Projektmanagement. Arbeitsblätter

Transkript

1 Projektmanagement Arbeitsblätter

2 Inhaltsverzeichnis 1. Phase // Ideenfindung Phase // Analyse der Machbarkeitskriterien Phase // Entscheidung für eine Projektidee und Titelfindung Phase // Ziele definieren Phase // Ausarbeitung der Projektidee zu einem Kurzkonzept Phase // Planung Phase // Durchführung Phase // Abschluss und Bericht... 13

3 1. Phase // Ideenfindung Im ersten Schritt geht es darum, seinen Gedanken freien Lauf zu lassen, um 2-3 Projektideen zu entwickeln und grob zu umreißen. Die Berücksichtigung folgender Punkte kann bei der Ideenfindung hilfreich sein: Was wird gebraucht? Was passt zur Einrichtung? Was passt zu mir? Was möchte ich lernen? Idee 1 Idee 2 Idee 3 Seite 3 von 13

4 1. Phase // Analyse der Machbarkeitskriterien Analysiere anhand der folgenden Kriterien, von welchen Grundvoraussetzungen du für dein Projekt ausgehen kannst. Zeitkapazitäten (1) In welchem Zeitraum soll dein eigenständiges Projekt von der konkreten Planung bis zur Durchführung angesetzt werden? (2) Bis wann (konkretes Datum) soll das Projekt spätestens abgeschlossen sein? (3) Wieviel Zeit steht dir in dem angegebenen Zeitraum wöchentlich zur Bearbeitung deines eigenständigen Projektes zur Verfügung? Räumlichkeiten (1) Welche Räumlichkeiten könntest du für dein Projekt nutzen? (2) Über welche Ausstattung und Möglichkeiten verfügen diese Räume? Personal (1) Von welchen Kompetenzen/ Fachwissen deiner Kollegen könntest du profitieren? (2) Wer könnte dich bei deinem eigenständigen Projekt unterstützen? Seite 4 von 13

5 Material und Technik (1) Welches Material steht dir zur Verfügung? (2) Welche technischen Möglichkeiten und Ausstattung bietet die Einsatzstelle? Finanzen (1) Steht dir ein Finanzbetrag zur Verfügung? Wenn ja, welcher und für welche Verwendung? (2) Gibt es Möglichkeiten, eine externe Projektförderung zu beantragen und zu erhalten? Zielgruppenkompatibilität (1) Welche Zielgruppen hat die Einsatzstelle? (2) Was spricht die Zielgruppen an? Seite 5 von 13

6 1. Phase // Entscheidung für eine Projektidee und Titelfindung Vergleiche deine Projektideen aus Punkt 1 mit den Machbarkeitskriterien aus Punkt 2. Welche Idee erscheint dir am ehesten realisierbar zu sein? Lege eine Idee fest: Einen Titel finden Hilfestellungen für die Titelfindung: Schreibe die wichtigsten Schlüsselworte des Projekts auf. Frage dich, was die zentralen Inhalte des Projekts sind. Versuche, einen Satz zu formulieren, der alles enthält, jedoch nicht zu lang und umständlich ist und sich ggf. gut ins Englische übersetzen lässt. Falls der Titel partout nicht prägnanter werden will, probiere es mit zwei Sätzen, einem Haupttitel und einem Untertitel. Probiere unterschiedliche Kombinationen der Bauteile des Titels aus. Notizen: Halte hier deinen Projekttitel fest: Seite 6 von 13

7 1. Phase // Ziele definieren Bevor du deine Idee zu deinem Projekt konkret ausarbeitest, solltest du für dich festhalten, welche Ziele du mit dem Projekt verfolgen möchtest. Mit anderen Worten: Warum und wozu machst du das eigenständige Projekt, was motiviert dich? Achte bei der folgenden Formulierung deiner Ziele darauf, dass sie vollständig und klar formuliert sind, realistisch bleiben, untereinander konform sind, d.h. sie dürfen sich nicht widersprechen, in irgendeiner Form messbar/ kontrollierbar sind, damit du später erkennen kannst, ob deine Ziele tatsächlich erreicht wurden. Welche Ziele verfolgst du für dich persönlich? (Beispiele: Kontakte finden // Selbstbestätigung erhalten, Erfolg genießen // Spaß haben, Selbstverwirklichung // Erfahrungen sammeln, Umgang mit Grenzen lernen, Kompetenzen erwerben // Fortschritt erleben // Referenz für später haben // etc.) Welche Ergebnisse/ Ziele möchtest du für deine Einsatzstelle erreichen? (Beispiele: Imageaufwertung // Gewinnung neuer Zielgruppen // Einnahmen, Profit, Spenden // Werbung // Erfolg // Aufmerksamkeit // Bildung, Kommunikation, Menschen erreichen // Mitglieder, Besucher, Abonnenten ansprechen/ binden // etc.) Welche Effekte möchtest du intern in deiner Einsatzstelle erzielen? (Beispiele: Team stärken // Motivation erhöhen // Kooperationen fördern // Infopool erweitern // etc.) Seite 7 von 13

8 1. Phase // Ausarbeitung der Projektidee zu einem Kurzkonzept Versuche so konkret wie möglich die folgenden Fragen zu beantworten, um deine Projektidee auszuarbeiten. Benutze ggf. Extrablätter. Projektinhalt Was soll passieren? (Kurze inhaltliche Beschreibung.) Projektgründe/ -bedarf Warum soll genau dieses Projekt durchgeführt werden? (Mehrwert des Projektes aufzeigen.) Zielgruppe Für wen ist das Projekt gedacht? (Möglichst konkret umreißen; z.b. Kinder im Alter von 8-10 Jahren mit Migrationshintergrund.) Seite 8 von 13

9 Materielle Mittel Womit soll das Projekt realisiert werden? (Aufstellung: Was ist schon vorhanden, was müsste besorgt werden, welcher Etat ist vorhanden bzw. wird benötigt, woher kann der Etat kommen, etc.) Methoden und Schritte Wie soll das Projekt umgesetzt werden? (Hier ist nicht nur die schrittweise Planung gemeint, sondern auch die Methoden der Durchführung. Beispiel: Workshoptag mit Kindern zum Thema Weihnachten. Methoden: Theaterpädagogische Einheit mit Referent A, gemeinsame Lesestunde mit Referent B, offener Basteltisch mit Freiwilliger/-m. ) Aufgaben und Teamstruktur Wer ist wofür verantwortlich? (Übersicht der Aufgabenbereiche und ggf. der verantwortlichen Ansprechpartner.) Seite 9 von 13

10 Zeitplan Wann findet welche Projektphase statt? (Grobe Skizzierung der zeitlichen Planung.) Evaluation Mit welchen Methoden möchtest du deinen Projekterfolg auswerten? (Notiere zu jedem deiner festgelegten Ziele eine Methode, mit der du deinen Erfolg messen kannst. Beispiel: Ziel: 20 teilnehmende Kinder beim Workshoptag. Methode: Anmeldeliste erstellen und Namen abhaken. Anschließend Übersicht erstellen über Teilnehmerzahlen. ) Seite 10 von 13

11 2. Phase // Planung Wenn das Konzept abgesegnet wurde und der vorgesehene Zeitpunkt für die Projektplanung gekommen ist, werden die im Konzept festgeschriebenen Inhalte konkretisiert und detailliert ausgeplant. Die Bearbeitung der folgenden drei Punkte kann dich in der Bearbeitung deines eigenständigen Projektes wesentlich unterstützen. Erstellung eines Projektstrukturplans Skizziere auf einem Extrablatt z.b. in einer Aufzählung, einem Diagramm oder einem Cluster: Welche Aufgabenbereiche das Projekt enthält ( Überschriften ). Welche konkreten Aufgaben zu welchem Bereich gehören ( Unterpunkte ). Welche Aufgabe von welcher Person verantwortlich erledigt wird. Erstellung eines Kosten- und Finanzierungsplans Erstelle auf einem Extrablatt eine Übersicht über folgende Punkte: Welche Ressourcen werden für das Projekt benötigt? Was ist bereits vorhanden, was muss angeschafft werden? Was kosten die Anschaffungen? Wie wird welche Anschaffung finanziert? (Eigenmittel, Zuschüsse, Sponsoren, etc.) Erstellung eines Projektablaufplans Fertige auf einem Extrablatt einen Zeitplan zu den Aufgaben an, aus dem hervorgeht, wer was bis wann erledigt hat. Plane großzügig mit Puffer, um unvorhersehbare Zwischenfälle auffangen zu können. Tipps zur Erstellung: Einzelaufgaben aus dem Projektstrukturplan in eine Zeitschiene übertragen. Es ist sinnvoll, die Zeitplanung von hinten aufzurollen: Lege zuerst fest, wann du fertig sein möchtest/ musst und plane dann von hinten nach vorn. Dies gilt auch für alle Unteraufgaben: Welche Aufgabe muss wann von wem erfüllt sein? Meilensteine (Zeitpunkte, an denen Zwischenziele erreicht sein sollten) festlegen und kennzeichnen. Zu diesen Zeitpunkten Gespräche z.b. mit Mentor/-in vorsehen, um den bisherigen Fortschritt und den weiteren Handlungsbedarf zu besprechen. Seite 11 von 13

12 3. Phase // Durchführung Kontrolliere Teilergebnisse und reguliere auftretende Probleme. Behalte fortlaufend folgende Punkte im Blick: Betreff Kontrolle Projektinhalt Projektgründe/ -bedarf Zielgruppe Materielle Mittel Methoden und Schritte Teamarbeit: Aufgaben, Gruppenstruktur Zeitplan Werden die Inhalte umgesetzt? Wurden Bereiche übersehen? Projektziel im Auge behalten. Ziele und Durchführung aneinander anpassen. Ggf. Projekt abbrechen, wenn Ziele nicht erreicht werden können. Wird die Zielgruppe erreicht? Welche Maßnahmen können noch ergriffen werden, Teilnehmende für das Projekt zu finden? Budget kontinuierlich prüfen und dokumentieren. Rechnungen/ Quittungen sammeln, um Abweichungen zwischen tatsächlichen und geplanten Ausgaben rechtzeitig zu bemerken und ggf. gegensteuern zu können. Sind die gewählten Methoden stimmig? Werden die organisatorischen Schritte erledigt? Zieht das Team an einem Strang? Werden die notwendigen Absprachen getroffen? Sind alle ausreichend informiert? Wie funktionieren die Kommunikationswege im Team? Wie ist die Stimmung im Team? Wie ist die Motivation für das Projekt? Können die Termine eingehalten werden? Was wurde noch nicht erledigt? Wie kann eine Zeitverschiebung korrigiert werden? Welche Probleme gibt es, und welche Gegenmaßnahmen können eingeleitet werden? Müssen Folgeschritte überarbeitet werden? Ist eine Plankorrektur erforderlich? Seite 12 von 13

13 4. Phase // Abschluss und Bericht Evaluation Werte aus, welche deiner Ziele du zu welchem Maß erreichen konntest. Halte die Gründe für erfolgreiche Punkte und die Gründe für aufgetretene Schwierigkeiten fest, damit du ein persönliches Fazit zu deinem Projekt ziehen kannst. Präsentation Erstelle am Ende des Jahrgangs ein Plakat (Vorlage wird von der LAG zur Verfügung gestellt), auf dem du dein Projekt darstellst. Das Plakat wird im Rahmen der Projektausstellung der Abschluss-Gala präsentiert. Viel Spaß bei deinem Projekt! Seite 13 von 13