Arbeiten mit Outlook Web Access und Windows Mobile 5.0

Transkript

1 Konfigurationsanleitung inode Hosted Exchange Arbeiten mit Outlook Web Access und Windows Mobile 5.0

2 Inhaltsverzeichnis 1. Grundlegendes Online Administration Mail Administration Einrichten des ersten Kontos Verwenden von Outlook Web Access Erste Schritte mit Outlook Web Access Verwenden von Windows Mobile 5.0 mit Hosted Exchange Einrichten des mobilen Gerätes unter Windows Mobile Zugangsdaten Tragen Sie Ihre Kundendaten in die unten stehende Tabelle ein, damit Sie diese im Bedarfsfall sofort griffbereit haben. Kundendaten Kundennummer: Single-Sign-On User: Single-Sign-On Passwort: Hauptadmin Benutzername: Passwort: Administration: bzw. Bitte bewahren Sie diese Daten sorgfältig auf und schützen Sie diese vor dem Zugriff Dritter.

3 1. Grundlegendes Microsoft Outlook ermöglicht die Verwaltung Ihrer s, Kalender, Notizen, Aufgaben etc. lokal auf dem eigenen Rechner. Hosted Exchange stellt diese Daten auf Wunsch auch Ihren Kollegen oder Mitarbeitern zur Verfügung. Der Abruf erfolgt über einem von Inode betriebenen virtuellen MS Exchange-Server. Die Vorteile von inode Hosted Exchange: Gruppenfunktionalität Mit inode Hosted Exchange können Sie je nach Berechtigung auf Kalender, Adressbücher, Aufgaben oder Notizen Ihrer Kollegen zugreifen. Flexibilität Ob zwei, drei, zwanzig oder mehr Benutzer: Dank Webinterface können Sie zu jeder Zeit die Anzahl der benötigten Postfächer exakt auf Ihre Ansprüche abstimmen. Mobilität inode Hosted Exchange gewährleistet Ihnen Mobilität in fast jeder denkbaren Situation. Sie können entweder über Ihren Outlook 2003 Client, über einen Outlook Web Access oder über mobile Endgeräte auf Ihre Daten zugreifen. Sicherheit Sicherheit ist oberstes Prinzip. Daher wird via HTTPS oder RPC over HTTPS Verschlüsselung auf den Exchange Server zugegriffen. Backup Auch gelöschte Daten können aus einem regelmäßigen automatischen Backup wieder hergestellt werden. Keinerlei zusätzliche Investitionskosten Mit Hosted Exchange von Inode sparen Sie sich die Anschaffung und den Betrieb eines eigenen Exchange Servers..

4 2. Online Administration Inode Hosted Exchange bietet Ihnen online die Möglichkeit Postfächer anzulegen, zu ändern und zu löschen. Unter und den Ihnen zugesandten Administrator Zugangsdaten gelangen Sie in die Administrationsumgebung. Starten Sie dazu bitte Ihren bevorzugten Browser und geben Sie in der Adressleiste die url ein. Bestätigen Sie diese Eingabe mit ENTER. Es öffnet sich folgende Webseite: Bitte geben Sie nun Ihre Zugangsdaten in die betreffenden Felder ein. Die notwendigen Daten finden Sie unter dem Abschnitt Mailadministration : z.b. meinefirma.at Kennwort: Bestätigen Sie anschließend diese Eingabe durch einen Klick auf Login um in die Administrationsumgebung zu gelangen.

5 2.1 Mail Administration Einrichten des ersten Kontos Sie befinden sich nun in der -Administration. Diese Administration dient dazu alle Ihre -Konten zu verwalten. Hier können Sie - Neue -Konten hinzufügen - Bestehende -Konten ändern - -Konten löschen Bitte beachten Sie, dass zu Beginn noch kein Konto von Inode eingerichtet wurde. In diesem Beispiel wird nun das Konto office angelegt. Bitte geben Sie in das Eingabefeld unter dem Punkt Mailboxen den Namen des -Kontos ein (in diesem Beispiel office ). Der Rest der Adresse wird automatisch hinzugefügt (in diesem ). Klicken Sie anschließend auf den Button Hinzufügen.

6 Sie werden anschließend zur Konfigurationsseite Ihres neu angelegten -Kontos geleitet. Bitte vergeben Sie nun ein Kennwort für dieses Konto, und bestätigen Sie dieses durch eine weitere Eingabe. Bitte notieren Sie sich dieses Kennwort, da es zur Verwaltung des Kontos, und zum Empfang von s benötigt wird. Unter dem Punkt angezeigter Name können Sie einen eigenen Namen für dieses -Konto vergeben. Wenn Sie jemandem eine senden, so wird im Posteingang des Empfängers bevorzugt der dort eingetragene Name angezeigt. Bitte bestätigen Sie die getätigte Konfiguration mit einem Klick auf Speichern. Das Konto wird danach angelegt und steht Ihnen innerhalb von ca. 30 Minuten zur Verfügung. Nach Anlage wird das neue Konto unter dem Punkt Mailboxen aufgelistet. Verfahren Sie wie beschrieben, falls Sie weitere -Konten einrichten wollen. Danach klicken Sie bitte auf den Link Logout.

7 3. Verwenden von Outlook Web Access Wenn Sie erfolgreich ein -Konto angelegt haben, können Sie dieses auch über ein Webinterface nutzen. Dafür benötigen Sie nur einen Rechner mit Internetzugang. Das Programm MS Outlook ist in diesem Fall nicht notwendig. Bitte beachten Sie, dass Outlook Web Access für Browser Internet Explorer optimiert wurde. Bei der Verwendung eines anderen Browsers (z.b. Opera, Mozilla) kann es zu Fehlern in der Anzeige der Menüpunkte kommen. Das Webinterface Outlook Web Access erreichen Sie unter der Adresse: Um sich anzumelden geben Sie bitte unter Adresse die von Ihnen eingerichtete -Adresse und unter Kennwort dass dafür vergebene Kennwort ein. Nun haben Sie die Möglichkeit den Client und die Sicherheit festzulegen. Bitte klicken Sie auf den Link Beschreibung um eine kurze Hilfestellung zu diesen Optionen anzeigen zu lassen. Klicken Sie anschließend auf Anmelden.

8 3.1 Erste Schritte mit Outlook Web Access Sie befinden sich nun in Ihrem Exchange-Postfach Ihrer jeweiligen -Adresse. Das Aussehen dieser Webseite ist nahezu identisch mit dem Programm Microsoft Outlook Outlook Web Access bietet zudem eine Hilfefunktion (siehe Bild), in der Sie eine detaillierte Anleitung und ein Lernprogramm finden.

9 4. Verwenden von Windows Mobile 5.0 mit Hosted Exchange Um ein Exchange-Konto auch unter Microsoft Windows Mobile 5.0 nutzen zu können, beachten Sie bitte folgende Hinweise und Installations- bzw. Konfigurationsschritte: Systemvoraussetzungen: - Active Sync ab Version 4.1 Informationen dazu finden Sie unter: Benutzerinformationen: Servername: SSL aktivieren: Benutzername: owa.inode.at ja Die ersten 20 Zeichen ihrer eingerichtete -Adresse (siehe Abschnitt 2.1), mit einem Unterstrich [_] statt [@]: z.b.: -Adresse: max.muster@beispiel.at ergibt Benutzername: max.muster_beispiel. oder z.b.: -Adresse: ulrike.mustermann@beispiel.at ergibt Benutzername: ulrike.mustermann_be Dieser Benutzername ist auch rechts oben ersichtlich, wenn Sie sich unter mit Ihrer -Adresse und dem dazugehörigen Kennwort einloggen. Kennwort: Ihr persönlich vergebenes Kennwort dieser -Adresse Domain: wbh Servername: owa.inode.at SSL aktivieren: ja Benutzername: die von Ihnen eingerichtete -Adresse (siehe Abschnitt 2.1) Kennwort: Ihr für dieses Konto vergebenes Kennwort Domain: wbh Systemvorbereitungen: Installieren Sie bitte die neueste Active Sync Version auf Ihrem mobilem Gerät. Vor Einrichtung des Hosted Exchange Kontos stellen Sie bitte sicher, dass auf dem mobilem Gerät zurzeit keine Programme ausgeführt werden und etwaige Synchronisationen beendet worden sind. Führen Sie anschließend die nächsten Schritte durch um Ihr mobiles Gerät mit dem Hosted Exchange Server zu synchronisieren.

10 4.1 Einrichten des mobilen Gerätes unter Windows Mobile Schritt Bitte schalten Sie Ihren PocketPC ein und beenden Sie alle geöffneten Programme. 2. Schritt Klicken Sie anschließen auf Start um in das Startmenü zu gelangen. Dort sollte bereits eine Verknüpfung für das benötigte Programm ActiveSync hinterlegt sein. Bitte starten Sie das Programm durch einen Klick auf das Icon. Falls Sie keine Verknüpfung finden können, klicken Sie bitte auf Programme und lesen Sie im Abschnitt 2b weiter.

11 2b. Schritt Unter Programme finden Sie alle auf Ihrem PocketPCs installierten Programme. Bitte klicken Sie auf das Icon ActiveSync um das Programm zu starten. 3. Schritt Wenn Ihr mobiles Gerät über eine Onlineverbindung zu Ihrem Rechner verfügt, bzw. mit einem USB-Kabel mit Ihrem PC verbunden ist, kann eventuell die ActiveSync Software aktiv sein. Ist dies der Fall beenden Sie bitte diese Synchronisation durch eine Trennung der Onlineverbindung, oder der USB-Verbindung zwischen Ihrem PocketPC und Ihrem PC. 4. Schritt Wenn die Synchronisation beendet wurde, färbt sich das ActiveSync Symbol grau und Sie die letzten Synchronisationszeiten werden angezeigt. Erst jetzt ist es möglich die Servereinstellungen zu konfigurieren. Klicken Sie dazu rechts unten auf Menü.

12 5. Schritt Wählen Sie in diesem Menü den Punkt Serverquelle hinzufügen, um mit der Konfiguration fortzufahren. 6. Schritt Sie können nun die Serveradresse des Exchange Servers eingeben. Bitte verwenden Sie dazu den Servernamen owa.inode.at mit aktivierter SSL-Verschlüsselung. Klicken Sie anschließend auf Weiter. 7. Schritt Nun werden Sie aufgefordert den Benutzernamen, Kennwort und die jeweilige Domäne anzugeben. Verwenden Sie bitte als Benutzernamen Ihre angelegte -Adresse (siehe Punkt 2) unter der Einhaltung der ersten 20 Zeichen und einem Unterstrich [_] statt der Raute z.b. markus.muster_beispi wenn Ihre -Adresse lautet Als Domaine geben Sie bitte wbh an. Optional können Sie das Kästchen Kennwort speichern aktivieren.

13 8. Schritt In diesem Fenster können Sie nun festlegen welche Informationen zwischen Ihrem PocketPC und dem Hosted Exchange Konto synchronisiert werden sollen. Bei der ersten Synchronisation wird empfohlen alle Informationen mit dem Server abzugleichen. Dieses Einstellung kann später jederzeit geändert werden. Klicken Sie anschließend auf Fertig. Die Konfiguration ist somit abgeschlossen. 9. Schritt Sie sehen nun wieder die Informationen der letzten Synchronisation zwischen Ihrem PocketPC und Ihrem Rechner. Bitte verbinden Sie nun wieder Ihren Pocket PC mit Ihrem PC oder stellen Sie eine Onlineverbindung per GPRS her. Klicken Sie danach links unten auf Synchronisieren um die Informationen auszutauschen. 10. Schritt Als ersten Eintrag sehen Sie nun eine neue Quelle namens Exchange Server. Ihr PocketPC sollte sich nun mit diesem Server abgleichen. Dies kann ein paar Minuten dauern. Bitte brechen Sie diesen Vorgang nicht ab!

14 Zusatzinformation: In diesem Zuge ist nun auch ein neues Konto auf Ihrem PocketPC eingerichtet worden. Dieses Konto beinhaltet eine Kopie aller s Ihres Exchange Kontos. Bitte beachten Sie dass alle Änderungen die Sie auf Ihrem Pocket PC in diesem Konto durchführen (Löschen, Verfassen und Versenden von s) bei der nächsten Synchronisation mit Ihrem Exchange Konto auch auf dem Server durchgeführt werden.

15 Copyright UPC Austria GmbH Änderungen vorbehalten. Der Inhalt und die Informationen dieser Unterlage sind Eigentum der UPC Austria GmbH und urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, insbesondere die Rechte der Verbreitung, der Vervielfältigung, des Nachdrucks, der Übersetzung und der Wiedergabe, bleiben auszugsweise vorbehalten. Nutzung der Screen Shots von Windows Mobile 5.0 mit freundlicher Genehmigung der Microsoft Corporation. Einstiegsfoto unterliegt dem Copyright von photocase.com UPC Austria GmbH. Büro Wien Wolfganggasse Wien T F office@inode.at