DOKUMENTENMANGAGEMENT: INFORMATIONSMANAGEMENT

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1 Der Wille zurbenötigen VeränDerung: WIE VIEL DMS SIE? PRAXISBERICHT PRINT- UND Warum es uns schwer fällt, INFORMATIONSMANAGEMENT DOKUMENTENMANGAGEMENT: WIR ZEIGEN IHNEN DAS muster zu PRÜFSTAND abzulegen AUF DEM SOalte TRANSFORMIEREN SIE IHRE OPTIMIERUNGSPOTENZIAL IN IHREN DOKUMENTENPROZESSE INFORMATIONSPROZESSEN.

2 INHALTSVERZEICHNIS Wie gut ist eigentlich Ihr Informationsmanagement?...3 Elf Fragen zum Informationsmanagement...4 Die KYOCERA Potenzialanalyse: Aufbau, Systematik und Ablauf... 6 Die Kategorien und ihre Dimensionen... 8 Themen und Aspekte der Beratung Detaillierte Ergebnispräsentation...15 Über KYOCERA...16

3 WIE GUT IST EIGENTLICH IHR INFORMATIONSMANAGEMENT? Als CEO, CIO oder IT-Leiter kennen Sie die aktuellen Herausforderungen: Die Etablierung von digitalen Technologien im Unternehmen ist zu einem wichtigen Wettbewerbsfaktor geworden. Wer schnell auf Kundenbedürfnisse oder -anfragen eingehen kann, wessen Mitarbeiter schnell und agil die für ihre Arbeit notwendigen Informationen finden und wer dazu noch kosteneffiziente Strukturen etabliert hat, hat im Wettbewerb einen handfesten Vorsprung. Der Faktor Time to Market spielt daher längst nicht nur bei der Produktentwicklung eine Rolle, sondern auf allen Ebenen der Leistungserbringung. Ob in Vertrieb, Einkauf, Logistik, Produktion, Human Resources, Rechnungswesen oder eben Forschung und Entwicklung: Das Informationsmanagement wird unternehmensweit immer mehr als Schlüssel zum Erfolg angesehen, um die oben skizzierten Herausforderungen zu bewältigen. Doch die Optimierung des dokumentenbasierten Informationsflusses ist in der Praxis nicht immer leicht umzusetzen: Hier folgt digital in der Regel analog. Dabei dient der analoge Workflow der IT-Abteilung als Vorlage, um diesen zunächst digital nachzubauen. Diese erste Entwicklungsstufe der Digitalisierung von Geschäftsprozessen reichte eine Weile aus, um analoge Arbeitsstrukturen digital zu ergänzen. Heute aber müssen viele organisch gewachsene Strukturen überdacht werden, um Wissen und Dokumente bereitzuhalten sowie die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern. Die Lösung sind moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Ihre Potenziale kommen aber nur dann zum Tragen, wenn die analogen Arbeitsabläufe auf sie angepasst werden und nicht umgekehrt, wie in der Vergangenheit. Deshalb gehen immer mehr Unternehmen dazu über, ihre bestehenden Einzellösungen einer Prüfung zu unterziehen, ob sie den Anforderungen einer ganzheitlichen Dokumenten- und Informationsbereitstellung noch genügen. Die Einführung eines DMS/ECM in der Regel die geringste Herausforderung. Viele Komponenten haben die meisten IT-Abteilungen bereits am Start. Schwieriger ist es, ein Gesamtkonzept zu erarbeiten, um das ganze Potenzial eines zeitgemäßen DMS/ECM auszuschöpfen. Genau an dieser Stelle setzt die neue KYOCERA Potenzialanalyse an. Damit bietet KYOCERA Document Solutions ein standardisiertes Beratungstool, mit dem sich der Grad des Informationsmanagements in einem Unternehmen oder einem Standort erfassen lässt. Auf diese Weise bildet die KYOCERA Potenzialanalyse den ersten Schritt auf dem Weg zu einer einheitlichen und sinnvollen DMS- bzw. ECM-Strategie. 3 Die KYOCERA Potenzialanalyse

4 ELF FRAGEN ZUM INFORMATIONSMANAGEMENT Da die meisten geschäftskritischen Prozesse in einem Unternehmen dokumentenbasiert sind, helfen Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sowie das Enterprise Content Management (ECM), diese zu optimieren. Bedingung: Die Planung passt zu den Anforderungen in den Abteilungen. Ein DMS/ECM entfaltet sein volles Potenzial erst dann, wenn es abteilungsübergreifend geplant, konzipiert und implementiert wird. Dafür sind alle Arbeitsabläufe sowie der Umgang mit verschiedenen Arten von Dokumenten, also alle Prozesse des Dokumentenhandlings, zunächst in ihrem Ist-Zustand zu erfassen. Bei der Einführung steht also die Analyse der Organisation und ihrer Prozesse am Anfang. Dabei stellen sich grundlegende Fragen der Aufbau- und Ablauforganisation: 1. Wie werden bisher papiergebundene, Office- und -Dokumente sowie Dokumente von mobilen Endgeräten also praktisch alle eingehenden, ausgehenden und zu erstellenden Dokumente erfasst und verarbeitet? 2. Wo bestehen Medienbrüche, die es zu überwinden gilt, um eine konsistente Dokumentenerfassung und -verwaltung zu entwickeln? 3. Wie werden Dokumente abgelegt und so indiziert, dass sie schnell gefunden werden? 4. Wie sollen Dokumente gestaltet sein, damit sie auf allen Endgeräten dargestellt und bearbeitet werden können sowie auf allen Drucksystemen auszugeben sind? 5. Wer erhält welche Lese- und Schreibrechte und wie werden Dokumente sicher gegen den Zugriff durch Unbefugte geschützt? 6. Wie ist der analoge Workflow für die Nutzer eines DMS/ECM zu gestalten, um sie bei ihrer Leistungserbringung optimal zu unterstützen und somit Reibungs- sowie Zeitverluste bei der Bearbeitung von Dokumenten zu minimieren? 7. Wie werden Dokumente in ihrer Entstehung und Veränderung versioniert, damit ihre Bearbeitungsschritte auch später nachvollzogen werden können? 8. Wie werden Dokumente dauerhaft, unveränderbar sowie rechts- und revisionssicher archiviert? 4 Die KYOCERA Potenzialanalyse

5 9. Wie nachvollziehbar sind die einzelnen Schritte, die ein Dokument im Unternehmen durchläuft? 10. Wie lassen sich mit einem DMS/ECM gesetzliche Anforderungen erfüllen? 11. Wie muss ein DMS/ECM organisiert sein, um die Potenziale der digitalen Zukunft auszuschöpfen? Diese elf Fragen sollten keinesfalls im Alleingang nur durch die IT oder den Einkauf beantwortet werden. Der Grund: Niemand kennt die Prozesse besser bzw. weiß besser, in welchen Prozessschritten es mitunter Verbesserungspotenzial gibt, als die Personen, die täglich diese Abläufe nutzen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die einzelnen Fachbereiche frühzeitig in ein entsprechendes Optimierungsprojekt einzubinden. Dadurch wird sichergestellt, dass zum einen wirklich alle Anforderungen an die Dokumentenprozesse erfasst werden und zum anderen eine spätere DMS- oder ECM-Lösung auch von den Mitarbeitern akzeptiert wird. Um Prozesse gezielt zu verbessern, gilt es also zunächst die aktuellen Prozesse im Schulterschluss mit den Fachabteilungen zu bewerten. Und genau hierbei unterstützt Sie die KYOCERA Potenzialanalyse. User/Nutzer Erfassungssysteme wie Scanner und Anbindung an Office- und -Systeme DMS Rechte und Rollen der Nutzer, Indexierung- und Such-Tools, Workflow-Management, Versionierung, Datenspeicher aktiver Docks Dokumentenweiterleitung und Ausdruck Archivsystem/Ablage Grundlegender Aufbau und Funktion eines DMS 5 Die KYOCERA Potenzialanalyse

6 DIE KYOCERA POTENZIALANALYSE: AUFBAU, SYSTEMATIK UND ABLAUF Die KYOCERA Potenzialanalyse ist eine systematische Beratung, die Sie und Ihr Unternehmen fit macht für die Digitalisierung Ihrer Informations- und Dokumentenprozesse. Es basiert auf einem Reifegradmodell für DMS/ECM. Dieses Reifegradmodell wurde aus richtungsweisenden Best-Practice-Referenzen für DMS, ECM, Records Management und Information Governance entwickelt. Es ist das Resultat aus jahrelangen Beratungserfahrungen bei der Einführung modernster Systeme. Bei der KYOCERA Potenzialanalyse handelt es sich um ein standardisiertes, digitales Beratungswerkzeug, das gleichzeitig alle individuellen Herausforderungen eines Unternehmens abbildet. Nach der Erfassung der Ist-Situation definieren die KYOCERA-Berater gemeinsam mit dem Kunden eine Soll-Situation. Eine sinnvolle Bewertung erfolgt also vor dem Hintergrund der selbst gesteckten Ziele. Hieraus ergibt sich, in welchen Bereichen der Handlungsbedarf besteht und wie groß dieser ist. Mit der Ergebnispräsentation der KYOCE- RA Potenzialanalyse wird definiert, wie Ihr Unternehmen vom Ist- zum Soll-Zustand gelangt. Hierfür entwickeln die KYOCERA-Berater für Sie eine Umsetzungsstrategie, in der sie Empfehlungen formulieren, wie Ihr Unternehmen diese Maßnahmen mit welchen Prozessmanagementansätzen, mit welchen Lösungen und in welchem zeitlichen Rahmen umsetzen kann. Hierbei werden alle unternehmensindividuellen Voraussetzungen und Anforderungen berücksichtigt. Workshop für die Standortbestimmung Die KYOCERA Potenzialanalyse beginnt mit einem Workshop, in dem mit Hilfe einer standardisierten Methodik gemeinsam erarbeitet wird, wo sich Ihr Unternehmen nach unserem Reifegradmodell beim Dokumenten- und Informationsmanagement befindet und wie es sich in den einzelnen Bereichen weiterentwickeln kann. Ein Berater von KYOCERA Document Solutions moderiert den Workshop und führt die Diskussion durch seine systematischen Fragen und Informationen. Am Beginn des Beratungsprozesses steht also eine unternehmensindividuelle Standortbestimmung: 1. Wo steht Ihr Unternehmen in einzelnen Bereichen der Informationsverarbeitung? 2. Welche Tools bilden bereits Teilaspekte eines DMS/ECM ab? 3. Worin liegen gegenwärtig Ihre Stärken, bestehen noch Lücken und Defizite? 6 Die KYOCERA Potenzialanalyse

7 4. Wo steht Ihr Unternehmen im Vergleich zu anderen Unternehmen? 5. Wie erhält man eine unabhängige Analyse, um eine professionelle Standortbestimmung des Unternehmens im Vergleich zu anderen Unternehmen und eine Spezifizierung der inneren Organisation zu erhalten? 6. Welche Herausforderungen, Weiterentwicklungen und Strategien sind im eigenen Unternehmen zu berücksichtigen? 7. Wie sehen die Mitarbeiter notwendige Veränderungen? Tragen die Mitarbeiter die geplanten Veränderungen mit? 8. Welche unternehmerischen Auswirkungen haben die Entwicklungspotenziale im Unternehmen? 9. Wie können unternehmerische Ziele erreicht werden? 10. Wie können Standards im Bereich der digitalen Transformation etabliert werden? 11. Welche individuellen Lösungen bringen den gewünschten Nutzen für das Unternehmen? Wer zeigt mir die technischen Möglichkeiten auf? In diesem eintägigen Workshop erarbeitet KYOCERA mit Ihnen den Ist-Zustand. Mit der Methodik einer GAP-Analyse ermitteln die KYOCERA-Berater darauf aufbauend, wie der ideale Workflow Ihrer Informationsprozesse aussehen müsste, damit sich Ihr Unternehmen verbessern kann. Diese Analyse basiert auf tabellarischen Zusammenstellungen von Kriterien, die alle Sachgebiete des Dokumentenmanagements umfassen. Die Berater fragen systematisch alle aktuellen Prozesse ab, die über unterschiedliche Eigenschaften und deren Bewertung den jeweiligen Reifegrad Ihrer bestehenden Systeme beschreiben. Dabei werden Compliance- und Sicherheitsfragen ebenso berücksichtigt wie die bestehenden Hard- und Softwarelösungen und deren Einbindung in Ihre IT-Strategie. Die KYOCERA-Berater erfassen den Status quo Ihres Informationsmanagements und zeigen die Entwicklungspotenziale auf. Dazu legen sie die Ziele und Anforderungen zugrunde, die Ihr Informationsmanagement erfüllen soll. Die KYOCERA Potenzialanalyse ermöglicht es dadurch, den aktuellen Zustand dieser einzelnen Sachgebiete und die daraus gewinnbaren Potenziale zu ermitteln. Zielgruppen des Workshops Die KYOCERA Potenzialanalyse verfolgt den Ansatz, ein abteilungsübergreifendes DMS/ECM für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Deshalb sollten in dem Workshop alle Abteilungen involviert sein. Die ideale Zusammensetzung besteht aus Entscheidern der Geschäftsführung sowie der Abteilungen IT, Vertrieb, Marketing, Human Resources, Controlling und Rechnungswesen. Dies ist die Voraussetzung für eine erfoglreiche Analyse, da auf diese Weise verschiedene Meinungen eingefangen werden. Der Vertreter aus der Buchhaltung mag etwa einen Rechnungsprozess ganz anders bewerten als der Kollege aus der IT. 7 Die KYOCERA Potenzialanalyse

8 DIE KATEGORIEN UND IHRE DIMENSIONEN Die KYOCERA Potenzialanalyse verwendet eine Methodik, die auf den wesentlichen Kriterien der Aufbau- und Ablauforganisation eines digitalen Informationsund Dokumentenmanagements basiert. Durch die strukturierte Vorgehensweise werden alle Themen rund um das DMS/ECM vollständig abgedeckt: NUTZBARKEIT: In dieser Kategorie analysieren die KYOCERA-Berater, wie Ihr Unternehmen Informationen nutzt, wie Ihre Mitarbeiter mit Informationen umgehen und welche Qualität diese Informationen besitzen. PROZESSE: In dieser Kategorie werden die Eingangs-, Nutzungs- und Ausgangsprozesse analysiert bzw. es wird erfasst, wie diese organisiert und implementiert sind. INFORMATION GOVERNANCE: In dieser Kategorie wird analysiert, wie in Ihrem Unternehmen Compliance- und Sicherheitsaspekte berücksichtigt werden und welche Richtlinien implementiert sind. LÖSUNGEN: In dieser Kategorie wird analysiert, welche Lösungsstrategien in Ihrem Unternehmen umgesetzt sind, welche Systeme installiert sind und wie die Lösungen in Ihre Infrastruktur implementiert sind. 8 Die KYOCERA Potenzialanalyse

9 Kategorien Nutzbarkeit Prozesse Information Governance Lösungen Unterkategorien Information Mitarbeiter Qualität Eingangsprozesse Nutzungsprozesse Ausgangsprozesse Compliance Sicherheit Richtlinien Strategie Systeme Integration Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5 Optimierungsbedarf & Defizitkundig Unvollständig & Maßnahmenvorbereitung Teilimplementiert & Einrichtung Je 15 Zustandsbeschreibungen à 5 Levels Optimiert & Produktiv Ausbaubar & Zukunftsorientiert Jede Kategorie ist in jeweils drei Unterkategorien unterteilt, die die verschiedenen Adressaten, Prozesse, Rechtskreise und Lösungsbereiche erfassen, die ein DMS/ECM abbilden muss: Zu jeder Unterkategorie bietet das KYOCERA-Tool nun fünf Themen mit jeweils fünf Levels. Jeder dieser fünf Levels beinhaltet eine Zustandsbeschreibung, die den Ist-Zustand und den gewollten Soll-Zustand im Unternehmen beschreibt. Je nachdem, wie sich Ihr Unternehmen den Statements zuordnet, wie entwicklungsfähig oder fortschrittlich die eigenen Prozesse, Systeme und Arbeitsweisen sind, werden diese mit einem definierten Reifegrad bewertet. Arbeiten Sie eher entwicklungsfähig, so ist der Reifegrad geringer. Arbeiten Sie eher fortschrittlich, ist der Reifegrad höher. Insgesamt gibt es fünf Reifegrade: von Level 1 (Optimierungsbedarf & defizitkundig) bis Level 5 (ausbaubar & zukunftsorientiert). Zielbeschreibung eines angestrebten Soll-Zustands Anhand von 60 Statements wird neben dem Ist- auch der Soll-Zustand erfasst bzw. diskutiert. Dabei wird gemeinsam erörtert, wohin Ihr Unternehmen sich künftig mit einem DMS/ECM entwickeln möchte. Jedes Statement entspricht dabei einem Reifegrad. In Abhängigkeit davon, wie sich Ihr Unternehmen positionieren will, ergibt sich zwischen der aktuellen Arbeitsweise und der zukünftigen Arbeitsweise ein Delta und damit ein Entwicklungspotenzial. Mit Hilfe der KYOCERA Potenzialanalyse werden diese Entwicklungspotenziale also analytisch genau bestimmt. Den angestrebten Soll-Zustand legen Sie fest: Sie bestimmen, welchen 9 Die KYOCERA Potenzialanalyse

10 Reifegrad Ihr Informations- und Dokumentenmanagement künftig erreichen soll. Dabei berät Sie KYOCERA und skizziert Ihnen Lösungswege, die andere Unternehmen mit ähnlichen Herausforderungen bereits beschritten haben. GAP - Analyse IST - Zustand Soll - Zustand Bereich für Verbesserungen/ Entwicklungspotenzial 10 Die KYOCERA Potenzialanalyse

11 THEMEN UND ASPEKTE DER BERATUNG Die KYOCERA Potenzialanalyse erfasst verschiedene Themengebiete. Vom Information Governance über Compliance- und Sicherheitsaspekte bis hin zum Thema Umwelt. Information Governance: Rechtliche Dimensionen eines DMS/ECM Häufig ist der Treiber für die Einführung eines DMS/ECM der Wunsch nach effektiveren Geschäftsprozessen und der besseren Zugänglichkeit von Informationen für alle Berechtigten. Mindestens genauso wichtig sind aber die Sicherheit der Daten und die rechtlichen Dimensionen sowie die unternehmenseigenen Richtlinien. Um diese Dimensionen zu erfassen, prüfen die KYOCERA-Berater in ihrer Beratung auch die Anforderungen von Datenschutz-, Steuer- und Handelsrecht sowie relevanter Gesetze für Kapitalgesellschaften. Diese adressieren sie in ihrer Beratung und erarbeiten mit Ihnen Lösungen. Compliance Hier erarbeitet KYOCERA mit Ihnen, inwieweit Ihr Informationsmanagement bereits Vorschriften von Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung oder den Steuergesetzen berücksichtigt und sich am Dokumenten-Lebenszyklus wie beispielsweise Archivierungs- und Aufbewahrungsfristen sowie an Dokumentationsanforderungen orientiert. Sicherheit Wie sicher sind Ihre Daten vor dem Zugriff Unbefugter geschützt? Diese Frage beantwortet KYOCERA beispielsweise in den Bereichen Nutzerauthentifizierung, Speicherung, Verschlüsselung sowie Handhabung vertraulicher Dokumente. Richtlinien Diese Dimension beschreibt, ob schon ein internes Regelwerk im Informationsmanagement existiert und umgesetzt ist. Dazu erfassen die KYOCERA-Berater unter anderem die allgemeine Information Policy sowie Verhaltensrichtlinien zu Web, Social Media und . Auch das Thema Umwelt kommt auf den Prüfstand. 11 Die KYOCERA Potenzialanalyse

12 Information Zeit- und Ortsunabhängigkeit Formatunabhängigkeit Wiederverwendbarkeit Benutzerrechte regeln Zugriffe auf Information Ergonomie & Benutzerakzeptanz Mitarbeiter Know-how und Kompetenz der Mitarbeiter für papierloses Arbeiten Zufriedenheit der Mitarbeit mit den Anwendungen Nutzung von Informationsbasen im Unternehmen Bereitschaft zu Veränderung und Wissenstransfer Schulung & Qualifizierung Qualität Qualität und Aktualität der Information Auffindbarkeit der Information Vollständigkeit benötigter Information Bereitstellung der Information im Kontext Geschwindigkeit des Informationszugriffs Eingangsprozesse Posteingangssystem mit Postkorb-Weiterleitung -Management und -Aufbewahrung Rechnungseingang Scannen (on Demand) Übernahme Dokumente und Daten aus Ordnerstruktur Nutzungsprozesse Elektronische Akte Regelbasierter Workflow Freier Ad-hoc-Workflow und Collaboration Social Media & Portal mit Dokumentennutzung Zentrales Formularmanagement 12 Die KYOCERA Potenzialanalyse

13 Ausgangsprozesse Regelbasiertes Multi-Channel-Outputmanagement Automatisierter Rechnungsausgang Zentrales Drucker-Management Drucken über das Web COLD-Datenarchivierung Lösungen die aktuellen Systeme und deren Integration in Ihre Infrastruktur Strategie Sollte oder möchte Ihr Unternehmen künftig eine Enterprise-Content-Strategie einschlagen? Sollte diese auch eine Cloud-Lösung enthalten, um dezentral arbeitende Kollegen einzubinden? Wollen Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, auch eigene Rechner im Netzwerk zu nutzen? Hier erfasst KYOCERA also Ihre strategischen Weichenstellungen. Systeme In diesem Bereich nehmen die KYOCERA-Berater etwaige vorhandene Systeme des Informationsmanagements auf und prüfen vor allem die Aspekte Revisionssichere Infrastruktur, Output-Management-Lösung oder Dokumentenmanagement-System. Integration Die Integration der Systeme zu einer leistungsfähigen Gesamtlösung ist entscheidend für die Performance. Hier stellen die KYOCERA-Berater zunächst fest, wie die PC-Arbeitsplätze mit ihren bestehenden DMS/ECM verbunden sind und wie die Integration von ECM mit ERP, CRM, Sharepoint und speziellen Fachanwendungen erfolgt. Strategie ECM-IT-Strategie Informationslandkarte Migration Cloud Bring your own Device 13 Die KYOCERA Potenzialanalyse

14 Systeme Revisionssichere Infrastruktur mit Ablage/Archiv Workflow-/BPM-System als Infrastruktur Einheitliche Capture-Erfassungslösung als Infrastruktur Output-Management-Lösung als zentrale Infrastruktur Dokumentenmanagement Integration Integrierter Office-Arbeitsplatz mit ECM, DMS & Workflow Integration ECM mit ERP, CRM, PLM etc. Integration ECM mit Sharepoint Integration mit speziellen Fachanwendungen Integration Directory Service für Authentifizierungsmanagement Compliance Anforderungen HGB/Steuerrecht/Vertragsrecht Anforderungen Branchen- und interne Regelungen Unterstützung des Lebenszyklus von der Entstehung bis zur Vernichtung Audit-Trail und automatisches Reporting Verfahrensdokumentation Sicherheit Daten- und Dokumentenspeichersicherheit Prozesssicherheit Verschlüsselung in der Kommunikation Handhabung vertraulicher Dokumente Single-Log-on Richtlinien Information Management Policy Richtlinien für Web & Social Media Umgang mit s Arbeitsanweisungen Umweltfreundlichkeit 14 Die KYOCERA Potenzialanalyse

15 DETAILLIERTE ERGEBNISPRÄSENTATION Im Anschluss an den eintägigen Workshop werten die KYOCERA-Berater das Ergebnis aus und erstellen eine umfangreiche und detaillierte Ergebnispräsentation. Darin erfahren Sie, in welchem Reifegrad sich Ihr Dokumenten- und Informationsmanagement befindet. Durch die strukturierte Methodik, die alle dokumenten- und informationsbasierten Dimensionen erfasst, erkennen Sie Ihre Stärken, aber auch die Defizite Ihres bisherigen Informations- und Dokumentenmanagements. Sie erhalten ein Ergebnisdokument, das eine detaillierte Analyse des Ist- und Sollzustands enthält, eine Management Summary, eine Top-3-Priorisierung der Empfehlungen, eine Risikobeschreibung und einen Projektplan. Umsetzungsbegleitung Die KYOCERA Potenzialanalyse ist grundsätzlich ergebnisoffen und herstellerneutral. Es werden keine Produkte, sondern Lösungswege empfohlen. Wenn Sie dies wünschen, berät KYOCERA Sie bei der Auswahl geeigneter Tools und Systeme. Und ebenso begleitet KYOCERA die Implementierung der neuen Strukturen und Systeme Ihres neuen DMS/ECM. Workshop Analyse Ergebnisdokument Die Analyse ist ergebnisoffen und Empfehlungen sind herstellerneutral. Sie zeigt Lösungswege auf und vermarktet keine Produkte. 15 Die KYOCERA Potenzialanalyse

16 Über KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH KYOCERA Document Solutions ist ein weltweit führender Anbieter von Lösungen und Dienstleistungen im Bereich Dokumentenmanagement. Die Produktpalette umfasst neben ressourcenschonenden Druckern und Multifunktionssystemen auch Verbrauchsmaterialien sowie Solutions und Services. Gemeinsam mit seinen Fachhandelspartnern unterstützt KYOCERA Document Solutions Unternehmenskunden dabei, Dokumentenprozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Dazu setzt das Unternehmen auf eine sorgfältige Analyse der vorhandenen Dokumenteninfrastruktur und erarbeitet dann gemeinsam mit regionalen und kompetenten Fachhandelspartnern ein Optimierungskonzept. Eine Aufgabe, die angesichts der Digitalisierung unserer Arbeitswelt immer wichtiger wird. Dazu engagiert sich das Unternehmen unter anderem im vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) initiierten Verbundforschungsprojekt OFFICE 21. Ziel dieses Projekts ist es, die Herausforderungen einer sich verändernden Arbeits- und Bürowelt besser zu verstehen und daraus entsprechende Lösungen abzuleiten. Nachhaltige Dokumentenprozesse Als hundertprozentige Tochtergesellschaft der japanischen KYOCERA Corporation spielt insbesondere das Thema Umweltschutz bei KYOCERA Document Solutions eine zentrale Rolle: So legte bereits der Gründer des KYOCERA-Konzerns, Dr. Kazuo Inamori, im Jahre 1959 fest, dass eine harmonische Koexistenz mit Natur und Gesellschaft die Grundlage aller Geschäftsaktivitäten zu sein hat. Daher verbindet man auch in der deutschen Niederlassung von KYOCERA Document Solutions, die im Jahr 2016 ihr 30-jähriges Bestehen feiert, Ökonomie und Ökologie miteinander. Neben dem Angebot von klimaneutralem Toner gehört hierzu vor allem der KYOCERA Umweltpreis. Dieser wird im Jahr 2016 bereits zum fünften Mal verliehen und möchte die Entwicklung von umweltfreundlichen Bürokonzepten fördern. Der KYOCERA Umweltpreis ist aus der seit 1987 bestehenden Partnerschaft mit der Deutschen Umwelthilfe (DUH) hervorgegangen. Für sein Umweltengagement wurde KYOCERA Document Solutions Deutschland 2014 auch mit dem Blauen Engel-Preis ausgezeichnet. Impressum KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH Otto-Hahn-Straße 12 D Meerbusch Telefon: 0800 / Fax: +49/2159/ Copyright Die KYOCERA Potenzialanalyse