Ausschreibung. Koordination und Vermarktung der Romantic Cities für die Rheinland-Pfalz-Tourismus GmbH. Offenes Verfahren

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1 Ausschreibung Koordination und Vermarktung der Romantic Cities für die Rheinland-Pfalz-Tourismus GmbH Offenes Verfahren

2 1 EINFÜHRUNG AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN RECHTLICHE GRUNDLAGEN KONTAKT AUSSCHREIBENDE STELLE ABGABE DER ANGEBOTE ANGEBOTSFRIST ZUSCHLAG UND BINDEFRIST AUFHEBUNG DER AUSSCHREIBUNG RÜCKGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN VERÖFFENTLICHUNG ODER WEITERGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN VERSCHWIEGENHEIT UND DATENSCHUTZ NUTZUNGSRECHTE VERTRAGSABSCHLUSS VERGÜTUNG FÜR DIE ERSTELLUNG DES ANGEBOTS ZEITPLAN AUFBAU DER AUSSCHREIBUNG FORM UND INHALT DES ANGEBOTS BEWERTUNG DER ANGEBOTE RAHMENBEDINGUNGEN UND AUFTRAGSGEGENSTAND ANFORDERUNGEN AN DIE EIGNUNG DES BIETERS (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 1 UND KHG 2) ZUVERLÄSSIGKEIT (A-KRITERIEN) LEISTUNGSFÄHIGKEIT (A-KRITERIEN) FACHKUNDE (B-KRITERIEN) ANFORDERUNGEN AN DIE LEISTUNGSERBRINGUNG (ANGEBOTSABGABE) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 3 UND KHG 4) PREISZUSAMMENSTELLUNG RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 2

3 1 EINFÜHRUNG Die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH (RPT) ist die touristische Marketingorganisation für das Land Rheinland-Pfalz. Die Tourismusstrategie bestimmt die touristische Zielrichtung im Land Rheinland-Pfalz, indem sie die chancenreichsten Themen, Zielgruppen und Märkte definiert und die Zusammenarbeit der touristischen Partner fördert. Die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH setzt die Ziele der Tourismusstrategie um, indem sie als Landesmarketingorganisation die Rahmenbedingungen für die Akteure im Tourismus schafft. Durch die konsequente Ausrichtung auf die chancenreichsten Zielgruppen in Verbindung mit den Themen Wandern, Rad, Wein und Gesundheit sowie mit Kultur wird die Basis für den gesamten Tourismus in Rheinland-Pfalz geschaffen. Im Auslandsmarketing werden aktuell die Märkte Niederlande, Belgien, Frankreich, Luxemburg, Großbritannien, Irland, Schweiz und Österreich bearbeitet. In den ausgewählten Quellmärkten erfolgt die Ansprache über ein etabliertes Themenmarketing je nach Markt dazu gehören bspw. die Themen Wandern, Radfahren, Wein und Kulinarik, Kultur, Weihnachtsmärkte oder Shopping. Darüber hinaus erfolgt aktuell eine gebündelte Vermarktung der Romantic Cities sowohl im In- als auch im Ausland (Großbritannien, Frankreich und Schweiz). Für den Marketingzusammenschluss der Romantic Cities wird eine Agentur gesucht, die das Projekt vom 1. Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2022 begleitet und koordiniert, einen Jahres-Marketingplan erstellt sowie entsprechende Vertriebs- und Marketingmaßnahmen in ausgewählten Quellmärkten im In- und Ausland durchführt. Mitglieder der Romantic Cities sind die Städte Idar-Oberstein, Koblenz, Mainz, Speyer, Trier und Worms sowie die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE). Ziel des Marketingzusammenschlusses ist es, die Bekanntheit der genannten rheinlandpfälzischen Städte zu steigern und die Zahl der Gästeankünfte und Übernachtungen aus den genannten Märkten zu erhöhen. Weitere Informationen zur den Romantic Cities finden Sie auf Auftraggeber ist die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH mit Firmensitz in Koblenz RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 3

4 Die Agentur muss entsprechende Markt- und Fachkenntnisse im touristischen In- und Auslandsmarketing aufweisen. Darüber hinaus legt die RPT unter strenger Beachtung eines Datenschutzbeauftragten Wert auf die Einhaltung der geltenden Urheberrechts- und Datenschutzbestimmungen (vgl. Anlage 4_ADV_Muster_Vertrag_DSGVO). Die effektive Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer, den Romantic Cities-Partnern, externen Dienstleistern und der RPT ist überaus wichtig, da sie ein wesentlicher Schlüssel für eine erfolgreiche Kooperation ist. Die regelmäßige Teilnahme des Bieters an Briefings, Abstimmungen und Abnahmen der RPT wird erwartet. Für Interessenten sollte eine entsprechende Arbeitsweise selbstverständlich sein. Erläuterungen zur Realisierung des Auftrags erfolgen in den Punkten 3 bis 5. 2 AUSSCHREIBUNGSBESTIMMUNGEN 2.1 RECHTLICHE GRUNDLAGEN Rechtliche Grundlagen dieser Ausschreibung sind: - Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) - Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeordnung VGV) 2.2 KONTAKT AUSSCHREIBENDE STELLE Alle Fragen, die mit der vorliegenden Ausschreibung im Zusammenhang stehen, sind in schriftlicher Form an folgende Adresse zu richten: Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH Löhrstraße Koblenz vergabe@gastlandschaften.de Betreff: Koordination und Vermarktung der Romantic Cities Ansprechpartner Nr. 1: Marija Heller Nr. 2: Sebastian Risch Diese Stelle erteilt auch den Zuschlag RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 4

5 Telefonische Auskünfte zu den Inhalten der Ausschreibung werden grundsätzlich nicht erteilt. Werden einem Bieter wichtige Erklärungen über die geforderte Leistung oder die Grundlagen der Preisermittlung gegeben, so werden sie auch den übrigen Bietern mitgeteilt. Der Schlusstermin für die Beantwortung von Fragen ist dem Zeitplan unter Punkt 2.12 zu entnehmen. 2.3 ABGABE DER ANGEBOTE - Die einzureichenden Unterlagen müssen an allen dafür vorgesehenen Stellen mit Datum, Firmenstempel und rechtsverbindlicher Unterschrift versehen sein. Dies gilt insbesondere für die vorgeschriebenen Vordrucke, Formblätter und Erklärungen. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein. Geänderte Preise sind in Worten zu wiederholen und durch Unterschrift besonders zu bestätigen. - Änderungen an den Ausschreibungsunterlagen und/oder Ergänzungen sind unzulässig. - Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. - Die Angebots- und Verhandlungssprache ist Deutsch. - Die Abgabe der Angebote und einzureichende Unterlagen erfolgt ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz ( Bitte melden Sie sich dazu unter o.g. Adresse mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an. Sofern Sie im System noch nicht registriert sind, können Sie dies auf der Plattform vornehmen. Die Registrierung ist kostenfrei. - Angebote, die aus Gründen, die der Bieter zu vertreten hat, verspätet eingehen, werden nicht berücksichtigt. 2.4 ANGEBOTSFRIST Die Angebotsfrist ist dem Zeitplan in Punkt zu entnehmen. 2.5 ZUSCHLAG UND BINDEFRIST - Zuschlag- und Bindefrist sind dem Zeitplan in Punkt zu entnehmen - Der Zuschlag wird innerhalb der Bindefrist schriftlich erteilt. 2.6 AUFHEBUNG DER AUSSCHREIBUNG Eine Aufhebung der Ausschreibung (ganz oder teilweise) wird den Bietern unverzüglich schriftlich mitgeteilt RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 5

6 2.7 RÜCKGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Eine Rückgabe von Unterlagen (Entwürfe, Ausarbeitungen, Muster, Proben) wird ausgeschlossen. 2.8 VERÖFFENTLICHUNG ODER WEITERGABE VON AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN Die Ausschreibungsunterlagen nebst Anlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet werden. Jede Veröffentlichung oder Weitergabe (auch auszugsweise), ob vor oder nach Vertragsabschluss, ist ohne ausdrückliche schriftliche Einwilligung (vorherige Zustimmung) der ausschreibenden Stelle nicht statthaft. 2.9 VERSCHWIEGENHEIT UND DATENSCHUTZ Der Bieter hat auch nach Beendigung der Angebotsphase über die ihm bei seiner Tätigkeit bekannt gewordenen dienstlichen Angelegenheiten der RPT Verschwiegenheit zu bewahren. Der Bieter verpflichtet sich zur Einhaltung aller Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten. Soweit im Zusammenhang mit der Durchführung des Auftragsverhältnisses personenbezogene Daten im Auftrag der RPT durch den Bieter erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, erfolgt dies im Rahmen einer sog. Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO. Der Bieter verpflichtet sich zum Abschluss des beigefügten schriftlichen Vertrags zur Auftragsverarbeitung. Im Rahmen dieser Auftragsverarbeitung dürfen personenbezogene Daten durch den Bieter nur zum Zweck der Durchführung des Auftragsverhältnisses und nach den Weisungen von RPT erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Die Rechte der betroffenen Personen sind stets zu beachten und gespeicherte Daten nach der Beendigung des Auftrags unverzüglich zu löschen. Der Bieter verpflichtet sich weiterhin, geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu treffen und eine Beschreibung dieser von ihm getroffenen technisch-organisatorischen Maßnahmen dem von ihm abzugebenden Angebot als Anlage TOM beizufügen Diese können durch RPT jederzeit überprüft werden. Die Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und der im Auftragsverarbeitungsvertrag getroffenen Festlegungen sind vom Bieter regelmäßig zu überprüfen. Verstöße sind RPT unverzüglich mitzuteilen RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 6

7 Der Bieter ist berechtigt, während der Dauer der Auftragsverarbeitung nach vorheriger ausdrücklicher und schriftlicher Zustimmung von RPT Unterauftragsverhältnisse zu begründen. Der Bieter verpflichtet sich, im Rahmen dieser Unterauftragsverhältnisse für die Einhaltung der Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und der im Auftragsverarbeitungsvertrag getroffenen Festlegungen zu sorgen. Der Bieter ist insbesondere verpflichtet, einen schriftlichen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem jeweils eingesetzten Unterauftragnehmer abzuschließen, der den formalen und inhaltlichen Vorgaben des Art. 28 DS-GVO entspricht, sowie den Unterauftragnehmer vor Auftragserteilung im Hinblick auf die vom Unterauftragnehmer getroffenen technisch-organisatorischen Maßnahmen sorgfältig auszuwählen. Der Bieter hat vertraglich sicherzustellen, dass auch RPT jederzeit berechtigt ist, den Unterauftragnehmer hinsichtlich der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie der im Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Bieter und Unterauftragnehmer getroffenen Festlegungen zu kontrollieren NUTZUNGSRECHTE Der Bieter garantiert, dass sämtliche im Rahmen des Auftragsverhältnisses verwendete und / oder zur Verfügung zu stellenden Texte, Bilder, sonstige Materialien oder Verfahren frei von Rechten Dritter sind und stellt RPT von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die wegen der (vermeintlichen) Verletzung von Rechten Dritter gegenüber RPT geltend gemacht werden. Dies umfasst insbesondere auch etwaige in diesem Zusammenhang anfallende Rechtsanwaltskosten. Der Bieter erteilt RPT an allen im Rahmen des Auftragsverhältnisses entstanden oder zur Verfügung gestellten urheberrechtlich geschützten Werken ein umfassendes und ausschließliches, räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränktes sowie übertragbares Nutzungsrecht. Die für die Übertragung von Nutzungsrechten vorgeschriebene angemessen Vergütung wird im Rahmen der Auftragsvergütung abgegolten. Ferner erteilt der Bieter RPT eine für die Dauer des Bestehens der Schutzrechte gültige umfassende Lizenz für alle im Rahmen der Durchführung des Vertragsverhältnisses notwendigen durch den Auftragnehmer eingetragenen Patente, Gebrauchsmuster, Designs oder Marken RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 7

8 2.11 VERTRAGSABSCHLUSS Es gilt deutsches Recht. AGB der Bieter sind ausgeschlossen. Gegebenenfalls wird ein Rahmenvertrag als Grundlage abgeschlossen. Ergänzend kommen die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) in der Fassung der Bekanntmachung vom zur Anwendung VERGÜTUNG FÜR DIE ERSTELLUNG DES ANGEBOTS Für die Erstellung des Angebots wird keine Vergütung gewährt. Das Unternehmen, welchem nach Abschluss des Vergabeverfahrens der Zuschlag erteilt wird, erhält ebenfalls kein Honorar für die Angebotserstellung. Kostenerstattungen, u.a. Reisekosten werden nicht gezahlt ZEITPLAN Aktion Schlusstermin für Fragen Frist zur Angebotsabgabe Termin 20. August 2018, Uhr 10. September 2018, Uhr Zuschlag (voraussichtlich) 05. Oktober 2018 Bindefrist Angebot 19. Oktober 2018 Die Leistungen sind von der Auftragserteilung (siehe Zeitplan) bis zum 31. Dezember 2022 zu erbringen. Dies gilt vorbehaltlich der jährlichen Budgetsituation. Details wie Kündigungsfristen werden in einem Rahmenvertrag (vgl. Anlage 3_Mustervertrag) definiert AUFBAU DER AUSSCHREIBUNG In Kapitel 3 sind die relevanten Rahmenbedingungen dargestellt, die bei der Beantwortung der Leistungsanforderungen und der Erstellung des Angebots zu berücksichtigen sind. Kapitel 4 Anforderungen an die Eignung des Bieters" beschreibt die Anforderungen an Zuverlässigkeit (Nr. 4.1), Leistungsfähigkeit (Nr. 4.2) und Fachkunde (Nr. 4.3) des Bieters. Kapitel 5 zeigt exemplarisch die Anforderungen an die mind. 3 5 Bieter, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Kapitel 5 zeigt die Anforderungen an die Leistungserbringung auf RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 8

9 2.15 FORM UND INHALT DES ANGEBOTS Das Angebot ist nach folgender Gliederung aufzubauen: 1. Eignungsnachweise gemäß der vorgegebenen Gliederung des Kapitels 4 und der vorzulegenden Erklärungen, Nachweise und Auskünfte (KHG 1 und 2) 2. Leistungsnachweise gemäß der in Kapitel 5 beschriebenen Anforderungen und einzureichenden Unterlagen (KHG 3) 3. Preiszusammenstellung (KHG 4) Die Einhaltung der vorstehenden Gliederung ist ein Formerfordernis für das einzureichende Angebot. Angebote, die den formalen Anforderungen nicht entsprechen, werden nicht berücksichtigt BEWERTUNG DER ANGEBOTE Alle maßgebenden Eignungskriterien sind in Kapitel 4.1 bis 4.2 (Ausschlusskriterien) und Kapitel 4.3 (Bewertungskriterien) ausgewiesen. Ihrer Art nach unterscheiden sich die Kriterien in: - A-Kriterien (Ausschlusskriterien) Die Nichterfüllung einer als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Anforderung führt zum Ausschluss des Angebots (KO-Kriterium) - B-Kriterien (Bewertungskriterien) Die als B-Kriterien gekennzeichneten Anforderungen stellen die innerhalb der Bewertungsskala mit Punkten zu bewertenden Kriterien dar. Die in Kapitel 5 ausgewiesenen Leistungsanforderungen werden gemäß den unten aufgeführten Zuschlagskriterien bewertet. Maßnahmen nach der Öffnung der Anträge: Prüfung und Bewertung der Angebote nach folgendem Bewertungsverfahren: 1. Formale Prüfung der Angebote und Aussondern der Angebote, die den formalen Anforderungen nicht entsprechen 2. Prüfung der A-Kriterien (Kriterienhauptgruppe KHG 1) und Aussondern der Angebote, die die A-Kriterien nicht erfüllen 2018 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 9

10 3. Prüfung und Bewertung der B-Kriterien (Kriterienhauptgruppe KHG 2) und Vergabe von Bewertungspunkten (0 bis 10) für jedes Einzelkriterium 4. Bewertung der Angebote gemäß der genannten Zuschlagskriterien (Kriterienhauptgruppe KHG 3 und 4) - Vergabe von Bewertungspunkten (0 bis 10) für jedes Einzelkriterium entsprechend seines Zielerfüllungsgrades - Ermittlung der Leistungspunkte durch Multiplikation der vergebenen Bewertungspunkte mit den Gewichtungspunkten 5. Prüfung der Angemessenheit der Preise. Wenn eine solche Überprüfung der Preise ergibt, dass ein offenbares Missverhältnis zwischen Preis und Leistung anzunehmen ist, dann ist ein solches Angebot von der weiteren Wertung auszuschließen. 6. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots auf Basis der Leistungspunkte und des Angebotspreises. Der Bieter, der insgesamt die höchste Punktzahl erreicht hat (bestes Preis-/ Leistungsverhältnis), hat das wirtschaftlichste Angebot abgegeben und erhält den Zuschlag. 7. Zuschlagserteilung Gliederung des Kriterienkatalogs Kriterienhauptgruppen (KHG) Kriteriengruppen (KG) 1 Eignung 1.1 Zuverlässigkeit (A-Kriterien) 1.2 Leistungsfähigkeit (A-Kriterien) 2 Eignung 2.1 Fachkunde (B-Kriterien) 3 Angebot (Gewichtung: 70%) 3.1 Projektskizze (Gewichtung: 50 %) 3.2 Abwicklung der Projektkoordination (Gewichtung: 20%) 4 Preis (Gewichtung: 30%) 4.1 Preis (Gewichtung: 30%) 3 RAHMENBEDINGUNGEN UND AUFTRAGSGEGENSTAND Neben dem Ziel der stärkeren Positionierung der RPT als Kompetenz-, Wissens- und Steuerungszentrum für das Tourismusmarketing zur Begleitung der touristischen Partner in Rheinland-Pfalz in der Angebots- und Produktentwicklung zur Stärkung der Service- und Beratungsqualität, ist es Aufgabe der RPT, Aufmerksamkeit für Themen und Regionen zu schaffen. Im Inlandsmarketing fungiert die RPT als Marketingplattform zur Generierung 2018 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 10

11 der Aufmerksamkeit definierter Zielgruppen für Themen und Regionen. Im Auslandsmarketing erfolgt die Ansprache über ein etabliertes Themenmarketing je nach Markt. Der Städtezusammenschluss Romantic Cities besteht seit Mitglieder sind derzeit die Städte Idar-Oberstein, Koblenz, Mainz, Speyer, Trier und Worms sowie die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE). Die Rheinland-Pfalz Tourismus GmbH unterstützt die Romantic Cities bei der touristischen Vermarktung, ist beratend tätig und stellt u. a. eine Verbindung in die Regionen her. Ziel des Marketingzusammenschlusses ist es, die Zahl der Gästeankünfte und Übernachtungen aus den ausgewählten Quellmärkten zu erhöhen und dessen Sichtbarkeit im Inund Ausland zu steigern. Die Mitglieder beteiligen sich finanziell am Arbeitskreis und erwarten konkrete Erfolge. Besonders relevante Themen für die Romantic Cities sind neben Städtereisen zudem Shopping, Romantik, Wein und Kultur. Neben dem Inlandsmarkt bearbeiten die Romantic Cities derzeit die ausländischen Märkte Großbitannien, Frankreich und Schweiz. Auftragsgegenstand: Erstellung eines auf die genannten Märkte abgestimmten Konzeptes inkl. Definition eines mit der RPT und den Partnern abgestimmten Maßnahmenplans und dessen Umsetzung in den Bereichen B2B, B2C und Pressearbeit. Umfang und Anzahl der Maßnahmen sind dabei abhängig vom zur Verfügung stehenden Budget. Erstellung von Maßnahmeninhalten in enger Absprache mit dem Auftraggeber und den Partnern sowie Umsetzung der Maßnahmen. Übersetzungsleistungen Controlling sowie zeitnahes Reporting zu den durchgeführten Maßnahmen und Erstellung eines Jahresberichts (Erfolgskontrolle) über alle durchgeführten Maßnahmen. Partnermanagement: Koordination des Projektes, z. B. durch Terminabsprachen, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie deren Durchführung, Informationsvermittlung etc RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 11

12 Voraussichtliches Budget der Romantic Cities für die Jahre Budget Auslandsmarketing: ca ,00 pro Jahr Budget Inlandsmarketing: ca ,00 pro Jahr Bei den angegebenen Budgets handelt es sich um das gesamte Projektbudget, exkl. der Kosten für die Teilnahme an der Internationalen Tourismusbörse (ITB) in Berlin. Für die Teilnahme an der ITB steht ein zusätzliches Budget zur Verfügung, welches nicht Teil der Ausschreibung ist. Bei dem angegebenen Budget handelt es sich um das der Agentur zur Verfügung stehende Budget zur Koordination und Vermarktung der Romantic Cities. Die Budgetverwaltung liegt bei der RPT, sie behält sich die Budgetverteilung sowie die Umsetzung weiterer Maßnahmen aus diesem Budget vor. Das in der gesamten Ausschreibung angegebene Budget bezieht sich auf das voraussichtlich verfügbare Marktbudget im Jahr Für die Jahre 2020 bis 2022 kann dieser Budgetansatz variieren. Agentur- und Verhandlungssprache ist Deutsch, damit ist auch sämtliche Korrespondenz in deutscher Sprache zu verfassen. Der Vertrag zwischen RPT und dem Auftragnehmer soll für vier Jahre ( ) abgeschlossen werden. 4 ANFORDERUNGEN AN DIE EIGNUNG DES BIETERS (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 1 UND KHG 2) Zu den formulierten Einzelanforderungen sind entweder Stellung zu nehmen, Erklärungen oder Erläuterungen abzugeben oder Fragen zu beantworten. Es müssen alle Einzelanforderungen beantwortet werden. 4.1 ZUVERLÄSSIGKEIT (A-KRITERIEN) Vorzulegen sind: Kennblatt des Unternehmens bzw. aller Unternehmen einer Arbeits- oder Bietergemeinschaft mit Angabe des Firmennamens, kurzer Unternehmensdarstellung, der 2018 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 12

13 Rechtsform, der Anschrift, der Telefonnummer, -Adresse, USt.-ID Nr. und der Bankverbindung Rechtsgültig unterschriebene Eigenerklärung des Anbieters gemäß Anlage Eigenerklärung der Bieter. Bei Arbeits- oder Bietergemeinschaften ist von jedem Mitglied und von jedem der Subunternehmer bzw. Unterauftragnehmer eine Eigenerklärung zu unterschreiben Soweit personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Arbeitsverhältnisses durch den Bieter im Rahmen einer sog. Auftragsdatenverarbeitung verarbeitet werden, eine Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage 5_TOMs_DSGVO. 4.2 LEISTUNGSFÄHIGKEIT (A-KRITERIEN) Vorzulegen sind: Aktuelle Bankauskunft / Bankerklärung des Anbieters, bei einer Arbeits- oder Bietergemeinschaft von jedem Mitglied und von jedem der Subunternehmer bzw. Unterauftragnehmer Es wird gefordert, dass die Leistung in Generalunternehmerschaft erbracht wird. Der Bieter hat Art und Umfang aller Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will und diese zu benennen. Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn in dem Angebot jeweils alle Mitglieder benannt sind und ein Mitglied als uneingeschränkt bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft für alle im Zusammenhang mit dem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. 4.3 FACHKUNDE (B-KRITERIEN) Bitte beantworten Sie folgende Fragen bzw. legen Sie Nachweise über folgende Anforderungen vor: Aktuelle Projekterfahrung in der Vermarktung deutscher Destinationen im In- und Ausland (bestenfalls auch bereits in den Märkten Großbritannien, Frankreich und Schweiz): Geben Sie mindestens zwei Referenzen mit Beschreibung der erbrachten 2018 RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 13

14 Dienstleistung inkl. Angabe eines Ansprechpartners mit Rufnummer der letzten drei Jahre an Sie sollten über Erfahrungen in der Koordination von Arbeitskreisen verfügen. Geben Sie bitte mind. zwei Referenzen mit Beschreibung der erbrachten Dienstleistung an Für die relevanten Märkte besitzen Sie Presse- sowie Reiseveranstalter-Datenbanken mit Kontakten, welche Deutschland sowie die Marketingthemen der Romantic Cities anbieten, und nutzen diese aktiv. Bitte geben hierzu eine kurze Info (max. 1/2 Seite) Wie ist Ihre Agentur in Deutschland bzw. im Ausland strukturiert und aufgestellt? Geben Sie den personellen Umfang des für die ausgeschriebene Leistung vorgesehenen Teams (Projektteams) an und beschreiben Sie (max. 1/2 Seite) kurz die Berufserfahrung des Projektteam-Personals Sie sollten Zertifizierungen im Bereich Qualitätsmanagement vorweisen können, z.b. ServiceQualität Deutschland oder andere Qualitätsmanagementzertifizierungen. 5 ANFORDERUNGEN AN DIE LEISTUNGSERBRINGUNG (ANGEBOTSABGABE) (VGL. KRITERIENKATALOG KHG 3 UND KHG 4) Die Unterstützung bei der Koordination und Vermarktung der Romantic Cities umfasst im Detail folgende Leistungen und Anforderungen: Erstellung eines auf die relevanten Märkte (Deutschland, Großbritannien, Frankreich und Schweiz) abgestimmten Konzeptes zur Marktbearbeitung inkl. Definition eines mit der RPT und den Städtepartnern abgestimmten Maßnahmenplans sowie dessen Umsetzung in den Bereichen B2B, B2C und Pressearbeit. Umfang und Anzahl der Maßnahmen sind dabei abhängig vom zur Verfügung stehenden Budget. Erstellung von Maßnahmeninhalten in enger Absprache mit dem Auftraggeber und den Städtepartnern sowie die Umsetzung der Maßnahmen. Übersetzungsleistungen Controlling und zeitnahes Reporting zu den durchgeführten Maßnahmen sowie Erstellung eines Jahresberichts zur Erfolgskontrolle zu allen durchgeführten Maßnahmen zum jeweiligen Jahresende RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 14

15 Regelmäßige strategische und inhaltliche Abstimmungen zwischen der RPT den Städtepartnern und dem Auftragnehmer sowie mindestens zwei Jahresmeetings (inkl. Reisekosten). Partnermanagement: Koordination des Projektes, z. B. durch Terminabsprachen, Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie deren Durchführung, Informationsvermittlung etc. Zur Bewertung der Zuschlagskriterien sind folgende Unterlagen mit dem Angebot einzureichen: 5.1 KONZEPTSKIZZE Ziel des Angebots ist es, eine erste Skizze für eine geeignete Marktbearbeitung für die Romantic Cities zu erhalten. Die Skizze kann im Rahmen der Angebotserstellung selbstverständlich nicht vollumfänglich sein, sondern soll einen ersten Eindruck vermitteln, wie der Bieter die Marktbearbeitung bzw. einen geeigneten Marketing-Mix anstrebt. Im Falle einer Beauftragung wird die Konzeptskizze als Grundlage für das finale, noch abzustimmende, Marktbearbeitungskonzept dienen. Bitte berücksichtigen Sie bei der Beantwortung der genannten Aufgabenstellung die finanziellen und personellen Möglichkeiten bzw. Rahmenbedingungen Marktbearbeitung Ausland (max. sechs Seiten) Bitte entwickeln Sie eine kurze Konzeptskizze zur Marktbearbeitung für die Romantic Cities im Ausland. Geben Sie dabei bitte Ihre Priorisierung der in Punkt 5 genannten Auslandsmärkte sowie eine grobe Budgetverteilung hinsichtlich der genannten Märkte an. Bitte begründen Sie Ihre Entscheidung kurz. Erläutern Sie im Rahmen der Konzeptskizze bitte aus Ihrer Sicht die Stärken, Potentiale und relevanten Themen der Romantic Cities für die einzelnen Märkte. Wie sollen die Bereiche Presse, B2B und B2C gewichtet werden? In welchem dieser Bereiche sehen Sie die Schwerpunkte für die einzelnen Auslandsmärkte? Nennen und beschreiben Sie pro Markt bitte die in Ihren Augen wichtigste Maßnahme für jeden Bereich RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 15

16 5.1.2 Marktbearbeitung Inland (max. drei Seiten) Bitte entwickeln Sie eine kurze Konzeptskizze zur Marktbearbeitung für die Romantic Cities in Deutschland. Bitte benennen Sie im Rahmen der Konzeptskizze auch die in Ihren Augen für die Romantic Cities wichtigsten Zielgruppen. Erläutern Sie im Rahmen der Konzeptskizze bitte aus Ihrer Sicht die Stärken, Potentiale und relevanten Themen der Romantic Cities für die Vermarktung im Inland. Wie sollen die Bereiche Presse, B2B und B2C gewichtet werden? In welchem dieser Bereiche sehen Sie die Schwerpunkte? Nennen und beschreiben Sie bitte die in Ihren Augen wichtigste Maßnahme für jeden Bereich. 5.2 ABWICKLUNG DER PROJEKTKOORDINATION Bitte beschreiben Sie die Abwicklung der Projektkoordination zwischen Ihnen, der RPT und dem Arbeitskreis der Romantic Cities (max. eine Seite). Berücksichtigen Sie dabei bitte auch gegebe-nenfalls angegebene Subunternehmer. Wie kann der Austausch sowie eine optimale Auf-gabenteilung und Abstimmung mit allen Beteiligten Ihrer Meinung nach aussehen? 6 PREISZUSAMMENSTELLUNG Die Preiszusammenstellung ist unter Verwendung eines Vordrucks (s. Anlage 1_Preisblatt) durch den Bieter auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Sie folgt der nachstehend skizzierten Struktur. Angabe der Kalkulationsgrundlagen des Bewerbers: Hier werden Stunden- und Tagessätze für bestimmte Leistungen gefordert. Beispielhafte Kalkulationen standardisierter Leistungsformen: Hier werden Pauschalpreise für definierte Standardleistungen wie eine monatliche Basisbetreuung gefordert RHEINLAND-PFALZ TOURISMUS GMBH 16