lassen sich zum Speichern und Verwalten der Dokumente einsetzen.

Transkript

1 produktinfo CONNECT to SAP Digitale Archivierung für SAP mit DocuWare realisieren CONNECT to SAP verbindet DocuWare über eine zertifizierte Schnittstelle mit dem SAP-Modul ArchiveLink, das in SAP NetWeaver eingebettet ist. Alle Dokumenttypen und Ablagestrategien aus SAP sowie die SAP-Datenarchivierung werden unterstützt. Nutzen CONNECT to SAP garantiert die perfekte Integration von SAP und dem leistungsfähigen Dokumentenmanagement- System DocuWare. Dokumente, die den Geschäftsprozess begleiten, sind jederzeit auf Knopfdruck abrufbar. Die revisionssichere Speicherung von Dokumenten ist gewährleistet. Produktarchitektur Die Installation von CONNECT to SAP erfolgt integriert in das Setup von DocuWare und ist einfach und schnell mit wenigen Klicks durchzuführen. Das Modul profitiert von der Flexibilität der DocuWare-Architekur und ist sofort nach der Installation eigenständig lauffähig - ohne Einsatz von Fremdapplikationen oder weitere Implementierungen. Für die Anpassung eines DocuWare- Archivs zur Übernahme von Dokumenten aus SAP bedarf es lediglich einer Einstellung in der zentralen DocuWare Administration. Hier erfolgt auch die Konfiguration von SAP HTTP Server sowie für SAP-Barcode-Transfer. Alle von DocuWare unterstützten Datenbankprodukte (MSSQL, MySQL und Oracle) lassen sich zum Speichern und Verwalten der Dokumente einsetzen. Zugriff auf Dokumente ohne SAP Jeder berechtigte DocuWare-Client kann auf die Dokumente und Daten aus SAP zugreifen. Zusätzliche Attribute erleichtern die Recherche. In der DocuWare-Administration können zudem selbsttragende Archive auf CD/DVD mit SAP-relevanten Dokumenten erstellt werden. So kann der Anwender von einem beliebigen PC direkt von CD/DVD in einem Archiv recherchieren - ohne Softwareinstallation. Der Zugriff mit Web-Browser über Internet/Intranet lässt sich sehr einfach konfigurieren. Typische Szenarien Die Zusammenarbeit von DocuWare und SAP bezieht sich sowohl auf eingehende als auch auf in SAP erzeugte Dokumente. Bei folgenden Ablagestrategien (Archivierungsszenarien) unterstützt das n Direkte Belegrecherche aus SAP n Integration von Geschäftsprozessen und Geschäftsobjekten n Datenschutz durch SAP-Berechtigungskonzept CONNECT-Produkt SAP bei der Archivierung von Dokumenten: n Eingehende Dokumente, Hauptszenario ( spätes Ablegen mit Barcode ) 1. Barcodelabel wird auf Dokument aufgebracht (z.b. Eingangrechnung). 2. Rechnungsprüfung und Buchen des Belegs erfolgen in SAP. 3. SAP erzeugt Business Objekt und erfasst Barcode. 4. Beleg wird gescannt, Barcode erkannt und Dokument in DocuWare archiviert. 5. DocuWare übergibt Tabelle mit Barcode und Doc-ID an SAP. 6. SAP ermittelt Buchungsbeleg und verknüpft ihn mit Hilfe des Barcodes mit zugehörigem DocuWare-Dokument. 7. Der Anwender kann jederzeit vom Business Objekt direkt auf das zugehörige DocuWare-Dokument zugreifen.

2 Einrichten einer SAP-HTTP-Verbindung in der DocuWare-Administration für die Verbindung zu einem SAP Content Repository Zuweisung einer SAP HTTP-Verbindung zu einem SAP-fähigen Archiv Selbstverständlich unterstützt die Lösung auch das frühe Ablegen. Dabei scannt der Anwender zuerst die Eingangsrechnung und archiviert sie in DocuWare mit dem Barcode als Indexeintrag. Im Anschluss wird in SAP geprüft und gebucht sowie ein Business Object erzeugt. Über die Barcode-Tabelle wird das Business Objekt mit dem in DocuWare archivierten Dokument verknüpft. n SAP Business Workflow CONNECT to SAP unterstützt zudem das Ablegen für spätes Erfassen mittels Business Workflow. In diesem Fall wird ein gescanntes Dokument geladen und inklusive SAP-DocID an DocuWare übergeben. Der Benutzer legt den Business Workflow an, und im Prozessverlauf greifen verschiedene Bearbeiter über die SAP-DocID auf das in DocuWare abgelegte Dokument zu. n Ausgehende Dokumente 1. Buchung und Business Objekt, beispielsweise Bestellung, werden in SAP erstellt. 2. Die Bestellung wird physikalisch gedruckt und parallel legt sie ArchiveLink über einen virtuellen Drucker im DocuWare-Archiv mit spezifischer SAP-DocID ab. 3. Über die spezifische DocID ist bei dem Bearbeiten eines Business Objekts in SAP der Zugriff auf den zugehörigen, in DocuWare archivierten Beleg möglich. n Drucklisten und SAP-Datenarchivierung Zudem unterstützt CONNECT to SAP das Ablegen von Drucklisten mit Hyperlinks sowie von Archivdaten aus SAP-Datenarchivierung (REO-Daten). Technische Realisierung n OLE-Komponente Die OLE-Komponente ermöglicht das Scannen, Anzeigen und Drucken sowie Ablegen von Dokumenten. Direkt aus der SAP-Oberfläche wird die DocuWare Scan-Maske aufgerufen, um Dokumente am lokalen PC zu scannen. Über OLE- Automation steuert SAP den DocuWare- Viewer, so dass aus der SAP-Anwendung heraus Dokumente im Anzeigeprogramm von DocuWare angesehen werden können. n SAP HTTP Server und SAP-HTTP- Verbindungen Die zwei Komponenten SAP HTTP Server und SAP-Barcode-Transfer setzen auf ArchiveLink 4.5 auf. ArchiveLink kann vom KPro Content Management Service (CMS) mit der dort enthaltenen HTTP Content Server Schnittstelle verwendet werden. Der SAP HTTP Server kommuniziert mit Content Repositories von ArchiveLink. Über SAP HTTP Server legt SAP Dokumente in DocuWare ab und fordert Dokumente zur Anzeige an. Jedem Content Repository wird ein klar definiertes Kommunikationsziel zugewiesen. Damit bei Bedarf mehrere SAP HTTP Server mit gleichnamigen Content Repositories kommunizieren können (beispielsweise Testsystem und Produktivsystem), werden

3 Einrichten einer SAP-Remote-Verbindung für den Barcode-Transfer Assistent für das Konfigurieren eines SAP-Barcode Transfer-Workflows mit der Auswahl der Quelle in der DocuWare-Administration SAP-HTTP-Verbindungen eingerichtet, wobei immer eine SAP-HTTP-Verbindung mit genau einem SAP-Content-Repository verknüpft wird. Die SAP-HTTP-Verbindungen bilden das Bindeglied zwischen SAP HTTP Server und SAP Content Repositories. Der SAP HTTP Server kann über Windows-Sicherheitsmechanismen (Kerberos, NTML, Negotiate) oder über SSL mit den DocuWare-Servern kommunizieren. n SAP-Barcode-Transfer und SAP-Remote-Verbindungen DocuWare liefert Tabellen mit den Barcodes archivierter Dokumente an SAP. Die Tabellen enthalten sowohl die Barcodes als auch die DocIDs der jeweiligen Dokumente. So werden SAP-Business Objekte und DocuWare-Dokumente verknüpft, und man kann aus SAP auf die in DocuWare archivierten Dokumente zugreifen. Die Barcode-Tabelle wird über einen vordefinierten Workflow erzeugt, den DocuWare Workflow Server steuert. Der Transfer läuft über eine SAP- Remote-Verbindung, die Workflow Server mit einem Content Repository eines SAP-Systems verbindet. Beim Einrichten des vordefinierten Workflows wird eine SAP-Remote-Verbindung ausgewählt, die DocuWare mit einem Content Repository verbindet. Es können Filter aufgesetzt werden, so dass die Tabelle nur die Barcodes ausgewählter Dokumente übernimmt. Indexeinträge von Dokumenten, deren Barcode übertragen wurde, lassen sich automatisch am Ende des Prozesses auf einen gewünschten Wert setzen. n Archiv-Ebene Archive, in denen aus SAP Dokumente abgelegt werden, müssen SAP-fähig sein. Dazu wird lediglich eine Checkbox in der DocuWare-Administration aktiviert. Für ein SAP-fähiges Archiv werden automatisch spezifische Felder in der Datenbank angelegt. Ein Feld speichert die jeweilige SAP-DocID, die zusätzlich zur DocuWare DocID erzeugt wird. Die Verknüpfung zwischen Business Objekt in SAP und Dokument in DocuWare erfolgt über die SAP-DocID. Entweder erzeugt DocuWare die SAP-DocID und übergibt sie an SAP (beim Szenario Eingehende Dokumente ) oder umgekehrt: Sie wird von SAP erzeugt und an DocuWare übergeben (beim Szenario Ablegen für späteres Erfassen mittels Business Workflow und bei ausgehenden Dokumenten).

4 Ergänzung von Indexbegriffen Um die in SAP erstellten und in DocuWare abgelegten Dokumente unabhängig von SAP nach verschiedenen Kriterien recherchieren zu können, bietet DocuWare eigene Funktionen. Da nach der Ablage in DocuWare keine Indexkriterien für eine sinnvolle Recherche vorhanden sind, müssen diese dem Archiv hinzugefügt werden. Die Indexkriterien werden aus SAP-Datenbanken an DocuWare übermittelt. Dazu werden anwendungsspezifische ABAP- Programme erstellt, die die Indexkriterien auslesen und an DocuWare übergeben. Bei Lieferantenrechnungen zum Beispiel ermittelt das ABAP-Programm die Dokument-ID, das Rechnungsdatum, die Rechnungssumme sowie das Kreditorenkonto und sucht aus dem Kreditorenstamm den zugehörigen Lieferantennamen. Die ermittelten Daten schreibt das Programm in eine Übergabedatei. Das Zusatzmodul DocuWare AUTOINDEX liest diese Datei aus und trägt die Daten als zusätzliche Indexbegriffe zu der jeweiligen Dokument- ID (Matchcode) in die Datenbank des DocuWare-Archives ein. Die zentrale DocuWare-Administration übernimmt Konfiguration und Ausführung von DocuWare AUTOINDEX. Kommunikation der CONNECT to SAP-Komponenten mit ArchiveLink von SAP Einsatzvoraussetzungen n Konfiguration und Customizing von SAP und ArchiveLink-Schnittstelle n SAP HTTP Server: Win2000 SP4, Win XP Prof. SP1, Win 2003 Server SP1; kein Server-Betriebssystem erforderlich; Server oder Workstation, 512 MB RAM, empfohlen 1GB n SAP ArchiveLink-Schnittstelle Version 4.5 und höher n Ab SAP R/3 4.5B, mit OLE-Komponenten ab 4.6C n DocuWare 5 Systemlizenz + Betriebsstättenlizenz oder so viele Netzwerk Volllizenzen, wie benannte SAP-Anwender auf DocuWare Zugriff haben sollen n Für Barcode-Erkennung: DocuWare RECOGNITION n Für Suchbegriff-Ergänzung: DocuWare AUTOINDEX und ABAP-Programm für Datenextraktion n Die Systemvoraussetzungen für DocuWare 5 und die gegebenenfalls eingesetzten DocuWare-Zusatzmodule RECOGNITION und AUTOINDEX sind in eigenen Datenblättern aufgeführt Überblick Funktionen n Ablage und Zuordnen von Dokumenten zu Business Objekten n Unterstützung von SAP-Barcode- Standardszenarien bei eingehenden Dokumenten n Integration von archivierten Dokumenten in SAP Business Workflow Szenarien n Ablage und Anzeige von Drucklisten n Ablage und Anzeige von Archivdateien aus der SAP-Datenarchivierung n Übernahme von Dokumenten aus SAP n Volle Funktionalität von ArchiveLink- Version 4.5 n Nutzen der Caching-Funktionalität von DocuWare n Archivieren von Dokumenten im Originalformat Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage im Internet MKT DS C2S d CONNECT to SAP

5 produktinfo CONNECT to Notes Mit DocuWare Dokumente aus Lotus Notes archivieren und organisieren Mit CONNECT to Notes archivieren Sie Ihre Notes-Dokumente in DocuWare und organisieren sie einfach und komfortabel. Dadurch stehen Ihnen innerhalb von Notes viele zusätzliche Möglichkeiten zur Dokumentverwaltung zur Verfügung, und in DocuWare können Sie archivierte Notes-Dokumente weiter bearbeiten. Mit CONNECT to Notes lässt sich die Leistungsfähigkeit eines Lotus/Notes- Systems durch die Anbindung an das Dokumentenmanagement-System DocuWare steigern und optimieren. Das DocuWare-Modul archiviert zuverlässig Notes-Dokumentbestände, wie zum Beispiel s sowie deren Anhänge. Sie entlasten auf diese Weise Ihre Notes-Umgebung insbesondere von der Flut der s und die Performance des Systems wird erhöht. Zudem vereinfachen sich Wartung, Sicherung und Replikation der Datenbank. CONNECT to Notes garantiert die revisionssichere Speicherung von Notes-Dokumenten aller Art sowie deren Attachments. Archivierung und Recherche sowie weitere Funktionen sind vollständig in die Notes-Umgebung integriert. Produktarchitektur CONNECT to Notes ist als Notes-Datenbank und somit als eigenständige Notes-Anwendung realisiert. Alle Notes- Anwender, die entsprechend der Zugriffskontrollliste (ACL) Berechtigung an der CONNECT to Notes-Datenbank haben, können grundsätzlich mit der Applikation arbeiten. Sobald ein Notes-Benutzer über die Zugriffskontrolle Rechte auf die Datenbank bekommt, wird automatisch ein entsprechendes Benutzerdokument erzeugt. Die Einstellungen zur Archivierung von Dokumenten definieren Sie komfortabel über Profile. Ausgewählten DocuWare-Archiven ordnen Sie Notes-Datenbanktypen zu, die als Quelle dienen. Sie müssen nicht jede Datenbank (beispielsweise die Maildatenbanken aller Benutzer) einzeln auswählen. Alle Datenbanken, die auf der ausgewählten Schablone beruhen, können ohne Design-Änderungen an der Schablone entsprechend eines Profils in DocuWare archivieren. Ein Archivierungsprofil lässt sich zentral festlegen und von mehreren Datenbankservern nutzen. Nutzen Einhalten von gesetzlichen (Archivierungs-) Vorschriften Steigerung der Performance der Notes-Umgebung durch Entlastung der Datenbank Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus Notes Integration von Dokumenten (z.b. Mails) in die Geschäftsprozesse Systemvoraussetzungen Lotus Notes Eine PDF-Konverter-Lizenz je Domino-Server für serverbasierte, automatische Ablage im PDF-Format Die Konfiguration muss nicht für jeden Server separat angelegt werden. Jegliche Notes-Datenbanken und alle Dokumente sowie Dokumentarten lassen sich einbinden. Ebenfalls in den Profileinstellungen definieren Sie die Archivierungsoptionen und -modi. Sie können beispielsweise nur die Anhänge in DocuWare archivieren und die Mails im Notes-System belassen.

6 Die Verknüpfung zwischen dem originalen Notes-Dokument und dem entsprechenden Objekt in DocuWare wird in einer Verknüpfungs-Datenbank gespeichert. Die Schablone dieser Verknüpfungs-Datenbank wird mitgeliefert. Über die erzeugten Verknüpfungen wird eine Suche aus Notes ermöglicht, wenn das Original-Dokument dort nicht mehr verfügbar ist. Die Festlegungen für die Indexierung der Dokumente nimmt der Anwender ebenfalls beim Einrichten eines Profils vor. Für einen Indexeintrag in DocuWare definieren Sie einen festen Wert, den Inhalt eines Feldes des Notes-Dokuments, eine Variable oder eine Formel. Über eine eigene Konfiguration lassen sich eigene Indexbegriffe während der Archivierung nachtragen. Mit dem CONNECT to Notes ToolKit besteht die Möglichkeit, Funktionen wie Archivierung und Suche direkt in die Quelldatenbank einzubauen. So stehen diese für den Benutzer noch schneller sowie komfortabler bereit: Beispielsweise lässt sich der Archivierungsvorgang aus dem Posteingang anstoßen. Archivierungsszenarien CONNECT to Notes bietet mehrere Möglichkeiten, Notes-Dokumente in DocuWare zu archivieren. Die Archivierung kann am Client erfolgen oder serverbasiert ablaufen. Die Verschlagwortung der Dokumente im DocuWare-Archiv erfolgt automatisch und regelbasiert entsprechend der Indexierungseinstellungen in der Pofilkonfiguration. Folgende Varianten sind möglich: Manuell ad hoc ablegen ohne Standardprofil Bei dieser Archivierung bestimmt jeder Benutzer manuell, welche Dokumente abgelegt werden. Auf Knopfdruck wählt er zunächst das Profil und damit Archiv sowie Datenquelle und markiert anschließend in der erscheinenden Dokumentauswahlliste die Dokumente, die abgelegt werden sollen. Selbstverständlich sieht jeder Notes- Benutzer nur die Notes-Datenbanken und Notes-Dokumente (und Felder innerhalb eines Dokuments), auf die er Zugriffsrechte besitzt. Manuell ad hoc ablegen mit Standardprofil Der Unterschied zu manuell ad hoc ablegen ohne Standardprofil bei dieser Form der Ablage besteht darin, dass ein Profil als Standardprofil ausgewählt ist. Damit sind die Quelldaten sowie das Ziel fest vorgegeben. Auf Knopfdruck steht dem Anwender die Dokumentenauswahlliste zur Verfügung, und er kann sofort Dokumente für die Archivierung auswählen. Automatische Archivierung Bei der automatischen, serverbasierten Archivierung prüft ein Archivierungsagent, ob Dokumente für die Archivierung in den Quelldatenbanken vorhanden sind. Zuvor wird im Profil eingestellt, welche Dokumente abgelegt werden sollen; das können Dokumente mit einem bestimmten Alter, einem bestimmten Feldeintrag (beispielsweise der Betreff einer E- Mail) oder mit beliebigen, über eine Notes-Formel definierten, Kriterien (beispielsweise Größe) sein. Findet der Agent passende Dokumente, legt er sie im Zielarchiv ab. Die automatische Archivierung läuft im Hintergrund ohne manuellen Eingriff des Benutzers. Ablageformate in DocuWare Notes-Dokumente können im Original- Format, als RTF oder als PDF in DocuWare archiviert werden. PDF und RTF bringen den grundsätzlichen Vorteil, dass die Dokumente auch unabhängig von einer Notes-Installation lesbar sind. Die jeweiligen Konvertierungs-Einstellungen nehmen Sie in den DocuWare-Archivierungsprofilen in Notes vor. Die Ablage im PDF-Format schafft hohen Komfort, da im Gegensatz zur Konvertierung in das RTF-Format die Notes-Dokumentenstruktur exakt bewahrt wird. Zudem kann ein im PDF-Format archiviertes Dokument nur gelesen und nicht mehr verändert werden. Bei Bedarf lässt sich ein Notes-Dokument parallel als RTF und PDF archivieren. Das PDF-Dokument ist dann die erste, das RTF die zweite Seite des DocuWare-Dokuments im Archiv. Die Einstellungen dafür erfolgen in den Archivierungsprofilen.

7 Weder ein PDF-Druckertreiber noch weitere Software sind notwendig, um Notes-Dokumente in das komfortable PDF-Format zu konvertieren. Die manuelle Archivierung im PDF-Format über Lotus Notes-Clients ist stets kostenlos und erfordert neben den üblichen DocuWare-Lizenzen keine weitere Lizenz. Für eine Ablage im PDF-Format über die automatische, serverbasierte Archivierung wird ein kostenpflichtiger Lizenzschlüssel des PDF-Konverters benötigt: Pro produktiven, für die automatische Archivierung verwendeten Domino-Server muss ein Lizenzschlüssel gekauft und eingetragen werden. Recherche und Wiederherstellen Die in DocuWare abgelegten Dokumente werden auf eine Suchanfrage hin in einer Trefferliste nach dem Titel der Verknüpfung sowie nach Indexkriterien angezeigt. Falls bei einer Suche eine große Anzahl Verknüpfungen gefunden wurde, kann man innerhalb der angezeigten Treffer weiter inkrementell suchen: Pro Spalte der Trefferliste können Sie einen Suchbegriff eingeben. Der Cursor springt zu den Treffern, die in der Spalte den entsprechenden Eintrag haben. Wenn Dokumente oder Teile von Dokumenten als Original gespeichert wurden, lassen sich die Dokumente wieder in den Originalzustand bringen. Ist das wiederhergestellte Dokument in Notes bereits gelöscht, wird es mit der ursprünglichen Notes Universal ID (UnID) wiederhergestellt. Falls diese UnID in Notes noch vorhanden ist, bekommt das wiederherzustellende Dokument eine neue UnID. Der Anwender kann zudem ausschließlich nach wiederherstellbaren Dokumenten zu suchen. Überblick CONNECT to Notes Definition der globalen Einstellungen für ein Profil

8 Funktionen Archivierung und Suche Manuelle Archivierung Automatische Archivierung vollständig im Hintergrund Periodische Archivierung je nach Zugriffs -oder Änderungsdatum Ereignisgesteuerte Archivierung, beispielsweise bei Größenüberschreitung der Datenbank oder Vorliegen eines neuen Dokuments Automatische Vergabe von Indexeinträgen bei der Archivierung Datenbank-bezogene Indexvergabe (z.b. Datenbank Besitzer per Indexbegriff festlegen und in einem Indexfilter auswerten) Konvertierung von Notes-Dokumenten in das RTF- und PDF-Format oder Ablage im Originalformat Gleichzeitige Ablage im PDF- und RTF-Format als zwei Seiten eines DocuWare-Dokuments Gleichzeitige Ablage im Originalund RTF-Format als zwei Seiten eines DocuWare-Dokuments Archivierung von Anhängen im Originalformat Notes-Dokument inklusive oder exklusive Anhang archivieren Nur Anhang des Notes-Dokuments archivieren, Original-Dokument in Notes belassen Notes-Dokument löschen und/oder Anhänge löschen Notes-Dokument und/oder Anhänge nach Archivierung in Notes belassen Recherche in Notes Recherche in DocuWare Volltextrecherche (inklusive Anhänge) in DocuWare Wiederherstellung des Notes-Dokuments und/oder der Anhänge Wiederherstellung in Notes gelöschter Dokumente mit ursprünglicher UnID Konfiguration Nachindexierung der Dokumente über Anpassung Integration jeglicher Notes-Datenbanken ohne Design-Eingriff in Quelldatenbanken Über Filter definieren, welche Dokumente einer Notes-Datenbank archiviert werden sollen Anpassung der Quelldatenbanken nach frei definierbaren Voraussetzungen über CONNECT to Notes ToolKit Dokumente aus DocuWare-Briefkorb an Notes-Dokumente anhängen (über ToolKit) Administration Benutzerverwaltung bezüglich Archivierungs- und Suchrechten und Rechten an der CONNECT to Notes- Anwendung Zugriff auf DocuWare-Archiv über den im Profil festgelegten, allgemeinen Benutzer oder über den jeweiligen DocuWare-Benutzer Definition von Sprachen für die Benutzeroberfläche möglich Anwendungssprache im laufenden Betrieb umstellbar Definition eines alternativen DocuWare-Systems für den Offline- Zugriff (beispielsweise Notebook) Detaillierte Protokollierung aller Archivierungs- und Recherchevorgänge Zentrale Administration Archivierungsprofile über mehrere Datenbankserver nutzbar Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage im Internet Klimaneutral gedruckt MKT DS C2N d CONNECT to Notes 2

9 produktinfo CONNECT to SharePoint Revisionssicherheit und Langzeitarchivierung für SharePoint CONNECT to SharePoint verbindet Microsoft Office SharePoint mit dem Dokumentenmanagement-System DocuWare. SharePoint- Anwender gewinnen eine ideale Lösung, um Dokumente direkt aus SharePoint zu archivieren und ihre Bibliotheken zu entlasten. Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) bündelt und verwaltet Unternehmenswissen über webbasierte Portal-Lösungen: Kollegen arbeiten gemeinsam an Dokumenten, veröffentlichen Informationen, recherchieren nach relevanten Daten, tauschen Know-how und Unterlagen aus. Permanent entstehen neue Inhalte, Dokumente und Versionen. Das Datenvolumen wächst unentwegt. Performance optimieren und Rechtssicherheit realisieren Wer die Leistungsfähigkeit seiner SharePoint-Umgebung stabil erhalten will, muss Daten auslagern. Neben dem Wunsch nach lückenloser und übersichtlicher Dokumentation gilt es dabei, gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Gleichzeitig müssen Datenschutzbestimmungen befolgt und Sicherheitsmaßnahmen gewahrt werden. Schnell wird klar: Die Anbindung kompetenter Archivfunktionen ist für SharePoint-Anwender immens wichtig: Einerseits, um die SharePoint- Performance zu stabilisieren und Datensicherheit zu gewährleisten. Andererseits, um vielfältigen Compliance- Anforderungen Folge zu leisten. Auf der sicheren Seite mit DocuWare DocuWare ist auf die Langzeitarchivierung wichtiger Unternehmensdaten spezialisiert und verwaltet problemlos mehrere Milliarden Dokumente in einem zentralen Dokumentenpool. DocuWare erfüllt rechtliche Anforderungen mühelos und garantiert Revisionssicherheit. Alle Informationen sind dauerhaft verfügbar und können über komfortable Suchfunktionen schnell und einfach recherchiert und weiterbearbeitet werden. Je nach Konfiguration löscht DocuWare Daten nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist automatisch. Auch gelingt es problemlos, Dokumente Nutzen Revisionssichere Archivierung aller SharePoint-Dokumente Entlastung der SharePoint-Datenbank und erhöhte Performance des SharePoint-Portals Ablage und Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus SharePoint Hoher Benutzerkomfort durch einfache Anbindung und flexible Anpassung Systemvoraussetzungen DocuWare 5.1b Service Pack 2 Microsoft SharePoint Server 2007 Für die Federated Search in DocuWare: MOSS SP1 und Infrastruktur-Update Juli 2008 gebündelt und mit Suchfunktion auf CD zu speichern und sie so etwa Kunden oder externen Prüfern zur Verfügung zu stellen. Alle diese Vorteile stehen über CONNECT to SharePoint auch den SharePoint- Anwendern zur Verfügung.

10 SharePoint und DocuWare ein starkes Team SharePoint und DocuWare miteinander zu kombinieren, funktioniert ganz einfach. DocuWare kann über Web Parts direkt in die SharePoint-Applikation eingebunden werden. So gelangt der Benutzer auf schnellstem Weg von seiner SharePoint-Benutzeroberfläche zum DocuWare-System. Das DocuWare-Zusatzmodul CONNECT to SharePoint ermöglicht zudem die reibungslose, standardmäßige Verknüpfung von SharePoint und DocuWare. CONNECT to SharePoint gewährleistet ein ideales Zusammenspiel der beiden Systeme für die Ablage und Suche direkt aus SharePoint. Auch bei Microsoft Updates sind keine zeitaufwändigen Anpassungen nötig. Ein großer Vorteil: CONNECT to SharePoint unterstützt Single Sign-on: Ein Anwender greift nach seinem erfolgreichen Login in SharePoint ohne weitere Anmeldung auf DocuWare zu. Dokumente in DocuWare archivieren direkt aus SharePoint Ein Dokument aus SharePoint in einem DocuWare-Archiv abzulegen ist denkbar unkompliziert: Der Klick der rechten Maustaste über einer Datei in SharePoint öffnet ein Kontextmenü, das dem Anwender die Option senden an anbietet. Diese Funktion kopiert das gewählte Dokument ad hoc im Originalformat in ein DocuWare-Archiv. Eine Meldung signalisiert den Erfolg der Ablage. CONNECT to SharePoint sorgt dafür, dass jedes archivierte SharePoint- Dokument automatisch entsprechende Indexkriterien erhält. Dies garantiert dem Anwender bei einer Recherche über DocuWare-Suchdialoge beste Treffsicherheit. Archivierte Dokumente finden und anzeigen Mit CONNECT to SharePoint schließt eine Recherche in SharePoint automatisch die Suche in DocuWare-Archiven mit ein. So werden auch bereits archivierte SharePoint-Dokumente bei jeder Suche berücksichtigt. Für perfekte Übersicht sorgt ein eigener Ergebnisbereich, der die Treffer aus den DocuWare- Archiven separat anzeigt. Mit nur einem Klick öffnet der Anwender die Dokumente direkt aus der SharePoint- Applikation. Erweiterte Suche in SharePoint DocuWare ergänzt die SharePoint- Recherche um einen hochwertigen Dokumentenpool: Denn DocuWare verwahrt Dokumente jeglicher Art und aus unterschiedlichen Quellen. Zum Beispiel COLD-Massendaten aus ERP-Systemen oder eingescannte, digital archivierte Dokumente, wie Eingangsrechnungen. Unabhängig von Applikation und Technologie stellt DocuWare alle Dokumente einheitlich im zentralen Dokumentenpool bereit. Eine Suche starten, von zwei Ergebnislisten profitieren: Mit CONNECT to SharePoint wird jede SharePoint- Suche um relevante Treffer aus den DocuWare-Archiven erweitert. Direkt aus SharePoint die Vorteile von DocuWare nutzen: Die Suche im DocuWare Web Client erfolgt differenziert über Indexkriterien und hilfreiche Auswahllisten.

11 Produktarchitektur Portalintegration via Web Parts DocuWare bietet für die Suche und Ablage über Internet und Intranet den Web Client an. Der Web Client beruht auf einzelnen Web Parts beispielsweise für die Ablage, die Suche, die Auflistung der Treffer und die Anzeige gefundener Dokumente. Alle oder Teile dieser Web Parts können über die zentrale Administration von SharePoint mit wenigen Klicks als Solution in beliebige SharePoint-Anwendungen eingebunden und aktiviert werden. Records Center Mit CONNECT to SharePoint setzt DocuWare auf offizielle Standards von Microsoft auf: Das Zusatzmodul bindet DocuWare als Records Center in SharePoint ein. Dieses Records Center ist eine grundlegende Funktion von MOSS. Es ist als zentraler Speicherort für Dokumente und für die Standardanbindung von Dokumentenmanagement-Systemen konzipiert. DocuWare & SharePoint Wo liegen die Stärken? DocuWare SharePoint Collaboration + ++ Portal o ++ Dokument-Erfassung ++ o Dokument-Abbildung ++ o Langzeit-Archivierung ++ o Archivierung von Massendaten (COLD etc.) ++ Dokument-Workflow ++ + Records Management ++ + Unternehmensweite Suche o ++ Business Intelligence o + Interaktive oder regelbasierte Ablage Um eine regelbasierte Ablage zu ermöglichen, setzt CONNECT to SharePoint wiederum auf SharePoint-Standards auf: Über benutzerdefinierte Custom Actions oder Custom Policies passen Sie die Archivierung über eigenständige, individuelle Programmierung an Ihre Bedürfnisse an. So sorgen Sie etwa dafür, dass SharePoint-Dokumente sofort nach der Archivierung aus SharePoint gelöscht werden. Oder Sie definieren einen Zeitraum, nach dessen Ablauf Dokumente für die Langzeitarchivierung an DocuWare übergeben und automatisch aus SharePoint gelöscht werden. o Revisionssichere Langzeitarchivierung leicht gemacht: Zwei Klicks genügen, um Dokumente direkt aus SharePoint in DocuWare zu archivieren.

12 , Indexierung der Dokumente Sobald ein Dokument interaktiv oder regelbasiert von SharePoint an DocuWare zur Archivierung übergeben wird, erfolgt die Indexierung der Dokumente automatisch im Hintergrund. Jedes Dokument ist in SharePoint einem bestimmten Typ zugeordnet. Mit diesem Dokumenttyp ist immer eine Reihe von Eigenschaften, sogenannte Records Repository Properties, verbunden. Teil dieser Eigenschaften ist ein Satz an Indexdaten. Bei der Ablage in DocuWare übernimmt DocuWare diese Indexdaten und schreibt sie in die Indexfelder des Archivs. Der Administrator definiert einmal je Dokumenttyp ein Mapping der SharePoint-Indexdaten mit den DocuWare-Indexfeldern und schon werden die Dokumente in DocuWare automatisch verschlagwortet. Je Dokumenttyp kann ein beliebiges DocuWare-Archiv gewählt werden. Die Konfiguration dafür erfolgt über die Festlegung von Routingtypen. Suchintegration In SharePoint lassen sich Suchanfragen per Search Federation über unterschiedliche Quellen ausführen. CONNECT to SharePoint erlaubt dem SharePoint-Anwender seine Suche aus SharePoint auf DocuWare als angebundene Suchquelle (Federated Location) auszudehnen. Per Open Search wird im Volltext der DocuWare-Archive nach Treffern gesucht. Die Ergebnisse sieht der Anwender direkt in SharePoint und kann sich die Dokumente ad hoc anzeigen lassen. Dabei lassen sich die Treffer als RSS-Feeds oder als normale HTML-Seiten zurückliefern. Funktionen Ablage aus SharePoint DocuWare als SharePoints Records Center Revisionssichere Langzeitarchivierung für SharePoint-Dokumente in DocuWare Manuelle Ablage von Dokumenten aus SharePoint in DocuWare über senden an Automatische Ablage aus SharePoint in DocuWare über Custom Policies programmierbar Regelbasierte Ablage von Dokumenten aus SharePoint in DocuWare über individuell programmierte Custom Actions und Custom Policies Ablage im Originalformat Suche in SharePoint Kombinierte Suche (Federated Location) in SharePoint und DocuWare per Open Search Eigener DocuWare-Ergebnislistenbereich auf der SharePoint-Benutzeroberfläche Anzeigen der DocuWare-Treffer direkt aus SharePoint Zugriff auf DocuWare über Single Sign-on (Prüfung der Kennung gegen Windows Active Directory) Integration über Web Parts Individuelle Installation und Verteilung Voller DocuWare-Funktionsumfang Direkter Wechsel aus SharePoint zum DocuWare Web Client über Single Sign-on (Prüfung der Kennung gegen Windows Active Directory) Separate Suche in DocuWare über Web Client nach Indexkriterien oder Volltext mit allen zur Verfügung stehenden DocuWare-Funktionen, z.b. thematisch verlinkte Dokumente aufrufen Administration Administration über CONNECT to SharePoint Webadministration Keine administrativen Einstellungen auf DocuWare-Seite Art der Anmeldung: manuell, über festen Benutzer oder über Windows-Benutzer Definition des Mappings für die Übergabe von Indexdaten aus SharePoint an die Indexfelder der DocuWare-Archive Definition von Routingtypen: Welcher SharePoint-Dokumenttyp wird in welchem DocuWare-Archiv abgelegt Beschreibung des Treffers im DocuWare-Ergebnisbereich (Anzeige von Feldinhalten) individuell zu konfigurieren Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage im Internet MKT DS C2SP d CONNECT to SharePoint

13 produktinfo CONNECT to ecopy DocuWare Connector for ecopy ShareScan Mit CONNECT to ecopy scannen und archivieren Sie Dokumente in DocuWare in einem Schritt. Die digitalisierten Schriftstücke werden direkt am Scanner indexiert und stehen, im Archiv gespeichert, sofort allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Dank des Zusatzmoduls DocuWare CONNECT to ecopy lassen sich mit multifunktionalen Digitalkopierern/- scannern erfasste Papierdokumente bequem und komfortabel direkt im zentralen Dokumenten-Pool von DocuWare ablegen. Anwendung Sie wählen direkt am Scanner die Option zur Archivierung in DocuWare. Je nach Einstellung authentifizieren Sie sich mit Benutzername und Passwort oder es wird ein vordefinierter Benutzer für die Anmeldung in DocuWare verwendet. Nun wird das Dokument gescannt. Sie wählen ein DocuWare- Archiv und eine Ablagemaske aus. Anschließend geben Sie über eine Tastatur oder über ein Soft-Keyboard, das auf dem Display des Scanners angezeigt wird, die Indexbegriffe für das Dokument ein. Es wird dann direkt im ausgewählten DocuWare-Archiv abgelegt und ist sofort für alle berechtigten Benutzer einsehbar. Diese Anwendung zur Integration multifunktionaler Digitalkopierer in den Arbeitsprozess mit DocuWare können Sie mit allen ecopy-kompatiblen Geräten durchführen. Installation Die Software basiert auf einer Client- Server-Architektur. Auf dem Server werden ecopy Share Scan, DocuWare CONNECT to ecopy und ein DocuWare- Client Version 5.1 oder höher installiert, auf dem Client die Client-Software von ecopy Share Scan. Für die Installation gibt es zwei Varianten: mit und ohne Scan-Station. Verwenden Sie eine Scan-Station, das heißt einen separaten Rechner neben dem Scanner, installieren Sie sowohl die Client- als auch die Server-Software auf diesem Rechner. Zudem verfügt die Scan-Station im Normalfall über einen Touch-Screen und eine Tastatur. Über den Touch-Screen wird der Benutzer durch das Programm geführt und die digitalisierten Dokumente werden dort angezeigt. Über die Tastatur gibt der Benutzer bequem die Indexbegriffe ein. Ohne Scan-Station wird die Client-Soft- Nutzen n Nahtlose Integration von ecopy in DocuWare n Scannen, Indexieren und Archivieren in einem Schritt am Scanner n Dokumente stehen sofort allen berechtigten Personen zur Verfügung Systemvoraussetzungen n ecopy kompatibler multifunktionaler Digitalkopierer/-scanner n Server: Windows 2000, XP, Server n DocuWare Client 5.1 oder höher auf dem ecopy Server n Mit allen DocuWare Server- Editionen nutzbar: BUSINESS, PROFESSIONAL, ENTERPRISE n Das Zusatzmodul benötigt eine DocuWare Client-Lizenz n ecopy Share Scan 4.0 bzw. 4.1: Software ist separat über ecopy zu erwerben ware direkt auf dem Scanner installiert. Die Server-Software läuft auf einer separaten Server-Hardware. In diesem Fall dient das Display des Scanners als Benutzeroberfläche zur Anzeige der digitalisierten Dokumente und zur Indexvergabe über das Soft-Keyboard.

14 Mit DocuWare CONNECT to ecopy werden gescannte Dokumente sofort an der Scan-Station angezeigt und indexiert, dann direkt in DocuWare archiviert. Konfiguration Die Konfiguration nehmen Sie in der ShareScan Administration vor. Dort legen Sie zum Beispiel fest, ob ein fester Login für DocuWare verwendet werden soll oder ob sich jeder Benutzer direkt am Scanner anmelden muss. Des Weiteren bestimmen Sie, ob beim Scannen mehrerer Seiten ein Multi- Page-Tiff-Dokument oder ein Dokument mit mehreren Single-Page-Tiffs erstellt wird. Nehmen Sie die Indexierung über das Display des Scanners vor, bietet es sich an, spezielle Ablagemasken mit wenigen Indexfeldern für diese Anwendung zu definieren, da die Indexierung weniger komfortabel ist als mit einer echten Tastatur. Diese speziellen Ablagemasken definieren Sie in der DocuWare-Administration. Geben Sie dort den Masken einen Namen mit einem speziellen Präfix, zum Beispiel ecopy. In der Administration von ShareScan kann dann definiert werden, dass nur diese Ablagemasken zur Auswahl stehen. Genauso wie die Ablagemasken im DocuWare-Client können die Ablagemasken für ShareScan Felder mit vordefinierten Einträgen und read-only- Felder beinhalten. Zudem lassen sich auch spezielle Auswahllisten zuweisen. Funktionen n Ablage gescannter Dokumente direkt im DocuWare-Archiv n Bedienung mittels Scan-Station oder über Scanner-Display n Login mit festem vordefinierten Benutzer oder individueller Login der einzelnen Anwender n Alle zu scannenden Dokumente als ein Multi-Page-Tiff speichern oder pro Dokument ein Single-Page-Tiff erzeugen n Auswahl des Archivs im DocuWare 5-Modus, in das die gescannten Dokumente abgelegt werden n Auswahl der Ablagemaske für die Indexierung der Dokumente n Auswahllisten zur Vereinfachung der Indexierung wie im DocuWare-Client n Read-only-Felder in der Ablagemaske möglich n Feste Einträge in der Ablagemaske möglich n Konfiguration spezieller Ablagemasken für ecopy n In ecopy nur spezielle Ablagemasken zur Auswahl anbieten Weitere Informationen finden Sie auf unserer Homepage im Internet MKT DS C2E d CONNECT to ecopy