Das IGEPA Kundenportal Prozessoptimierung durch automatisierte Bestellprozesse

Transkript

1 Das IGEPA Kundenportal Prozessoptimierung durch automatisierte Bestellprozesse Von Ihrem Schreibtisch aus... direkt in das IGEPA-System... pünktlich geliefert igepa.de

2

3 HANDBUCH KUNDENPORTAL 2.0 Inhaltsverzeichnis 01 Einführung Einrichtung Benutzer und Administrator Der Bestellvorgang Die Artikelsuche Der Warenkorb Die Bestellübersicht Einstellungs- und Administrator-Funktionen Einstellungen Die Benutzerverwaltung

4 01 Einführung Herzlich Willkommen in Ihrem Igepa Kundenportal! Ab sofort haben Sie die Möglichkeit, Ihre Bestellungen optimiert in einem auf Sie angepassten Kundenportal zu tätigen. Sie greifen dabei direkt auf Ihre Kundenund Artikeldaten der Igepa zu und haben so die volle Kontrolle - bei maximaler Arbeitserleichterung. Dieses Benutzerhandbuch soll Ihnen einen Überblick über die Einstellungsmöglichkeiten und die Arbeitsweise des Kundenportals geben. Kurze stichpunktartige Erläuterungen helfen Ihnen bei einem schnellen Einstieg. 4

5 1.1 Einrichtung Der Zugang zu Ihrem individuellen Igepa-Kundenportal wurde bereits von unserem Team eingerichtet und kann nun auf Ihre Bedürfnisse z.b. Ihren individuellen Artikelkatalog, Lieferanschriften, Benutzer uvm. angepasst werden. Nutzen Sie dieses Handbuch oder kontaktieren Sie unseren Support: per oder über unsere Hotline: 0221 / Ein ausgewählter Mitarbeiter Ihres Unternehmens erhält eine mit den Zugangsdaten. Nun können Sie sich unter: einloggen. Ihre Hauptprodukte sind mit Ihren vereinbarten Konditionen (optional auch mit Ihren spezifischen Materialbezeichnungen) im Portal für Sie hinterlegt. Das Igepa-Kundenportal steht Ihnen nun vollumfänglich zur Verfügung und ist auch auf mobilen Endgeräten erreichbar. max.mustermann@musterfirma.de HANDBUCH KUNDENPORTAL 2.0 5

6 1.2 Benutzer und Administrator Für die Benutzung Ihres persönlichen Igepa-Kundenportals können Sie zwei verschiedene Arten von Usern anlegen lassen: Der klassische Benutzer (z.b. Sachbearbeiter,...) Der Administrator (z.b. Abteilungsleiter,...) Diese beiden User-Varianten unterscheiden sich in den Rechten und Optionen, die Ihnen im Igepa-Kundenportal zur Verfügung stehen: Benutzer Administrator Bestellen Personalisierung des Kundenportals Benutzerverwaltung Anlegen von Benutzern Rechtevergabe 6

7 02 Der Bestellvorgang Nach dem Login startet für jeden User - egal ob Benutzer oder Administrator - das Igepa-Kundenportal mit der Artikelsuche. Die wichtigsten Bereiche für Ihr Tagesgeschäft sind: Artikelsuche (siehe Kapitel 2.1) Warenkorb (siehe Kapitel 2.2) Bestellübersicht (siehe Kapitel 2.3) Im Tabellenkopf der Bereichsübersichten befindet sich je Spalte ein Such- oder Filterfeld. Über ein voran- und nachgestelltes * ( Sternchen ) erweitern Sie die Artikelsuche. So wird bei der Suche nach Tesa* in der Artikelbeschreibung 1 auch automatisch nach Tesa Sprühkleber, Tesa Gewebeband usw. gesucht. Durch die Eingabe von Aktion im Suchfeld Kunden Artikelnummer erhalten Sie in Ihrem Kundenportal alle Artikel, die aktuell auch im Webshop zu Sonderkonditionen beworben werden. Aus allen Übersichten heraus können Sie einen CSV-Dateiexport erzeugen. HANDBUCH KUNDENPORTAL 2.0 7

8 2.1 Die Artikelsuche In der Artikelsuche sind alle für Sie relevanten Igepa-Artikel aufgeführt. Die wichtigsten Spalteneigenschaften kurz erklärt: Bestellmenge: Hier geben Sie die benötigte Menge des Artikels ein. Die entsprechende Einheit (beispielsweise BG = Bogen) ist hinterlegt. Artikel gelangen durch Klicken der Schaltfläche in den Warenkorb. Verfügbarkeit: Der Igepa-Warenbestand wird für alle aktuell ausgewählten Artikel in Echtzeit angezeigt. Durch das Anhaken des Kästchens Nur verfügbare Mengen anzeigen werden derzeit nicht verfügbare Mengen ausgeblendet. Lieferdatum: Dieses Feld muss ausgefüllt werden, damit die Bestellung aus dem Warenkorb übermittelt werden kann. Nach Eingabe wird das Datum geprüft. Es kann als Pflichtfeld geführt werden. Lieferadresse: Hier ist Ihre Standard-Lieferadresse bereits hinterlegt. Zusätzlich können Sie aus den bereits verwendeten Lieferadressen auswählen, über das Feld Suchen die Adresse finden oder pro Bestellung eine neue Lieferadresse anlegen. Preis: Es erscheint Ihr individueller Kundenpreis. Kundenartikelnummer: Hier können Sie von unserem Support freypeter_digitalisierung@igepagroup.com Ihre individuellen Artikelbezeichnungen hinterlegen lassen (z.b. Karton Kunde XY, Papier gelb, XyZ1234,...). Bemerkung: Dieses Feld dient zur Spezifizierung der Bestellung. Informationen aus diesem Feld (z.b. Ihre Bestell- oder Auftragsnummer) werden verarbeitet und erscheinen auf Rechnung und Lieferschein. 8

9 2.2 Der Warenkorb Im Warenkorb können alle gewählten Mengen, Lieferdaten und -adressen noch angepasst oder ganze Artikelpositionen gelöscht werden. Die Änderung muss durch ein Klicken auf die -Schaltfläche bestätigt werden. Die -Schaltfläche öffnet ein Fenster, welches Ihnen sämtliche Änderungen zu einer Suche oder Bestellung anzeigt (im Warenkorb und der Bestellübersicht). Die letzte Zeile gibt Ihnen die Summe der im Warenkorb befindlichen Produkte an. Die Einstellungen zur Übermittlung Ihrer Bestellung an die Igepa wurde durch unseren Support vorgenommen. Sie können wählen zwischen: Automatisch: Sie legen eine Abholzeit (z.b. 16:00 Uhr, auch verschieden je Werktag) fest. Zu diesem Zeitpunkt wird Ihr Warenkorb in das Igepa-System automatisch übertragen und als Bestellung verarbeitet. Manuell: Unterhalb Ihres Warenkorbes befindet sich eine Schaltfläche Bestellung aufgeben. Ein Klick darauf löst die Bestellung sofort aus. Automatisch + manuell: Sie können sowohl eine automatische Bestellung, als auch die Möglichkeit der manuellen Bestellung wählen. Der Warenkorb wird zum vereinbarten Zeitpunkt geleert und in das Igepa-System übertragen und Sie haben die Möglichkeit weitere Bestellungen manuell zu tätigen. HANDBUCH KUNDENPORTAL 2.0 9

10 2.3 Die Bestellübersicht Nach der automatischen Übermittlung bzw. dem manuellen Absenden Ihrer Bestellung gelangt diese Information direkt in das Igepa-Warenwirtschaftssystem. Der Besteller erhält eine Bestätigungs mit allen relevanten Informationen zu der getätigten Bestellung. Außerdem sind nun alle Informationen zu der ausgelösten Bestellung in der Bestellübersicht einsehbar und mit einem Status versehen. Musterfirma GmbH Beispielstraße Musterstadt Musterfirma GmbH Beispielstraße Musterstadt Hier erfahren Sie, in welchem Status sich Ihre Bestellungen befinden: In Bearbeitung : Ihre Bestellung wurde an das Igepa-System übermittelt. Versandfertig : Ihre Bestellung ist kommissioniert. Versendet : Ihre Bestellung befindet sich in Zustellung. Abgeschlossen : Die Rechnungslegung zu Ihrer Bestellung wurde abgeschlossen. Über die -Schaltfläche erhalten Sie nun Zugriff auf Lieferscheine und Rechnungen. Besonders praktisch: Sie sehen hier nicht nur die Bestellungen aus dem Igepa-Kundenportal, sondern die Gesamthistorie Ihrer Bestellungen, die Sie bei der Igepa getätigt haben (telefonisch, Fax, etc.). 10

11 03 Einstellungs- und Administrator-Funktionen 3.1 Einstellungen: Seite und Felder konfigurieren Kunde <<Kundennr.>> (<<Firma 1>> <<Firma 2>>) Setup 1 - Benutzer << Kundenportal>> Die Einstellungen ermöglichen es allen Usern die verwendeten Spalten in den Übersichten (Artikelsuche, Warenkorb, Bestellübersicht) einzustellen. So lässt sich eine ganz individuelle Ansicht erstellen, die passend für jeden Arbeitsbereich (Sachbearbeiter oder Abteilungsleiter) und für jedes Produktionsumfeld (Format/Rolle/Folie) ist. Alle verfügbaren Felder können über und zugeordnet und durch Drag & Drop in der Reihenfolge sortiert werden. Jedes Feld hat dabei farblich gekennzeichnete Eigenschaften (=Feldtyp): Ausgabe: z.b. die Artikelnummer, Format oder Grammatur Eingabe: z.b. Artikelnummer oder Bemerkung Suchbar / Nicht Suchbar: Nach allen mit Suchbar gekennzeichneten Feldern kann in den Ansichten selektiert werden. Kunde (Musterfirma GmbH) Setup 1 - Benutzer max.mustermann@musterfirma.dezzzzzzzzzzz Eine neue oder geänderte Feldzuordnung wird nach einer erneuten Anmeldung im Igepa-Kundenportal aktiv. HANDBUCH KUNDENPORTAL

12 3.2 Administrator-Funktionen Der Administrator erstellt und verwaltet alle User in der Benutzerverwaltung. Folgende Eigenschaften/Rechte werden einem Benutzer (neben adresse und Namen) zugewiesen: Adressen: Darf der Benutzer aus den gegebenen Lieferadressen auswählen oder steht ihm eine feste Lieferadresse zur Verfügung? Auftragseingangsbestätigung/Auftragsbestellbestätigung: Möchte der User über die Übertragung/das Auslösen der Bestellung zur Igepa per Mail informiert werden? Benutzertyp: Handelt es sich um einen Benutzer oder einen Administrator? Userübergreifend: Soll der Benutzer den Warenkorb anderer Benutzer bearbeiten können oder nicht? Über das Symbol zum Bearbeiten kann für jeden einzelnen Benutzer auch das Passwort geändert werden. 12

13 04 Downloadbereich und AGBs Der Downloadbereich wird individuell für Sie z.b. mit dem Kundenportalhandbuch oder Preislisten bestückt. Auf der Startseite können Sie unsere allgemeinen Geschäftsbedingungen einsehen und herunterladen. HANDBUCH KUNDENPORTAL

14 Notizen: 14

15 Jetzt bin ich startklar! Wo bekomme ich mehr Informationen zum Igepa-Kundenportal? Sprechen Sie Ihren Igepa-Kundenberater an oder schreiben Sie uns eine an oder wählen Sie unsere Service-Hotline: 0221 / Wir helfen Ihnen gern beim Einrichten und bei den ersten Schritten Ihrer Portal-Bestellungen. HANDBUCH KUNDENPORTAL

16 16 Copyright