Wera Nägler. Alles im Griff. Das 1 1 der Büroorganisation. Ordnung. Chaos. BusinessVillage

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1 Wera Nägler Alles im Griff Das 1 1 der Büroorganisation Ordnung Chaos BusinessVillage

2 Inhalt Über die Autorin...7 Vorwort Die Jeder-kanns-Mentalität kostet Zeit und Nerven Es gibt keinen Standard in Büroorganisation Meine A-i-i-A-Systematik für mehr Entlastung im Kopf Zusammenfassung für eilige Leser Welcher Bürotyp bin ich? Machen Sie jetzt den Test! Auswertung Ihr Ergebnis in der Schnellübersicht Erläuterung Gehirndominanz: linkshirndominant, rechtshirndominant oder ausgewogen? Erläuterung Arbeitsweise: Langstreckenläufer oder Sprinter? Erläuterung Arbeitsumgebung: stationär, mobil oder to go? Wie arbeiten Sie am besten mit meinem Buch? Jetzt sind Sie dran: Bürotypen Zusammenfassung für eilige Leser Aufräumen mit System So schaffen Sie Ordnung auf dem Schreibtisch und im Kopf! Nutzen Sie das Ampelprinzip zur Schnell-Inventur Wie Sie einfach und effektiv Ordnung schaffen Was ist wo im Büro? So gelingt die Schreibtisch-Ordnung Jetzt sind Sie dran: Aufräumen und Ordnung mit System Zusammenfassung für eilige Leser

3 4. So organisieren Sie Ihre Aufgaben clever Eingehende Post und Aufgaben sortieren: ein Beispiel Wenden Sie das Sofort-Prinzip so oft wie möglich an Können Sie wirklich delegieren? Später erledigen Aufgaben im Blick Organisieren Sie Ihre Aufgaben des Tages wirklich clever? Mit der Wochen- und Tagesplanung arbeiten Sie souverän Mit Farben eine Struktur schaffen So arbeiten Sie typgerecht in der Fundgrube Jetzt sind Sie dran: Aufgaben und Vorgänge optimal bearbeiten Zusammenfassung für eilige Leser Chaos in der Büroarbeit die besten Tipps und Tricks Kopf-hoch -Strategien an Land-unter-Tagen C-Aufgaben erledigen vielleicht mit dem Zufallsprinzip? Hilfe so sagen Sie Rückständen den Kampf an Brauchen Sie etwas Chaos im Büro? Jetzt sind Sie dran: Chaos in der Büroarbeit Zusammenfassung für eilige Leser Ablage und Archiv so verkürzen Sie Ihre Suchzeiten Nutzen Sie die gleiche Systematik für Ablage und Archiv So bringen Sie Ihre Papierablage in Form Vernachlässigen Sie nicht den Explorer Die Zukunft ist schon da: Server und Cloud Computing Ihr -Postfach ist kein Archiv Jetzt sind Sie dran: Ablage und Archiv Zusammenfassung für eilige Leser So nutzen Sie das Potenzial von Ideen und Notizen So geht keine Idee verloren Was tun bei Ideen-Flut und was bei Ideen-Flaute? Notizen verwalten und wiederfinden

4 Kennen Sie Software zur Organisation von Ideen, Notizen und Informationen? Jetzt sind Sie dran: Ideen und Notizen Zusammenfassung für eilige Leser Infothek und Lesestation Lernen Sie die Vorteile einer Lesestation kennen Jetzt sind Sie dran: Infothek und Lesestation einrichten Zusammenfassung für eilige Leser Starten Sie durch anders geht immer! Literaturverzeichnis

5 1. Die Jeder-kanns-Mentalität kostet Zeit und Nerven

6 Für 55 Prozent der Führungskräfte signalisiert Chaos am Arbeitsplatz eine unzuverlässige, unprofessionelle und unaufmerksame Arbeitsweise der entsprechenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, so der Psychologe Cary Copper. Der britische Professor befragte 500 Führungskräfte zu Arbeitsorganisation und Arbeitshaltung. Bei der Untersuchung der britischen Universität Lancaster gaben 70 Prozent der befragten Führungskräfte an, dass sie Mitarbeiter bevorzugen, die einen ordentlichen und aufgeräumten Schreibtisch haben. Sicher wissen auch Sie, dass für eine reibungslose Zusammenarbeit im Büro ein gewisses Maß an Büroorganisation unabdingbar ist. Systematik und Ordnung optimieren die Arbeitsvorgänge. Das erhöht Ihre persönliche Energie und gibt Ihnen Freiräume. Eine optimale Büroorganisation erleichtert Ihnen die Arbeit und sendet auch gegenüber Chefs und Kunden die richtigen Signale. Und doch retten sich viele Menschen mit ihren Bürotätigkeiten irgendwie von einem Tag zum nächsten und erledigen ihre Aufgaben irgendwie so gut es geht. Andere Büromenschen vermuten, dass es einfacher gehen könnte. Es gibt keinen Standard in Büroorganisation Woher stammen Ihre Kenntnisse und Strategien für die Büroorganisation? Wenn ich als Trainerin diese Frage in meinen Workshops stelle, erhalte ich diese Antworten: Ich habe das von meiner Vorgängerin übernommen, Ich habe geschaut, wie die anderen es machen und Grundlagen habe ich aus meiner Ausbildung, aber das war nur wenig und ist lange her. Es gibt keinen Standard für Büroorganisation und wenig bis nichts, was Berufsschulen oder Universitäten ihren Absolven- 16

7 ten an strukturiertem Wissen mit auf den Berufsweg geben. Büroorganisation stand nicht im Lehrplan. Aber macht ja nichts, das lernt man schon irgendwie, hoffen die meisten. Doch Fakt ist, dass normale Büroarbeit sozusagen nebenbei und mit unnötigen Reibungsverlusten erledigt wird. Ausbildung in Büroorganisation? Fehlanzeige! Wer im kaufmännischen Bereich eine Ausbildung absolviert hat, verfügt in Sachen Büroarbeit zumeist über eine solide Basis. Hier stellt sich die Frage der Aktualität. Daneben gibt es die Quereinsteiger. Zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen Sie eine funktionierende Büroorganisation. Und da diese in der Regel nicht gelernt wurde, wurschteln viele Quereinsteiger mehr oder weniger vor sich hin. Die Büroorganisation eines Versicherungsvertreters, eines Sachbearbeiters oder einer Sekretärin unterscheiden sich deutlich. Ein Freiberufler muss sein Büro anders organisieren als ein Eventmanager. Oft wird die Büroorganisation neben den eigentlichen Fachaufgaben entwickelt. Es entsteht ein Mix aus Einweisung durch Kollegen (die oftmals andere Ausbildungen und Aufgaben haben), Abschauen, Tipps Umsetzen mit Versuch und Irrtum. Organisierte Menschen sparen Zeit und Geld, reduzieren Stress und Frustration. Weit verbreitet ist die Meinung: Büroarbeit? Jeder, der mit dem Computer umgehen und einen Ordner anlegen kann, beherrscht das. Das nennt sich die Jeder-kanns-Mentalität. Irgendwie zum Ziel kommen heißt nicht, den kürzesten, leichtesten oder elegantesten Weg zu gehen. Organisierte Menschen kommen auf bessere Arbeitsergebnisse. Und sie sind besser für die Zukunft gewappnet, denn die wachsende Informationsmenge erfordert die Anwendung grundlegender Prinzipien und Organisationstechniken. Diese helfen, anstehende Aufgaben zu planen, Wesentliches 17

8 von Unwesentlichem zu trennen und innerhalb eines sinnvollen oder vorgegebenen Zeitrahmens optimale Ergebnisse zu erzielen. Gibt es das Geheimnis der Büroorganisation? Nein die Büroorganisation gibt es nicht. Doch geeignete Arbeitsweisen und Arbeitsabläufe helfen, in einer bestimmten Zeit zu einem Ergebnis zu kommen. Systematik ist besser als herumprobieren und Prioritäten setzen ist erfahrungsgemäß zielführender als irgendwo anzufangen. Planung bringt mehr als zwischen Aufgaben hin- und herzuspringen. Eine gute Büroorganisation wird Ihnen helfen, mit weniger Aufwand die gleiche Leistung zu erbringen oder mit dem gleichen Aufwand mehr zu leisten. Beides reduziert den Stress und gibt Ihnen Freiraum für Ihre Kernaufgaben. Die Bürowelt ist im permanenten Wandel wo stehen Sie? Die Parallelwelt von Papier und elektronischem Medium ist für viele Büromenschen eine große Herausforderung. Wie werden Unterlagen, die zu einem Projekt gehören, organisiert, wenn ein Teil in Papierform vorliegt, ein anderer als elektronisches Dokument und ein dritter im -Postfach hinterlegt ist? Wie werden dazu gehörende Notizen oder Informationen abgelegt, wie elektronisch, wie in Papierform? Wie werden diese Unterlagen zusammengeführt? Wie funktioniert das an einem Einzelarbeitsplatz, wie in einem Team, das zentral arbeitet? Welche Arbeitsmittel und Ausstattung benötigt jemand, der den Großteil der Arbeitszeit im Büro verbringt? Welche Bedürfnisse hat ein Mensch, der viel unterwegs ist? Welches Setting ist passend für jemanden, der zwischen Büro, Kunden, Hotel, Flughafen und Home-Office hin- und herwechselt? Tipps und Vorschläge gibt es für alle diese Situationen in den nachfolgenden Kapiteln. 18

9 Meine A-i-i-A-Systematik für mehr Entlastung im Kopf Texte schreibe ich immer sorgfältig recherchiert. In erster Linie leben sie jedoch von meiner langjährigen Erfahrung als Coach und Trainerin für Büroorganisation. In vielen Gesprächen mit Seminarteilnehmern sowie in der täglichen Anwendung im eigenen Unternehmen stelle ich sicher, dass Dinge, die ich weitergebe, wirklich in der Praxis erprobt sind und tatsächlich funktionieren. Als grundlegende Systematik für mehr Übersicht empfehle ich Ihnen meine A-i-i-A-Systematik. Das besondere an dieser Arbeitsweise ist, dass klar zwischen echten Aufgaben einerseits und Ideen sowie Informationen anderseits unterschieden wird. Das hat einen großen Vorteil: Aufgaben werden als solche schneller sichtbar. Das Gefühl, im Chaos der Büroablagen zu ertrinken, verschwindet. Abbildung 1: Meine A-i-i-A-Systematik Ein System für cleveres Vorgehen im Büro 19