Wilken Neutrasoft GmbH. Datenblatt. Wilken Unternehmensgruppe REMAplus Juni 2013 V1.2. Seite 1

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1 Wilken REMAplus Datenblatt Seite 1

2 Wilken REMAplus Software für das Regulierungsmanagement Regulierungsmanagement mit REMAplus die Software für eine vollständige und durchgängige Unterstützung im Regulierungsmanagement. Für Energieversorgungsunternehmen sind mit der Verabschiedung des zweiten Energiewirtschaftsgesetzes und der damit einhergehenden Regulierung eine Reihe von Informations- und Dokumentationspflichten entstanden. Netzbetreiber sind verpflichtet, fristgerecht, umfassend und konsistent entsprechend den gesetzlichen Vorgaben zu berichten. Um diese Pflicht möglichst einfach, effizient und nachvollziehbar erfüllen zu können, wurde mit REMAplus das passende Werkzeug entwickelt. Durch die Abbildung eines effizienten und revisionssicheren Berichtsprozesses, die Schaffung einer umfassenden Datenbasis für weitergehende Analysen sowie eine über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehende, einfache Bereitstellung der Daten in verschiedenen Formen schafft REMAplus einen zusätzlichen Mehrwert. REMAplus basiert auf dem fachlichen Verständnis der gesetzlichen Anforderungen und setzt diese in Maßnahmen und Aufgaben um. Hierbei steht die Unternehmenssituation im Mittelpunkt. Die Datenerfassung erfolgt mit REMAplus vorausschauend, rechtzeitig, vollständig und konsistent. Durch Freigabe- und Eskalationsprozesse wird die Qualitätssicherung unterstützt. REMAplus wurde mit fachlicher Unterstützung von Pricewaterhouse- Coopers / WIBERA (PwC) entwickelt und setzt den bewährten Prozess zum Regulierungsmanagement von PwC / WIBERA um. Die Datenerfassung erfolgt mit REMAplus vorausschauend, rechtzeitig, vollständig und konsistent. Durch Freigabe- und Eskalationsprozesse wird die Qualitätssicherung unterstützt. Seite 2

3 WARUM WILKEN REMAplus? REMAplus unterstützt den Gesamtprozess des Regulierungsmanagements, der sich in die folgenden Phasen aufteilen lässt: Gesetzliche Anforderung Strukturieren in massnahmen Erfassen der Daten Prüfen und Verstehen der Daten berichten und dokumentieren REMAplus STEUERT UND UNTERSTÜZT DEN GESAMTPROZESS REMAplus bietet eine vollständige und durchgängige Unterstützung, die den Gesamtprozess des Regulierungsmanagements komplett abdeckt. Ihre Vorteile: Vordefinierte Maßnahmen- und Aufgabenkataloge, welche die gesetzlichen Anforderungen strukturieren und die individuell an die unternehmensspezi fische Situation anpassbar sind. Umfassende Datenkataloge zur Erhe bung der aktuell notwendigen und zukünftig relevanten Informationen, basierend auf den bestehenden gesetzlichen Vorgaben. Vollständige Workflow-Unterstützung mit automatischer Verfolgung der Maßnahmen- und Aufgabenbearbeitung, entsprechend verankerten Bearbeitungsabläufen und Eskalationswegen. Vordefinierte Berichte zur Bereitstellung der Informationen für die Behörden und interne Interessensgruppen. Revisionssichere Verwaltung aller notwendigen Informationen und Dokumente für ein erfolgreiches Regulierungsmanagement. Revisionssicheres Arbeiten, sichere Datenhaltung und Kontrolle durch ein Rechte- und Rollenkonzept. Ein immer aktuelles und vollständiges Regulierungsmanagement durch regelmäßige fachliche und technische Updates im Rahmen eines umfassenden Supportvertrages. VIELFÄLTIGER NUTZEN FÜR IHR UNTERNEHMEN: Für den Regulierungsmanager: REMAplus, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen: Fachliche Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen ist bereits vorhanden Unterstützung bei der Steuerung des Gesamtprozesses Vollständige Übersicht über den gesamten Status Delegation von Aufgaben Gesicherte Datenqualität Nachvollziehbarkeit Dokumentationsmanagement Für die Fachbereiche: REMAplus, um eine einfache Handhabung zu garantieren: Einfache und intuitive Datenerfassung direkt in REMAplus Gute Übersichtlichkeit der zugewiesenen Aufgaben Für die Geschäftsführung: REMAplus, um das Risiko zu reduzieren: Steigerung der Transparenz Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit Kennzahlen und Vergleichbarkeit Kostenersparnis Zukunftssicherheit Seite 3

4 Regulierungsmanager Erarbeitet Maßnahmen- und Aufgabenplan Gibt Gesamtdatenbestand frei Erstellt Berichte Kontrolliert und steuert den Gesamtprozess Informationsbasis Regulierungsmanagement Maßnahmen und Aufgaben Fachlicher Verantwortlicher Prüft Daten Gibt Daten frei Gibt Aufgaben frei Daten Zulieferer Bearbeitet Aufgaben Erfasst Daten Berichte und Dokumente Initiale Konfiguration REMAplus ist kein leeres System, sondern beinhaltet bereits vordefinierte Maßnahmen und Aufgaben, die aus den gesetzlichen Anforderungen und weiteren Festlegungen der Bundesnetzagentur abgeleitet wurden. Erfassung von Daten, Erstellung von Berichten, Veröffentlichungen von Informationen im Internet Auch die zur Datenerfassung notwendigen Felddefinitionen sind in REMAplus bereits enthalten. Sie decken sogar zusätzlich zu den aktuellen Anforderungen und Festlegungen der Bundesnetzagentur weitere Bereiche ab, die für eine konsistente Sicht auf die Netze sinnvoll sind und von denen zu erwarten ist, dass diese zukünftig auch für die Berichte an die Bundesnetzagentur notwendig werden. Im Rahmen der initialen Konfiguration wird das System so eingestellt, dass die für Ihr Unternehmen relevanten Maßnahmen, Aufgaben und Felder zusammengestellt und eindeutig den verantwortlichen Personen zugewiesen werden. Die initiale Konfiguration von REMAplus wird durch einen Assistenten (Wizard) unterstützt. Dieser führt den Anwender durch die Schritte: Mandanten anlegen (Unternehmen und Unternehmenstyp) Nutzerprofil erstellen Netzprofil angeben Nach Eingabe dieser Daten wird das System initialisiert. Es werden Vorlagen für Maßnahmen und Datenkataloge angelegt. Ein weiterer Wizard erlaubt es dem Regulierungsmanager zusätzliche Maßnahmen und Aufgaben sowie Felddefinitionen anzulegen. Hierdurch wird die Anwendung an unternehmensspezifische Prozesse und Anforderungen individuell angepasst. Diesen Prozess nennen wir fachliches customizing. Seite 4

5 Rollen und Rechte REMAplus ermöglicht und unterstützt die Zusammenarbeit verschiedener Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen. Ein Rollen- und Rechtekonzept stellt dabei sicher, dass die einzelnen Mitarbeiter nur die Tätigkeiten ausführen und die Informationen sehen können, für die sie eine Berechtigung haben. Damit werden z.b. auch die Anforderungen des Unbundlings erfüllt. Die Differenzierung nach Rollen und Rechten für die einzelnen Benutzer der Anwendung erfolgt über das Benutzer profil. Grundsätzlich unterscheidet REMAplus drei verschiedene Rollen: Regulierungsmanager fachlich Verantwortlicher Zulieferer Benutzer mit den Rollen fachlich Verantwortlicher werden darüber hinaus nochmals nach ihrer Zugehörigkeit zu Betrieb oder Vertrieb unterschieden. Workflow Die tägliche Arbeit mit REMAplus wird durch die eingebaute Workflow-Unterstützung wesentlich vereinfacht. Ziel der Workflow-Unterstützung ist es, den Gesamtprozess zu steuern, eindeutige Verantwortlichkeiten zu schaffen und über die konsequente Umsetzung des 4-Augen-Prinzips eine hohe Daten- und Umsetzungsqualität sicherzustellen. Der Regulierungsmanager hat immer eine Gesamtsicht auf alle anstehenden Vorgänge in REMAplus und wird durch automatische Erinnerungs- und Eskala tionsprozesse bei der Steuerung des Regulierungsmanagements unterstützt. Durch die Realisierung als web- Anwendung steht REMAplus den Benutzern an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung. Seite 5

6 Eindeutige Verantwortlichkeiten und 4-Augen-Prinzip Über die definierten Aufgaben in REMAplus werden die Zuarbeiten in Ihrem Unternehmen zum Regulierungsmanagement gesteuert und verteilt. Hierzu wird jeder Aufgabe ein sogenannter Zulieferer zugewiesen, der für die Umsetzung der Aufgabe zuständig ist. Zusätzlich hat jede Aufgabe eine verantwortliche Person, die die korrekte Umsetzung der Aufgabe sicherstellt und dies über eine entsprechende Freigabe Aufgabe bestätigt. Jede Maßnahme besitzt eine verantwortliche Person, die für die korrekte Erfüllung der zugrundeliegenden Anforderung verantwortlich ist. Bei der Freigabe eines Maßnahmenund Aufgabenkatalogs werden die zuständigen Mitarbeiter automatisch per über die ihnen zugewiesenen Arbeitsaufträge informiert. Jedes einzelne Datenfeld muss durch eine verantwortliche Person freigegeben werden. Gibt ein Zulieferer Daten ins System ein, setzt er den Status anschließend auf zur Prüfung. Der zuständige fachlich Verantwortliche erhält dann vom System eine Benachrichtigung per . Nach erfolgter Prüfung kann er dann die Daten freigeben. Automatische Eskalation Maßnahmen und Aufgaben besitzen ein Zieldatum (Fristen), zu dem die Maßnahme bzw. Aufgabe abgeschlossen sein muss. In Abhängigkeit von Bearbeitungsstand ( offen, in Bearbeitung, zur Prüfung, freigegeben ) und Datum werden vom System Eskalationsstufen gesetzt. Eine automatische Information an die zugeordneten Mitarbeiter erfolgt zu den folgenden Zeitpunkten: Eine Aufgabe / Maßnahme wurde zugeordnet. Der geplante Startzeitpunkt zur Erfüllung der Aufgabe / Maßnahme steht kurz bevor. Der geplante Startzeitpunkt wurde überschritten, ohne dass der Status auf in Bearbeitung gesetzt wurde. Der geplante Zieltermin ist gefährdet (konfigurierbar je Aufgabe). Zusätzlich können optional bei Fristüberschreitungen auch automatische s an einen Vorgesetzten versandt werden. Statusübersicht Der Regulierungsmanager benötigt eine umfassende Gesamtübersicht über die einzelnen Maßnahmen, Aufgaben und Datenfelder. Dazu werden in einer Statusübersicht (Ampelstatus rot-gelb-grün) für den Regulierungsmanager die folgenden Informationen aufbereitet: eigene Aufgaben anstehende Maßnahmen anstehende Aufgaben freizugebende Daten Der Regulierungsmanager kann direkt aus der Übersicht zu den einzelnen Elementen navigieren. Einzelne Mitarbeiter in anderen Rollen sehen in ihrer Statusübersicht nur die für sie anstehenden Maßnahmen, Aufgaben und freizugebenden Daten und können so direkt an die Stellen in REMAplus navigieren, an denen sie Daten oder Informationen erfassen bzw. bearbeiten müssen. Seite 6

7 Datenerfassung Im Rahmen der Konfiguration wird - auf Basis vordefinierter und zusätzlich durch den Regulierungsmanager konfigurierter Datenfelddefinitionen ein Datenfeldkatalog erstellt. Dieser Datenfeldkatalog wird durch die Gruppierung der Daten strukturiert. Ein Datenfeld wird unter anderem durch die folgenden Eigenschaften beschrieben: Bezeichnung (Titel), Beschreibung, Einheit, rechtliche Basis (Paragraph), sonstige Basis, rechtlich bindend, Status oder Sichtbarkeit pro Rolle Zusätzlich kann eine Felddefinition mit einer Plausibilitätsprüfung und einem Feldtyp (Datum etc.) hinterlegt werden. Bei der Erfassung des Wertes kann der Bearbeiter außerdem noch Wert, Quelle, Stand und Anmerkung angeben. Die Erfassung der Daten erfolgt immer in Bezug auf eine Zeitscheibe (Jahr). Neben der Freigabe einzelner Datenfelder durch einen Verantwortlichen ist in REMAplus auch die Freigabe des Gesamtdatenbestandes realisiert. Diese Gesamtfreigabe umfasst die folgenden Schritte: Feldübergreifende Konsistenzprüfung: Im Rahmen der feldübergreifenden Konsistenzprüfung werden die Datenfelder zueinander in Beziehung gesetzt und potentielle Fehler und Widersprüche erkannt. Der Regulierungsmanager erhält eine tabellarische Übersicht über das Prüf ergebnis und kann daraus direkt zu den betroffenen Feldern navigieren. Es bleibt der Entscheidung des Regulierungsmanagers überlassen, die Gesamtfreigabe trotz Warnungen zu erteilen. weiter auf Folgeseite Seite 7

8 In REMAPlus werden alle wesentlichen Datenänderungen, die mit gleichzeitigen Statusänderungen einhergehen, protokolliert. Damit ist die Nachvollziehbarkeit der Daten und aller Änderungen über Jahre hinweg sichergestellt. Fortsetzung von Seite 7 Sperrung der Datenfelder: Eine Änderung auf Feldern nach einer Gesamtdatenfreigabe ist erst möglich, wenn der Regulierungsmanager die Daten wieder entsperrt hat. In diesem Fall ist nach der Bearbeitung der Felder eine erneute Gesamtdatenfreigabe notwendig. Erzeugung einer revisionssicheren Version des Gesamtdatenbestandes. Markierung betroffener Berichte: Es wird zusätzlich eine Prüfung durchgeführt, ob es gegenüber der letzen Version innerhalb der gleichen Zeitscheibe eine Änderung an einem Datenfeld gab, das bereits in einem protokollierten Bericht verwendet wurde. Entsprechende Berichte werden im Berichtsprotokoll markiert. Seite 8

9 Berichtserstellung Anhand von Berichtsvorlagen können Daten in REMAplus extrahiert und zu Berichten zusammengestellt werden. Berichtsvorlagen, die für die Beantwortung der Standardanfragen der Bundesnetzagentur notwendig sind, sind bereits angelegt. Der Regulierungsmanager kann darüber hinaus eigene Berichtsvorlagen (inhaltlich) erstellen. Berichte beziehen sich immer auf eine bestimmte Version des Gesamtdatenbestandes. Im Rahmen der Berichtserstellung kann der Anwender noch einschränken, wenn er nicht alle Datenfelder aus der Berichtsvorlage in den Bericht übernehmen will. Berichte können als PDF, Microsoft Excel und CSV (kommaseparierte Liste) erstellt werden. Erstellte Berichte werden revisions sicher in ein Berichtsprotokoll eingetragen. Das Recht auf Erstellung von Berichten und das Einsehen von Berichten aus dem Berichtsprotokoll ist nur Benutzern mit bestimmten Rollen erlaubt. Verwaltung von Dokumenten und Kontakten REMAplus verfügt über ein eigenes integriertes Dokumentenmanagement. Dokumente können in REMAplus hochgeladen und optional mit Maßnahmen, Aufgaben und Datenfeldern verknüpft werden. Darüber hinaus werden Dokumente beim Einstellen mit umfangreichen Metadaten versehen, die dokumentieren, um was für ein Dokument es sich handelt und so das Wiederfinden erleichtern. Zusätzlich zum Einstellen von Dokumenten in das Dokumentenmanagement ist es möglich, in einer Kontakthistorie z.b. telefonische Kontakte direkt in der Anwendung zu erfassen. Die Sichtbarkeit von Dokumenten kann jeweils für bestimmte Rollen eingeschränkt werden. Konsolidierung von Mandanten REMAplus ist ein mandantenfähiges System, das eine sehr hohe Flexibilität in der Arbeitsweise bietet. Es gibt zwei Optionen, wie unterschiedliche Mandanten mit REMAplus arbeiten können: Nutzung einer zentralen Installation, wobei die Benutzer jeweils direkt auf ihrem Mandanten arbeiten. Nur der Regulierungsmanager der Netzgesellschaft hat im Rahmen der Konsolidierung eine (lesende) Sicht auf die Daten aller Mandanten. Einzelne Mandanten können ihre Daten auch in einer eigenen Installation (lokaler Mandant) von REMAplus erfassen und nach Abschluss der Gesamtfreigabe exportieren. Diese Daten lassen sich dann bei der Netzgesellschaft in den zugehörigen Mandanten (zentraler Mandant) importieren. Seite 9

10 Mandantensicht Der Regulierungsmanager der Netzgesellschaft hat darüber hinaus eine Ansicht, bei der die Daten der einzelnen zu konsolidierenden Mandanten aus einer Zeitscheibe nebeneinander dargestellt und so einfach miteinander verglichen werden können. Die Daten können dann in einen weiteren Mandanten (in der Regel die Netzgesellschaft) hinein konsolidiert werden. Dabei macht REMAplus dort, wo es fachlich sinnvoll ist, einen Vorschlag, wie die Werte der einzelnen Mandanten konsolidiert werden können. Der Regulierungsmanager kann entscheiden, ob er diesen Vorschlag übernehmen oder einen anderen Wert als konsolidierten Wert eintragen will. Der Netzgesellschaft stehen prinzipiell alle Funktionen der Basisversion zur Verfügung. Damit sind sämtliche Möglichkeiten des Dokumenten- und Berichtsmanagements abgedeckt. Eine zusätzliche Konsolidierung in weitere Netzgesellschaften ist grundsätzlich möglich. Die tägliche Arbeit mit REMAplus ist gekennzeichnet durch einen logischen Aufbau der notwendigen Arbeitsschritte und eine intuitive Bedienerführung, die eine schnelle Umsetzung der erforderlichen Aufgaben ermöglicht. Seite 10

11 Technische Anforderungen REMAplus REMAplus ist eine datenbankgestützte Web-Anwendung. Die Applikationskomponenten wurden als ASP.NET-Anwendung in C# entwickelt und benötigen daher den Microsoft Internet Information Server (Bestandteil von Microsoft Windows 2003 bzw Server) und das.net 3.5 Framework. Empfehlungen zum Datenbankmanagement-System: Microsoft SQL Server 2008 Express als lizenzkostenfreie Datenbank (limitiert auf 4 GB Datenbankgröße) oder als SQL Server Express 2008 R2 (limitiert auf 10 GB Datenbankgröße) Microsoft SQL Server 2008 Standard Edition oder besser Oracle 11g oder höher Je Mandant ist davon auszugehen, dass innerhalb der nächsten 5 Jahre ein Daten bankvolumen von ca. 2 GB erreicht werden kann. Eine genauere Vorhersage des Datenbankvolumens ist nicht möglich, da sich die fachlichen Anforderungen durch die Bundesnetzagentur jederzeit ändern können. Eine Installation von Software auf den Arbeitsplatz-PCs der Anwender ist nicht erforderlich, dort muss nur ein Web-Browser, beispielsweise Microsoft Internet Explorer 6.0 oder aktueller bzw. FireFox 1.5.x oder aktueller, installiert sein. Empfohlen werden hier Internetexplorer 8 und höher oder FireFox 3.6 und höher. Aufgrund der mehrschichtigen Architektur von REMAplus ist es möglich, Datenbank und Applikation auf unterschiedlichen Servern zu betreiben. Der Betrieb auf einem Server ist bei ausreichenden Ressourcen aber ebenfalls möglich. Applikations-Server Ressource Benötigter Plattenplatz Mindestanforderung ~ 10 GB Prozessor(en) und Taktrate Hauptspeicher Betriebssystem mit Version inkl. Patches Virtuelle Server Mind. 1 CPU Intel oder AMD mit MHz oder besser. Der Einsatz von 2 CPUs bzw. Mehrkern-Prozessoren wird empfohlen Mind. 1 GB, 2 GB empfohlen MS Windows 2008 Server 32Bit (Standard Edition oder besser) Der Einsatz eines virtuellen Servers ist möglich. REMAplus wurde auf VMWare, Hyper-V, Virtual PC und Citrix erfolgreich getestet. Seite 11

12 Technische Anforderungen REMAplus Datenbank-Server Ressource Benötigter Plattenplatz Prozessor(en) und Taktrate Hauptspeicher Betriebssystem mit Version inkl. Patches Lizenzen und Produkte von Drittanbietern Virtuelle Server Mindestanforderung ~ 10 GB Mind. 1 CPU Intel oder AMD mit MHz oder besser Der Einsatz von 2 CPUs bzw. Mehrkern-Prozessoren wird empfohlen 2 GB (MS SQL), 4 GB (Oracle) Jedes vom Datenbankhersteller unterstützte Betriebssystem MS SQL Server 2008 Standard oder MS SQL Server 2008 Express bzw. MS SQL Server 2008 Express R2 (lizenzkostenfrei) oder Oracle 11g Standardedition Der Einsatz eines virtuellen Servers ist möglich REMAplus wurde auf VMWare, Hyper-V, Virtual PC und Citrix erfolgreich getestet Mindestanforderung an den Client Ressource Benötigter Plattenplatz Prozessor(en) und Taktrate Hauptspeicher Betriebssystem mit Version inkl. Patches Lizenzen und Produkte von Drittanbietern Mindestanforderung Keine Anforderungen Pentium III, 1,7 GHz oder schneller 1 GB Windows XP / Windows 7 oder höher MS Internet Explorer 8.0 oder höher, Firefox 1.5.x oder höher, JavaScript muss aktiviert sein Netzwerk, Modems sowie benötigte Bandbreite Ressource Bandbreite Mindestanforderung Empfohlene Mindestbandbreite: 1 Mbit/s Up- und Downstream Seite 12

13 Seit 1977 beschäftigt sich Wilken mit der Entwicklung und dem Vertrieb von ERP- Standard software. Mit mehr als 450 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Vom Ulmer Stammsitz aus steuert die Wilken GmbH die Unternehmensgruppe und übernimmt zentrale Funktionen wie Software-Entwicklung, Produktmanagement sowie Marketing. Sie führt als Holding die Tochterunternehmen Wilken AG (Freidorf, Schweiz), Wilken Neutrasoft GmbH (Greven, Energiewirtschaft), Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm / Greven / Sierksdorf, Energiewirtschaft), Wilken Entire AG (Ulm, Sozialwirtschaft), Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm, Rechenzentrums-Services) und Wilken Informationsmanagement GmbH (München, Dokumentenmanagement). Die Unternehmensgruppe erzielte 2011 einen Umsatz von über 47 Millionen Euro im Jahr. Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken.de Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-rz.de Wilken AG Herrenwiese Freidorf/TG Telefon Telefax w@wilken.ch Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax info@neutrasoft.de Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax w@wilken-im.de Wilken Entire AG Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@entire.de Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-pro.de Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Seite 13