Dienstanweisung für das Informationsregister

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1 Kulturbehörde Amt Behördenmanagement B/02-0.4/32 Dienstanweisung für das Informationsregister Vormerken für und veröffentlichen im Informationsregister nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz vom 9. Juni 202 (HmbTG). Einführung Das Hamburgische Transparenzgesetz (HmbTG) ist seit dem 06. Oktober 202 in Kraft. Es sieht neben der Auskunftspflicht eine Pflicht zur Veröffentlichung gesetzlich näher bestimmter Informationen vor. Die FHH richtet daher bis spätestens zum 06. Oktober 204 ein Informationsregister ein. Auch wenn die technischen Voraussetzungen hierfür erst noch geschaffen werden müssen, gilt die Veröffentlichungspflicht für die in 3 HmbTG aufgelisteten Informationsgegenstände bereits ab dem 06. Oktober 202 (und teilweise auch bis zum 6. Oktober 20d2 zurück, s.u. IV.). Es sind daher von allen betroffenen Stellen Vorkehrungen für das spätere Einstellen der Dokumente in das Informationsregister zu treffen. II. Aufgaben Aufgabe dieser Dienstanweisung ist es, die im Informationsregister später zu veröffentlichenden Dokumente für eine abschließende Prüfung und Bearbeitung leichter identifizieren und zuordnen zu können sowie den Veröffentlichungsprozess zu regeln. Die Dienstanweisung bezieht sich sowohl auf die elektronisch geführte Akte (ELDORADO) als auch auf Bereiche, in denen noch mit Papierakten gearbeitet wird. Die hier beschriebene Vorgehensweise gilt verpflichtend für alle Beschäftigten der Organisationseinheiten der KB; Anpassungen dieser Dienstanweisung sind zu erwarten, da Reichweite und Umfang der gesetzlichen Bestimmungen im HmbTG sowie die technischen Prozesse noch nicht abschließend geklärt sind. III. Informationsgegenstände Der Katalog der (veröffentlichungspflichtigen) Informationsgegenstände des 3 HmbTG zählt insgesamt 8 Tatbestände auf, für die Phase des Vormerkens in der KB sind grundsätzlich folgende (fett unterlegten) Tatbestände besonders relevant:

2 3 Abs. Nr. 3 Abs. Nr. 2 3 Abs. Nr. 3 3 Abs. Nr. 4 3 Abs. Nr. 5 3 Abs. Nr. 6 3 Abs. Nr. 7 3 Abs. Nr. 8 3 Abs. Nr. 9 3 Abs. Nr. 0 3 Abs. Nr. 3 Abs. Nr. 2 3 Abs. Nr. 3 3 Abs. Nr. 4 3 Abs. Nr. 5 3 Abs. 2 Satz Nr. 3 Abs. 2 Satz Nr. 2 3 Abs. 2 Satz, 2. HS Vorblatt und Petitum von Senatsbeschlüssen Mitteilungen des Senats an die Bürgerschaft in öffentlicher Sitzung gefasste Beschlüsse (nebst den zugehörigen Protokollen und Anlagen) Verträge der Daseinsvorsorge Haushaltspläne, Stellenpläne, Bewirtschaftungs-, Organisations-, Geschäftsverteilungs- und Aktenpläne Globalrichtlinien, Fachanweisungen, Verwaltungsvorschriften amtliche Statistiken und Tätigkeitsberichte Gutachten und Studien, soweit sie von Behörden in Auftrag gegeben wurden und in die Entscheidung der Behörde einfließen oder deren Vorbereitung dienen Geodaten Ergebnisse von Messungen, Beobachtungen und sonstigen Erhebungen über schädliche Umwelteinwirkungen, Umweltgefährdungen sowie über den Zustand der Umwelt... Baumkataster Öffentliche Pläne, insbesondere Bauleit- und Landschaftspläne wesentliche Regelungen erteilter Baugenehmigungen/ vorbescheide Subventions- und Zuwendungsvergaben wesentliche Unternehmensdaten städtischer Beteiligungen... Verträge, an deren Veröffentlichung ein öffentliches Interesse besteht Dienstanweisungen alle vergleichbaren Informationen von öffentlichem Interesse Die einzelnen Informationsgegenstände sind auslegungsbedürftig. Die Auslegung und Definition der Informationsgegenstände erfolgt einheitlich für die gesamte FHH durch die bei der BJG angesiedelte Projektgruppe Teilprojekt Recht" zur Umsetzung des Transparenzgesetzes. Die Erläuterungen einzelner Informationsgegenstände werden nach und nach auf dem internen Transparentgesetzportal ( eingestellt. In diesem Portal finden Sie zudem viele andere hilfreiche Informationen rund um das Transparenzgesetz. IV. Zu erfassende Zeiträume und Fassungen a) Veröffentlichungspflicht seit dem 6. Oktober 202 Die Informationspflicht gilt grundsätzlich für alle oben genannten Informationsgegenstände, die seit dem 6. Oktober 202 aufgezeichnet worden sind. b) Veröffentlichungspflicht für den Zeitraum vor dem 6. Oktober 202 Darüber hinaus gilt die Veröffentlichungspflicht aber auch für Informationen, die vor dem Inkrafttreten des Gesetzes aufgezeichnet wurden, soweit sie in veröffentlichungsfähiger elektronischer Form vorliegen. Dokumente, die Sie in Word oder Excel abgelegt haben, sind davon nicht betroffen, sondern nur über ELDORADO gespeicherte Dokumente, die dort vor dem 6. Oktober 202 aufgezeichnet wurden und einen Informationsgegenstand nach 2

3 3 HmbTG zum Gegenstand haben. Sofern bei solchen Dokumenten ohne nähere Prüfung evident ist, dass einer Veröffentlichung keine rechtlichen Beschränkungen entgegenstehen, sind sie zu veröffentlichen und zwar ggf. bis zum 6. Oktober 2002 zurück. Bitte informieren Sie die Registratur bei solchen.alten" Vorgängen entsprechend der unter Ziff. VI. 2c beschriebenen Verfügungstechnik für Papierakten, damit die Registratur nachträglich in ELDORADO die erforderlichen HmbTG-Stichworte eingeben kann. Ist indes eine detaillierte rechtliche Prüfung eines alten" ELDORADO-Dokuments erforderlich, soll keine Veröffentlichungspflicht bestehen, da die Dokumente nicht in veröffentlichungsfähiger Form" vorliegen. Sofern in Altverträgen, die vor dem Inkrafttreten des HmbTG abgeschlossen wurden, deren Veröffentlichung ausgeschlossen wurde, unterliegen sie ebenfalls nicht der Veröffentlichungspflicht. c) Veröffentlichungsdauer von Informationsgegenständen Die Informationen im Informationsregister müssen mindestens O Jahre nach ihrer letzten Änderung vorgehalten werden. Bei Veränderung veröffentlichter Informationen muss neben der Änderung auch die jeweilige Fassung für jeden Zeitpunkt abrufbar sein. Dies bedeutet, dass es nicht ausreicht, zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Informationsregisters den aktuellen Stand der relevanten Dokumente einzustellen, sondern dass rückwirkend bis zum 06. Oktober 202 auch alle vorher gültigen Fassungen dieser Dokumente zu veröffentlichen sind. Beispiel: In das Informationsregister ist Ende 204 der zu dem Zeitpunkt gültige Geschäftsverteilungsplan der KB einzustellen, darüber hinaus sind aber auch alle in der Zeit ab 06. Oktober 202 geltenden Fassungen des Geschäftsverteilungsplans der KB einzustellen. (Sofern die Geschäftsverteilungspläne bereits vor dem 6. Oktober 202 in ELDORADO abgelegt waren, ist deren Veröffentlichungspflicht ebenfalls zu prüfen). V. Zentrale Erfassung von Verträgen Im Informationsregister sind nicht nur alle Verträge der Daseinsvorsorge (eine Definition findet sich unter 02 /Seiten/default.aspx) bzw. Verträge von öffentlichem Interesse (siehe ebenfalls unter /Seiten/default.aspx) mit einem Vertragsvolumen ab EURO ,00 zu erfassen. Sondern auch dann, wenn der einzelne Vertrag unter dem Schwellenwert von EURO ,00 liegt, muss dieser Vertrag veröffentlicht werden, wenn zwischen demselben Vertragspartner und der KB im laufe der vergangenen zwölf Monate insgesamt Verträge über mehr als EURO ,99 abgeschlossen wurden. Um diesen Schwellenwert berechnen zu können, müssen alle Verträge zentral erfasst werden. Bitte senden Sie daher unmittelbar nach Vertragsabschluss an B24 folgende Informationen: Namen und Anschrift sowie Geschäftspartnernummer des Vertragspartners, die Nettovertragssumme (sofern kein Nennwert vorhanden, bitte realen Wert bzw. Streitwert angeben) sowie das Datum des Vertragsschlusses. Sie erhalten eine Rückmeldung von B24, wenn der Schwellenwert erreicht wird. Bitte verfügen Sie eine Kopie des abgeschlossenen Vertrages auch unter folgendes Aktenzeichen: /32/3 (Transparenzgesetz - Vertragssummencontrolling). Für die LHO-Betriebe wird das B24-Referat die Verträge gesondert zu erfassen, die LHO Betriebe haben einen eigenen EURO ,00-Schwellenwert und müssen die notwendigen Vertragsdaten-/unterlagen wie beschrieben an B24 melden. 3

4 VI. Verfahrensweise für das (Vor)merken von Informationsgegenständen Der/die Sachbearbeiter/in entscheidet, ob ein Dokument für die Öffentlichkeit bestimmt ist.. Eldorado-Drucker Wenn Sie über den Eldorado-Drucker Dokumente zu der Sachakte geben und das Dokument in das Informationsregister eingestellt werden soll, gehen Sie bitte wie gewohnt vor: Dokument Drucken", den Eldorado-Drucker auswählen und ok" drücken: Drucken Drucker li~ : Stzlli.IS: Typ: Ort: Kommentzir: ELDORADO Port: [J Au~abe ln Date 0 Manuell duplei. Auswählen, ob Sie das Dokument Schwarz-Weiß" oder in Farbe" einstellen wollen: teradoc Cltent \lfie sol cla$ D okinent e$tel weiden? Schworz/Woin j Forbo l l Abbrechen J - Dann geben Sie in die Bearbeitungs-Maske die üblichen Angaben (Aktenzeichen, Betreff etc.) ein. Zusätzlich müssen Sie das Feld Stichwort" ausfüllen, über dieses Feld wird das Dokument für das Informationsregister vorgemerkt: Aktenzelche A~ender. fremdes Ak.tf'nzetchen 8eu OOkumentenan: Info an Re& Erst~ lluncs-~tum : {;: l l Kopieren l l'til :tl ftt : L f Enucen - ~ AbbrKhen ~ <' u-n,,, tr ~ t n Hiife ' '", 4

5 Wenn Sie den schwarzen Pfeil rechts anklicken, gelangen Sie zu einer Auswahlmaske. Mehrlachauswahl: Sbchwoft _ Hmb TG l ~ ;;bt G_BesctWsseölfenlicherSbungen Hmb TG_DieMtanweisungen HmbTG_Geodaten HmbTG Gulachlen, Stu6en l,---- Zupeoiclnete Begitfe =HmbT(Orga Geschällsverteiungt Aktercil<j Hrnb TG StaliWl<en, T ~~sbe<ichte t!i-:.'i,-hmbtg-so.bventionsvetgaben e!!j =Hmb TG= vergleichbate Informationen von iillen ~ c~=~~=~::::: ~=7::.: _JI HmbTG Verwaltungsvorsernten ~mbt G_ Vorblatl und Peti<m von Senatsbesctl ( Suche autflhen ) Ü[bemetvnen J I Abblechen J Hi e Zum Übernehmen des Stichwortes genügt ein Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag und danach das Anklicken des Buttons übernehmen". Nach dem Ausfüllen aller Einträge wird der Button,Speichern' gedrückt und das Dokument automatisch zur weiteren Bearbeitung an den/die zuständige/n Sachbearbeiter/in der jeweiligen Registratur geleitet 2. Papierakte a) Verfügungstechnik Der/die Sachbearbeiter/in vermerkt im Rahmen seiner/ihrer schriftlichen Verfügung auf dem Vordruck, dass das beigefügte Dokument nach dem HmbTG zu veröffentlichen ist und bezeichnet den Informationsgegenstand nach 3 HmbTG (z.b. durch Ankreuzen auf dem Vordruck) auf den Bezug genommen wird (siehe Stichwort-Verzeichnis" in obiger Maske). Die jeweils verantwortlichen Registraturen pflegen die Dokumente, wie beschrieben, in ELDORADO ein. b) Einrichtung des ELDORADO-Grundmoduls Sofern ELDORADO in den Organisationseinheiten der KB noch nicht eingeführt ist, sondern nur in Papierakten verfügt wird, hat die zuständige Registratur ein ELDORADO Grundmodul zu installieren, um die vorzumerkenden Dokumente in ELDORADO zu überführen. Innerhalb des ELDORADO-Grundmoduls ist ein eigenes Aktenzeichen für die vorzumerkenden Dokumente für das Informationsregister anzulegen, in das die einzelnen vorzumerkenden Dokumente unter Angabe des HmbTG-Stichworts verfügt werden. c) Veröffentlichung alter", noch nicht in ELDORADO für das Informationsregister vorgemerkter Dokumente Ist ein Dokument zu veröffentlichen, das bereits in ELDORADO oder in der Papaierakte abgelegt wurde, das aber noch nicht mit dem erforderlichen HmbTG-Stichwort in ELDORADO versehen wurde (dies ist insbesondere bei Dokumenten vor dem 6. s

6 Oktober 202 die Regel), ist dieses Dokument erneut an die zuständige Registratur wie unter a) beschrieben zu verfügen, damit die Registratur nachträglich das HmbTG Stichwort setzen kann. VII. Verfahrensweise für die Veröffentlichung der (vor)gemerkten Dokumente Vor Einspeisung der von dem/der zuständigen Sachbearbeiter/Sachbearbeiterin vorgemerkten Dokumente in das Informationsregister (voraussichtlich im zweiten Quartal 204) ist durch diesen/diese eine abschließende Prüfung und ggf. Aufbereitung dieser Dokumente vorzunehmen. Hierzu trägt die Registratur in dem Feld Info an die Regi" die E Mailadresse des/der Sachbearbeiters/in ein, damit diesem/r das Dokument vor der Veröffentlichung im Informationsregister nochmals zur Prüfung, Nachklärung von Rechten, ggf. notwendigen Schwärzungen sowie Anreicherung mit Metadaten und endgültigen Freigabe vorgelegt werden kann. Die technischen Details werden noch bekannt gegeben. Einen Umlaufzettel für den Veröffentlichungsprozess finden Sie auf dem J:-Laufwerk Transparenzgesetz/Merken und veröffentlichen im Informationsregister". Bei schwierigen rechtlichen Einzelfragen ist das Rechtsreferat von der zuständigen Stelle rechtzeitig miteinzubeziehen. Das jeweils zuständige Fachreferat stimmt die Freigabe mit der zuständigen Amtsleitung ab. Die zuständige Amtsleitung entscheidet auch über die ggf. erforderliche Abstimmung mit der Behördenleitung. Nach der Freigabe durch die Amtsleitung/Behördenleitung verfügt der/die zuständige Sachbearbeiter/in das Dokument in das Informationsregister (weitere Hinweise über den Ablaufprozess folgen), eine Kopie des verfügten Dokumentes geht automatisch in die Sachakte des Originals. Der Umlaufzettel ist nach Veröffentlichung des Dokuments zur Sachakte sowie zu der Akte Transparenzgesetz - Informationsregister" (02-0.4/32/4) zu geben. Auch eine Kopie des in das Informationsregisters verfügten Dokuments ist in die Akte Transparenzgesetz - Informationsregister" (02-0.4/32/4) zu verfügen. VIII. Allgemeine Hinweise Da Ihnen ein bisher ungewisser Arbeitsaufwand entstehen wird, sollten Sie sich bei der Auswahl von Dokumenten zum Vormerken möglichst nahe am gesetzlichen Erfordernis orientieren. Das reduziert den Anteil ggf. unnötig vorgemerkter Dokumente und damit auch den Umfang der Wiedervorlagen in der Phase des Prüfens und Aufbereitens. Andererseits vermindert ein sachgerechtes Vormerken den Rechercheaufwand vor Inbetriebnahme des Informationsregisters. In unklaren Fällen entscheiden Sie sich bitte eher für das Vormerken. Weitere Informationen finden Sie auf hamburg.de/websites/02 /Seiten/default.aspx Laufwerk/Transparenzgesetz. Diese Dienstanweisung gilt bis auf Weiteres. dem und FHH-Portal auf dem J:- Hamburg, den.a -:;. C'{,. 2 O.//'f Pe_ ~ L Dr. Dirk Petrat 6