programmieren ACHTUNG

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1 3 Eigene Formeln programmieren 84 Englische Funktionsnamen per Makrorekorder ermitteln 84 Eigene Funktionen programmieren 95 Funktionen generell zu Verfügung stellen 98 Einige hilfreiche Funktionen ACHTUNG Excel stellt bereits von Haus aus eine sehr große Anzahl vordefinierter Funktionen zur Verfügung, die zur Berechnung verschiedenster Werte eingesetzt werden können. Deshalb mag es auf den ersten Blick überflüssig erscheinen, zusätzlich eine Formel per VBA zu programmieren. Trotz allem decken die Excel-eigenen Funktionen nicht immer die Vielzahl der in der Praxis benötigten Formeln ab. Hinzu kommt, dass sich wiederholt verwendete Funktionen per VBA verkürzen lassen. In diesem Kapitel werden Sie erfahren, wie per VBA eigene Formeln programmiert werden können. Seit der Excel Version 95 ist VBA in Englisch gehalten. Dies bedeutet, dass Sie die englischen Begriffe für die bestehenden Excel-Tabellenfunktionen kennen müssen, um sie in VBA verwenden zu können. Microsoft stellt in einer Datei Namens VBA- LISTE.XLS die Übersetzung von Tabellenfunktionen und VBA-Schlüsselwörtern zur Verfügung. Diese sind in der besagten Mappe auf getrennten Tabellenblättern abgelegt. Um die Datei VBALISTE.XLS zu finden, verwenden Sie am besten die Suchfunktion von Windows. Falls Sie auf Ihrem System nicht fündig werden sollten, können Sie die Liste unter folgendem Link aus dem Internet beziehen: Leider wird die Liste, laut Microsoft, seit einiger Zeit nicht mehr aktualisiert. Um die englischen Begriffe von neueren Formeln zu erfahren, haben Sie die Möglichkeit, diese mit dem Makrorekorder zu ermitteln. Wie dies funktioniert, werden Sie direkt im Anschluss erfahren. Im Unterschied zu den bis jetzt behandelten Prozeduren wird eine Funktion nicht mit Sub eingeleitet, sondern mit Function. Eine Funktion gibt immer einen Wert zurück. Sie kann in einem Tabellenblatt als Formel verwendet oder aus einer Prozedur heraus aufgerufen werden. Wenn Sie VBA-Funktionen programmieren, müssen Sie wissen, dass diese nicht wie Prozeduren eingesetzt werden können. Es ist nicht möglich, mittels einer Funktion Veränderungen an Bereichen oder anderen Objekten in Ihrem Tabellenblatt vorzunehmen. Eine Funktion kann beispielsweise nicht die Farbe einer Zelle verändern, auch wenn dies in gewissen Fällen sinnvoll erscheinen mag. Funktionen sind einzig und alleine dazu da, um Werte zurückzugeben. 83

2 Englische Funktionsnamen per Makrorekorder ermitteln Neben der Übersetzungshilfe, die die Datei VBALISTE.XLS anbietet, haben Sie die Möglichkeit, die englischen Funktionsnamen unter Zuhilfenahme des Makrorekorders zu ermitteln. Nehmen wir als Beispiel die Funktion Runden. Führen Sie folgende Schritte aus, um den Funktionsnamen in Englisch zu erfahren. 1. Geben Sie in die Zelle A1 den Wert 700,75 ein. 2. Geben Sie in die Zelle B1 die Formel =RUNDEN(A1;0) ein. Die Formel rundet auf eine Ganzzahl auf oder ab. 3. Schließen Sie die Formeleingabe mit Enter ab. 4. Aktivieren Sie die Zelle B1. 5. Starten Sie den Makrorekorder (Menübefehl Extras/Makro/Aufzeichnen). 6. Drücken Sie während der Aufzeichnung die Taste F2 und anschließend Enter. 7. Beenden Sie die Aufzeichnung. In der VBE können Sie nun dem aufgezeichneten Makro die Codezeile Active- Cell.FormulaR1C1 = "=ROUND(RC[-1],0)" entnehmen. Die Übersetzung für die Funktion Runden lautet in VBA somit Round. Die aufgezeichnete Codezeile sieht auf den ersten Blick etwas verwirrend aus, deshalb hier einige Erläuterungen dazu. Die Eigenschaft FormulaR1C1 gibt einen Z1S1- Bezug zurück. R1 (bzw. Z1) steht für Row1 (oder Zeile1) und C1 (bzw. S1) steht für Column1 (oder Spalte1). Immer wenn mit dem Makrorekorder eine Funktion aufgezeichnet wird, wird diese Bezugsart ausgegeben. In Anführungszeichen steht ein Gleichheitszeichen, gefolgt vom Funktionsnamen und dem Zellenbezug. Der Zellenbezug wird in diesem Beispiel als RC[-1] angegeben. Dies bedeutet, dass sich die Zelle, auf die sich die Berechnung bezieht, in derselben Zeile (Row) befindet wie die Formel. Deshalb ist hinter dem R kein Index in eckigen Klammern erforderlich. Die zu berechnende Zahl liegt eine Spalte linkerhand der Formel, deshalb die Angabe [-1]. Würde die Formel in der Zelle C3 stehen, würde der Bezug R[-2]C[-2] lauten. Von der Formel aus gesehen würde die zu berechnende Zahl somit zwei Zellen links und zwei Spalten oberhalb liegen. In der VBA-Programmierung sind solche Bezüge kaum anzutreffen. Es wird vielmehr auf das Objekt Bezug genommen, wie Sie gleich erfahren werden. FormulaR1C1 Eigene Funktionen programmieren Behalten wir die Funktion Runden für unser nächstes Beispiel bei. Die Funktion Runden lässt sich recht einfach per VBA nachstellen. Wie Sie bereits erfahren haben, werden Funktionen im Gegensatz zu anderen Prozeduren mit Function eingeleitet. Danach folgt der Name der Funktion. Im runden Klammernpaar wird die Berechnungsgrundlage, das heißt der Bezug, angegeben. 84 Kapitel 3

3 HINWEIS Listing 3.1: Runden Sowohl dem Funktionsnamen, der einen Wert zurückgibt, als auch der/den Variablen im runden Klammernpaar sollte ein Datentyp zugewiesen werden. Wenn dies nicht geschieht, gilt, wie auch sonst, automatisch Variant als Datentyp. Dem nachfolgenden Beispiel können Sie entnehmen, dass dem Funktionsnamen dblround die gesamte Berechnung übergeben wird. Function dblround(rngcell As Range) As Double dblround = Application.WorksheetFunction.Round(rngCell, 0) Abbildung 3.1: Die Funktion Runden grafisch dargestellt Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_01.xls. Das Modul heißt mdl_01_dblround. Genau wie Excel-Tabellenfunktionen können auch selbst erstellte VBA-Funktionen direkt in die Zelle eingegeben werden: =dblround(a1) Damit eine Excel-Tabellenfunktion in VBA verwendet werden kann, ist die Zugabe von Application.WorksheetFunction erforderlich. Je nach Objekt-Bibliothek, in der die Funktion untergebracht ist, kann darauf verzichtet werden. Da dies in den einzelnen Excel-Versionen unterschiedlich gehandhabt wird, kann hier keine generelle Empfehlung abgegeben werden. VBA-Funktionen in einer Tabelle verwenden In Excel sind Funktionen in Kategorien unterteilt. VBA-Funktionen werden standardmäßig der Kategorie Benutzerdefiniert zugeordnet. Um eine VBA-Funktion aufzurufen, geben Sie entweder die Formel direkt in die Zelle ein oder verwenden den Funktionsassistenten. Dieser befindet sich linkerhand der Bearbeitungszeile (siehe Abbildung 3.2). Alternativ zum Symbol verwenden Sie den Menübefehl Einfügen/ Funktion. Eigene Formeln programmieren 85

4 Abbildung 3.2: Den Funktionsassistenten aufrufen Nach dem Aufruf des Funktionsassistenten wird das Dialogfeld Funktion einfügen angezeigt. Um die selbst erstellten VBA-Funktionen aufrufen zu können, wählen Sie die Kategorie Benutzerdefiniert aus. Abbildung 3.3: Selbst erstellte Funktionen befinden sich in der Kategorie Benutzerdefiniert Abbildung 3.4: Funktionsargumente 86 Kapitel 3

5 Unsere Rundenfunktion dblround wird darin aufgeführt. Wenn die Funktion aufgerufen wird, wird ein weiteres Dialogfeld geöffnet. Es nennt sich Funktionsargumente. Es steht eine Eingabezeile zur Verfügung. Diese entspricht der Variablen rngcell, die in der Funktion hinterlegt wurde. Hier kann der Zellbezug, der gerundet werden soll, eingegeben werden. Die Ausgabe der Rundung erfolgt in der aktiven Zelle. VBA-Funktionen einer anderen Kategorie zuweisen Selbst erstellte VBA-Funktionen werden, wie Sie nun wissen, automatisch der Funktionskategorie Benutzerdefiniert zugewiesen. Sie haben per VBA die Möglichkeit, Ihre Funktionen anderen Kategorien zuzuweisen. Insgesamt stehen 15 Kategorien zur Verfügung. Jene, die in der Tabelle 3.1 mit einem Stern (*) gekennzeichnet sind, werden erst erstellt, wenn eine Funktion per VBA dieser Kategorie zugewiesen wird. Tabelle 3.1: Funktionskategorien Index Kategorienamen 1 Finanzmathematik 2 Datum & Zeit 3 Math. & Trigonom. 4 Statistik 5 Matrix 6 Datenbank 7 Text 8 Logik 9 Information 10 Menübefehle * 11 Benutzerorientiert * 12 Makrosteuerung * 13 DDE/Extern * 14 Benutzerdefiniert * Benutzerdefinierte Kategorien Um eine Funktion in eine andere Kategorie zu verschieben, ist eine Sub-Prozedur erforderlich. Unter der Verwendung der Methode Application.MacroOption und verschiedener Argumente können Sie die Funktion in die gewünschte Kategorie übertragen. Das Argument Macro wird verwendet, um den Funktionsnamen, in unserem Beispiel dblround zu übergeben. Mittels Description kann ein beschreibender Text hinterlegt werden, der beim Formelaufruf über den Funktionsassistenten im X Dialogfeld Funktionsargumente angezeigt wird. Dem Argument Category wird die Indexnummer der Kategorie übergeben, in die die Funktion verschoben werden soll. Eigene Formeln programmieren 87

6 Sub MoveCategory() Application.MacroOptions _ Macro:="dblRound", _ Description:="Auf- oder abrunden auf Ganzzahlen", _ Category:=1 End Sub Listing 3.2: Funktionskategorie Seit der Version 2003 haben Sie die Möglichkeit, den Index durch selbst definierte Kategoriennamen zu belegen. Das heißt, dass Sie dem Argument Category an Stelle eines Indexes einen frei wählbaren Namen übergeben können. Damit entstehen ein oder mehrere weitere Indexe. Es können maximal 18 eigene Kategorien erstellt werden. Sub CreateOwnCategory() Application.MacroOptions _ Macro:="dblRound", _ Description:="Auf- oder abrunden auf Ganzzahlen", _ Category:="Meine eigene Kategorie" End Sub Wenn Sie obige Prozedur ausführen, wird beispielsweise der Index 15 angelegt. Diesem können weiter Funktionen zugewiesen werden. Die Beispiele befinden sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_01.xls. Das Modul heißt mdl_02_movecategory. Eine Funktion ohne Übergabewerte Die Funktion dblround, die wir erstellt haben, enthielt einen Übergabewert. Dies ist an zwei Faktoren zu erkennen. Zum einen wurde im runden Klammernpaar nach dem Funktionsnamen eine Variable deklariert. Zum anderen wird beim Aufruf der Funktion über den Funktionsassistenten ein Eingabefeld angezeigt, das der Variablen entspricht. Nicht immer ist ein Übergabewert erforderlich. Wenn zum Beispiel der Name des aktiven Tabellenblattes in einer Zelle ausgegeben werden soll, ist keine Eingabe erforderlich, denn die Übergabe erfolgt bereits in der Funktion. Somit bleibt das Klammernpaar nach dem Funktionsnamen leer. Function stractivesheet() As String stractivesheet = ActiveSheet.Name Listing 3.3: Name des aktiven Blattes Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_02.xls. Das Modul heißt mdl_01_activesheet. Um den Namen des aktiven Tabellenblattes auszugeben, tippen Sie in eine beliebige Zelle die Formel =stractivesheet() ein und bestätigen die Eingabe mit Enter. Alternativ dazu können Sie den Funktionsassistenten starten und die Funktion auswählen. Das Dialogfeld Funktionsargumente kann durch Betätigen der Schaltfläche OK gleich wieder geschlossen werden, denn eine Eingabe ist nicht erforderlich, da keine Übergabewerte erwartet werden. 88 Kapitel 3

7 Neuberechnung (Application.Volatile) Benutzerdefinierte VBA-Funktionen werden in der Regel, genau wie Tabellenfunktionen, nur dann neu berechnet, wenn es erforderlich ist. Das heißt, die Neuberechnung findet statt, sobald sich der Inhalt einer Zelle ändert, die das Ergebnis der Funktion beeinflusst. In dem zuvor behandelten Beispiel ohne Argumente wird der Wert der Funktion im Code übergeben. Zur Erinnerung: Die Funktion gibt in einer Zelle den Namen des aktiven Blattes aus. Wenn sich nun der Tabellenblattname ändert, wird das Ergebnis der Funktion nicht sofort angepasst. Auch dann nicht, wenn die Taste F9 gedrückt wird, mit der im Normalfall eine Neuberechnung manuell angestoßen werden kann. Mit der Methode Application.Volatile können Sie veranlassen, dass Neuberechnungen häufiger stattfinden. Nehmen wir als Beispiel die Tabellenfunktion Zufallszahl(). Wenn Sie diese in eine Zelle eingeben, wird das Ergebnis laufend neu berechnet, sobald in einer beliebigen Zelle eine Veränderung vorgenommen wird. Im nachfolgenden Beispiel wird exakt die Tabellenfunktion Zufallszahl per VBA nachgestellt. Listing 3.4: Zufallszahl Function dblrandom() As Double dblrandom = Rnd() Geben Sie zum Vergleich in einem Tabellenblatt in die Zelle A1 die Tabellenfunktion =Zufallszahl() ein. Geben Sie in die Zelle B1 die VBA-Funktion =dblrandom() ein. Drücken Sie nun die Taste F9, um eine manuelle Neuberechnung zu veranlassen. Der Inhalt der Zelle A1 wird sich verändern, nicht jedoch der Inhalt von Zelle B1. Erstellen wir nun eine weitere VBA-Zufallsfunktion, diesmal jedoch unter Verwendung der Methode Application.Volatile: Function dblrandomvolatile() As Double Application.Volatile True dblrandom = Rnd() Geben Sie nun in die Zelle C1 desselben Tabellenblattes die VBA-Funktion =dblrandomvolatile() ein. Wenn Sie nun die Taste F9 betätigen, werden Sie feststellen, dass sowohl die Zelle A1 als auch die Zelle C1 neu berechnet werden. Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_02.xls. Das Modul heißt mdl_02_random. Eine Funktion mit mehreren Übergabewerten Mehrere Übergabewerte können beispielsweise dann verwendet werden, wenn die Werte aus verschiedenen unabhängigen Zellen berechnet werden sollen. Das nachfolgende Beispiel berechnet die Werte aus den Zellen B1, B2 und B3. Entsprechend sind im runden Klammernpaar nach dem Funktionsnamen drei Variablen deklariert. Im Dialogfeld Funktionsargumente werden, entsprechend der drei Variablen, drei Eingaben erwartet. Eine weitere Variable wird innerhalb der Prozedur verwendet, um die Zwischenberechnung zu speichern. Eigene Formeln programmieren 89

8 Abbildung 3.5: Drei Übergabewerte Function dblcosts(lngpiece As Long, _ dblprice As Double, _ dbldiscount As Double) As Double Dim dblsubtotal As Double Listing 3.5: Rechnen mit drei Übergabewerten dblsubtotal = lngpiece * dblprice dblcosts = dblsubtotal - dblsubtotal * dbldiscount Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_02.xls. Das Modul heißt mdl_03_costs. Bereichsfunktionen Bereichsfunktionen kennen Sie beispielsweise von der Excel-Tabellenfunktion Summe her. Es wird nicht nur auf eine einzelne Zelle, sondern auf einen zusammenhängenden Bereich Bezug genommen. Um einen Bereich ansprechen zu können, muss die Variable nach dem Funktionsnamen als Range deklariert werden. Function dblsum(rng As Range) As Double dblsum = Application.WorksheetFunction.Sum(rng) Listing 3.6: Bereichsfunktion Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_02.xls. Das Modul heißt mdl_04_sum. Array-Funktionen Auch Array-Funktionen können selbst programmiert werden. Das nachfolgende Beispiel zeigt, wie Wochennamen mittels einer VBA-Funktion eingefügt werden können. 90 Kapitel 3

9 Eine Array-Funktion gibt immer einen Wert vom Typ Variant zurück. Auf eine Deklaration des Datentyps kann deshalb verzichtet werden. Wenn Sie mit Array-Formeln vertraut sind, wissen Sie, dass diese immer über die Tastenkombination Strg+Shift+Enter abgeschlossen werden müssen. Die Formel wird dadurch automatisch von geschweiften Klammern {} umgeben. Tippen Sie die geschweiften Klammern nicht manuell ein, sondern erzeugen Sie sie immer über die angegebene Tastenkombination, ansonsten entsteht kein Array. Der folgenden Funktion können Sie entnehmen, dass die Werte, die an die Funktion übergeben werden, in einer Array-Funktion aufbereitet werden. Listing 3.7: Array mit Wochennamen Function arrweekname() As Variant arrweekname = Array("Montag", "Dienstag", "Mittwoch", _ "Donnerstag", "Freitag", _ "Samstag", "Sonntag") Um die benutzerdefinierte Funktion in Ihrem Tabellenblatt anwenden zu können, markieren Sie zuerst sieben Zellen in einer Zeile (also horizontal). Geben Sie die Formel =arrweekname() ein. Wichtig ist nun, dass Sie die Eingabe mit Strg+Shift+Enter beenden. Die sieben Wochennamen werden angezeigt. Wenn Sie das Array vertikal verwenden möchten, müssen Sie es transponieren. Verwenden Sie dazu die Tabellenfunktion MTRANS und fügen Sie im runden Klammernpaar die selbst erstellte Funktion ein. Markieren Sie wiederum zuerst die sieben Zellen, diesmal jedoch vertikal, also nach unten. Geben Sie die folgende Formel ein und beenden Sie die Eingabe mit der Tastenkombination Strg+Shift+Enter. =MTRANS(arrWeekname()) Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_02.xls. Das Modul heißt mdl_05_array. Unbestimmte Anzahl an Übergabewerten (Parameter-Array) Parameter-Arrays werden verwendet, wenn die Anzahl der Übergabewerte nicht von Anfang an festgelegt werden kann. Die Anzahl der Übergabewerte bleibt somit flexibel. Nehmen wir an, Sie möchten in Ihrem Tabellenblatt Werte aus mehreren einzelnen Zellen addieren. Die Anzahl der Zellen kann variieren. Es wäre sinnlos, eine lange Liste von Variablen nach dem Funktionsnamen zu hinterlegen. Sie würden früher oder später an Grenzen stoßen oder einige der Variablen würde unbenutzt bleiben. Um ein Parameter-Array zu realisieren wird nach dem Funktionsnamen ein dynamisches Array hinterlegt. In unserem Beispiel nennt es sich varlist(). Damit die Variable als Parameter-Array erkannt wird, muss das Schlüsselwort ParamArray vorangestellt werden. Um die einzelnen Übergabewertes des Arrays auszulesen, verwenden wir eine For Each-Schleife. Dem Funktionsnamen werden nach und nach die addierten Werte übergeben. Eigene Formeln programmieren 91

10 Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_03.xls. Das Modul heißt mdl_01_parray. Function dblmulti(paramarray varlist() As Variant) As Double Dim vararg As Variant Listing 3.8: Parameter-Array For Each vararg In varlist dblmulti = dblmulti + vararg Next vararg Beim Aufruf der benutzerdefinierten Funktion wird im Dialogfeld Funktionsargumente deutlich, dass beliebig viele Übergabewerte eingegeben werden können, denn die Anzahl der Eingabefelder erweitert sich mit jeder Eingabe. Im oberen Teil des Dialogfelds erscheint ab einer bestimmten Anzahl von Werten eine Bildlaufleiste. Abbildung 3.6: Dialogfeld eines Parameter- Arrays Im vorangegangenen Beispiel können keine Bereiche angewendet werden. Falls die Rückgabewerte des Arrays mit einem Bereich addiert werden sollen, wird ein weiteres Argument benötigt, das als Range hinterlegt wird. Das Parameter-Array muss immer an letzter Stelle der Deklaration stehen. Function dblmultisum(dblsum As Range, _ ParamArray varlist() As Variant) _ As Double Dim vararg As Variant WICHTIG Listing 3.9: Parameter-Array mit Bereich For Each vararg In varlist dblmultisum = dblmultisum + vararg Next vararg ' Addition des Arrays mit dem summierten Bereich dblmultisum = dblmultisum + _ Application.WorksheetFunction.Sum(dblSum) Eine Funktion in einer Prozedur verwenden VBA-Funktionen werden nicht nur in Tabellenblättern, sondern auch innerhalb von Prozeduren aufgerufen. Oftmals wird ein und derselbe Programmcode innerhalb von vielen Prozeduren verwendet. Damit der Code nicht jedes Mal neu geschrieben oder in die Prozedur hineinkopiert werden muss, kann eine Funktion erstellt werden, die bei Bedarf aus einer beliebigen Sub-Prozedur heraus aufgerufen wird. 92 Kapitel 3

11 Die nachfolgende Funktion gibt die letzte benutzte Zeile einer Tabelle zurück. Das Klammernpaar nach dem Funktionsnamen bleibt leer, da der Rückgabewert innerhalb der Funktion übergeben wird. Listing 3.10: Letzte benutzte Zeile ermitteln Function lnglastusedrow() As Long Dim i As Integer Dim lngmin As Long Dim lngmax As Long For i = 1 To 256 lngmin = Cells(65536, i).end(xlup).row If lngmax < lngmin Then lngmax = lngmin Next i lnglastusedrow = lngmax In der folgenden Sub-Prozedur kann der Rückgabewert der zuvor erstellten VBA- Funktion mehrmals verwendet werden. In der Tabelle soll ein Datensatz unterhalb der bestehenden Tabelle eingefügt werden. Da die Funktion die letzte benutzte Zelle innerhalb aller Spalten ermittelt, muss beim ersten Zeilenindex der Wert 1 addiert werden(+1). Dadurch, dass das Ermitteln der letzten benutzten Zeile in die Funktion ausgelagert wurde, kann der Code der Sub-Prozedur recht kurz gehalten werden. Sub FillInLastRow() Cells(lngLastUsedRow + 1, 1) = "Püntener" Cells(lngLastUsedRow, 2) = "Heidi" Cells(lngLastUsedRow, 3) = "Schweiz" End Sub Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_04.xls. Das Modul heißt mdl_01_row. Abbildung 3.7: Die Datensätze werden jeweils eine Zeile unterhalb eingefügt Wenn die Datensätze nicht unterhalb in Zeilen, sondern nach rechts in Spalten ergänzt werden müssen, sieht die Funktion sehr ähnlich aus. Um die letzte benutzte Spalte zu ermitteln, müsste die Schleife Mal durchlaufen werden, da theoretisch in jeder Zeile der Tabelle ein Eintrag vorhanden sein könnte. Das macht wenig Sinn und würde zu lange dauern, zumal die Anzahl der Zeilen bekannt sein dürfte. Unsere Tabelle umfasst, gemäß Abbildung 3.7, derzeit vier Zeilen. Demnach wäre es ausreichend, wenn der Schleifendurchlauf viermal erfolgen würde, um den jeweils letzten Spalteneintrag zu erfahren. Da sich der Wert ändern kann, werden wir uns Eigene Formeln programmieren 93

12 diesmal in der Funktion nicht festlegen. Wir deklarieren nach dem Funktionsnamen die Variable lngrows. Function intlastusedcolumn(byval lngrows As Long) As Integer Dim i As Long Dim lngmin As Long Dim lngmax As Long Listing 3.11: Letzte benutzte Spalte ermitteln For i = 1 To lngrows lngmin = Cells(i, 256).End(xlToLeft).Column If lngmax < lngmin Then lngmax = lngmin Next i intlastusedcolumn = lngmax Da die Funktion nun einen Rückgabewert erwartet, muss nach dem Funktionsnamen im runden Klammernpaar ein Wert übergeben werden. Innerhalb der Sub-Prozedur verwenden wir dazu die Variable i, der wir die Anzahl der Zeilen übergeben. Eine Variable ist sinnvoll, da bei einer Änderung der Anzahl von Zeilen nur ein einzelner Wert angepasst werden muss und nicht sämtliche Übergabewerte nach dem Funktionsnamen. Sub FillInLastColumn() Dim i As Integer i = 4 Cells(1, lnglastusedcolumn(i) + 1) = "Europa" Cells(2, lnglastusedcolumn(i)) = "Asien" Cells(3, lnglastusedcolumn(i)) = "Amerika" Cells(4, lnglastusedcolumn(i)) = "Europa" End Sub Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_04.xls. Das Modul heißt mdl_02_col. Eine Tastenkombination zuweisen Die Methode Application.MacroOption, die wir bereits in Listing 3.2 eingesetzt haben, kann unter der Verwendung anderer Argumente dazu benutzt werden, einer Prozedur eine Tastenkombination zuzuweisen. Generell ist es nicht möglich, direkt einer VBA-Funktion eine Tastenkombination zuzuweisen. Die Zuweisung kann nur an eine Sub-Prozedur erfolgen. Deshalb werden wir eine Sub-Prozedur erstellen, die die Funktion aufruft. Für die Zuweisung einer Tastenkombination werden die Argumente HasShortcutkey und ShortcutKey eingesetzt. Die beiden Argumente treten immer in Kombination auf. Dem Argument HasShortcutkey muss der Wert True übergeben werden. Dem Argument ShortcutKey wird die Taste übergeben, die zum Aufruf dienen soll. In unserem Beispiel ist das die Taste r. Der Aufruf der Prozedur erfolgt über die Tastenkombination Strg+r. 94 Kapitel 3

13 Wenn Sie ein großes R als Taste festlegen, erfolgt der Aufruf über die Tastenkombination Strg+Shift+r. Bestehende Excel-Tastenkombinationen werden dabei überschrieben. Um der Funktion indirekt eine Tastenkombination per VBA zuzuweisen sind somit insgesamt drei Prozeduren erforderlich. Die erste Prozedur weist der Sub-Prozedur CallFunction die Tastenkombination zu. Diese wiederum beinhaltet den Aufruf der VBA-Funktion. Beim Drücken der Tastenkombination wird also die Prozedur Call- Function ausgeführt. Unser Beispiel ist so aufgebaut, dass jeder beliebige Wert in einem Tabellenblatt ohne Formeleingabe auf eine Ganzzahl gerundet werden kann. Aktivieren Sie die Zelle, die die zu rundende Zahl enthält und drücken Sie die Tastenkombination Strg+r. Abbildung 3.8: Grafische Darstellung der Prozeduraufrufe Zurücksetzen der Tastenkombination Das Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_05.xls. Das Modul heißt mdl_01_shortcut. Sie können eigens verwendete Tastenkombinationen zurücksetzen, indem Sie dem Argument ShortcutKey einen leeren Wert übergeben und die Prozedur CreateShortcut erneut ausführen: ShortcutKey:="" TIPP Die Prozedur CreateShortcut muss nur einmal ausgeführt werden und wird dann im Grunde genommen nicht mehr benötigt. Um einer Prozedur eine Tastenkombination zuzuweisen, ist nicht zwingend eine VBA-Prozedur erforderlich. Verwenden Sie in Excel den Menübefehl Extras/Makro/ Makros. Wählen Sie im daraufhin geöffneten Dialogfeld Makro die Prozedur aus (z.b. CallFunction), der Sie eine Tastenkombination zuweisen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und tragen Sie im ersten Eingabefeld die gewünschte Taste ein. Funktionen generell zu Verfügung stellen Funktionen stehen nur in den Arbeitsmappen zur Verfügung, in denen sie hinterlegt wurden. Sobald die Mappe geschlossen wird, können die Funktionen nicht mehr verwendet werden. Bestimmt werden Sie Funktionen erstellen, auf die Sie in jeder Situation zugreifen möchten. Dabei wäre es natürlich etwas umständlich, wenn erst die Mappe geöffnet werden müsste, die die besagte Funktion enthält. Eigene Formeln programmieren 95

14 Sie haben zwei Möglichkeiten, Ihre Funktionen für die gesamte Excel-Sitzung zur Verfügung zu stellen. Zum einen können Sie Module in der Arbeitsmappe PER- SONL.XLS abspeichern und zum anderen ein Add-In erzeugen. Bei beidem handelt es sich um Arbeitsmappen, die beim Start von Excel im Hintergrund geladen werden. PERSONL.XLS Die Mappe PERSONL.XLS steht erst zur Verfügung, wenn ein Makro aufgezeichnet und dabei als Speicherort Persönliche Arbeitsmappe gewählt wurde. Alternativ zu einer Makroaufzeichnung können Sie die Datei auch erzeugen, indem Sie eine leere Arbeitsmappe erstellen und diese in den Office-Unterordner XLSTART unter dem Namen PERSONAL.XLS abspeichern. Wenn Sie Ihre Funktionen oder Prozeduren in einem Modul der PERSONL.XLS hinterlegen, stehen diese für die gesamte Excel-Anwendung zur Verfügung. Das heißt, sobald Excel gestartet wird, wird im Hintergrund die Datei PERSONL.XLS geladen und somit auch die darin enthaltenen VBA-Codes. Funktionen in Add-Ins bereitstellen Alternativ zur PERSONL.XLS können Sie Ihre Funktionen, und natürlich auch andere Prozeduren, in einem Add-In abspeichern und auf einem beliebigen Computer installieren. Microsoft liefert bereits eine Reihe an Add-Ins für Excel mit, die nach Bedarf installiert werden können. Sie finden diese unter dem Menübefehl Extras/Add-Ins. Bevor Sie nun damit beginnen, alle zu aktivieren und damit installieren, sollten Sie bedenken, dass jedes der Add-Ins einen gewissen Speicherplatz in Anspruch nimmt. Installieren Sie deshalb nur diejenigen, die Sie wirklich benötigen. Um ein bestehendes Add-In zu installieren, reicht es aus, im Dialogfeld Add-Ins das entsprechende Kontrollkästchen zu aktivieren und mit OK zu bestätigen. Abbildung 3.9: Standardmäßig in Excel vorhandene Add-Ins 96 Kapitel 3

15 Passwortschutz Um Ihre Funktionen in einem Add-In zur Verfügung zu stellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Erzeugen Sie eine neue leere Arbeitsmappe. 2. Erstellen Sie ein Modul und fügen Sie die gewünschten VBA-Funktionen ein. 3. Speichern Sie die Mappe als Add-In ab. Wählen Sie dazu den Menübefehl Datei/ Speichern unter und wählen Sie als Dateityp *.xla. 4. Schließen Sie die Mappe. 5. Um das Add-In zu installieren, wählen Sie den Menübefehl Extras/Add-Ins. 6. Klicken Sie im Dialogfeld Add-Ins auf die Schaltfläche Durchsuchen. 7. Wählen Sie den Pfad aus, in dem Sie das Add-In hinterlegt haben. 8. Wählen Sie das Add-In mit einem Doppelklick aus. 9. Das Add-In wird geladen, aktiviert und im Dialogfeld Add-Ins angezeigt. 10. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK und verlassen Sie damit das Dialogfeld Add- In. Die im Add-In enthaltenen Funktionen stehen nun für die gesamte Excel-Applikation zur Verfügung. Die Add-Ins werden bei jedem Start von Excel im Hintergrund geladen. Die Arbeitsmappe bleibt dabei für den Anwender verborgen. Falls Sie vorhaben, das Add-In verschiedenen Benutzern zur Verfügung zu stellen, sollten Sie bedenken, dass die darin enthaltenen Funktionen und Prozeduren ungeschützt zur Verfügung stehen. Jeder Anwender hat somit die Möglichkeit, die Add- Ins zu verändern, was allerdings nicht immer erwünscht ist. Sie haben deshalb die Möglichkeit, Add-Ins durch ein Passwort zu schützen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Erzeugen Sie eine neue leere Arbeitsmappe. 2. Erstellen Sie ein Modul und fügen Sie die gewünschten VBA-Funktionen ein. 3. Wählen Sie in der VBE den Menübefehl Extras/Eigenschaften von VBAProject. 4. Aktivieren Sie im Dialogfeld VBAProject Projekteigenschaften die Registerkarte Schutz. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Projekt für die Anzeige sperren. 6. Geben Sie in die beiden Eingabefelder zweimal dasselbe Kennwort ein und bestätigen Sie mit OK. Merken Sie sich das Kennwort gut, denn ohne dieses können Sie später nicht mehr auf die im Add-In verborgenen Funktionen und Prozeduren zugreifen. 7. Wechseln Sie zu Excel, speichern Sie die Datei als Add-In ab (Dateityp *.xla) und wechseln Sie dann wieder zurück in die VBE. 8. Klicken Sie im Projekt-Explorer der entsprechenden Mappe auf DieseArbeitsmappe und setzten Sie die Eigenschaft IsAddin auf True. 9. Speichern Sie die Änderungen ab. Die Mappe wird damit geschlossen. 10. Schließen Sie Excel und starten Sie die Applikation erneut. 11. Installieren Sie nun das Add-In (Schritt 3 bis 6 der vorangegangenen Beschreibung). Eigene Formeln programmieren 97

16 Abbildung 3.10: Die Eigenschaft IsAddin anpassen Das VBA-Projekt wird zwar in der VBE angezeigt, lässt sich jedoch nur noch einsehen, wenn das festgelegte Passwort eingegeben wird. Sie können jedes VBA-Projekt, auch wenn es nicht als Add-In verwendet wird, durch ein Passwort schützen. Führen Sie dazu lediglich die obigen Schritte 3 bis 6 aus. Speichern und schließen Sie die Mappe. Beim erneuten Öffnen der Mappe ist das Modul nur noch durch eine entsprechende Passworteingabe zugänglich. TIPP Einige hilfreiche Funktionen Nachfolgend finden Sie einige hilfreiche Beispiele, die in der Praxis angewendet werden können. Sie sollen Ihnen zudem das Arbeiten mit Funktionen näher bringen. Englische und deutsche Formelnamen ermitteln Zu Beginn dieses Kapitels haben Sie erfahren, wie die englischen Funktionsnamen mittels Makrorekorder aufgezeichnet werden können. Alternativ dazu können Sie eine VBA-Prozedur erstellen, die die gesamte Formel in deutsch und in englisch zurückgibt. Abbildung 3.11: Deutsche und englische Formelnamen ausgeben In der Prozedur wird mit einer For Each-Schleife gearbeitet, die den gewünschten Bereich B2:B8 Zelle für Zelle durchläuft. In der If-Entscheidung wird über HasFormula geprüft, ob in der Zelle eine Formel vorhanden ist. Trifft dies zu, werden in den Nebenspalten die Formeln eingetragen. Beiden Einträgen wird ein Hochkomma (') vorangestellt, damit Excel diese nicht als Formel wertet. Um die Formeln in Deutsch auszugeben, wird FormulaLocal verwendet. Local bedeutet die lokale Sprachversion von Office bzw. Excel, die auf dem Computer installiert ist. Die englische Ausgabe der Formel erfolgt über die Eigenschaft Formula. 98 Kapitel 3

17 Listing 3.12: Formelnamen mittels Prozedur ausgeben Sub GetEnglishAndGerman() Dim c As Range For Each c In Range("B2:B8") With c If.HasFormula Then.Offset(0, 2) = "'" &.FormulaLocal.Offset(0, 3) = "'" &.Formula End With Next c ' Deutsch ' Englisch Columns("D:F").AutoFit End Sub ' Automatische Anpassung der Spaltenbreite Das obige Beispiel befindet sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_06.xls. Das Modul heißt mdl_01_germengl. Die beiden untenstehenden Funktionen befinden sich in derselben Mappe im Modul mdl_02_germengl. Sie können auch VBA-Funktionen erstellen, um die deutschen und englischen Funktionsnamen per Formeleingabe zu ermitteln. Listing 3.13: Formelnamen mittels Function ausgeben ' Die Formeln in deutscher Sprache ausgeben Function strgerman(rngcell As Range) As String strgerman = rngcell.formulalocal ' Die Formeln in englischer Sprache ausgeben Function strenglish(rngcell As Range) As String strenglish = rngcell.formula Eine erweiterte Wenn-Funktion Die Tabellenfunktion Wenn, die durch Excel zur Verfügung gestellt wird, kann maximal acht Mal verschachtelt werden. Ein Beispiel: In der Zelle A1 steht ein Wert zwischen 1 und 12. Je nachdem, welcher Wert in Zelle A1 steht, soll in Zelle B1 der entsprechende Monatsname ausgegeben werden. Bei lediglich acht Verschachtelungen werden damit nur acht Monatsnamen ausgegeben. Wir benötigen jedoch 12. =WENN(A1=1;"Januar";WENN(A1=2;"Februar";WENN(A1=3;"März";WENN(A1=4;"April";WENN(A1=5;"Mai";WEN N(A1=6;"Juni";WENN(A1=7;"Juli";WENN(A1=8;"August")))))))) Mit einem Trick können auch in Excel mehr als acht Bedingungen realisiert werden. Es wird schlicht eine weitere Wenn-Bedingung angehängt. Wenn der Rückgabewert eine Zahl ist, werden die beiden Formeln mit einem Pluszeichen verbunden (+), wenn es sich um Text handelt, mit einem kaufmännischen Und (&). Das Ergebnis ist trotzdem nicht immer befriedigend, denn wenn als Sonst-Wert kein Leerstring übergeben wird, wird dieser in der Ausgabe mit angezeigt. So oder so ist eine Formel, wie sie nachfolgend aufgeführt wird, relativ lang und unübersichtlich. Eigene Formeln programmieren 99

18 =WENN(A1=1;"Januar";WENN(A1=2;"Februar";WENN(A1=3;"März";WENN(A1=4;"April";WENN(A1=5;"Mai";WEN N(A1=6;"Juni";WENN(A1=7;"Juli";WENN(A1=8;"August";""))))))))&WENN(A1=9;"September";WENN(A1=10; "Oktober";WENN(A1=11;"November";WENN(A1=12;"Dezember";"")))) Um eine vielfache Verschaltung auch für einen weniger erfahrenen Excel-Anwender leicht bedienbar zur Verfügung zu stellen, haben Sie die Möglichkeit, eine benutzerdefinierte Funktion per VBA zu erstellen. Sie können damit die Formeleingabe wesentlich verkürzen und zudem beliebig viele Verschachtelungen vornehmen. In der folgenden Prozedur wird die Wenn-Bedingung durch eine Select Case-Entscheidung umgesetzt. Alternativ dazu können Sie auch mit einer If-Entscheidung arbeiten. Die restlichen Beispiele dieses Kapitels befinden sich auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap03. Die Mappe nennt sich Bsp03_07.xls. Die Module sind analog der Listings nummeriert (z.b. Listing 3.13 ergibt mdl_03_13). Function strif(bytvalue As Byte) As String Select Case bytvalue Case Is = 1 strif = "Januar" Case Is = 2 strif = "Februar" Case Is = 3 strif = "März" Case Is = 4 strif = "April" Case Is = 5 strif = "Mai" Case Is = 6 strif = "Juni" Case Is = 7 strif = "Juli" Case Is = 8 strif = "August" Case Is = 9 strif = "September" Case Is = 10 strif = "Oktober" Case Is = 11 strif = "November" Case Is = 12 strif = "Dezember" Case Else strif = "Ungültiger Wert" End Select Listing 3.14: Wenn-Funktion Zwar ist der VBA-Code nicht unbedingt kurz, durchaus aber die Formel, die der Benutzer eingeben muss, nämlich: =strif(a1). Farbige Zellen berechnen Eine Funktion, die in Excel gänzlich fehlt, ist das Berechnen von farbigen Zellen oder Zellinhalten. In Excel-VBA stehen acht Farbkonstanten zur Verfügung, die unter Einsatz der Eigenschaft Color verwendet werden können. Die Konstante kann zudem 100 Kapitel 3

19 in Zusammenarbeit mir RGB eingesetzt werden. Excel stellt insgesamt 56 Farben zur Verfügung. In X Kapitel 5 werden diese im Detail vorgestellt. An dieser Stelle werden wir uns auf die acht Farbkonstanten beschränken, die Sie der Tabelle 3.2 entnehmen können. Tabelle 3.2: Farbkonstanten Konstante vbblack vbblue vbcyan vbgreen vbmagenta vbred vbwhite vbyellow Beschreibung Schwarz Blau Cyan (Türkis) Grün Magenta (Rosarot) Rot Weiß Gelb ACHTUNG Die Funktion ist so aufgebaut, dass im Dialogfeld Funktionsargumente zwei Eingaben erwartet werden. Zum einen der Name der Farbe und zum anderen der Bereich, auf den Bezug genommen werden soll (siehe Abbildung 3.12). Beim Umgang mit Formeln in Bezug auf Farben ist zu beachten, dass diese nicht neu berechnet werden, wenn sich lediglich die Hintergrundfarbe einer Zelle ändert. Auch die Zugabe von Application.Volatile ändert nichts daran, dass die automatische Berechnung ausbleibt. Das Drücken der Taste F9 bleibt genauso ergebnislos. Um eine Neuberechnung zu veranlassen, muss die Zelle, die die Formel enthält, selektiert werden. Durch einen Doppelklick auf die Zelle oder das Drücken der Taste F2 gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus der Formel. Sie können diesen, ohne eine Änderung vorzunehmen, wieder verlassen. Erst jetzt ist eine Neuberechnung erfolgt. Abbildung 3.12: Rechnen mit farbigen Zellen Eigene Formeln programmieren 101

20 Das Beispiel berechnet die Summe der Zellen, die eine bestimmte Hintergrundfarbe aufweisen. Wenn Sie sich auf die Textfarbe beziehen möchten, ändern Sie die Eigenschaft Interior in Font ab. Function lngbackcolor(strcolor As String, rng As Range) As Long Dim c As Range For Each c In rng With c.interior If strcolor = "Schwarz" Then If.Color = vbblack Then lngbackcolor = lngbackcolor + c.value ElseIf strcolor = "Blau" Then If.Color = vbblue Then lngbackcolor = lngbackcolor + c.value ElseIf strcolor = "Cyan" Then If.Color = vbcyan Then lngbackcolor = lngbackcolor + c.value ElseIf strcolor = "Grün" Then If.Color = vbgreen Then lngbackcolor = lngbackcolor + c.value ElseIf strcolor = "Magenta" Then If.Color = vbmagenta Then lngbackcolor = lngbackcolor + c.value ElseIf strcolor = "Rot" Then If.Color = vbred Then lngbackcolor = lngbackcolor + c.value ElseIf strcolor = "Weiß" Then If.Color = vbwhite Then lngbackcolor = lngbackcolor + c.value ElseIf strcolor = "Gelb" Then If.Color = vbyellow Then lngbackcolor = lngbackcolor + c.value End With Next c Listing 3.15: Summieren von Zellen einer bestimmten Hintergrundfarbe Benutzernamen ermitteln Es gibt zwei Arten von Benutzernamen. Der eine ist jener, mit dem Sie am System angemeldet sind. Um diesen zu ermitteln, verwenden Sie die Anweisung Environ("User- Name"). Der andere ist der Benutzername, den Sie in Ihrer Applikation einstellen können. Sie finden ihn nach Aufruf des Menübefehls Extras/Optionen auf der Registerkarte Allgemein. Um diesen ausgeben zu können, verwenden Sie die Anweisung Application.UserName. 102 Kapitel 3

21 In der nachfolgenden Funktion werden beide Benutzernamen ermittelt. Listing 3.16: UserName und Environ("User- Name") Function strusername() As String Application.Volatile strusername = "Excel-User: " & Application.UserName & _ " <---> " & _ "System-User: " & Environ("UserName") Abbildung 3.13: Benutzernamen ausgeben Eigene Formeln programmieren 103