Häufig gestellte fragen zu Professional officedrive

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1 Häufig gestellte fragen zu Professional officedrive Allgemeine Fragen Was ist Professional OfficeDrive? Professional OfficeDrive ist ein Filesharing System. Mit Professional OfficeDrive kann ein Unternehmen seine gesamten Dokumente in die Cloud einstellen. Mit Professional OfficeDrive können Dokumente gemeinsam bearbeitet werden. Professional OfficeDrive sorgt dafür, daß Dokumente nur für autorisierte Personen sichtbar sind. Für wen ist Professional OfficeDrive? Professional OfficeDrive ist geeignet für Unternehmen mit 5 bis 500 Mitarbeiter. Was sind die Vorteile von Professional OfficeDrive? Professional OfficeDrive ist Benutzerfreundlich. Professional OfficeDrive ist Sicher: Ihre Dokumente befinden sich gut geschützt in einem von E-Plus verwalteten, modernen Datenzentrum. Professional OfficeDrive verbessert den Arbeitsprozess in Ihrem Unternehmen. Ein guter Informationsfluss ist entscheidend für viele Unternehmen - auch für Kleinere. Immer auf dem neuesten Stand sein, kontrolliert mit Kollegen und mit Kunden teilen können, ebenfalls gut geregeltes Versionsmanagement sind zu wichtig um auf lockere Art und Weise zu organisieren; es ist die Aufgabe eines Spezialisten. Was ist Cloud? Cloud Computing ist ein Begriff für umfangreich angebotene IT-Dienstleistungen. Diese sind in Zentren untergebracht mit viel Rechenkapazität und -Kenntnissen. Viele Kunden teilen die Fachkenntnisse des Anbieters, wodurch dieses Wissen kostengünstig angeboten werden kann. Was ist Cloud nicht? Manche denken, daß die Definition von Cloud Computing etwas schwammig ist und daß der Ort Ihrer gespeicherten Dokumente undeutlich ist. Aber das ist nicht der Fall: Sie bekommen einen eigens für Sie reservierten Ort auf dem Server. Benutzer des Cloud teilen nicht den Speicherplatz sondern nur den Service, die Werkzeuge und die Wartung. Wo befinden sich meine Dokumente? Ihre Dokumente befinden sich gut geschützt in einem von E-Plus verwalteten, modernen Datenzentrum. 1

2 Wo finde ich die installationspakete? Alle Downloads stehen unter https://eplusprodrive.de/mobile/officedrivewebappeplus.apk Bereitstellung Wie kann ich einen neuen Benutzer erstellen? Schließen Sie einen Vertrag über Professional OfficeDrive Services ab. Wie kann ich eine neue Gruppe erstellen? Wählen Sie in OfficeDrive die Taste 'Benutzer', öffnen Sie 'Gruppen' und wählen nun 'Neue Gruppe' Fehlersuche 'Es klappt nicht' Sind Sie mit dem Internet verbunden? Kontrollieren Sie ob Sie mit anderen Anwendungen oder Webseiten Verbindungen herstellen können (Google?) Können Sie den Browser öffnen? -> Schließen Sie den Browser und machen einen Neustart. Benutzen Sie eine aktuelle Version Ihres Browsers? Wo ist meine Datei? Meine Datei ist verschwunden. Schauen Sie mal im Papierkorb nach! FYI wenn Sie den Papierkorb leeren, werden Dateien dauerhaft gelöscht. Haben Sie Recht auf die Datei, die Sie suchen? Sie können eine Datei nicht mehr sehen wenn ein Verwalter-Benutzer Ihre Zugriffsrechte verändert oder er die Datei in einen für Sie nicht zugänglichen Ordner abgelegt hat. Meine Datei wird in einem falschen Programm geöffnet Wählen Sie die Datei in Professional OfficeDrive und klicken Sie auf 'Download'. Wählen Sie Ihren Desktop/ Arbeitsfäche als Speicherort und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die heruntergeladene Datei. Wählen Sie Eigenschaften. Wählen Sie 'Bearbeiten' neben 'Öffnen mit'. Wählen Sie die gewünschte Anwendung mit der Sie in Zukunft diese Art von Datei öffnen möchten. Fortan ist dieser Dateityp mit dem Programm Ihrer Wahl verbunden. Professional OfficeDrive speichert die Datei nicht ab. Überprüfen Sie die Berechtigungen des Benutzers, der versucht, in Professional OfficeDrive zu speichern, denn er oder sie hat vielleicht nicht das Recht dies zu tun. Man kann nur dann speichern, wenn man die Rechte 'Bearbeiten' oder 'Verwalter' hat. Prüfen Sie, ob genügend Speicherplatz für die neue Datei oder die neue Version vorhanden ist. Prüfen Sie, ob der Benutzer ein Kontingent festgelegt hat; Verwalter-Benutzer können Quoten so einstellen, daß Nutzern nur begrenzter Speicherplatz zur Verfügung steht. 2

3 Rechte Wer sollte Admin sein? Ein guter Kandidat wäre jemand in der Organisation mit viel Einsicht in Unterlagen. Eine Alternative wäre jemand mit viel Übersicht auf den Arbeitsablauf und Informationsfluss innerhalb der Organisation. Traditionell kommt die Verwalter-Rolle einem Techniker zuteil, doch das ist nicht unbedingt notwendig, da Professional OfficeDrive so einfach zu bedienen ist. FYI - wenn jemandem die Verwalter-Rolle einmal zugewiesen worden ist, kann diese nicht mehr zurückgenommen werden. Was ist eine Verwaltergruppe? Die Verwaltergruppe gibt Benutzern, die Mitglied sind Verwalterrechte, mit dem Unterschied, daß diese zurückgenommen werden können. Externes Laufwerk Wie erstelle ich ein Externes Laufwerk in Windows? Wählen Sie in Professional OfficeDrive 'Externes Laufwerk'. Jetzt können Sie den Laufwerksbuchstaben wählen und angeben, daß das externe Laufwerk, bei Neustart Ihres Computers direkt verfügbar sein muss. Wie erstelle ich ein Externes Laufwerk mit Mac? Wählen Sie in Professional OfficeDrive 'Externes Laufwerk'. Sie erhalten hier eine Anleitung, wie Sie im Finder Kontakt herstellen können mit dem Professional OfficeDrive Server. Damit nicht bei jedem Klick alle sichtbaren Dateien heruntergeladen werden und dies den Finder erheblich verlangsamen würde, müssen die Display-Einstellungen verändert werden. In welchem Fall ist ein externes Laufwerk anzuraten? Das externe Laufwerk ist besonders dann geeignet, wenn Sie auf vertraute Art und Weise Dateien aus Professional OfficeDrive als Anhang per verschicken möchten. WebDAV Was ist WebDAV? WebDAV ist der weltweite Standard für den Austausch von Dateien zwischen Computern über das Internet. 3

4 Wofür verwendet Professional OfficeDrive WebDAV? Mit WebDAV wird Professional Office-Drive als zusätzliches Laufwerk mit Ihrem Computer verbunden. In Wirklichkeit befindet sich das Laufwerk im Rechenzentrum von E-Plus, doch die Bedienung ist die gleiche, wie auf Ihrer lokalen Festplatte. Dokumente erscheinen hierdurch in Explorer (Windows) oder im Finder (Mac). Microsoft Office fragt wiederholt nach meinem Passwort, warum? Microsoft Office verwendet seinen eigenen WebDAV-Client. Nach jedem vollständigen abschließen von Office fragt dieser nach dem Passwort. Solange ein Fenster von MS Office geöffnet ist, bleibt das Passwort gespeichert. Browser Plugin Wie war das mit dem Plugin? Das Plugin für Professional OfficeDrive ist eine einmalige Werkzeug-Installation, die Ihrem Browser schnelles Arbeiten mit Professional OfficeDrive ermöglicht. Was macht das Plugin? Das Plugin ermöglicht es Professional OfficeDrive Dateien direkt vom Server zu öffnen, ohne sie erst herunterzuladen. Ausserdem kann durch das Plugin direkt auf dem Server gespeichert werden, ohne lokales Speichern und Hochladen. Zu guter Letzt macht das Plugin 'Massen-Uploads' von Dateien und Ordnern möglich, damit Sie ohne besonderen Aufwand ganze Dateistrukturen in Professional OfficeDrive anlegen können. Von wem erhalte ich dieses Plugin? Das Plugin wird von E-Plus und den Machern von Professional OfficeDrive zur Verfügung gestellt. Produkte von Dritten sind nicht beteiligt. Tipps zur Anwendung Ist es möglich um, ohne lokales Speichern, gänzlich auf dem Server zu arbeiten? 1 Neue Dateien können direkt mit Hilfe von Schalttaste 'Neues Dokument' in Professional OfficeDrive angelegt werden. Ihre lokale Festplatte benötigen Sie bei diesem Vorgang nicht. 2 Vorhandene Dokumente müssen 1 x hochgeladen werden. Das ist nur möglich wenn die Datei auf Ihrem Computer zugänglich ist, also gespeichert ist. Von nun an kommen und gehen alle Versionen der Datei direkt von und zum Server ohne zwischenzeitliches, lokales Speichern. 4

5 Kann ich komplette Ordner-Strukturen hochladen? Ja, hierfür verwenden Sie die 'Ordner hochladen' Taste vor allem für Ihre erste Ingebrauchnahme von Professional OfficeDrive. Der Übergang ist dann mit einer Handlung und etwas Geduld während des Hochladens, einfach geregelt! FYI - Befindet sich ein hochzuladener Ordner bereits auf dem Server werden nur veränderte Dateien gespeichert. Funktioniert Professional OfficeDrive auf dem Mac? Ja Kann ich Apache OpenOffice oder LibreOffice in OfficeDrive verwenden? Ja, jede beliebige Software kann verwendet werden. Funktioniert OfficeDrive in meinem Browser? Professional OfficeDrive funktioniert in Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari und Opera. Funktioniert OfficeDrive auf meinem Mobiltelefon und auf meinem Tablet? Professional OfficeDrive funktioniert auf dem Android-Telefon und -Tablet, iphone, ipad, im mobilen Browser und in Apps. 5

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