ansatz für die Fachabteilung immer mit sich. Bild 7: Darstellung des Komponenten-Modells für die GUI. Die Herausforderung, die beim Einsatz eines Produktes entsteht, liegt für den Fachanwender jedoch nicht darin, sich mit Bits und Bytes abzumühen, sondern den Umgang mit den von der IT bereit gestellten Bausteinen zu erlernen. Das Ergebnis: Die Fachabteilung gewinnt Unabhängigkeit und kann benötigte Funktionalitäten und Prozesse innerhalb kürzester Zeit selbst umsetzen, testen und bei Erfolg produktiv setzen. Die IT hingegen kümmert sich um diejenigen Teile, die von Haus in ihrem Kompetenzbereich liegen. Der Gewinn für alle Beteiligten ist die schnelle Reaktion auf Veränderungen des Marktes und die damit deutlich erhöhte Wettbewerbsfähigkeit des eigenen Unternehmens. 21

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