Ausschreibung. Koordination & Vermarktung der Romantic Cities für die Rheinland-Pfalz-Tourismus GmbH

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1 Ausschreibung Koordination & Vermarktung der Romantic Cities für die Rheinland-Pfalz-Tourismus GmbH Beschränkte Ausschreibung nach Öffentlichem Teilnahmewettbewerb

2 1 EINFÜHRUNG AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN RECHTLICHE GRUNDLAGEN KONTAKT AUSSCHREIBENDE STELLE ABGABE DER TEILNAHMEANTRÄGE UND TEILNAHMEFRIST AUSWAHL DER BEWERBER UND TEILNAHMEFRIST ZUSCHLAG UND BINDEFRIST AUFHEBUNG DER AUSSCHREIBUNG RÜCKGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN VERÖFFENTLICHUNG ODER WEITERGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN VERSCHWIEGENHEIT UND DATENSCHUTZ VERTRAGSABSCHLUSS VERGÜTUNG FÜR DIE ERSTELLUNG DES TEILNAHMEANTRAGS UND DES ANGEBOTES ZEITPLAN AUFBAU DER AUSSCHREIBUNG FORM UND INHALT DES TEILNAHMEANTRAGS AUSWAHL DER BEWERBER / BEWERTUNG DER ANGEBOTE RAHMENBEDINGUNGEN ANFORDERUNGEN AN DIE EIGNUNG DES ANBIETERS (TEILNAHMEWETTBEWERB) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 1 UND KHG 2) ZUVERLÄSSIGKEIT (A-KRITERIEN) LEISTUNGSFÄHIGKEIT (A-KRITERIEN) FACHKUNDE (B-KRITERIEN) ANFORDERUNGEN AN DIE LEISTUNGSERBRINGUNG (ANGEBOTSABGABE) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 3 UND KHG 4) PREISZUSAMMENSTELLUNG RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 1

3 1 EINFÜHRUNG Die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH (RPT) ist als Landesmarketingorganisation für das Bundesland Rheinland-Pfalz für das landesweite Marketing zuständig. Die Marketingprofilierungsthemen im landesweiten Marketing umfassen die vier Säulen Radfahren, Wandern, Wein/ Kulinarik und Wellness/ Gesundheit. Im Auslandsmarketing werden die Märkte Niederlande, Belgien, Frankreich, Luxemburg, Großbritannien, Irland, Schweiz, Österreich und zu einem Teil Spanien bearbeitet. Für den Arbeitskreis der Romantic Cities wird eine Agentur gesucht, die den Arbeitskreis zum nächstmöglichen Zeitpunkt für 2 Jahre (bis Ende 2017) koordiniert, einen jährlichen Marketingplan erstellt und Vertriebs- und Marketingmaßnahmen in ausgewählten Quellmärkten im In- und Ausland durchführt. Mitglieder des Arbeitskreises Romantic Cities sind die Städte Koblenz, Mainz, Trier, Speyer, Worms, Idar-Oberstein, Neustadt a.d. Weinstraße sowie die Generaldirektion Kulturelles Erbe (GDKE). Ziel des Arbeitskreises ist es, die Zahl der Gästeankünfte und Übernachtungen aus diesen Quellmärkten zu erhöhen. Die Marktbearbeitung verteilt sich etwa zu 60 % auf Ausländische Märkte und zu 40% auf Inlandsmarketing. Weitere Informationen zur den Romantic Cities auf Die Agentur muss entsprechende Markt-/ und Fachkenntnisse im In- und Auslandsmarketing aufweisen. Die Erläuterungen zur Realisierung sind in den Punkten 3 und 4 enthalten. Auftraggeber (AG) ist die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH mit Firmensitz in Koblenz RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 2

4 2 AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN 2.1 RECHTLICHE GRUNDLAGEN Rechtliche Grundlagen dieser Ausschreibung sind: - Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). - Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) ausgenommen Bauleistungen Teil A. 2.2 KONTAKT AUSSCHREIBENDE STELLE Alle Fragen, die mit der vorliegenden Ausschreibung im Zusammenhang stehen, sind in schriftlicher Form an folgende Adresse zu richten: Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH Löhrstraße Koblenz vergabe@gastlandschaften.de Betreff: Koordination und Vermarktung der Romantic Cities Ansprechpartner Diese Stelle erteilt auch den Zuschlag. Nr. 1: Kathrin Quandt Nr. 2: Anja Wendling Telefonische Auskünfte zu den Inhalten der Ausschreibung werden grundsätzlich nicht erteilt. Werden einem Bewerber wichtige Erklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung gegeben, so werden sie auch den übrigen Bietern mitgeteilt. Der Schlusstermin für die Beantwortung von Fragen ist dem Zeitplan unter Punkt 2.12 zu entnehmen RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 3

5 2.3 ABGABE DER TEILNAHMEANTRÄGE UND TEILNAHMEFRIST - Die einzureichenden Unterlagen müssen an allen dafür vorgesehenen Stellen mit Datum, Firmenstempel und rechtsverbindlicher Unterschrift versehen sein. Dies gilt insbesondere für die vorgeschriebenen Vordrucke, Formblätter und Erklärungen (Antragsvordruck, Erklärung der zu den unter 4.1, und 4.2 genannten Eignungskriterien, Eigenerklärungen). Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Geänderte Preise sind in Worten zu wiederholen und durch Unterschrift besonders zu bestätigen. - Änderungen an den Vergabeunterlagen und/oder Ergänzungen hierzu sind unzulässig. - Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. - Die Angebots- und Verhandlungssprache ist Deutsch. - Der Antrag (und ein ggf. einzureichendes Angebot) müssen ausschließlich schriftlich abgegeben werden. Eine Zuleitung per , Fax oder ähnlichen Übertragungswegen wird ausgeschlossen. Der Teilnahmeantrag muss bis zum Termin für die Abgabe der Teilnahmeanträge (siehe Zeitplan in Punkt 2.12) bei der ausschreibenden Stelle (s.o.) vorliegen. Er ist in einem verschlossenen, doppelten Umschlag zuzustellen. Der innere Umschlag muss den Antrag enthalten, ebenfalls verschlossen sein und den Vermerk tragen: Nicht Öffnen! Teilnahmeantrag zur Ausschreibung Koordination und Vermarktung der Romantic Cities Der äußere Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH Stichwort: Ausschreibung Koordination und Vermarktung der Romantic Cities Löhrstraße Koblenz 2015 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 4

6 - Die Abgabe des Angebotes kann erfolgen: - Durch Übersendung - Durch Abgabe bei der Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH Löhrstraße , 3. OG, Koblenz Nachträgliche Berichtigungen und/oder Ergänzungen des Teilnahmeantrags, die bis zum Ablauf der Teilnahmefrist eingehen können, müssen entsprechend zugestellt werden. Auf der Vorderseite des inneren Umschlags ist deutlich erkennbar der Hinweis anzubringen: Nicht Öffnen! Berichtigung des Teilnahmeantrags zur Ausschreibung Koordination und Vermarktung der Romantic Cities - Bis zum Ablauf der Teilnahmefrist können die Anträge schriftlich zurückgezogen werden. - Anträge, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt. 2.4 AUSWAHL DER BEWERBER UND TEILNAHMEFRIST Teilnahmefrist gemäß Zeitplan in Punkt Die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerber werden schriftlich unterrichtet. Gleichzeitig werden die für die Angebotsabgabe maßgebenden Unterlagen (u.a. Briefing, Vordruck für die Preiszusammenstellung) übersandt. 2.5 ZUSCHLAG UND BINDEFRIST Zuschlag- und Bindefrist gemäß Zeitplan in Punkt Der Zuschlag wird innerhalb der Bindefrist schriftlich erteilt RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 5

7 2.6 AUFHEBUNG DER AUSSCHREIBUNG Eine Aufhebung der Ausschreibung (ganz oder teilweise) wird den Bewerbern unverzüglich schriftlich mitgeteilt. 2.7 RÜCKGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Eine Rückgabe von Unterlagen (Entwürfe, Ausarbeitungen, Muster, Proben) wird ausgeschlossen. 2.8 VERÖFFENTLICHUNG ODER WEITERGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Die Vergabeunterlagen nebst Anlagen dürfen nur zur Erstellung des Teilnahmeantrags und des Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung oder Weitergabe (auch auszugsweise), ob vor oder nach Vertragsabschluss, ist ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung (vorherige Zustimmung) der ausschreibenden Stelle nicht statthaft. 2.9 VERSCHWIEGENHEIT UND DATENSCHUTZ Der Bieter hat auch nach Beendigung der Angebotsphase über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten der RPT Verschwiegenheit zu bewahren. Der Schutz personenbezogener Daten ist zu beachten. Insbesondere dürfen personenbezogene Daten nicht ohne Einwilligung der RPT zu anderen Zwecken als denen der Angebotserstellung und ggf. Vertragsdurchführung verwendet werden. Er hat hierzu auch die an der Erstellung des Angebotes beteiligten Personen zu verpflichten VERTRAGSABSCHLUSS Es gilt deutsches Recht. AGB der Bieter sind ausgeschlossen. Die RPT vergibt einen Dienstleistungsauftrag, für den ein Vertrag als Grundlage abgeschlossen wird. Ergänzend kommen die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/A) in der Fassung der Bekanntmachung vom zur Anwendung RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 6

8 2.11 VERGÜTUNG FÜR DIE ERSTELLUNG DES TEILNAHMEANTRAGS UND DES ANGEBOTES Für die Erstellung des Teilnahmeantrags wird keine Vergütung gewährt. Für die Erstellung eines Angebots auf Aufforderung wird keine Vergütung gewährt ZEITPLAN Aktion Termin Schlusstermin für Fragen 13. Januar Uhr Antragsabgabe bis spätestens 29. Januar Uhr Mitteilung des Ergebnisses des Teilnahmewettbewerbs sowie 05. Februar 2016 Aufforderung zur Angebotsabgabe Angebotsabgabe 26. Februar 2016, 10 Uhr Falls erforderlich: Termin für eine Angebotspräsentation März 2016 Zuschlag voraussichtlich 23.März 2016 Bindefrist Angebot 30. April 2016 Die Leistungen sind in der Zeit von der Auftragserteilung bis zum zu erbringen. Dies gilt vorbehaltlich der jährlichen Budgetsituation, Details wie Kündigungsfristen werden in einem Rahmenvertrag definiert AUFBAU DER AUSSCHREIBUNG In Kapitel 3 sind die für die Angebotserstellung relevanten Rahmenbedingungen dargestellt, die bei der Beantwortung der Leistungsanforderungen zu berücksichtigen sind. Kapitel 4 Anforderungen an die Eignung des Anbieters" beschreibt die Anforderungen an Zuverlässigkeit (Nr. 4.1), Leistungsfähigkeit (Nr. 4.2) und Fachkunde (Nr. 4.3) des Anbieters. Kapitel 5 zeigt exemplarisch die Anforderungen an die mind. 3 5 Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 7

9 2.14 FORM UND INHALT DES TEILNAHMEANTRAGS Der Teilnahmeantrag ist nach folgender Gliederung aufzubauen: 1. Antragsvordruck mit rechtsverbindlicher Unterschrift gemäß Anlage Erklärung mit rechtsverbindlicher Unterschrift der zu den unter 4.1 und 4.2 genannten Eignungskriterien (KHG 1). 3. Erklärung der zu den unter 4.3 genannten Eignungskriterien (KHG 2). 4. Eigenerklärung mit rechtsverbindlicher Unterschrift des Bieters gemäß Anlage Ggfls Eigenerklärung/en der/des Unterauftragenehmer/s mit rechtsverbindlicher/n Unterschrift/en gemäß Anlage 2 Die Einhaltung der vorstehenden Gliederung ist ein Formerfordernis für den einzureichenden Antrag. Anträge die den formalen Anforderungen nicht entsprechen werden nicht berücksichtigt AUSWAHL DER BEWERBER / BEWERTUNG DER ANGEBOTE Alle für den Teilnahmewettbewerb (1. Schritt) maßgebenden Eignungskriterien sind in Kapitel 4.1 bis 4.2 (Ausschlusskriterien) und Kapitel 4.3 (Bewertungskriterien) ausgewiesen. Ihrer Art nach unterscheiden sich die Kriterien in - A Kriterien (Ausschlusskriterien) Die Nichterfüllung einer als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Anforderung führt zum Ausschluss des Angebots (KO-Kriterium) - B Kriterien (Bewertungskriterien) Diese als B-Kriterien gekennzeichneten Anforderungen stellen die innerhalb der Bewertungsskala mit Punkten zu bewertenden Kriterien dar. Anhand der in Kapitel 4 beschriebenen Anforderungen an die Eignung des Anbieters erfolgt aus allen Teilnahmeanträgen die Auswahl von mind. 3 bis 5 Bewerbern (1. Schritt), die anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden (2. Schritt). Maßgebend für die Auswahl ist neben der Erfüllung aller formalen Anforderungen und der A-Kriterien (siehe RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 8

10 und 4.2) die erreichte Bewertung. Zur Angebotsabgabe aufgefordert werden die Teilnahmeanträge mit den höchsten Bewertungen (Bewertungspunkte). Die Anforderungen an das abzugebende Angebot (2. Schritt) erhalten Sie mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe (siehe 2.12). Erste Informationen sind bei Kapitel 5 ausgewiesen RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 9

11 Maßnahmen nach der Öffnung der Anträge: Prüfung und Bewertung nach folgendem Bewertungsverfahren: A. Teilnahmewettbewerb (1. Schritt) 1. Formale Prüfung der Anträge und Aussondern der Anträge, die den formalen Anforderungen nicht entsprechen. 2. Prüfung der A-Kriterien (Kriterienhauptgruppen KHG 1) und Aussondern der Anträge, die die A-Kriterien nicht erfüllen. 3. Bewertung jedes Kriteriums (B-Kriterien) pro Angebot (Kriterienhauptgruppe KHG 2). 4. Vergabe von Bewertungspunkten (0 bis 10) für jedes Einzelkriterium. 5. Ermittlung des Ergebnisses der Leistungsbewertung (Eignung) pro Antrag. 6. Auswahl der mind. 3 Teilnahmeanträge mit den höchsten Leistungsbewertungen (Bewertungspunkte) der Ausschreibung Koordination und Vermarktung der Romantic Cities B. Angebotsabgabe (2. Schritt) 1. Aufforderung an die mind. 3 ausgewählten Bewerber zur Einreichung eines Angebots (u.a. Angebot mit Vorschlägen zur Marktbearbeitung und Preiszusammenstellung) 2. Bewertung des Angebots gemäß den Kriterien der Kriterienhauptgruppe KHG 3 und KHG 4. Vergabe von Bewertungspunkten (0 bis 10) für jedes Einzelkriterium. Ermittlung der Leistungspunkte durch Multiplikation der vergebenen Bewertungspunkte mit den Gewichtungspunkten. 3. Ermittlung des Ergebnisses der Leistungsbewertung (abgegebenes Angebot) pro Angebot. 4. Prüfung der Angemessenheit der Preise. Wenn eine solche Überprüfung der Preise ergibt, dass ein offenbares Missverhältnis zwischen Preis und Leistung anzunehmen ist, dann ist ein solches Angebot von der weiteren Wertung auszuschließen. 5. Die Zuschlagskriterien werden grundsätzlich entsprechend ihres Erfüllungsgrades im Hinblick auf die bestmögliche Lösung/Realisierung nach dem in der folgenden Tabelle dargestellten Punkteschema bewertet, welches auch für die Wertung der mit dem 2015 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 10

12 Auftrag vergleichbaren Erfahrungen / Qualifikationen / Referenzen (jeweils einfache Gewichtung) Anwendung findet: Bewertungspunkte Zielerfüllungsgrad 0 Ungenügend 2 Mangelhaft 4 Ausreichend 6 Befriedigend 8 Gut 10 Sehr gut Bewertung des Zielerfüllungsgrades: 0 bis 3 Punkte: Insgesamt niedriger Zielerfüllungsgrad. Unzureichende oder mangelhafte und insgesamt nicht nachvollziehbare Darstellung 4 bis 7 Punkte: Insgesamt durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad. Ausreichende bis zufriedenstellende Darstellung, die teilweise bis überwiegend an die Erwartungen des Auftraggebers heranreicht. 8 bis 10 Punkte: Insgesamt überdurchschnittliche bis hervorragende Darstellung die den Erwartungen des Auftraggebers voll oder in einem besonderen Maße entspricht. Die jeweils erreichten Bewertungspunkte werden jeweils mit der entsprechenden Gewichtung multipliziert (z. B. inhaltliches Zuschlagskriterium (kein Preis), sofern zutreffend jeweils = x prozentuale Gewichtung). Die Bewertung erfolgt betreffend der benannten Kriterien im Vergleich der Angebote untereinander. Das Zuschlagskriterium Preis (z. B. gewichtet mit 30 %) wird auf den Gesamtpreis (bei Differenzierung nach Leistungen, die Summe der genannten Einzelpreisangaben), die im Angebot für die Vertragsausführung zu nennen sind, bezogen. Ausgehend vom preislich niedrigsten Angebot, das mit 10 Bewertungspunkten belegt wird, erfolgt entsprechend des preislichen Abstandes der weiteren Angebote die Vergabe des (niedrigeren) Bewer RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 11

13 tungspunktes. Die sich jeweils daraus ergebende Bewertungspunktzahl wird mit der Gewichtung für den Preis (z. B. = 30 %) multipliziert. 6. Der Bieter, der insgesamt die höchste Punktzahl erreicht hat (bestes Preis-/ Leistungsverhältnis), hat das wirtschaftlichste Angebot abgegeben und erhält den Zuschlag. 7. Zuschlagserteilung. Grundlage der Bewertung sind die im Kriterienkatalog angegebenen Kriterien und deren Gewichtungen (vgl. KHG 3 Präsentation und KHG 4 Preis). Vgl. hierzu auch Kapitel 5. Gliederung des Kriterienkatalogs Kriterienhauptgruppen (KHG) Kriteriengruppen (KG) 1 Eignung 1.1 Zuverlässigkeit (A-Kriterien) 1.2 Leistungsfähigkeit (A-Kriterien) 2 Eignung 2.1 Fachkunde (B-Kriterien) 3 Angebot (Gewichtung: 70%) 3.1 Plausibilität des Konzepts (Gewichtung: 40%) 3.2 Abwicklung der Projektkoordination (Gewichtung: 20%) 3.3 Kreativität des Ansatzes (Gewichtung: 10%) 4 Preis (Gewichtung: 30%) 4.1 Preis (Gewichtung: 30%) 2015 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 12

14 3 RAHMENBEDINGUNGEN Die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH (RPT) ist als Landesmarketingorganisation für das Bundesland Rheinland-Pfalz für das landesweite Marketing zuständig. Die Marketingprofilierungsthemen im landesweiten Marketing umfassen die vier Säulen Radfahren, Wandern, Wein/ Kulinarik und Wellness/ Gesundheit. Im Auslandsmarketing hat die RPT die seit 2010 umgesetzte Vertriebs- und Marketingstrategie im Jahr 2015 mittels einer Quellmarktanalyse geprüft und angepasst. Diese Studie wird Arbeitsgrundlage für das touristische Auslandsmarketing der RPT ab 2016 sein. Der Schwerpunkt des Auslandsmarketings regionen- und themenübergreifend liegt nach Abschluss der Analyse auf den definierten Quellmärkten Niederlande, Belgien, Frankreich, Luxemburg, UK, Schweiz, Österreich und zu einem Teil Spanien. Der Städtearbeitskreis besteht seit Mitglieder des Arbeitskreises sind die Städte Koblenz, Mainz, Trier, Speyer, Worms, Idar-Oberstein, Neustadt a.d. Weinstraße sowie die Generaldirektion Kulturelles Erbe (GDKE). Die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH unterstützt die Romantic Cities, ist beratend tätig und stellt unter anderem eine Verbindung in die Regionen her. Ziel des Arbeitskreises ist es, die Zahl der Gästeankünfte und Übernachtungen aus diesen Quellmärkten zu erhöhen und deren Sichtbarkeit im In- und Ausland zu steigern. Die Marktbearbeitung verteilt sich etwa zu 60 % auf ausländische Märkte und zu 40% auf Inlandsmarketing. Die Mitglieder beteiligen sich finanziell am Arbeitskreis und erwarten konkrete Erfolge. Besonders relevante Themen sind neben Städtereisen Shopping, Romantik, Wein und Kultur. Neben dem Inlandsmarketing bearbeiten die Romantic Cities derzeit die Märkte Großbitannien und Italien sowie zu einem geringen Teil Schweiz und Schweden. Im Herbst 2015 wurde im Auftrag der RPT eine Quellmarktanalyse durchgeführt. Vor dem Hintergrund dieser Ergebnisse ist es für die bevorstehende Marketingplanung notwendig, die bearbeiteten Märkte zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen. Mögliche weitere Märkte könnten u.a. BeNeLux, Österreich oder Frankreich sein RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 13

15 Für die Koordination und Marktbearbeitung der Romantic Cities wird eine Agentur gesucht, die den Arbeitskreis zum nächstmöglichen Zeitpunkt bis Ende 2017 koordiniert, einen jährlichen Marketingplan erstellt und Vertriebs- und Marketingmaßnahmen in ausgewählten Quellmärkten im In- und Ausland durchführt. Die durchzuführenden Maßnahmen werden von der Agentur in einem Maßnahmenplan erarbeitet, der dann mit den Städten, der GDKE und der RPT abgestimmt wird. Umfang und Anzahl der Maßnahmen sind dabei abhängig vom zur Verfügung stehenden Budget. Budget Romantic Cities für 2016: ca davon Ausland: ca davon Inland: ca Bei den angegebenen Budgets handelt es sich um das komplette Marktbudget, exkl. Kosten für die Teilnahme auf der ITB. Für die Teilnahme auf der ITB steht zusätzlich Budget im Inlandsmarketing zur Verfügung, welches nicht Teil der Ausschreibung ist. Die Budgetverwaltung liegt bei der RPT, diese behält sich die Budgetverteilung sowie die Umsetzung weiterer Maßnahmen aus diesem Budget vor. Die in der gesamten Ausschreibung angegebenen Budgets beziehen sich auf das voraussichtlich verfügbare Marktbudget im Jahr Für das Jahr 2017 kann dieser Budgetansatz variieren RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 14

16 4 ANFORDERUNGEN AN DIE EIGNUNG DES ANBIETERS (TEILNAHMEWETTBEWERB) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 1 UND KHG 2) Zu den formulierten Einzelanforderungen müssen Sie entweder Stellung nehmen, Erklärungen oder Erläuterungen abgeben oder Fragen beantworten. Es müssen alle Einzelanforderungen beantwortet werden. 4.1 ZUVERLÄSSIGKEIT (A-KRITERIEN) Vorzulegen sind: Kennblatt des Unternehmens bzw. aller Unternehmen einer Arbeits- oder Bietergemeinschaft mit Angabe des Firmennamens, kurzer Unternehmensdarstellung, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon- und Faxnummer, -Adresse, USt.-ID Nr. und der Bankverbindung Sie sollten über Zertifizierungen im Bereich Qualitätsmanagement vorweisen können z.b. ServiceQualität Deutschland oder andere Qualitätsmanagementzertifizierungen Rechtsgültig unterschriebene Eigenerklärung des Anbieters gemäß Anlage 2. Bei Arbeits- oder Bietergemeinschaften ist jeweils eine Eigenerklärung der einzelnen Unternehmen zu unterschreiben. 4.2 LEISTUNGSFÄHIGKEIT (A-KRITERIEN) Vorzulegen sind: Aktuelle Bankauskunft / Bankerklärung des Anbieters, bei einer Arbeits- oder Bietergemeinschaft von jedem Mitglied und von jedem der Subunternehmer bzw. Unterauftragnehmer Es wird gefordert, dass die Leistung in Generalunternehmerschaft erbracht wird. Der Bieter hat Art und Umfang aller Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will und diese zu benennen. Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder benannt sind und ein Mitglied als uneingeschränkt bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt 2015 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 15

17 ist. Rechtsgültig unterschriebene Eigenerklärung pro Unterauftragnehmer gemäß Anl. 2. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten (wird Bestandteil des Agenturrahmenvertrages). 4.3 FACHKUNDE (B-KRITERIEN) Vorzulegen sind: Sie sollten über aktuelle Projekterfahrung von mindestens zwei Jahren in der Vermarktung deutscher Destinationen verfügen. Geben Sie mindestens 2 Referenzen mit Beschreibung der erbrachten Dienstleistung und Angabe eines Ansprechpartners mit Rufnummer an Sie sollten Erfahrung in der Koordination von Arbeitskreisen verfügen. Geben Sie mindestens 2 Referenzen mit Beschreibung der erbrachten Dienstleistung an Bitte schildern Sie uns Ihre Erfahrung mit der Vermarktung von touristischen Produkten in den relevanten Auslandsmärkten. Geben Sie kurz die Referenzen mit Beschreibung der erbrachten Dienstleistung an Wählen Sie einen der für die Romantic Cities als relevant eingestuften Märkte (siehe 3) und beschrieben Sie uns kurz die Presse- und Reiseveranstalterlandschaft (Bitte max. ½ Seite) Bitte benennen Sie kurz Ihre Ideen zum Marketing-Mix im in gewählten Markt. (Bitte max. ½ Seite) Presse-/ Reiseveranstalter-Datenbanken in den Märkten, welche Deutschland sowie die Marketingthemen der Romantic Cities anbieten, sind bei Ihnen vorhanden und werden aktiv genutzt Wie ist Ihre Agentur in Deutschland sowie ggf. im Ausland strukturiert und aufgestellt? Verfügen Sie über Zertifizierungen und Referenzen über Typo 3 Anwendungen? Führen Sie Ihre Zertifizierungen auf und geben Sie mindestens 2 Referenzen für Typo 3 Anwendungen an RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 16

18 4.3.9 Geben Sie das jährliche Mittel der in Ihrem Unternehmen fest angestellten Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren an. Ein hoher Anteil fest angestellter Mitarbeiter/innen kann ein Indiz für langfristige Personalkontinuität sein Geben Sie den personellen Umfang des für die ausgeschriebene Leistung vorgesehen Teams an (Projektteam) Beschreiben Sie die Berufserfahrung des Projektteam-Personals RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 17

19 5 ANFORDERUNGEN AN DIE LEISTUNGSERBRINGUNG (ANGEBOTSABGABE) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 3 UND KHG 4) Wichtiger Hinweis: Für die Unternehmen, die nach dem Teilnahmewettbewerb zu einer Angebotsabgabe aufgefordert werden, ist es erforderlich, dass Sie zu allen Anforderungen lückenlos Stellung nehmen bzw. gestellte Fragen beantworten. Hierbei sind die in Punkt 3 dargestellten Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Die Leistungserbringung erfolgt im Rahmen einer Angebotsabgabe, falls erforderlich wird zur Präsentation des Angebots eingeladen. An der Angebotsabgabe nehmen mind. 3 Bewerber teil, die im Teilnahmewettbewerb ausgewählt wurden. Sie werden schriftlich zu Angebotsabgabe aufgefordert. Zu den unter Punkt 3 5 dargestellten Rahmenbedingungen und Aufgabenfeldern wird bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe ein Konzept zur Konkretisierung der Maßnahmen erwartet (Maßnahmenarten, Intensität, zu welchen Themen), welches als Grundlage für das finale, noch abzustimmende, Konzept dient. Weitere Vorgaben werden den Bietern zusammen mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe übersandt (Briefing). Ziel des Angebots ist es, eine geeignete Marktbearbeitung für die Romantic Cities vorzustellen. Falls es zu einer Präsentation kommt, findet diese in dem im Zeitplan (vgl. 2.12) genannten Zeitraum in den Räumen der RPT, Löhrstraße , Koblenz statt. Für die Ausarbeitung des Konzeptes und ggf. dessen Präsentation wird kein Honorar gezahlt. Die Agentur, der nach Abschluss des Vergabeverfahrens der Zuschlag erteilt wird, erhält ebenfalls kein Honorar dafür. Kostenerstattungen, u.a. Reisekosten werden nicht gezahlt RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 18

20 Neben einem zu definierenden Maßnahmen-Mix auf den verschiedenen Kommunikationskanälen werden folgende Standards vorausgesetzt: Agentursprache ist deutsch. Regelmäßige Abstimmungen zwischen dem Auftraggeber, den Romantic Cities und dem Projektleiter. Eine enge Abstimmung und Zusammenarbeit ist erforderlich. Zeitnahes Reporting zu den durchgeführten Maßnahmen sowie ein finales Reporting (Erfolgskontrolle) zum jeweiligen Jahresende. Beginn der Zusammenarbeit sowie Umsetzung der operativen Maßnahmen: spätestens 01. April 2016 bis 31. Dezember RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 19

21 6 PREISZUSAMMENSTELLUNG Die Preiszusammenstellung ist unter Verwendung eines Vordrucks vorzunehmen, der den ausgewählten Bewerbern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zugeleitet wird. Sie folgt der nachstehend skizzierten Struktur. Welche Preise werden abgefragt? A. Angabe der Kalkulationsgrundlagen des Bewerbers Hier wird ein pauschalierter Tagessatz gefordert. B. Beispielhafte Kalkulationen standardisierter Leistungsformen Hier werden Pauschalpreise für vier definierte Standardleistungen gefordert. Es ist denkbar, für die Durchführung festgelegter Maßnahmen (wie z.b. Multiplikatorenansprache, Erstellung von Maßnahmenplänen, Key Account Management, Reporting, regelmäßige Abstimmung) im Angebot eine Service-Gebühr anzusetzen. Bei den unter Punkt 3 angegebenen Budgets handelt es sich um das komplette Marktbudget (exkl. Teilnahme an der ITB). Die Budgetverwaltung liegt bei der RPT, diese behält sich die Budgetverteilung sowie die Umsetzung weiterer Maßnahmen aus diesem Budget vor. Die angegebenen Budgets beziehen sich auf das voraussichtlich verfügbare Marktbudget in Jahr Für die Jahre 2017 kann dieser Budgetansatz variieren RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 20

22 Antragsvordruck Anlage 1 An die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH Kathrin Quandt Löhrstraße Koblenz Antrag: Anlage 1: Agentur zur Koordination und Vermarktung der Romantic Cities für die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH Teilnahmeantrag (verschlossen) Kontaktdaten des vertretungsberechtigten Ansprechpartners im weiteren Verfahren: 1

23 Hiermit bewerbe ich mich um die Teilnahme am Verhandlungsverfahren der Ausschreibung Koordination und Vermarktung der Romantic Cities. Mein Antrag erfüllt alle Forderungen, die sich aus den mir übersandten Rahmenbedingungen, Eignungskriterien und dem Leistungsverzeichnis ergeben. Insbesondere wurden alle geforderten Erklärungen erbracht und alle Fragen des Anforderungskatalogs beantwortet bzw. geforderte Stellungnahmen erbracht.... Ort, Datum Rechtsverbindliche Unterschrift Firmenstempel 2

24 Ausschreibung Koordination und Vermarktung der Romantic Cities für die Rheinland-Pfalz-Tourismus GmbH Anlage 2 Eigenerklärungen vom Bieter zu unterschreiben 1

25 Der Bieter versichert, dass Eigenerklärungen 1. er nicht wegen eines Deliktes rechtskräftig verurteilt ist, das seine berufliche Zuverlässigkeit in Frage stellt (etwa: Bestechung / Vorteilsgewährung gegenüber der Vergabestelle; Unterschlagung, Untreue, Betrug, Urkundenfälschung; Verstöße gegen das GWB z.b. Preisabsprachen), 2. er seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie zur Entrichtung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nach den Rechtsvorschriften des Mitgliedsstaates des Auftraggebers ordnungsgemäß erfüllt hat, 3. er im Vergabeverfahren keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben hat, 4. keine der Personen, deren Verhalten ihm zuzurechnen ist, aus einem der nachfolgenden Gründe rechtskräftig verurteilt worden ist: a. 129 StGB (Bildung krimineller Vereinigungen), 129a StGB (Bildung terroristischer Vereinigungen), 129b StGB (kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland), b. 261 StGB (Geldwäsche, Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte), c. 263 StGB (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in deren Auftrag verwaltet werden, d. 264 StGB (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in deren Auftrag verwaltet werden, e. 334 StGB (Bestechung), auch in Verbindung mit Artikel 2 des EU- Bestechungsgesetzes, Artikel 2 1 des Gesetzes zur Bekämpfung inter-nationaler Bestechung, Artikel 7 Abs.2 Nr.10 des Vierten Strafrechtsänderungsgesetzes und 2 des Gesetzes über das Ruhen der Verfolgungsverjährung und die Gleichstellung der Richter und Bediensteten des Internationalen Strafgerichtshofes, f. Artikel 2 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr), g. 370 Abgabenordnung, auch in Verbindung mit 12 des Gesetzes zur Durchführung der gemeinsamen Marktorganisationen und der Direktzahlungen (MOG), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in deren Auftrag verwaltet werden. 2

26 5. über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist. Ein ausländischer Bieter befindet sich nicht in Verhältnissen, die nach den Rechtsvorschriften seines Landes mit den im vorgehenden Satz genannten Verfahren vergleichbar sind. 6. das Unternehmen sich nicht in Liquidation befindet. 7. er keine sonstige schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bieter in Frage stellt. 8. das Unternehmen sicherstellt, dass die zur Erfüllung des Auftrags eingesetzten Personen nicht die Technologie von L. Ron Hubbard anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten werden. Bei einem Verstoß ist der Auftraggeber berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen. Weiter gehende Rechte bleiben unberührt. 9. in seinem Unternehmen keine Schwarzarbeit stattfindet und weder das Unternehmen noch Angehörige des Unternehmens im Zusammenhang mit der Tätigkeit für das Unternehmen nach dem Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften verurteilt worden sind. 10. seine Leistungen unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Landesdatenschutzgesetzes Rheinland-Pfalz erbracht werden. Er erklärt ferner, dass auch die Mitarbeiter des Unternehmens zur Einhaltung des Datengeheimnisses nach 5 BDSG verpflichtet werden. 11. er ausschließlich Mitarbeiter einsetzen wird, die dazu bereit sind, eine Verpflichtungserklärung nach 1 Verpflichtungsgesetz abzugeben. 12. die für die Leistungserbringung vorgesehenen Personen über die uneingeschränkte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeit in deutscher Sprache verfügen. 3

27 Mit seiner Unterschrift versichert der Bieter die Richtigkeit seiner Angaben, weshalb weitere Nachweise zu den Ziffern 1 bis 12 zunächst nicht vorgelegt werden müssen. Die Vergabestelle kann in Zweifelsfällen entsprechende Nachweise zur Zuverlässigkeitsprüfung jedoch jederzeit anfordern. Werden die Nachweise auf Anforderung nicht vorgelegt, kann dies zum Ausschluss des betreffenden Angebotes führen. Werden vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf die Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) abgegeben, wird die Bewerbung/ der Teilnahmeantrag ausgeschlossen. Setzt der Bieter Nachunternehmer ein, hat jeder Nachunternehmer die vorstehenden Erklärungen durch Unterzeichnung dieses Vordrucks Teil A: Anlage 02_Eigenerklärungen abzugeben. Gleiches gilt für sämtliche Mitglieder einer Bietergemeinschaft. Ort, Datum Unterschrift 4