Handbuch IT-Consulting

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1 Handbuch IT-Consulting Ein praxisorientierter Leitfaden Dr. Otto Schlichtherle

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3 Vorwort Die Automatisierungs-, Kommunikations- und Informationstechnik ist in vielen Unternehmen die treibende Kraft für Veränderungsprozesse. Die Automatisierungstechnik ermöglicht neue Verfahren in den Bereichen Fertigung und Logistik. Die Identifikations- und Kommunikationstechnik ermöglicht eine lückenlose Verfolgung von Warenströmen entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Moderne Informationstechnologien (IT) erlauben eine zunehmend engere Verknüpfung der Informationsflüsse zwischen Unternehmen und Kunden. Themen wie Business Integration, Supply Chain Management, Customer Relation Management, Straight Through Planning oder Enterprise Resource Planning bewegen heute die IT-Abteilungen der Unternehmen. In diesem zur Zeit sehr turbulenten Umfeld greifen Unternehmen bei IT-Projekten gerne auf die Kompetenzen externer Consultants zurück. IT-Consultants können Unternehmen hier im Spannungsfeld zwischen strategischen Entscheidungen und technischen Lösungen beraten. Sie unterstützen bei der Planung und Einführung einer für die strategischen Unternehmensziele optimalen Ablauf- und Aufbauorganisation. Sie planen IT-Lösungen, die auf die strategischen Ziele abgestimmt sind, und unterstützen bei der Einführung neuer IT-Systeme. Potentiale zur Effizienzsteigerung zu nutzen, setzt voraus, sie erkannt zu haben. Einer geplanten Veränderung bestehender IT-Systeme oder einer Einführung neuer IT-Systeme sollte daher eine eingehende Analyse der bestehenden Abläufe eines Unternehmens vorangestellt werden. Bei Bedarf sind zusätzlich Kosten verschiedener Ablaufvarianten zu ermitteln, um Kostensenkungspotentiale abzuschätzen. IT-Consultants versuchen hier, die in einem Unternehmen vorhandenen Potentiale aufzudecken. Aufbauend auf den Ergebnissen der Prozessanalyse konzipieren und planen IT- Consultants künftige betriebliche Abläufe. Dabei muss eine konsequente Berücksichtigung des Kundennutzens sowie die optimale Nutzung verfügbarer Informationstechnologien sichergestellt werden. Auf dem Weg zur Umsetzung sind die Ergebnisse der Planung von Geschäftsprozessen und Informationstechnologie zu konkretisieren. In enger Abstimmung mit dem jeweiligen Auftraggeber ermitteln IT-Consultants die Anforderungen und die Funktionalitäten, die für die optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens durch eine Anwendungssoftware notwendig sind. Die Berücksichtigung der Integrationsfähigkeit in ein bestehendes IT-Umfeld ist dabei eine sehr wichtige Aufgabe. Alle Anforderungen an einzuführende IT-Systeme und die daraus abgeleiteten Anforderungen an künftige Abläufe sind dabei zu definieren und in Form eines Lastenheftes zu dokumentieren. Wenn es um die Auswahl des richtigen Partners für die Lieferung und Einführung neuer IT-Lösungen geht, können IT-Consultants eine Ausschreibung durchführen und nach eingehender Bewertung von Anbietern, Preisen und Leistungen ihrem

4 Auftraggeber eine Empfehlung geben. Bei Bedarf unterstützen sie ihre Auftraggeber bei Vergabeverhandlungen. Für die Phase der Systemeinführung übernehmen IT-Consultants das Projektmanagement. Hier können z. B. fortlaufende Veränderungen eine Anpassung der Planungsergebnisse erforderlich machen und zu Problemen der Projektabwicklung führen. Durch ein straffes Projektmanagement, fortlaufende Prüfung und Abnahme von Arbeitsergebnissen, Change Management sowie Ziel-, Termin- und Kostenkontrollen stellen IT-Consultants eine nach Zeit- und Kostengesichtspunkten optimale Projektabwicklung sicher. Sind zusätzlich Abläufe im Unternehmen anzupassen, um die Nutzenpotentiale der einzuführenden IT-Systeme auszuschöpfen, betreuen sie Unternehmen aktiv bei der notwendigen Reorganisation. Das Aufgabenfeld eines IT-Consultants geht damit weit über das eines Softwareentwicklers oder Technikers hinaus. Neben Kenntnissen betrieblicher Abläufe, Kenntnissen des Projektmanagements und der Verhandlungsführung verfügt er im Allgemeinen über ein breites Allgemeinwissen im Bereich der Informationstechnologie. Die in diesem Handbuch angesprochenen Themen beleuchten eine Vielfalt einzelner Facetten der Dienstleistung IT-Beratung. Im ersten Kapitel gehe ich auf das Umfeld der Unternehmensberater ein. Berater und ihre Tätigkeitsfelder sowie Aspekte der Zusammenarbeit werden aus der Sicht des Kunden dargestellt. Die Bereitstellung und Nutzung von Informationstechnologien in einem Unternehmen vollzieht sich in einem Prozess, der verschiedene Phasen von der Ideenfindung über die Planung, Umsetzung und Einführung bis hin zur Nutzung umfasst. Die unterschiedlichen Leistungsangebote im Bereich der IT-Beratung orientieren sich an diesen Phasen, die sich durch die Beschreibung eines IT-Lebenszyklus voneinander abgrenzen lassen. Den IT-Lebenszyklus stelle ich Ihnen im zweiten Kapitel vor. Hier möchte ich einen Überblick geben und aufzeigen, wann und wo welche Beratungsleistung benötigt wird. Die folgenden beiden Kapitel fokussieren die eigentliche Dienstleistung der IT- Beratung. Einzelne Beratungsleistungen, wie z. B. IT-Projektmanagement, Reorganisation von Geschäftsprozessen, die Erstellung von Lastenheften oder die Durchführung von Ausschreibungen werden im dritten Kapitel detaillierter beschrieben. Für jede vorgestellte Beratungsleistung wird dargelegt, was an Leistungen erbracht wird und wie beraten wird. Im vierten Kapitel dieses Handbuches werden die Arbeitstechniken und Methoden vorgestellt, die im Rahmen der IT- Beratung zum Einsatz kommen. Im letzten Kapitel werde ich den Kreis schließen und zum Umfeld der Unternehmensberatung zurückkehren. Vom Betrachtungsstandpunkt des Beraters aus sollen Ansätze für den Aufbau und die Abwicklung des Dienstleistungsangebotes IT- Beratung vorgestellt werden.

5 Mit dem Handbuch IT-Consulting möchte ich in erster Linie den Studenten der Fachhochschule Dortmund einen praxisorientierten Leitfaden zur Vor- und Nachbereitung meiner Vorlesung an die Hand geben: Die dargestellten Themen und Inhalte sollen Ihnen einen leichten Zugang zum Thema IT-Consulting verschaffen. Für die Umsetzung der erworbenen Erkenntnisse wünsche ich Ihnen viel Erfolg. Das Handbuch IT-Consulting wendet sich zudem an IT-Consultants und ihre Kunden: Ihnen möchte ich ebenfalls eine Hilfestellung für eine erfolgreiche Projektbearbeitung geben. Ich hoffe, dass Sie viele der im Folgenden dargestellten Methoden in Ihren Projekten anwenden können. Vielleicht hilft Ihnen auch der Blick hinter die Kulissen des Beratungsgeschäftes, manchmal entstehende Spannungen im Verhältnis zwischen Beratern und ihren Kunden zu lösen. Wenn Berater und Kunden wissen, wie der jeweils andere arbeitet und welche Ziele er verfolgt, können sich beide zu einem sehr erfolgreich arbeitenden Team zusammenschließen. Hinweise, Anregungen und Verbesserungsvorschläge sind mir immer willkommen. Sie erreichen mich bei der PLANAR GMBH, DORTMUND unter der Adresse

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7 Inhalt 1 Umfeld der Unternehmensberater Erwartungshaltung der Kunden Beratertypen und Beratungsfelder Auswahl des richtigen Beraters Definition des Beratungsbedarfes Auswahl des Beratungsunternehmens Zusammenarbeit mit dem Berater Soziale Aspekte Organisatorische Aspekte Der IT-Lebenszyklus Leistungsangebote im Bereich IT-Consulting IT-Projektmanagement Einstieg ins IT-Projektmanagement Grundbegriffe des IT-Projektmanagements Projektorganisation Lenkungsausschuss Stab-Linien-Organisation Matrixorganisation Projektorganisation Rolle des Projektleiters Einbindung von Lieferanten Zusammensetzung des Projektteams Initiierung eines Projektes Zieldefinition Projektplanung Arbeitspakete Meilensteine Projektstrukturplan Ressourcen- und Terminplanung Kosten- und Erlösplanung Liquiditätsplanung (Zahlungsplan) Ablauf der Projektplanung Projektplan als Gantt-Diagramm Durchführungs- und Erfolgskontrolle Entscheidungen und Maßnahmen Risikomanagement Abschluss und Übergabe der Projektergebnisse Change Management Vorbereitung von IT-Projekten Reorganisation von Geschäftsprozessen Ist-Analyse und Identifikation von Schwachstellen Konzeption von Geschäftsprozessen Bewertung von Rationalisierungspotentialen Erstellung eines Lastenheftes Ausschreibung Lieferantenauswahl und Vergabe Gestaltung von Wartungsverträgen...54

8 3.8 Einführung einer Standardsoftware / Customizing Methoden im Bereich des IT-Consulting Nützliche Arbeitstechniken Memos verfassen Aufgabenplanung Mind Maps Meetings vorbereiten Protokollierung Grafische Darstellung betrieblicher Abläufe Prozeßketten Ablaufdiagramme Prozeßkostenrechnung Moderationstechnik Abwicklung des IT-Consulting Organisation Angebotserstellung Projektabwicklung Leistungsabrechnung...75 Zusammenfassung der Gliederung des Handbuches IT-Consulting Kapitel 1 Umfeld der Unternehmensberater Kapitel 2 IT-Lebenszyklus Kapitel 3 Leistungen im Bereich IT-Consulting Kapitel 4 Methoden des IT-Consulting Kapitel 5 Abwicklung des IT-Consulting