Richtlinien von Eurasia-Pacific Uninet Projekten für das Jahr 2013

Transkript

1 1. Auszahlung Richtlinien von Eurasia-Pacific Uninet Projekten für das Jahr 2013 Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt entsprechend den Angaben auf Ihrer Annahmeerklärung und ist durch den/die institutionelle/n Koordinator/in bzw. durch die Netzwerkpräsidentin oder Vizepräsidenten zu bestätigen. 2. Verwendung der Fördermittel Ihr Projekt ist bis spätestens Juli 2014 durchzuführen. Die Fördermittel sind ausschließlich für die im Projektantrag aufgelisteten Kosten gemäß den EPU Richtlinien zu verwenden. Sollte sich während der Durchführung des Projektes eine unvorhergesehene Notwendigkeit zur Umwidmung von Mitteln ergeben, ist dies bei der Netzwerkpräsidentin oder beim Vizepräsident zu beantragen. 3. Bericht Spätestens 30 Tage nach Projektende ist der Präsidentschaft des Eurasia-Pacific Uninet ein Abschlussbericht in englischer Sprache (unter Beilage von Fotos) für die Verwendung im nächsten Eurasia-Pacific Uninet Jahresbericht zu übermitteln. 5. Zurückzahlung Bei der Auszahlung von Vorschüssen ist die fertige Abrechnung beim EPU/OeAD zur Kontorolle einzureichen. Ein gemäß Abrechnung nicht verbrauchter Betrag ist nach Freigabe des EPU/OeAD (erfolgt per Mail) auf folgendes Konto zurück zu überweisen: Bank: Erste Bank, BLZ: Kontonummer: lautend auf: OeAD-GmbH IBAN: AT SWIFT: GIBAATWWXXX Sollte die Durchführung oder die Abrechnung wider Erwarten nicht fristgerecht erfolgen können, muss der ausbezahlte Vorschuss an das EPU im OeAD rücküberwiesen werden. 6. Eurasia-Pacific Uninet Logo Die Förderung durch das Eurasia-Pacific Uninet muss bei Durchführung des Projekts angeführt werden. Das EPU-Logo muss auf schriftlichen Aussendungen beziehungsweise Materialien zum Projekt sichtbar sein.

2 7. Abrechnung Es gibt grundsätzlich 3 Möglichkeiten der Abrechnung: 1.) Eine pauschalierte Abrechnung (Vorlage des unterschriebenen Receipt Travel and Accomodation grant des Empfängers dabei sind keine weiteren Belege erforderlich) 2.) Eine Abrechnung gegen Belegsvorlage (bei dieser Abrechnung sind unten angeführte Punkte zur Abrechnung einzuhalten) 3.) Eine gemischte Form der Abrechnung: Diese besteht aus pauschalierten Auszahlungen über das Receipt Travel and Accomodation grant sowie gegen Belegsvorlage. Gilt für 1., 2. und 3. Abrechnungsform: Spätestens 30 Tage nach Projektende max. bis zum Ende des Projektdurchführungszeitraumesist dem EPU eine Abrechnung des Projektes zu übermitteln. Beilage je nach Art des Projektes: Programm der Konferenz, Abstractbook oder Bestätigung der Projektdurchführung (ausgestellt vom ausländischen Projektpartner) Bei gesamten wie auch bei Teil-Abrechnungen von Projekten, muss die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Abrechnung durch den/die institutionelle/n KoordinatorIn bestätigt werden Der Abrechnung ist eine summarische Aufstellung der erfolgten Ausgaben beizulegen sowie (sofern keine Zahlungsbestätigung oder auf der Rechnung vermerkt)- die jeweils erfolgte Zahlungsart (bar oder Kredit-/Bankomatkarte) anzuführen. Der/Die institutionelle/r KoordinatorIn bestätigt mit seiner/ihrer Unterschrift die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Abrechnung. Dazu ist das Formular Projektabrechnung zu verwenden. Gilt für die 1.) pauschalierte Abrechnung (mit dem Receipt Travel and Accomodation grant) Verwendung bei: Beteiligung ausländischer und inländischer Partner Die Festsetzung der Pauschale für Reise- und Aufenthaltskosten beträgt max Nur in begründeten Ausnahmefällen (wenn z.b. mehrere Mitgliedsstaaten besucht werden) und mit Zustimmung des Kuratoriums/Netzwerkleitung, kann diese Pauschale ggf. erhöht werden. Die Auszahlung des Pauschales erfolgt durch den/die Projektleiter/in gegen Ausfolgung einer Empfangsbestätigung (Receipt Travel- and Accommodation Grant), die der Abrechnung des Projekts beizulegen ist. Dem Receipt ist eine Passkopie des Empfängers beizulegen! Gilt für 2.) Abrechnung gegen Belegsvorlage: Die EPU-Projektfördermittel dienen vorranging der Deckung von Reise- und Unterkunftskosten Alle Originalrechnungen mit dazugehöriger Zahlungsbestätigung müssen nach Projektabschluss beim EPU eingereicht werden und verbleiben beim EPU o Ausnahme: wenn die Verrechnung über eine EPU-Mitgliedsinstitution abgewickelt wird, die ein SAP- oder SAP-ähnliches Abrechnungssystem anwenden und die Belege bei der Institution verbleiben müssen, sind Kontoausdrucke und Kopien an das EPU zu übermitteln mit dem Vermerk, dass diese mit dem Original gleichlautend sind. Ebenso muss der Originalbeleg (ggf. teilweise) entwertet werden. Belege, die aus Fördermittel bezahlt wurden, dürfen an keiner anderen Stelle zur Förderung eingereicht werden.

3 Die Belege sind im Original dem/der institutionellen KoordinatorIn vorzulegen. Der/Die institutionelle KoordinatorIn bestätigt die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Abrechnung und leitet die Abrechnung an die OeAD-GmbH weiter. Belege müssen übersichtlich auf DIN A4-Blätter aufgeklebt, nummeriert und mit dem Verwendungszweck beschriftet werden. Bei Essenseinladungen muss eine TeilnehmerInnenliste beigefügt werden. Belege in Fremdwährung sind sofern kein Wechselbeleg oder keine Kreditkartenabrechnung mit Währungsumrechnung vorliegt mittels dem OANDA-Währungsumrechner ( mit der Interbank Rate ±0% zum Datum der Ausstellung des Beleges umzurechnen; das Ergebnis ist auszudrucken und dem Originalbeleg beizulegen. Eingangsrechnungen (Rechnungen, die direkt verrechnet werden (z.b.: Reisebüro schickt Rechnung zur Zahlung direkt an das EPU/OeAD) müssen folgende Rechnungsadresse enthalten: OeAD Gmbh, Buchhaltung, Ebendorferstrasse 7, 1010 Wien. Ebenso ist für die Zuordnung von Eingangsrechnungen die Angabe der entsprechenden Organisationseinheit bzw. des/der SachbearbeiterIn sowie der jeweilige Projektname (oder nummer) (z.b.: EPU 19.1/2013) erforderlich. Bei eventuellen Auslandsüberweisungen außerhalb des EU-Raumes, die vom EPU/OeAD direkt mit einem Lieferanten abgewickelt werden sollen, müssen Angaben zur Spesentragung (z.b. Spesenteilung zwischen Auftraggeber und Empfänger oder spesenfrei für den Empfänger ) bekannt gegeben werden Ausgestellte Honorarnoten müssen der Vorlage (siehe unten) entsprechen und insbesondere den Selbstversteuerungsvermerk beinhalten Belegarten, die nicht verrechnet werden können: Impfungen Ordinationsgebühren Reiseversicherung Anschaffungen (Laptop, Computer, ) Sollten diese jedoch unerlässlich sein, sind diese Anschaffungen nach der Projektdurchführung an das EPU zu übermitteln und für den weiteren Verbleib im EPU bestimmt. Tag- oder Nächtigungssätze (Ausnahme: die interne Reiseverrechnung der jeweiligen Institution verrechnet Tages- oder Nächtigungssätze- In diesem Fall wird diese in der Höhe abgegolten, wie dies die Institution handhabt.) Lebenshaltungskosten

4 Abrechnung von Fahrtkosten Gilt für alle Personen, die aus Projektmitteln einen Fahrtkostenersatz erhalten Folgende Unterlagen sind bei Fahrtkostenabrechnungen einzureichen: Bei Flug: Buchung im Reisebüro: Originalrechnung des Reisebüros inkl. Kopie des Kontoauszuges bzw. Kopie des Kreditkartenauszuges mit der entsprechenden Abbuchung Alle Boardingpässe (im Original oder Ausdruck) im Falle eines Verlusts des Boardingpasses muss eine Flugdurchführungsbestätigung der Airline eingereicht werden. Flugticket nur Economy Klasse! (Ausdruck des Reiseplans, der Buchungsbestätigung, des E- Ticket / Passenger Receipt) Online-Buchung: Buchungsbestätigung inkl. Kopie des Kontoauszuges bzw. Kopie des Kreditkartenauszuges mit der entsprechenden Abbuchung Alle Boardingpässe (im Original oder Ausdruck) Flugticket (Ausdruck des Reiseplans, der Buchungsbestätigung, des E-Ticket / Passenger Receipt) Bei Bahn- oder Busfahrt: Schalterticket: Originalticket Online-Ticket: Ausdruck des Tickets inkl. Kopie des Kontoauszuges bzw. Kopie des Kreditkartenauszuges mit der entsprechenden Abbuchung Bei eigenem PKW: Bei Benützung des eigenen PKWs werden grundsätzlich ersatzweise maximal die Kosten einer Bahnfahrt 2. Klasse abgegolten. Es sind die Grundsätze der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit zu beachten.

5 VORLAGE für eine Honorarnote <<Name, Adresse, des/der EmpfängerIn des Honorars>> OeAD (Österreichische Austauschdienst) GmbH z. H. Ebendorferstraße 7 A-1010 Wien Honorarnote Für meine Tätigkeit (Beschreibung der Tätigkeit inklusive Ort und Zeitrahmen) stelle ich den Betrag von EUR. in Rechnung. Ich ersuche um Überweisung dieses Betrags auf folgendes Konto: Bankleitzahl: Kontonummer: Konto lautend auf: IBAN: SWIFT: Der genannte Betrag deckt alle Spesen und Aufwände für meine genannte Tätigkeit ab. Ich bestätige, dass ich selbst zur Abfuhr sämtlicher Steuern und allfälliger Sozialversicherungsbeiträge bzw. zum Abschluss einer Pflichtversicherung verpflichtet bin und diese Steuern und Abgaben mit dem oben genannten Betrag abgegolten sind. Ort, Datum, Unterschrift