drei 0 Expertinnen für Ihr Büro

Transkript

1 drei 0 Expertinnen für Ihr Büro Petra Klapperich Nach meiner Ausbildung zur Rechtsanwaltsgehilfin war für namhafte Firmen aus den Bereichen Politik, Presse, Rundfunk, TV und Werbung als Geschäftsleitungs- und Direktions-assistentin tätig habe ich drei O Officeberatung Organisation Ordnung gegründet und bin freiberuflich tätig. Ich schaffe Ordnung am Arbeitsplatz. Was man gerne tut - das macht man gut. Mit Liebe zum Beruf und dem Know How aus 30 Jahren Bürotätigkeit möchte ich auch Ihnen den Büroalltag erleichtern und hilfreiche Tipps an Sie weitergeben. Beratend begleite ich Sie und Ihr Team bei der Optimierung von Prozessen rund um den Arbeitsplatz und erstelle Ihr individuelles Konzept für ein gut funktionierendes Büro. In Workshops und Inhouse-Seminaren erarbeite ich mit den Teilnehmern Ideen und Lösungen, um neue Abläufe und Strukturen im Unternehmen zu etablieren. Für die Bereiche Empfang, Sekretariat und Assistenz biete ich Seminare zum Thema Büroorganisation, Kommunikation, Termin- und Zeitmanagement sowie Aufgaben- und Projektmanagement. Tanja Fischer Nach Studium der Germanistik an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf habe ich eine Ausbildung zur Fremdsprachenkauffrau absolviert und war anschließend mehr als 20 Jahre als Geschäftsleitungs- und Vorstandssekretärin für namhafte Unternehmen der Finanzdienstleistungsbranche in München und Düsseldorf tätig. Als Trainerin und Coach konzipiere ich freie und Inhouse-Seminare mit den Themenschwerpunkten Büroorganisation, Zeitmanagement, effiziente Arbeitsplatzgestaltung sowie Reise- und Veranstaltungsplanung. Darüber hinaus berate ich Sie vor Ort an Ihrem Arbeitsplatz zu Möglichkeiten der Effizienzsteigerung durch die Optimierung von Arbeitsabläufen sowie ein zeitgemäßes Wissens- und Informationsmanagement.

2 Officeberatung Persönliche und individuelle Beratung rund um Ihren Arbeitsplatz. Nur einzelne Bereiche oder eine komplette Büroberatung: Sie entscheiden, was wir ordnen, organisieren, optimieren. Unsere Beratung erfolgt ausschließlich vor Ort: an Ihrem Arbeitsplatz, in Ihren Büroräumen. Wir analysieren vorhandene Strukturen und Abläufe. Gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team erarbeiten wir individuelle Optimierungsmöglichkeiten, setzen Impulse für effizienteres Arbeiten und schaffen Kapazitäten für Ihr Kerngeschäft. Unser Credo: kostenbewusst - zeitsparend professionell Sie erhalten Ihr Konzept für ein gut funktionierendes Büro. Beratungsschwerpunkte Arbeitsplatz Der Schreibtisch wird aufgeräumt. Alles bekommt seinen festen Platz. Büroabläufe Ihre täglichen Arbeitsschritte werden effizient und optimal organisiert. Wir definieren Standards und erstellen Checklisten. Informations- und Dokumentenmanagement Ihr Umgang mit Papieren, Informationen und s wird analysiert und optimiert. Ablagesystem Die Verwaltung und Ablage Ihrer Unterlagen wird strukturiert. Wir implementieren ein funktionierendes Ablagesystem. Termin- und Zeitmanagement Termine und Tagesablauf werden geprüft. Wir optimieren Ihren Zeitplan und definieren gemeinsam Prioritäten neu. Technik Die vorhandenen Bürogeräte werden optimal angeordnet und die Bedienung erklärt. Ideenmanagement Praxiswissen und Anregungen Ihrer Mitarbeiter werden gefiltert. Wir prüfen, welche Ideen umsetzbar sind und integriert werden können.

3 Start up Office / Easy Office Sie haben Ihren Schreibtisch im Griff: selbst und ständig auch ohne Sekretärin! Modern, unkonventionell, schnell und effizient möchten Sie Ihr Büro selbst verwalten? Existenzgründern und jungen Unternehmen bieten wir ein Startpaket zum Pauschalpreis von EUR 400 zzgl. MwSt. In 4 Stunden vor Ort erarbeiten wir die wichtigsten Punkte für die schnelle und effektive Abwicklung Ihrer administrativen Arbeiten. Wir zeigen Ihnen, was Sie beachten sollten und wie Sie bei der Vielzahl von Aufgaben den Überblick behalten. Sie schaffen Ordnung von Anfang an! First Office Einrichtung und Aufbau Ihres Sekretariats. Für junge Unternehmen auf Erfolgskurs! Nach der Gründung ist der Weg zur Expansion oft kürzer als erwartet. Plötzlich bleibt wenig Zeit für administrative Aufgaben und es folgen ein größeres Büro und die erste Sekretärin. Zugeschnitten auf Ihre Anforderungen und passend zur Corporate Identity planen wir die Einrichtung der Arbeitsplätze. Wir definieren effektive Abläufe und etablieren notwendige Strukturen in Ihrem Office. Gemeinsam erarbeiten wir Auswahlkriterien für die Einstellung Ihrer ersten Assistentin. Auf Wunsch begleiten wir Sie von der Vorauswahl bis zur Einstellung. Sie gewinnen Zeit für Ihr Kerngeschäft und Ihre Kunden!

4 Office Check Einige Tage begleiten wir Sie und/oder Ihr Sekretariat bei der täglichen Arbeit. Was klappt? Wo gibt es Probleme? Was lässt sich optimieren? Sachlich, kurz und knapp analysieren wir die aktuelle Situation zum Tagessatz von EUR 750,00 zzgl. MwSt. Anschließend entscheiden Sie, ob eine detaillierte Organisationsberatung erfolgt oder welche konkreten Prozessoptimierungen von uns initiiert und begleitet werden sollen. Back Office Als Ihre Assistentin auf Zeit stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Empfang, Teamsekretariat, Vorzimmer: Wir übernehmen interimsweise Projektarbeiten, unterstützen Sie professionell bei Urlaub und Krankheit Ihrer Mitarbeiter und springen ein bei personellen Engpässen. Private Office Diskrete und loyale Unterstützung in Ihrem Home Office Berufliches und Privates möchten Sie trennen und persönliche Angelegenheiten professionell erledigen lassen? Wir übernehmen vertrauliche Korrespondenz, ordnen die private Ablage, organisieren Ihre persönliche Reiseplanung, führen Telefonate und erledigen anspruchsvolle Aufgaben in Ihrem Home Office. Nach Ihren Wünschen stehen wir Ihnen zeitlich flexibel zur Verfügung. Privates bleibt privat!

5 Office Services Ablage Wir sortieren Ihre Unterlagen und legen die Dokumente mit System ab. Beschriftung Mit professionellem Equipment erstellen wir Etiketten, Hinweise, Ordnerbeschriftungen und Schilder für Sie. Handbuch Aufgaben, Tätigkeiten, Checklisten und Vorlagen dokumentieren wir in einem Arbeitsplatzhandbuch. Korrektorat Ihre Texte prüfen wir auf Rechtschreibung, Interpunktion und Grammatik. Reisekostenabrechnung Ein Stapel Quittungen von Geschäftsreisen? Gerne erstellen wir Ihre Reisekostenabrechnung unter der geltenden Vorschriften. Serienbriefe und Mailings Von der Erstellung eines Serienbriefes bis zum Versand übernehmen wir schnell und professionell die Abwicklung Ihrer Mailingaktionen. Vorlagen Wir entwerfen individuelle Vorlagen, um wiederkehrende Aufgaben effizienter zu gestalten. Standort-Wechsel Ob Einzelbüro oder Bürogebäude - bei der Planung und Vorbereitung eines Standort- Wechsels beraten wir Sie in Zusammenarbeit mit Fachunternehmen. Experten unterstützen Sie bereits bei der Raumplanung und definieren anhand der vorhandenen Einrichtung zusätzliche Anschaffungen und notwendige Veränderungen. Nutzen Sie einen Umzug, um bereits im Vorfeld neue Strukturen zu definieren und Veränderungen von Anfang an zu implementieren. Wir erstellen einen Zeitplan von den firmeninternen Vorbereitungen bis zur Durchführung des Umzugs.

6 Seminare / Vorträge - Büroorganisation und Zeitmanagement - Aufgaben- und Projektmanagement - Kommunikation - Start up - Den Schreibtisch im Griff - auch ohne Sekretärin - Sekretärinnenworkshops - Firmen- und Inhouse-Seminare