Ausschreibung. Agentur für (Werbe- und) Marketingdienstleistungen für die Rheinland-Pfalz-Tourismus GmbH

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1 Ausschreibung Agentur für (Werbe- und) Marketingdienstleistungen für die Rheinland-Pfalz-Tourismus GmbH Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

2 1 EINFÜHRUNG AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN RECHTLICHE GRUNDLAGEN KONTAKT AUSSCHREIBENDE STELLE ABGABE DER TEILNAHMEANTRÄGE UND TEILNAHMEFRIST AUSWAHL DER BEWERBER UND TEILNAHMEFRIST ZUSCHLAG UND BINDEFRIST AUFHEBUNG DER AUSSCHREIBUNG AUFHEBUNG DER AUSSCHREIBUNG VERÖFFENTLICHUNG ODER WEITERGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN VERSCHWIEGENHEIT UND DATENSCHUTZ VERTRAGSABSCHLUSS VERGÜTUNG FÜR DIE ERSTELLUNG DES TEILNAHMEANTRAGS UND DES ANGEBOTES ZEITPLAN AUFBAU DER AUSSCHREIBUNG FORM UND INHALT DES TEILNAHMEANTRAGS AUSWAHL DER BEWERBER / BEWERTUNG DER ANGEBOTE RAHMENBEDINGUNGEN ANFORDERUNGEN AN DIE EIGNUNG DES BIETERS (TEILNAHMEWETTBEWERB) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 1 UND KHG 2) ZUVERLÄSSIGKEIT (A-KRITERIEN) LEISTUNGSFÄHIGKEIT (A-KRITERIEN) FACHKUNDE (B-KRITERIEN) ANFORDERUNGEN AN DIE LEISTUNGSERBRINGUNG (ANGEBOTSABGABE) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 3 UND KHG 4) PREISZUSAMMENSTELLUNG RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 1

3 Ausschreibung Agentur für (Werbe- und) Marketingleistungen 1 EINFÜHRUNG Die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH (RPT) ist die touristische Landesmarketingorganisation des Landes Rheinland-Pfalz. Die Marketingprofilierungsthemen umfassen die vier Säulen Radfahren, Wandern, Wein/ Kulinarik und Wellness/ Gesundheit. Die RPT definiert ihre Ziele und Aufgaben im Rahmen der Tourismusstrategie 2015 des Landes Rheinland Pfalz: Eine Fortschreibung und Anpassung der Tourismusstrategie 2015 auf Basis einer reiseverhaltensbasierten Zielgruppenanalyse ist im Jahr 2016 ff. geplant. Dabei wird der Fokus vermehrt auf Zielgruppenmarketing gesetzt werden. Für den Zeitraum vom bis spätestens benötigt die RPT Unterstützung für den Bereich Werbung, On- und Offline-Kommunikation sowohl im inländischen als auch ausländischen B2B als auch B2C-Bereich an ihrem Firmensitz Koblenz. Die RPT beabsichtigt eine Agentur mit der Betreuung zu beauftragen und erwartet Erfahrungen und umfangreiche Kenntnisse in der touristischen Kommunikation sowie administrativen und strategischen Beratung. Dabei gilt es die Kommunikationsstrategie zur Vermarktung des touristischen Gesamtangebotes des Reiselandes Rheinland-Pfalz unter Berücksichtigung der Quellmärkte, Themenschwerpunkte, Zielgruppen, der Fortschreibung der Tourismusstrategie und der Dachkommunikation weiter zu entwickeln und umzusetzen: 1. Beratung, Strategieweiterentwicklung, Konzeption 2. Grafik, Text, komplette Projektabwicklung 3. Programmierung von typo3 und wordpress-basierten Funktionen sowie Hosting 4. Kampagnenentwicklung, -planung und -umsetzung von Print- und Onlinemaßnahmen 5. Akquise von Cross-Marketing und Cross-Media-Partnern Eine Evaluierung der Kommunikations-Maßnahmen wird regelmäßig durch die Agentur vorbereitet und mit der RPT gemeinsam durchgeführt. Ein online-basiertes Evaluations- Modul liegt vor. Dieses gilt es gegebenenfalls anzupassen. Darüber hinaus legt die RPT un RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 2

4 ter strenger Beachtung des Datenschutzbeauftragten Wert auf die Einhaltung der geltenden Urheberrechts- und Datenschutzbestimmungen. Die effektive Zusammenarbeit zwischen Agentur, RPT und externen Dienstleistern ist überaus wichtig, da sie ein wesentlicher Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist. Die regelmäßige Teilnahme des Bieters an Briefings, Abstimmungen und Abnahmen der RPT wird erwartet. Für Interessenten sollte eine entsprechende Arbeitsweise selbstverständlich sein. Die konkreten Auftragsinhalte können vorerst jedoch nur abstrakt definiert werden. Die RPT wird einen Agenturrahmenvertrag schließen, der wiederum die Grundlage für während der Vertragslaufzeit abzuschließende Einzelverträge bildet. Eine ausführlichere Erläuterung der Rahmenbedingungen und Zielstellung des Auftraggebers wird erst im Briefing zur Aufgabenerstellung als Ergänzung zu den bereits kommunizierten Fragestellungen in 5.1, 5.2. und erfolgen, welches den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern vor Beginn des Verhandlungsverfahrens übergeben wird. 2 AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN 2.1 RECHTLICHE GRUNDLAGEN Rechtliche Grundlagen dieser Ausschreibung sind: - Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) - Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung VgV) - Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) 2.2 KONTAKT AUSSCHREIBENDE STELLE Alle Fragen, die mit der vorliegenden Ausschreibung im Zusammenhang stehen, sind in schriftlicher Form an folgende Adresse zu richten: Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH Löhrstraße Koblenz vergabe@gastlandschaften.de Betreff: Agentur für (Werbe- und) Marketingleistungen Ansprechpartner Nr. 1: Anja Wendling Nr. 2: Stefan Zindler 2016 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 3

5 Diese Stelle erteilt auch den Zuschlag. Telefonische Auskünfte zu den Inhalten der Ausschreibung werden grundsätzlich nicht erteilt. Werden einem Bewerber wichtige Erklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung gegeben, so werden sie auch den übrigen Bietern mitgeteilt. Der Schlusstermin für die Beantwortung von Fragen ist dem Zeitplan unter Punkt 2.12 zu entnehmen. 2.3 ABGABE DER TEILNAHMEANTRÄGE UND TEILNAHMEFRIST - Die einzureichenden Unterlagen müssen an allen dafür vorgesehenen Stellen mit Datum, Firmenstempel und rechtsverbindlicher Unterschrift versehen sein. Dies gilt insbesondere für die vorgeschriebenen Vordrucke, Formblätter und Erklärungen (Antragsvordruck, Erklärung der zu den unter 4.1, und 4.2 genannten Eignungskriterien, Eigenerklärungen). Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Geänderte Preise sind in Worten zu wiederholen und durch Unterschrift besonders zu bestätigen. - Änderungen an den Vergabeunterlagen und/oder Ergänzungen hierzu sind unzulässig. - Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. - Die Angebots- und Verhandlungssprache ist Deutsch. - Der Antrag (und ein ggf. einzureichendes Angebot) müssen ausschließlich schriftlich abgegeben werden. Eine Zuleitung per , Fax oder ähnlichen Übertragungswegen wird ausgeschlossen. Der Teilnahmeantrag muss bis zum Termin für die Abgabe der Teilnahmeanträge (siehe Zeitplan in Punkt 2.12) bei der ausschreibenden Stelle (s.o.) vorliegen. Er ist in einem verschlossenen, doppelten Umschlag zuzustellen. Der innere Umschlag muss den Antrag enthalten, ebenfalls verschlossen sein und den Vermerk tragen: Bitte nicht öffnen! Teilnahmeantrag zur Ausschreibung Agentur für (Werbe- und) Marketingleistungen Der äußere Umschlag ist wie folgt zu beschriften: Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH Stichwort: Agentur für (Werbe- und) Marketingleistungen Löhrstraße Koblenz - Die Abgabe des Angebotes kann erfolgen: 2016 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 4

6 - Durch Übersendung - Durch Abgabe bei der unter 2.2 genannten Stelle - Nachträgliche Berichtigungen und/oder Ergänzungen des Teilnahmeantrags, die bis zum Ablauf der Teilnahmefrist eingehen können, müssen entsprechend zugestellt werden. Auf der Vorderseite des inneren Umschlags ist deutlich erkennbar der Hinweis anzubringen: -Bitte nicht öffnen- Berichtigung des Teilnahmeantrags zur Ausschreibung Agentur für (Werbe- und) Marketingleistungen - Bis zum Ablauf der Teilnahmefrist können die Anträge schriftlich zurückgezogen werden. - Anträge, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt. 2.4 AUSWAHL DER BEWERBER UND TEILNAHMEFRIST - Teilnahmefrist gemäß Zeitplan in Punkt Die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerber werden schriftlich unterrichtet. Gleichzeitig werden die für die Angebotsabgabe maßgebenden Unterlagen (u.a. Briefing, Vordruck für die Preiszusammenstellung) übersandt. 2.5 ZUSCHLAG UND BINDEFRIST - Zuschlag- und Bindefrist sind dem Zeitplan in Punkt zu entnehmen - Der Zuschlag wird innerhalb der Bindefrist schriftlich erteilt. 2.6 AUFHEBUNG DER AUSSCHREIBUNG Eine Aufhebung der Ausschreibung (ganz oder teilweise) wird den Bewerbern unverzüglich schriftlich mitgeteilt. 2.7 AUFHEBUNG DER AUSSCHREIBUNG Eine Rückgabe von Unterlagen (Entwürfe, Ausarbeitungen, Muster, Proben) wird ausgeschlossen. 2.8 VERÖFFENTLICHUNG ODER WEITERGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Die Vergabeunterlagen nebst Anlagen dürfen nur zur Erstellung des Teilnahmeantrags und des Angebotes verwendet werden. Jede Veröffentlichung oder Weitergabe (auch 2016 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 5

7 auszugsweise), ob vor oder nach Vertragsabschluss, ist ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung (vorherige Zustimmung) der ausschreibenden Stelle nicht statthaft. 2.9 VERSCHWIEGENHEIT UND DATENSCHUTZ Der Bieter hat auch nach Beendigung der Angebotsphase über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten der RPT Verschwiegenheit zu bewahren. Der Schutz personenbezogener Daten ist zu beachten. Insbesondere dürfen personenbezogene Daten nicht ohne Einwilligung der RPT zu anderen Zwecken als denen der Angebotserstellung und ggf. Vertragsdurchführung verwendet werden. Er hat hierzu auch die an der Erstellung des Angebotes beteiligten Personen zu verpflichten VERTRAGSABSCHLUSS Es gilt deutsches Recht. AGB der Bieter sind ausgeschlossen. Die RPT vergibt einen Dienstleistungsauftrag, für den ein Vertrag als Grundlage abgeschlossen wird. Ergänzend kommen die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung der Bekanntmachung vom zur Anwendung VERGÜTUNG FÜR DIE ERSTELLUNG DES TEILNAHMEANTRAGS UND DES ANGEBOTES Für die Erstellung des Teilnahmeantrags wird keine Vergütung gewährt. Für die Erstellung eines Angebots auf Aufforderung wird ebenfalls keine Vergütung gewährt ZEITPLAN Aktion Schlusstermin für Fragen Antragsabgabe bis spätestens Mitteilung des Ergebnisses des Teilnahmewettbewerbs sowie Aufforderung zur Angebotsabgabe Frist zur Angebotsabgabe Termin 01. Juli 2016; Uhr 14. Juli 2016; Uhr 28. Juli August 2016, Uhr Falls erforderlich: Termin für eine Angebotspräsentation September 2016 Zuschlag voraussichtlich 01. Oktober 2016 Bindefrist Angebot 30. November RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 6

8 Die Leistungen sind in der Zeit vom bis zum zu erbringen. Dies gilt vorbehaltlich der jährlichen Budgetsituation, Details wie Kündigungsfristen werden in einem Rahmenvertrag definiert. Wegen vorbereitender Maßnahmen zur Übergabe und Beschreibung von Datenbanken o.ä. kann es notwendig sein die Leistung direkt ab Zuschlagserteilung aufzunehmen AUFBAU DER AUSSCHREIBUNG In Kapitel 3 sind die für die Angebotserstellung relevanten Rahmenbedingungen dargestellt, die bei der Beantwortung der Leistungsanforderungen zu berücksichtigen sind. Kapitel 4 Anforderungen an die Eignung des Anbieters" beschreibt die Anforderungen an Zuverlässigkeit (Nr. 4.1), Leistungsfähigkeit (Nr. 4.2) und Fachkunde (Nr. 4.3) des Anbieters. Kapitel 5 zeigt exemplarisch die Anforderungen an die mind. 3 5 Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden FORM UND INHALT DES TEILNAHMEANTRAGS Der Teilnahmeantrag ist nach folgender Gliederung aufzubauen: 1. Antragsvordruck mit rechtsverbindlicher Unterschrift gemäß Anlage Beantwortung der Eignungsanforderungen des Kapitels 4 gemäß der vorgegebenen Struktur [Beispiel: Zu 4.1. ] und den genannten Eignungskriterien (KHG 1 und 2). 3. Eigenerklärung mit rechtsverbindlicher Unterschrift des Bieters gemäß Anlage Ggfls. Eigenerklärung/en der/des Unterauftragnehmer/s mit rechtsverbindlicher/n Unterschrift/en gemäß Anlage 2. Die Einhaltung der vorstehenden Gliederung ist ein Formerfordernis für den einzureichenden Antrag. Anträge, die den formalen Anforderungen nicht entsprechen, werden nicht berücksichtigt AUSWAHL DER BEWERBER / BEWERTUNG DER ANGEBOTE Alle für den Teilnahmewettbewerb (1. Schritt) maßgebenden Eignungskriterien sind in Kapitel 4.1 bis 4.2 (Ausschlusskriterien) und Kapitel 4.3 (Bewertungskriterien) ausgewiesen. Ihrer Art nach unterscheiden sich die Kriterien in: 2016 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 7

9 - A-Kriterien (Ausschlusskriterien) Die Nichterfüllung einer als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Anforderung führt zum Ausschluss des Angebots (KO-Kriterium) - B-Kriterien (Bewertungskriterien) Diese als B-Kriterien gekennzeichneten Anforderungen stellen die innerhalb der Bewertungsskala mit Punkten zu bewertenden Kriterien dar. Anhand der in Kapitel 4 beschriebenen Anforderungen an die Eignung des Anbieters erfolgt aus allen Teilnahmeanträgen die Auswahl von mind. 3 bis 5 Bewerbern, die anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden (2. Schritt). Maßgebend für die Auswahl ist neben der Erfüllung aller formalen Anforderungen und der A-Kriterien (siehe 4.1 und 4.2) die erreichte Bewertung. Zur Angebotsabgabe aufgefordert werden die Teilnahmeanträge mit den höchsten Bewertungen (Bewertungspunkte). Die Anforderungen an das abzugebende Angebot (2. Schritt) erhalten Sie mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe (siehe 2.12). Erste Informationen sind in Kapitel 5 ausgewiesen. Maßnahmen nach der Öffnung der Anträge: Prüfung und Bewertung nach folgendem Bewertungsverfahren: A. Teilnahmewettbewerb (1. Schritt) 1. Formale Prüfung der Anträge und Aussondern der Anträge, die den formalen Anforderungen nicht entsprechen. 2. Prüfung der A-Kriterien (Kriterienhauptgruppen KHG 1) und Aussondern der Anträge, die die A-Kriterien nicht erfüllen. 3. Bewertung jedes Kriteriums (B-Kriterien) pro Angebot (Kriterienhauptgruppe KHG 2) und Vergabe von Bewertungspunkten (0 bis 10) für jedes Einzelkriterium. 4. Ermittlung des Ergebnisses der Leistungsbewertung (Eignung) pro Antrag. 5. Auswahl der mind. 3 Teilnahmeanträge mit den höchsten Leistungsbewertungen (Bewertungspunkte) B. Angebotsabgabe (2. Schritt) 1. Aufforderung an die mind. 3 ausgewählten Bewerber zur Einreichung eines Angebots 2. Bewertung des Angebots gemäß den Kriterien der Kriterienhauptgruppe KHG 3 und 4 (Zuschlagskriterien) 2016 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 8

10 - Vergabe von Bewertungspunkten (0 bis 10) für jedes Einzelkriterium entsprechend seines Erfüllungsgrades und gemäß des nachfolgend dargestellten Punkteschemas - Ermittlung der Leistungspunkte durch Multiplikation der vergebenen Bewertungspunkte mit den Gewichtungspunkten. 3. Prüfung der Angemessenheit der Preise. Wenn eine solche Überprüfung der Preise ergibt, dass ein offenbares Missverhältnis zwischen Preis und Leistung anzunehmen ist, dann ist ein solches Angebot von der weiteren Wertung auszuschließen. 4. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes auf Basis der Leistungspunkte und des Angebotspreises. Der Bieter, der insgesamt die höchste Punktzahl erreicht hat (bestes Preis-/ Leistungsverhältnis), hat das wirtschaftlichste Angebot abgegeben und erhält den Zuschlag. 5. Zuschlagserteilung Bewertung des Zielerfüllungsgrades: Bewertungspunkte Zielerfüllungsgrad 0 Ungenügend 2 Mangelhaft 4 Ausreichend 6 Befriedigend 8 Gut 10 Sehr gut 0 bis 3 Punkte: Insgesamt niedriger Zielerfüllungsgrad. Unzureichende oder mangelhafte und insgesamt nicht nachvollziehbare Darstellung 4 bis 7 Punkte: Insgesamt durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad. Ausreichende bis zufriedenstellende Darstellung, die teilweise bis überwiegend an die Erwartungen des Auftraggebers heranreicht. 8 bis 10 Punkte: Insgesamt überdurchschnittliche bis hervorragende Darstellung die den Erwartungen des Auftraggebers voll oder in einem besonderen Maße entspricht RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 9

11 Die jeweils erreichten Bewertungspunkte werden jeweils mit der entsprechenden Gewichtung multipliziert. Die Bewertung erfolgt betreffend der benannten Kriterien im Vergleich der Angebote untereinander. Das Zuschlagskriterium Preis (z. B. gewichtet mit 30 %) wird auf den Gesamtpreis (bei Differenzierung nach Leistungen, die Summe der genannten Einzelpreisangaben), die im Angebot für die Vertragsausführung zu nennen sind, bezogen. Ausgehend vom preislich niedrigsten Angebot, das mit 10 Bewertungspunkten belegt wird, erfolgt entsprechend des preislichen Abstandes der weiteren Angebote die Vergabe des (niedrigeren) Bewertungspunktes. Die sich jeweils daraus ergebende Bewertungspunktzahl wird mit der Gewichtung für den Preis (z. B. = 30 %) multipliziert. Gliederung des Kriterienkatalogs Kriterienhauptgruppen (KHG) Kriteriengruppen (KG) 1 Eignung 1.1 Zuverlässigkeit (A-Kriterien) 1.2 Leistungsfähigkeit (A-Kriterien) 2 Eignung 2.1 Fachkunde (B-Kriterien) 3 Angebot (Gewichtung: 70%) 3.1 Kommunikationskonzept (Gewichtung: 10%) 3.2 Gestaltung, Nutzerfreundlichkeit (Gewichtung: 20%) 3.3 Praxisaufgabe (Gewichtung: 40%) 4 Preis (Gewichtung: 30%) 4.1 Preis (Gewichtung: 30%) 3 RAHMENBEDINGUNGEN Die RPT definiert ihre Ziele und Aufgaben im Rahmen der Tourismusstrategie 2015 des Landes Rheinland-Pfalz: Eine Fortschreibung und Anpassung der Tourismusstrategie 2015 auf Basis einer reiseverhaltensbasierten Zielgruppenanalyse ist in 2016 ff. geplant. Aktuell werden die Daten der reiseverhaltensbasierten Zielgruppen per Customer Journey Workshops auf Basis von fünf definierten Personas durchgeführt. Ziel ist es, hierüber die Bedürfnisse dieser Personas für die künftige Marketing- und Angebotsentwicklung sowie Erkenntnisse für die Produktentwicklung abzuleiten. Die folgenden Jahre werden diese 2016 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 10

12 Erkenntnisse über alle Ebenen (Land, Region, Ort, Betrieb) kommuniziert, gelehrt, hierfür sensibilisiert und selbst im eigenen Marketing umgesetzt werden müssen. Neben dem Ziel der stärkeren Positionierung der RPT als Kompetenz-, Wissens- und Steuerungszentrum für das Tourismusmarketing zur Begleitung der touristischen Partner in Rheinland-Pfalz in der Angebots- und Produktentwicklung zur Stärkung der Service- und Beratungsqualität, ist es Aufgabe der RPT, Aufmerksamkeit für Themen und Regionen zu schaffen. Die RPT fungiert als Marketingplattform zur Generierung der Aufmerksamkeit definierter Zielgruppen für Themen und Regionen. 4 ANFORDERUNGEN AN DIE EIGNUNG DES BIETERS (TEILNAHMEWETTBEWERB) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 1 UND KHG 2) Zu den formulierten Einzelanforderungen müssen Sie entweder Stellung nehmen, Erklärungen oder Erläuterungen abgeben oder Fragen beantworten. Es müssen alle Einzelanforderungen beantwortet werden. 4.1 ZUVERLÄSSIGKEIT (A-KRITERIEN) Vorzulegen sind: Kennblatt des Unternehmens bzw. aller Unternehmen einer Arbeits- oder Bietergemeinschaft mit Angabe des Firmennamens, kurzer Unternehmensdarstellung, der Rechtsform, der Anschrift, der Telefon- und Faxnummer, -Adresse, USt.-ID Nr. und der Bankverbindung Rechtsgültig unterschriebene Eigenerklärung des Anbieters gemäß Anlage 2. Bei Arbeits- oder Bietergemeinschaften ist von jedem Mitglied und von jedem der Subunternehmer bzw. Unterauftragnehmer eine Eigenerklärung zu unterschreiben. 4.2 LEISTUNGSFÄHIGKEIT (A-KRITERIEN) Vorzulegen sind: Aktuelle Bankauskunft / Bankerklärung des Anbieters, bei einer Arbeits- oder Bietergemeinschaft von jedem Mitglied und von jedem der Subunternehmer bzw. Unterauftragnehmer 2016 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 11

13 4.2.2 Es wird gefordert, dass die Leistung in Generalunternehmerschaft erbracht wird. Der Bieter hat Art und Umfang aller Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will und diese zu benennen. Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder benannt sind und ein Mitglied als uneingeschränkt bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. 4.3 FACHKUNDE (B-KRITERIEN) Vorzulegen sind: Stellen Sie Ihre Erfahrungen mit Auftraggebern aus dem Sektor Tourismusmarketing für Landesmarketing- und/oder Regionaltourismusorganisationen dar. Geben Sie mindestens 3 Referenzen mit Beschreibung der erbrachten Dienstleistung und Angabe eines Ansprechpartners mit Rufnummer an Stellen Sie Ihre bisherigen Leistungen bezüglich Beratung, themenorientierten Zielgruppenmarketing (v.a. hinsichtlich der touristischen Themen Rad, Wandern, Wein, Gesundheit, Kultur) sowie in den Tourismusstrukturen in Rheinland-Pfalz und auf den jeweiligen Quellmärkten dar Stellen Sie Ihre bisherigen Leistungen bezüglich Beratung und Umsetzung beim Einsatz klassischer und digitaler Medien im Rahmen tourismusaffiner Tourismus- und Öffentlichkeitsarbeit dar Sie sollten über fundiertes Fachwissen in den Themen Kommunikationsstrategie, Zusammenspiel von Marketingmaßnahmen auf verschiedenen Kommunikationskanälen (on- und offline) verfügen. Stellen Sie Ihre Kenntnisse in diesen Bereichen dar (ggf. unter Angabe einschlägiger Referenzen) Sie sollten über Zertifizierungen und Referenzen über Typo 3 Anwendungen verfügen. Führen Sie Ihre Zertifizierungen auf und geben Sie mindestens 2 Referenzen für Typo 3 Anwendungen an RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 12

14 4.3.6 Sie sollten über Zertifizierungen und Referenzen über Wordpress-Anwendungen verfügen. Führen Sie Ihre Zertifizierungen auf und geben Sie mindestens 2 Referenzen für Wordpress-Anwendungen an Sie sollten über Zertifizierungen und Referenzen über deskline Anwendungen verfügen. Führen Sie Ihre Zertifizierungen auf und geben Sie mindestens 2 Referenzen für deskline-anwendungen an Geben Sie das jährliche Mittel der in Ihrem Unternehmen fest angestellten Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren an. Ein hoher Anteil fest angestellter Mitarbeiter/innen kann ein Indiz für langfristige Personalkontinuität sein Geben Sie den personellen Umfang des für die ausgeschriebene Leistung vorgesehen Teams an (Projektteam) Beschreiben Sie die Berufserfahrung des Projektteam-Personals Stellen Sie dar, welche Kreativauszeichnungen das Projektteam-Personal für Mitarbeiterprojekte erhalten hat Sie sollten Zertifizierungen im Bereich Qualitätsmanagement vorweisen können z.b. ServiceQualität Deutschland oder andere Qualitätsmanagementzertifizierungen. 5 ANFORDERUNGEN AN DIE LEISTUNGSERBRINGUNG (ANGEBOTSABGABE) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 3 UND KHG 4) Wichtiger Hinweis: Für die Unternehmen, die nach dem Teilnahmewettbewerb zu einer Angebotsabgabe aufgefordert werden, ist es erforderlich, dass Sie zu allen Anforderungen lückenlos Stellung nehmen bzw. gestellte Fragen beantworten. Hierbei sind die in Punkt 3 dargestellten Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Präsentation: Das Verhandlungsverfahren erfolgt im Rahmen einer Präsentation. An der Präsentation nehmen mind. 3 Bewerber teil, die im Teilnahmewettbewerb ausgewählt wurden. Sie werden schriftlich zu dieser Präsentation eingeladen. Aufgabe der Bieter im Verhandlungsverfahren ist es, aufgrund von Vorgaben konkrete Konzepte zu entwickeln und diese zu präsentieren. Die Vorgaben werden den Bietern zusammen mit dem Einladungsschreiben übersandt (Briefing). Ziel der Präsentation ist es 2016 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 13

15 u.a., geeignete Maßnahmen darzustellen, um das im Briefing definierte Ziel zu erreichen. Die Präsentationen finden in dem im Zeitplan (vgl. 2.12) genannten Zeitraum in den Räumen der RPT, Löhrstraße , Koblenz statt. Für die Ausarbeitung des Konzeptes und dessen Präsentation im Verhandlungsverfahren wird kein Honorar gezahlt. Die Agentur, der nach Abschluss des Vergabeverfahrens der Zuschlag erteilt wird, erhält ebenfalls kein Honorar. Kostenerstattungen, u.a. Reisekosten werden nicht gezahlt. 5.1 OPTIMIERUNG DES KOMMUNIKATIONSKONZEPTES Fragen zur Präsentation entwickeln, beispielsweise: Welcher Workflow der laufenden redaktionellen und technischen Betreuung zwischen RPT und Regionen ist vorstellbar? Welche Optimierung der Typo 3-basierten Internetdarstellung (Nutzerfreundlichkeit) wird vorgeschlagen? Wie können Sonderprojekte (Kampagnen, Krisenkommunikation, Themenschwerpunkte) durchgeführt werden? 5.2 GESTALTUNG, NUTZERFREUNDLICHKEIT UND PRAXISTAUGLICHKEIT DER VORGESTELL- TEN MAßNAHMEN Fragen zur Präsentation entwickeln, beispielsweise: Kreativität und Ästhetik Vorschläge zur Darstellung und Vermarktung von Infografiken, Statistiken und Illustrationen (visuelle Qualität, Handhabung) Praxistauglichkeit der Vorschläge Nutzerfreundlichkeit (Berücksichtigung von Design Thinking) Wurde das Budget optimal ausgenutzt (bleiben Reserven oder ist das Konzept sehr knapp kalkuliert?) Werden zusätzliche Finanzierungsformen für weitere Maßnahmen benannt (Sponsoring, Partnerschaften, Einnahmefinanzierte Vorh.)? 5.3 PRAXISAUFGABE 2016 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 14

16 Fragen zur Praxisaufgabe, beispielsweise Analyse Praxistauglichkeit der Vorschläge Nutzerfreundlichkeit 6 PREISZUSAMMENSTELLUNG Die Preiszusammenstellung ist unter Verwendung eines Vordrucks vorzunehmen, der den ausgewählten Bewerbern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zugeleitet wird. Sie folgt der nachstehend skizzierten Struktur. A. Angabe der Kalkulationsgrundlagen des Bewerbers Hier wird ein pauschalierter Tagessatz gefordert. B. Beispielhafte Kalkulationen standardisierter Leistungsformen Hier werden Pauschalpreise für vier definierte Standardleistungen gefordert RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 15