Konfigurationsanleitung Hosted Exchange mit Outlook 2007

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1 Konfigurationsanleitung Hosted Exchange mit Outlook 2007 Vertraulichkeitsklausel Das vorliegende Dokument beinhaltet vertrauliche Informationen und darf nicht an Dritte weitergereicht werden. Everyware AG Birmensdorferstrasse Zürich Tel: + 41 (0) Fax: + 41 (0) Datum Version: 1.0

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführende Bemerkungen Konfiguration des Microsoft Outlook Automatische Konfiguration Manuelle Konfiguration Zugriff über Webmail Zugriff Active Sync Allgemeines...11 Dok.Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite i

3 1 Einführende Bemerkungen Das folgende Dokument beschreibt die Konfiguration des Outlook 2007-Clients, um den Service Hosted Exchange von EveryWare nutzen zu können. Weiterhin wird aufgezeigt, wie der Zugriff auf Ihre Mailbox mittels Outlook Web Access ermöglicht wird und Sie Ihr Mobiles Endgerät mit dem Exchange Server synchronisieren können. Die Konfiguration von Outlook 2007 kann automatisiert mit Hilfe einer Konfigurationsdatei, welche von der EveryWare zur Verfügung gestellt wird, oder manuell vorgenommen werden. Die automatisierte Konfiguration wird von uns empfohlen, da die Konfigurationsdatei alle notwendigen Informationen wie Z. B. Servernamen, Einstellungsparameter, etc. bereits enthält. Wenn Sie der Installationsanleitung genau folgen, wird Ihr Konto im Outlook 2007 mit der Bezeichnung Mailbox Vorname Name eröffnet (z.b. Mailbox Peter Muster). Ihr Benutzerkonto wird im cached-mode eröffnet. Wir bitten Sie deshalb, diese Einstellungen nicht zu verändern. Die Verbindung zwischen Ihrem Outlook 2007 und dem Hosted Exchange Server wird über eine sichere und verschlüsselte Verbindung (RPC over HTTPS) hergestellt und ist somit vor ungewollter Einsicht gesichert. Folgende technische Anforderungen müssen auf Ihrem PC gegeben sein. Windows XP inclusive Service Pack 2 oder Microsoft Vista Outlook 2007 Software Der für die Konfiguration notwendige Username und das Passwort werden Ihnen separate zugestellt. Bitte befolgen Sie die hier aufgeführten Schritte. Sollten Sie dennoch Fragen habe, so steht Ihnen unser Support-Team unter der Nummer: während den Bürozeiten gerne zur Verfügung. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 2

4 2 Konfiguration des Microsoft Outlook 2007 In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, welche Schritte für die automatische und manuelle Konfiguration des Outlook Clients notwendig sind. 2.1 Automatische Konfiguration Schritt 1: Öffnen Sie ihren Internet Browser und gehen auf diese Webseite. Schritt2: Bitte wählen Sie den Navigationspunkt Configure Outlook. Sie werden dann nach Ihrem Benutzernamen und dem Passwort gefragt. Der User name ist Ihre Mailadresse Sollten Sie Ihren Benutzernamen oder das Passwort nicht wissen, kontaktieren Sie Ihren lokalen Administrator. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 3

5 Schritt 3: Sobald Sie sich erfolgreich angemeldet haben erscheint folgende Seite. Führen Sie nun bitte die Schritte unter 3a aus. Speichern Sie dabei die Datei mail.prf. auf Ihrem lokalen PC unter c:\temp ab. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 4

6 Schritt 4: Über den Microsoft Vista Start Button führen Sie bitte run aus. In dem Eingabefeld des run Fensters hinterlegen Sie nun bitte den Pfad zu Ihrem Outlook 2007 mit der Erweiterung /importprf c:\temp\mail.prf Der Standard der einer Englischen Installation von Vista wäre: c:\program Files\Microsoft Office\Office12\outlook.exe /importprf "c:\temp\mail.prf" Prüfen Sie Ihre Eingaben und bestätigen diese mit OK. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 5

7 Schritt 5: Das Login Fenster erscheint nun zweimal. Dies ist jedoch nur bei der ersten Einrichtig der Fall. 1. Login Fenser 2. Login Fenster Geben Sie in beiden Fällen nochmals den Benutzernamen und das Passwort ein. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 6

8 Das Outlook wird nun geöffnet und steht Ihnen zur Verfügung. Generelle Anmerkungen: Bei jedem Start des Outlook erscheint der Login Screen. Mit Ihren EveryWare Hosted Exchange Benutzerdaten gelangen Sie in Ihre Mailbox. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 7

9 2.2 Manuelle Konfiguration Für System Administratoren oder erfahrene Benutzer gibt es auch die Möglichkeit, den Microsoft Outlook 2007 Client manuell zu konfigurieren. Sollten Ihnen die untenstehenden Fenster und Angaben nicht geläufig sein, empfehlen wir, die automatische Konfigurationsmethode unter Punkt 2 in diesem Dokument zu verwenden. Folgende Grafiken zeigen Ihnen auf, welche Einstellungen in Ihrem Outlook 2007 Client vorzunehmen sind. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 8

10 3 Zugriff über Webmail Öffnen Sie Ihren Internet Browser und gehen auf diese Webseite. Sie gelangen auf das Login-Fenster des Outlook Web Access. Geben Sie im Feld Domäne\Benutzername Ihre Mailadresse ein (z.bsp. Im Feld Kennwort ist Ihr Passwort anzugeben. Über den Button Anmelden gelangen Sie in Ihre Mailbox. Sollten Sie Ihren Benutzernamen oder Passwort nicht wissen, kontaktieren Sie Ihren Administrator. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 9

11 4 Zugriff Active Sync Für das Einrichten von ActiveSync auf einem Smartphone mit Mobile 2005 OS werden die folgenden Benutzer- und Systemparameter benötigt. Benutzerspezifische Angaben in diesem Beispiel sind durch die entsprechenden Werte zu ersetzen! Parameter Wert Benutzer spezifisch Benutzername 10 stelliger, nummerischer Benutzername (z.b ) Ja Passwort mind. 7 Zeichen (z.b. MyPass8word) Ja Tel. Nr. Domäne EWOFFICE Nein Serveradresse: Webmail.ewoffice.ch Nein Schritt 1: Die Konfiguration von ActiveSync wird auf dem Mobilegerät ausgeführt. Dazu die Applikation ActiveSync aufrufen und die Option Ihr Gerät zum Synchronisieren mit einem Server einrichten wählen. Folgen Sie bitte den hier aufgeführten Schritten: Server Adresse: webmail.ewoffice.ch SSL Flag: aktivieren Weiter Benutzername: Kennwort: MyPass8word Domäne: ewoffice Kennwort speichern: ja Weiter Die zu synchronisierenden Elemente auswählen: Kontakte Kalender Aufgaben Über Menü können die Sync-Einstellungen für die einzelnen Elemente verändert werden! Fertig Die Synchronisation kann nun durch den Befehl Synchr das erste Mal gestartet werden. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 10

12 5 Allgemeines Generelle Einstellungen: Abwesenheitsmeldungen, Mailformat, Freigabe eines Folders, Erstellen eines Public Folders etc. werden alle über das Outlook ausgeführt. Dazu müssen Sie aber erfolgreich eingeloggt sein. Import von bestehenden Kontakten, Mails, etc.: Wollen Sie Ihre aktuellen Mails, Adressen, Task etc. in Ihrem Hosted Exchange Account zur Verfügung haben, so kann dies über die Importfunktion von Outlook realisiert werden. Passwortänderung: Falls Sie Ihr Passwort verändern wollen, dann finden Sie diese Funktion im OWA (Outlook Web Access) unter Optionen. Dok. Version: Office2007_ Client_Konfiguration EveryWare Hosted ExchangeV1_1.doc Seite 11