Steigern Sie mit PEP die Wertschöpfung im Office.

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1 Steigern Sie mit PEP die Wertschöpfung im Office. IVM Institut für Verwaltungsmanagement GmbH Bozner Platz 7 / 6020 Innsbruck Teinfaltstraße 4/1/B07 / 1010 Wien Februar 2011

2 Unsere Präsenz in Österreich und Deutschland 1995: PEP in Deutschland / Schwelm NRW 2000: PEP in Österreich / Wien 2008: Kooperationspartner in 30 Ländern weltweit 2013: PEP in Österreich / Innsbruck und Wien, vertreten durch IVM Institut für Verwaltungsmanagement GmbH Februar 2011

3 PEP die Optimierungsfelder Optimierungsfeld Verringerung von Suchzeiten pro Woche und Mitarbeiter/in durch optimierte Ablage Verringerung von Arbeitsunterbrechungen und Störungen Effektive Besprechungen Reduktion von s Potenzial pro Woche und Teilnehmer/in 1,5-2,5 Stunden 1,5-2,5 Stunden 1,5-2 Stunden 0,5-1,5 Stunden Effiziente Kalenderplanung im Team 0,5-1 Stunde Gesamtes Potenzial 6-9 Stunden Amortisationszeit für unsere Maßnahmen: ca. 15 bis 20 Wochen Berechnungsbasis: Zeiteinsparung 2,5 Stunden pro Woche und Mitarbeiter/in

4 PEP die Qualitätsoffensive im Office PEP reduziert die Zeitfresser Stapel am Schreibtisch Flut Endlosmeetings Zeitraubende Datensuche Fehlende Standards PEP ist praxisorientiert sofort umsetzbar nachhaltig wirksam PEP generiert mehr Output weniger Stress mehr Motivation

5 Office Excellence ist die Verbindung von Hohem Output + Hoher Arbeitszufriedenheit PEP-Standards + Internen Spielregeln Strukturen + Verhalten Effektive Arbeitsmethoden + Effizienter Anwendung

6 Themenfelder des PEP Coachings Organisation des Arbeitsbereiches Dokumentenmanagement Papier / EDV Optimale Nutzung von Outlook im Arbeitsalltag Arbeitsunterbrechungen / Störungen Prioritäten / Delegation Zeit- und Resourcenplanung Besprechunseffizienz Task- Management Unternehmens/ Abteilungsspezifische Aufgaben

7 Der PEP Ansatz Arbeitsverhalten Zeitplanung Arbeitsplatzorganisation Februar 2011

8 Lernerfolg 100% PEP-Coaching 50% was man liest was man hört was man sieht was man sieht und hört was man dokumentiert was man erarbeitet

9 Der PEP-Prozess PRODUKTIVITÄT Input Trainer Input Trainer Input Trainer Input Trainer Input Trainer Lernkurve mit PEP Prozessbegleitung Lernkurve bei herkömmlichen Trainings ZEIT Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5» ca. 1 Monat» ca. 2-3 Monate» ca. 3-4 Monate» ca. 6 Monate» PEP» Dokumenten-» Outlook/Lotus Notes» Selbst-/Zeitmanagement» Follow up Philosophie management» Im Team» Prioritäten» Auffrischung» Schreibtisch-» Teamablage» Tages-/Wochenplanung» Kapazitäten» Nachhaltigkeit organisation» Aufgabenbündelung» Arbeitsunterbrechungen» Delegation» Audit» Sofort! Prinzip Thema uaredisch Nedunfeg // Verfasser

10 Ablauf eines PEP-Coachings für Teams Insgesamt max. 5 Module 3-4 Module im Abstand von jeweils ca. 1 Monat Modul 5 ca. 6 Monate nach Modul 3 (Audit) Ablauf pro Modul: Gruppencoaching: pro Team (ca. 3 h) Anschließend: Einzelcoaching pro Mitarbeiter/in (ca. 1 h) Nach dem letzten Einzelcoaching: Schlussbesprechung für alle Mitarbeiter/innen pro Team (ca. 1 h)

11 Erzielter Nutzen Für die/den Kundinnen/Kunden der Organisation (bzw. der Organisationseinheit): Vertrauen und Sicherheit durch Sauberkeit und Ordnung Schnellere Reaktionszeiten: Rückrufe, Auffinden von Unterlagen Gruppen-Kontakte Sofortiger Zugriff auf benötigte Informationen Kompetenz der Mitarbeiter/in auch im Vertretungsfall Vereinfachte und professionelle Terminplanung

12 Erzielter Nutzen Für die Organisation bzw. die/den Auftraggeber/in: Motivierte Mitarbeiter/innen leisten mehr Straffung der Hilfstätigkeiten Konzentration auf Kerntätigkeiten Zeitersparnis durch effizientes Verplanen und weniger Suchzeiten Strukturierte, synchronisierte und reduzierte Ablagesysteme Geringere Störungen und Arbeitsunterbrechungen Erhöhter Nutzungsgrad und Schaffung eines definierten Mindeststandards im Workflow (z.b. Outlook-Nutzung) Tagesaktualität in den Abläufen - weniger Rückstände

13 Erzielter Nutzen Für die Mitarbeiter/innen: Mehr Arbeitszufriedenheit und stressfreieres Arbeiten - persönlich und im Team Erhöhung der persönlichen Qualifikation im Selbstmanagement Erlerntes Wissen ist 24 h und nachhaltig anwendbar Entvisualisierung von unwichtigen Aufgaben Schaffung von Zeitfenstern für ungestörtes Arbeiten

14 Unser Coaching-Ansatz Motivierend: Einladung zur Mitarbeit und Verbesserung Einbeziehung aller beteiligten Führungskräfte und Mitarbeiter/innen Gemeinsame Definition von Standards und Spielregeln Einholen von Commitments Wiederholung und Festigung des Erlernten durch direkte Umsetzung am Arbeitsplatz: Gruppen- und Einzelcoachings

15 PEP setzt Ressourcen frei Gewonnenes Zeitpotential: 3 h pro Woche x 40 Arbeitswochen ca. 120 h / Mitarbeiter / Jahr = 3 Arbeitswochen / Mitarbeiter / Jahr (nur auf Basis der gemessenen Optimierung, versteckte Zeitgewinne nicht berücksichtigt) Thema uaredisch Nedunfeg // Verfasser

16 Die PEP-Varianten Team PEP Erhöhung der Effizienz, Effektivität und Arbeitszufriedenheit im Team Executive PEP Einzelcoaching: Selbst- und Zeitmanagement für Führungskräfte Move PEP Erhöhung der Effizienz, Effektivität und Arbeitszufriedenheit im Team - im Zuge eines Büroumzugs Process PEP Erhöhung der Effizienz, Effektivität und Produktivität für Kern- und Hilfsprozesse im Team

17 Unsere zufriedenen Kunden/innen

18 Ihr Ansprechpartner: Dr. Christian Mayr Tel Mobil