Ablauf für Coachs zur Anmeldung

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1 Ablauf für Coachs zur Anmeldung von J+S-Lagern Jugendsport und Kindersport im Verband JEMK Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

2 PROZESSÜBERSICHT: J+S-ANGEBOT Jahresprogramm festlegen Ziele, Termine Gruppen, Personen Infrastruktur Finanzen Dokument: Coach-Checkliste Lagerbetreuung (F1) Koordination Vorbereitung Je nach gewählten Themen Treffen mit der Gruppe, dem Lagerkernteam oder dem Lagerleiter, Wertschätzung, Kontakte pflegen. Inhaltliches Arbeiten mit der Gruppe Handlungsfelder J+S auswählen (Zum Arbeiten mit der Gruppe) Daten Programm TN-Liste Dossiers Mat.bedarf Prozess Steuern + Informationen sammeln Lagerhandbuch eröffnen Coach- Journal eröffnen Anmelden 30 Tage vor dem ersten Lager! Wichtig: Angebot zur Bewilligung an das Sportamt weiterleiten -> Sport-DB 3 Wochen (vor Ostern, Juni, Juli, Dezember 5 Wochen) vor dem Lieferdatum! 3 Wochen (Juni-August 6 Wochen) vor dem ersten Lager! Vor dem Lagerbeginn J+S-Anmeldung auf der SPORTdb: Angebot eröffnen Materialbestel. Landeskartenbestellung REGA Anmeldung Eine Coach- Checkliste ausfüllen pro Lager + ev. Programm beurteilen lassen SPORTdb SPORTdb Programm beurteilen, wenn Sicherheitsaktivität J+S-Angebote bewilligen Swisstopo REGA Evtl. Fragen mit dem Sportamt klären Materialbestellung per Post an das Kantonale J+S-Amt senden Landeskartenbestellung an Swisstopo senden Anmeldung REGA- Gönnerschaft auf Sport DB Checkliste unterschreiben + Coach übergeben Checkliste unterschreiben + Leiter übergeben Lokale Gruppe J+S-Lager- LeiterIn J+S-Coach J+S- Sicherheits- Experte J+S-Amt Bemerkungen Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

3 PROZESSÜBERSICHT: J+S-ANGEBOT Durchführen J+S-Lager durchführen Lager- Handbuch führen Einfluss nehmen motivieren unterstützen rekrutieren schlichten koordinieren begleiten besuchen Coach- Journal führen Mutationen melden SPORTdb SPORTdb Mutationen verarbeiten zusätzliches Lager Lager fällt weg oder wird abgebrochen J+S-Coach wechselt Adressmutationen von Coach & Leitenden TN-Zahl und Lagertage melden Anwesenheitskontrolle ausfüllen, Lager abschliessen. SPORTdb SPORTdb Abrechnung verarbeiten Muss spätestens 30 Tage nach Abschluss erledigt sein! Abschliessen Auswertung Weiteres Vorgehen festlegen Ziele erreicht? Programm sinnvoll? Was ist zu ändern? neue Anmeldung erstellen Unterlagen 3 Jahre aufbewahren Fördern LeiterInnen empfehlen für Kursbesuche Kursanmeldungen mit Coach koodinieren Nachwuchsförderung Lokale Gruppe J+S-Lager- LeiterIn J+S- J+S-Coach Sicherheits- J+S-Amt Bemerkungen Experte Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

4 Dies ist eine Beschreibung für die Nutzergruppe 3 Lagersport/Trekking. Die J+S-Coach- Anerkennung ist jedoch nutzergruppenübergreifend. Jahresangebot anmelden Zu Beginn des Jahres bespricht der J+S-Coach zusammen mit der verantwortlichen Lagerleitung das geplante Jahresangebot. Dieses sollte möglichst früh auf der SPORTdb eingegeben werden, spätestens jedoch 30 Tage vor dem ersten Lager! Dies, damit das kant. J+S-Amt genügend Zeit für die Bewilligung hat. Neues Angebot eröffnen Als erstes musst du dich als Coach in die SPORTdb einloggen ( Das Login erhältst du per Mail. Danach kannst du unter der Rubrik Jugendausbildung ein neues Angebot eröffnen: 1. Organisator (z.b. JEMK Silta/Worb) auswählen (es erscheinen nur die Jungscharen, für welche du als Coach gemeldet bist). Wenn du eine Jungschar coachen willst, für welche du nicht als Coach gemeldet bist, setze dich bitte mit dem Jungscharsekretariat oder Reto Zumbrunn in Verbindung. 2. Kontrolle der Jungschardaten bestätigen. Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

5 Nun kann von links nach rechts die ganze Angebotsanmeldung durchgegangen werden Von dieser Ansicht aus (Hauptseite Angebot) «Schritt für Schritt» von links nach rechts die Seiten oder Mappen bearbeiten. Als erstes die Angebotsdaten. Angebotsdaten kontrollieren / anpassen Für das Angebot ist die Hauptleitung zu bestimmen und für die Auszahlung der J+S-Entschädigung das Konto der Organisation anzugeben. Die Auszahlung der Coach-Entschädigung erfolgt in der NG3 auch auf das Organisationskonto. 1. Hauptleiter bestimmen 2. Auszahlungs-Konto auswählen (Für den Coachbeitrag das gleiche Konto auswählen) Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

6 Lager eröffnen Leiter, Begleitpersonen und Teilnehmer erfassen Die Leiter sollten schon der jeweiligen Organisation (Ortsjungschar) zugewiesen sein. Fehlende Leiter können hinzugefügt werden. Die Teilnemer können mittels csv.-datei hochgeladen werden. Einmal erfasst, bleiben die TN in der SPORTdb und müssen für das nächste Lager nur noch aus der Liste ausgewählt werden. Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

7 CSV Upload REGA Die Aktuellen Teilnehmer können solange bis das Lager begonnen hat der REGA gemeldet werden. Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

8 Zielvereinbarung definieren Du musst mindestens eine Zielvereinbarung für das Angebot aus den 4 Handlungsfeldern (Kategorien) auswählen, welches du im laufenden Jahr mit dem Team angehen willst. Die getroffene Zielvereinbarung ist nach Abschluss des Angebotes auszuwerten. Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

9 Angebot melden Das Angebot ist nun fertig erfasst. Mit dem Button «Angebot melden» wird nun der Bewilligungsantrag ausgelöst (vgl. früher Anmeldung in Couvert einpacken und an das kant. J+S-Amt per Post senden). Das Angebot wird vom Kant. J+S-Amt geprüft und bewilligt. Damit wird dem Angebot eine Angebotsnummer zugeteilt. Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

10 J+S-Material/Swisstopo-Leihkarten/Rega Sobald das Angebot von dir als J+S-Coach auf der SPORTdb angemeldet und vom J+S-Amt bewilligt ist, können J+S-Material und Landeskarten bestellt werden. Die Lagerleitung füllt die Formulare nach Bedarf aus. Der Coach überprüft, ob die Bestellformulare vollständig und den Dotationen gemäss ausgefüllt sind, bevor er sie unterschrieben weiterschickt. J+S Leihmaterial Die Bestellung muss mind. 3 Wochen vor Lieferdatum per Post beim kantonalen J+S-Amt sein. Achtung: Die Materialbestellung muss an die in der Angebotsbewilligung aufgeführte Kant. Amtsstelle eingereicht werden (ein anderes J+S-Amt kann die Materialbestellung nicht abwickeln). Vor Ostern und in den Monaten Juni, Juli, Dezember und Januar beträgt die Bestellfrist 5 Wochen. Das bedeutet, dass der Coach dafür sorgen muss, dass er die Formulare genug früh von der Lagerleitung erhält. Das bestellte Material kostet -.60 Fr. pro Kilo (inkl. Palett und Rahmen). Es wird an den gewünschten Ort geliefert und auch wieder am Wunschort abgeholt. Die BASPO Nr. (J+S-Angebots Nr.) ist beim Angebot in der SPORTdb ersichtlich. Landeskarten Die Bestellfrist beträgt in der Regel mind. 3 Wochen vor Lieferdatum ausser im Sommer (Juni August) 6 Wochen. Das Formular ist per Post direkt an Swisstopo, Seftigenstr. 264, 3084 Wabern einzureichen. Rega-Gönnerschaft Die Teilnehmenden im LS/T-Alter (Teens und Kids) können während der Dauer des Lagers eine Rega-Gönnerschaft erlangen. Dazu kann direkt in der SPORTdb die Teilnehmerliste (vor dem Lagerbeginn) an die Rega weitergeleitet werden. Eingeschlossen sind alle Teilnehmer, Leiter und Begleitpersonen. Programmbewilligung durch J+S-Coach Der Lagerleiter reicht das Programm beim J+S-Coach ein Die Lagerleitung reicht das Lagerprogramm (Picasso) mit den Dossiers genügend früh vor dem Lager dem J+S-Coach ein. Im Picasso muss klar ersichtlich sein, welcher Block zu welchem Dossier gehört und ob es sich um eine Lagersport-, Lageraktivitäten- oder Jungscharblock handelt. Broschüre LS/T Grundlagen" Seite 7ff Als Hilfe kann die Checkliste Lagerbetreuung verwendet werden. Programmbeurteilung mittels Coach-Check-Liste Der J+S-Coach beurteilt nun anhand der vollständig eingereichten Unterlagen, ob das Lager den Anforderungen von J+S entspricht. Als obligatorisches Hilfsmittel dient dazu die Coach-Check- Liste. Als erstes überprüft der Coach, ob alle Rahmenbedingungen an ein J+S-Lager immer noch erfüllt sind. Leitfaden LS/T Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

11 Ein zweiter Bereich umfasst das Lager als Ganzes, insbesondere die Einhaltung der Ziele und Grundsätze von Lagersport/Trekking. Hier beurteilt der Coach, ob die Qualität und Vielfalt der Blöcke stimmt, ob Aufbau und Inhalt der Blöcke sinnvoll und gut auf das Lagerthema abgestimmt sind und zusammen eine Einheit bilden. Broschüre LS/T Grundlagen Seiten 6 Unter Spiel und Sport werden die Lagersportblöcke betrachtet. Der J+S-Coach beurteilt, ob täglich mindestens 4h J+S Aktivität und davon mindestens 2h Sport durchgeführt werden und ob dieser im Sinne von J+S ist. Broschüre LS/T Grundlagen Seiten 7ff Der nächste Abschnitt widmet sich den Unternehmungen. Der J+S-Coach beurteilt, ob die Unternehmung den Sicherheitsbestimmungen von J+S LS/T entsprechen und ob die Vorbereitungen verantwortungsbewusst getroffen wurden. Broschüre LS/T Berg Seiten 4ff Bei den Lageraktivitäten-Blöcken muss überprüft werden, ob diese den Lageraktivitätsanforderungen gemäss J+S entsprechen. Broschüre LS/T Grundlagen Seite 9 Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

12 Für das ganze Lager und evtl. für einzelne Blöcke muss ein Sicherheitskonzept vorhanden sein. Broschüre LS/T Grundlagen Seite 14ff Der J+S-Coach muss erkennen, wann es sich bei Aktivitäten um Sicherheitsaktivitäten handelt und diese entsprechend ausweisen. Er muss abklären, ob die erforderlichen Spezialisten (erfolgreich besuchtes Sicherheitsmodul) vorhanden sind. Im Zweifelsfall hat der J+S-Coach immer mit dem entsprechenden Sicherheitsexperten Rücksprache zu nehmen. Handelt es sich um eine Sicherheitsaktivität, so muss diese zwingend von einem Sicherheitsexperten beurteilt werden. Alle anderen Bereiche bleiben in der Beurteilungsverantwortung des J+S-Coachs. Ungenügende oder fehlende Programmteile oder Dossiers müssen gemäss den Beanstandungen vom Lagerleiter überarbeitet und dem J+S-Coach nachgeliefert werden. Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

13 Sicherheitsexperten Bist du als J+S-Coach nicht in der Lage einen Programmteil zu beurteilen, so musst du diese von einem Spezialisten beurteilen lassen. Bei sicherheitsrelevanten Aktivitäten (Winteraktivitäten, Wasseraktivitäten und Bergtrekking) muss ein Sicherheitsexperte die Beurteilung vornehmen. Broschüre Das ist LS/T Seiten 8-11 Bergtrekking André Budry, Isenbergstr. 3, 8450 Andelfingen, P : , M: , andre.budry@lif .ch Claudio Müller, Bahnhofstr. 40, 8154 Oberglatt, P: , M: , coira@bluewin.ch Martin Graber, Mösliweg 2, 3700 Spiez, , fachperson@jemk.ch Winteraktivitäten Reto Zumbrunn, Hondrichstr. 65a, 3702 Hondrich, P : , M , rezum@gmx.ch Wasseraktivitäten Das Jungscharsekretariat, G: , info@jemk.ch wird dir eine externe Expertenperson vermitteln Bewilligung durch den J+S-Coach Du als J+S-Coach bewilligst das Lager, indem der Coach dem Lagerleiter die Checkliste unterschrieben zurück gibt (oder per Mail sendet) und für sich eine Kopie behält. Indem der Lagerleiter auch seine Unterschrift darauf setzt, zeigt er, dass er die Bedingungen des Coaches für die Lagerdurchführung anerkennt. Voraussetzung: alle Checkpunkte sind gewissenhaft überprüft. Beanstandungen werden direkt auf der Coach-Check-Liste festgehalten. Lager, die ohne Bewilligung des Coachs durchgeführt werden, gelten nicht als J+S-Angebot. Ein Lager kann nicht nachträglich bewilligt werden. Die Unterlagen werden vom J+S-Coach 3 Jahre aufbewahrt und können jederzeit vom J+S-Amt eingesehen werden. Die Coach-Check-Liste, der Picasso und die Dossiers müssen nicht ans J+S-Amt weiter geleitet werden, ausser sie werden ausdrücklich angefordert. Lagerdurchführung und Abrechnung Durchführung und Lagerbesuch Du als J+S-Coach bis dazu aufgefordert, Lager zu besuchen und so das Leiter-Team bei seiner Arbeit zu begleiten, Kontakte zu pflegen, Einblick ins Lagerleben zu erhalten und das Einhalten der Programmangaben zu überprüfen. Wesentlich ist die Unterstützung im Sicherheitsbereich. Positive Erlebnisse wie auch Beanstandungen sind im Coach-Journal (Schriftliche Dokumente der Lageranmeldung und Betreuung: Anmeldeformulare, Picasso, Dossiers, Coach-Check-Liste, Bemerkungen) festzuhalten. Bei Verstössen gegen den Leitfaden kann dem Lagerleiter auf Antrag des J+S-Amt die Anerkennung entzogen werden. Mutationen Die Lagerleitung ist darauf aufmerksam zu machen, dass der J+S-Coach bei folgenden Punkten zwingend Änderungen in der SPORTdb einfügen muss 1. wenn ein angemeldetes Lager sistiert wird, 2. wenn ein neues Lager im Jahresprogramm dazu kommt, Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

14 3. wenn der J+S-Coach durch einen anderen ersetzt wird, 4. wenn die Personalien des Coachs ändern. Angebot abrechnen Abschluss muss 30 Tage nach dem Lager erledigt sein! -> sonst keine Beitragsauszahlung Nach jedem Lager erhältst du als J+S-Coach von der Lagerleitung die effektive Teilnehmerliste. In der Anwesenheitskontrolle muss nun für jeden Teilnemer pro anwesendem Tag ein Hacken gesetzt werden. Du als Coach kannst deinem Lagerleiter durch Einladung auf die SPORTdb einen Zugriff auf die Lagerdaten zu ermöglichen, damit dieser die Teilnehmenden vor dem Lager selber erfassen kann oder nach dem Lager die Anwesenheitskontrolle selber ausfüllen kann. Weiter muss der Leitereinsatz aktualisiert werden und eventuell die Lagerdaten korrigiert werden. Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

15 Wenn die Teilnehmerliste nachgeführt ist, die Zielvereinbarungen ausgewertet sind, die Angebotsdaten und das Auszahlungskonto überprüft ist, kann das Angebot abgeschlossen werden. Mit dem Abschluss des Jahres-Angebotes wird dieses als Antrag zur Auszahlung wiederum ans Kant. J+S-Amt weitergeleitet, welches die Auszahlung auslöst. Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2

16 Entschädigungsansätze Stand März 2015 Für das Lager: Bis 31. Juli 2015 Fr pro Lagertag und Teilnehmer im entsprechenden Zielalter (5-10 für Kindersport und für Jugendsport) Ab 1. August 2015 Fr pro Lagertag und Teilnehmer im entsprechenden Zielalter (5-10 für Kindersport und für Jugendsport) Für den J+S-Coach Die Beiträge für J+S-Coaches richten sich nach dem Umfang der Beiträge für die Durchführung der J+S-Angebote. Sie beträgt höchstens 10 Prozent der Gesamtsumme. Auszahlung erfolgt auf das Gruppenkonto der Jungschar. Schlussbemerkungen Dokumente Alle Coach-Dokumente sind downloadbar auf der JEMK-Homepage: Adressen Jungschar-Sekretariat Badenerstrasse 69, Postfach Zürich G: AG Schulung Regula Meier Alpenblick 3, 8311 Brütten P/M: Coach-Verantwortlicher JEMK Reto Zumbrunn Hondrichstrasse 65a, 3702 Hondrich P: , M: Dank Ich danke dir für deine Arbeit und deinen Einsatz für deine Jungschar. Danke, dass du dich der Verantwortung stellst, das Bindeglied zwischen der Jungschar und dem kantonalen J+S-Amt zu bilden. Du trägst wesentlich zur Motivation der Leitenden und zur Sicherstellung der Qualität der Angebote bei! Puma, Reto Zumbrunn Administration und Betreuung Seite AG Schulung JEMK Version 3.2