Vivicom BlueVision: Durchführung einer Videokonferenz. Vivicom International GmbH Stand: 10/14 Ver. 0.1

Transkript

1 Vivicom BlueVision: Durchführung einer Videokonferenz Vivicom International GmbH Stand: 10/14 Ver. 0.1

2 Inhalte Letzte Vorbereitungen treffen... 6 Prüfen Sie Ihr eigenes Bild... 6 Bestimmen Sie die Anzahl von Plätzen... 6 Überprüfen Sie die Konferenzeinstellungen... 6 Gleichberechtigtes Meeting oder Vortrag... 6 Letzte Vorbereitung vor Beginn vornehmen... 7 Nachträglich Gäste einladen... 7 Nachträglich Dokumente hochladen... 7 Als Moderator die Konferenz abhalten... 8 Begrüßen Sie Ihre Teilnehmer... 8 Präsentieren & Zusammenarbeiten... 9 Steuern Sie die Konferenz... 9 Für einen reibungslosen Ablauf sorgen... 9 Für Qualität in Ihrem Meeting sorgen bluevision.vivicom.de 4

3 Durchführung einer Videokonferenz BlueVision Oberfläche Konferenzmodus Wechsen Sie zwischen der klassischen Videokonferenzansicht, dem Whiteboard, Webbrowser, Audiofreigabe, Desktopsharing oder zeigen Sie eine zweite Videoquelle. Unterlagenverzeichnis Hier sehen Sie alle in der Konferenz hochgeladenen Dokumente, können diese speichern, hochladen oder in der Konferenz zeigen. Videolayout Wechseln Sie zwischen den unterschiedlichen Videoansichten je nach Teilnehmerzahl. Teilnehmerliste Laden Sie neue Teilnhemer ein, verwalten Sie die Teilnehmer-Rechte oder entfernen Sie Teilnehmer aus der Konferenz. Öffnen Öffnen Sie Dokumente oder Dateien, um diese im Meeting zu präsentieren. Aufnahme Starten Sie die Aufnahme der laufenden Konferenz. Wortmeldung Geben Sie eine Wortmeldung ab. Mitteilungen/Chat Hier werden aktuelle Meldungen und Benachrichtigungen der Konferenz angezeigt. Zusätzlich sehen Sie hier öffentliche Chatnachrichten der Teilnehmer und können eigene Nachrichten verfassen. Hauptbereich Im Hauptbereich, der sich fast über den kompletten Bildschirm verteilt, sehen Sie Ihre Gesprächspartner, freigegebene Dokumente, den Webbrowser oder z.b. das Whiteboard. bluevision.vivicom.de 6

4 Letzte Vorbereitungen treffen Prüfen Sie Ihr eigenes Bild Letzte Vorbereitung vor Beginn vornehmen Prüfen Sie als erstes Ihr eigenes Bild. Achten Sie darauf, dass kein störendes Gegenlicht hinter Ihnen sichtbar ist und dass Sie allgemein gut ausgeleuchtet sind. Vermeiden Sie auffällige Kleidung wie z.b. gestreifte Oberteile oder zu grelle Farben. Prüfen Sie die bereits hochgeladenen Dokumente und das Whiteboard über Menü -> Ansicht -> Vorschau. Öffnen Sie die Einstellungen (F11). Hier können finden Sie weitere Videoeinstellungen wie z.b. Auflösung, FPS, Video spiegeln einstellen. Die Einstellungen (Helligkeit, Kontrast etc.) Ihrer Webcam können Sie über Menü -> Extras -> Videoquelle anpassen. Wenn Ihre Webcam keinen eigenen Treiber besitzt werden hier die Standardeinstellungen angezeigt. Bestimmen Sie die Anzahl von Plätzen Als nächstes passen Sie bitte das Videolayout auf Ihre Teilnehmeranzahl an. BlueVision bietet zahlreiche verschiedene Videoansichten für bis zu 49 Teilnehmer. Auch speziell optimierte Ansichten für Seminare oder Dokumentenbearbeitung stehen zur Verfügung. Nachträglich Gäste einladen Um direkt aus der Konferenz Teilnehmer einzuladen klicken Sie auf Menü -> Einladen -> Einladen. Wählen Sie über die Teilnehmerauswahl die Teilnehmer aus und klicken "Benutzer hinzufügen". Beachten Sie das Feld "Nachricht senden" für die Einladungs-Mail. Mit dem Klick auf "Einladen" erhalten alle ausgewählten Teilnehmer die Einladungs-Mail. Für bereits geplante oder wiederkehrende Konferenzen können Sie über das Adressbuch weitere Teilnehmer hinzufügen. Klicken Sie dafür im Benutzermenü auf "Adressbuch". Wählen Sie unter der Option "Konferenz auswählen" die gewünschte Konferenz aus und wählen Sie dann über die Teilnehmerauswahl die gewünschten Benutzer aus und wählen "Benutzer hinzufügen". Überprüfen Sie die Konferenzeinstellungen Öffnen Sie die Globalen Konferenzeinstellungen (F12). Hier können Konferenzübergreifende Einstellungen im Nachhinein festlegen oder ändern, wie z.b. Titel, Videoqualität, Berechtigungen usw. Nachträglich Dokumente hochladen Dokumente und Unterlagen lassen sich während der Konferenz über Menü -> Datei -> Öffnen oder den Button "Öffnen" in der Konferenzleiste hinzufügen. Nach dem Upload können Sie die Dokumente über das Unterlagenverzeichnis in der linken Sidebar in der Konferenz wiedergeben. Gleichberechtigtes Meeting oder Vortrag Wichtig: Beachten Sie bitte die unterstützten Dateiformate. Passen Sie Rechte aller Ihrer Teilnehmer über die Globalen Konferenzeinstellungen (F12) an. Für ein gleichberechtigtes Meeting vergeben Sie alle Rechte. Dies erfordert allerdings Disziplin der Teilnehmer. Für einen Vortrag entziehen Sie global alle Rechte. Die Teilnehmer können Ihnen so folgen und sich gegenseitig sehen, sich aber nicht direkt in den Vortrag einmischen. bluevision.vivicom.de 8

5 Als Moderator die Konferenz abhalten Präsentieren & Zusammenarbeiten Begrüßen Sie Ihre Teilnehmer Wir empfehlen Ihnen alle Teilnehmer einzeln zu begrüßen. So können Sie direkt den Ton und das Bild kontrollieren und ggf. verbessern Entziehen Sie allen Teilnehmer in den globalen Konferenzeinstellungen die Sprachrechte. Klicken Sie nun in der Teilnehmerliste auf das Mikrofonsymbol des Teilnehmers den Sie begrüßen möchten um sein Mikrofon einzuschalten. Sehen Sie noch Bedarf bei diesem Teilnehmer den Ton oder das Video zu verbessern, besteht die Möglichkeit die Geräte fernzusteuern und anzupassen. Klicken Sie hierfür mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers und wählen im Kontextmenü den Menüpunkt "Teilnehmer A/V Steuerung" um die Lautstärke oder das Videobild anzupassen. Achten Sie besonders darauf, dass der Ton nicht übersteuert. Der Balken sollte bis knapp über die Hälfte ausschlagen bei normaler Gesprächslautstärke. Falls Probleme auftreten sollten, siehe Problembehandlung Erkundigen Sie sich, ob sie selbst gut zu hören sind. Sollten Unregelmäßigkeiten auftreten, passen Sie die globalen Konferenzeinstellungen (F12) dementsprechend an. Z.B. indem Sie die Auflösung oder Framerate des Konferenzraumes reduzieren. Das Ziel ist es, eine gute Bild- und Tonqualität für alle Teilnehmer zu erreichen so als ob diese sich gegenüber sitzen. Steuern Sie die Konferenz Sie als Moderator bestimmen welche Inhalte in der Konferenz präsentiert werden, welche Fenster angezeigt werden und welcher Modus zurzeit aktiv ist. Zusätzlich zu den Standardpräsentationsmitteln wie Whiteboard und Webbrowser werden je nach Funktionsumfang noch weitere Funktionen angeboten: Audio-/Filmwiedergabe, Desktopsharing, Filesharing, zweite Videoquelle oder Konferenzaufzeichnung. Für einen reibungslosen Ablauf sorgen Ein anderer Teilnehmer kann jederzeit die Moderation übernehmen durch die Übergabe der Moderationsrechte. Mit den Moderationsrechten sind auch die Präsentationsmöglichkeiten und Werkzeuge verknüpft. Klicken Sie dafür in der Teilnehmerliste mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers und wählen im Kontextmenü den Menüpunkt "Moderationsrechte". Als Veranstalter/Eröffner der Konferenz haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich ohne Bestätigung die Moderationsrechte zurückzuholen: Klicken Sie dafür in der Teilnehmerliste mit der rechten Maustaste auf Ihren Namen und wählen im Kontextmenü den Menüpunkt "Moderationsrechte". Dem Teilnehmer werden die Moderationsrechte nun entzogen und zurück an Sie gegeben. Tipp: Die Unterlagen und Dokumente im Whiteboard werden im Hintergrund hoch- und runtergeladen. Durch den erhöhten Bandbreitebedarf hierbei kann es am Anfang zu Ton/Video Unterbrechungen/Verzögerungen kommen. In diesem Fall sprechen Sie die Teilnehmer bitte nicht sofort an, sobald diese im Raum erscheinen. Diese Verzögerung kann auch kurzzeitig beim Ansichtenwechsel auftreten. Wenn ein Teilnehmer während der Konferenz etwas einwenden möchte, kann er jederzeit um das Wortrecht bitten. Sie als Moderator sehen dann in der Teilnehmerliste durch ein Symbol die Anfrage und können ihr entweder zustimmen oder ablehnen. Tipp: Sie können die einzelnen Bereiche von BlueVision beliebig auf Ihrem Bildschirm verteilen und anordnen oder komplette Bereiche auf einen zweiten angeschlossenen Monitor verschieben. So können Sie sich beispielsweise auf dem primären Monitor die Videobilder anzeigen lassen und den sekundären Monitor komplett für das Whiteboard nutzen. Standardmäßig werden alle Bereiche von BlueVision in einem Fenster angezeigt und auf die Breite des Whiteboards angepasst. bluevision.vivicom.de 10

6 Für Qualität in Ihrem Meeting sorgen Als Moderator stehen Ihnen zahlreiche Werkzeuge zur Verfügung: Überwachen und Diagnostik, manuelle Bandbreitenanpassung, globale Konferenzeinstellungen, Ansichtenwechsel und mehr. Tipp: Mit zusätzlichen Befehlen sind Sie außerdem in der Lage, bei einzelnen Teilnehmern die Bandbreite zu drosseln (Bitte nur als erfahrener Anwender ändern. Siehe Kapitel Problembehebung ). Sie können als Moderator eine Umfrage oder ein Quiz für alle Teilnehmer erstellen. Schauen Sie dafür bitte in das separate Handbuch Quiz/Umfrage durchführen bluevision.vivicom.de 12

7 Problemlösung und weitere Handbücher FAQ Falls Probleme oder Fragen auftreten, finden Sie nach dem Login unter dem Menüpunkt "Support" den Bereich "FAQ". Hier werden die meistgestellten Fragen beantwortet. Weitere Anleitungen Unter dem Menüpunkt "Support" finden Sie den Bereich "Handbuch". Hier finden Sie z.b. Handbücher für die Durchführung einer Konferenz, Administratoren oder Gäste. Durchführung einer Videokonferenz Gruppenmoderator Handbuch für Gäste Nachbearbeitung Vivicom International GmbH Haferwende 27 D Bremen Telefon : +49 (0) Telefax : +49 (0) Internet: & bluevision.vivicom.de info@vivicom.de Amtsgericht Bremen, Registernummer: HRB HB USt.ID.Nr. gemäß 27 a Umsatzsteuergesetz: /11092 Vertretungsberechtigt: Dipl.-Ing.: Günter Schlagowski Inhaltlich Verantwortlicher gemäß TMG: Dipl.-Ing. Juri Schewelew 14