Online-Bestellsystem

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1 Online-Bestellsystem So werden heute Getränke bestellt! Das Online-Bestellsystem wurde entwickelt, um die Bestellvorgänge von Gastronomiebetrieben effizienter zu gestalten. Gastronomen bestellen heute kaum noch mittels Fax oder Telefon, sondern direkt vom Tresen online mit dem Computer oder mit Hilfe eines Smartphones oder Tablets. Gastronomen, die das Online-Bestellsystem bereits einsetzen, schätzen besonders: - Optisch sehr ansprechend und bedienerfreundlich - Zeitersparnis gegenüber anderen Bestellmethoden - Hohe Zuverlässigkeit Viele Gastronomen haben das Online-Bestellsystem als leistungsfähig anerkannt und bestätigt.

2 Anleitung Bestellsystem Online Übermittlung von Bestellungen Inhalt Übersicht/Funktionen 2 1. Bestellung Bestellformular Artikelsuche Artikelinfo 4 2. Bestellvorgang absenden Überprüfung der Bestellung Bestellung absenden 5 3. Bestellhistorie Bestellung absenden Favoriten anlegen 6 4. Artikelverwaltung Sortierungsmöglichkeit (1) Sortierungsmöglichkeit (2) 7 5. Einstellungen Verwaltung: Anzeige Voreinstellungen und Einstellungsmöglichkeiten Verwaltung: Sub-User/ Unterbenutzer 9 6. Abmelden 10 Sortiment als Excel-Datei exportieren 10 Impressum 11 Seite 1 von 11

3 Übersicht/Funktionen Öffnen Sie das Online-Bestellsystem (weidlich.getraenkebestellung.de ) und melden sich mit Ihren Zugangsdaten an. Wird fünfmal hintereinander die falsche Kombination von Benutzername und Passwort eingegeben, wird der Zugang gesperrt. Bitte wenden Sie sich während der üblichen Arbeitszeiten an Herrn Heyer, Tel.: 0231/ , heyer@getraenke-weidlich.de Die Zugangsdaten erhalten Sie von Ihrem zuständigen Außendienstmitarbeiter. Nach der erfolgreichen Anmeldung, haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten 1) Neue Bestellung eingaben Eingabe der gewünschten Bestellmengen. 2) Bestellung absenden Überprüfung der Bestellung und ggf. ergänzende Informationen mitteilen 3) Bestellhistorie Übersicht der letzten 10 Bestellungen mit Übernahmemöglichkeit und Favoritenkennzeichen Hinweis: Punkt 4) und 5) sind in der mobilen Version für Smartphone und Tablet nicht verfügbar. 4) Artikelverwaltung Verwaltung zu bestellender Artikel, mit Sortier-, Hinzufügeund Löschfunktion. 5) Einstellung Verwaltung persönlicher Einstellungen und Einrichtung von Unternutzern. 6) Abmelden Aktuelle Sitzung beenden. Seite 2 von 11

4 1. Bestellung 1.1 Bestellformular Die in der Artikelverwaltung ausgewählten Artikel (siehe Punkt 4) sind bei der ersten Anzeige der Bestellmaske vorgegeben. Alternativ können aus der Bestellhistorie alte Bestellungen als Vorlage verwendet werden. Die Eingabe der gewünschten Bestellmenge ist entweder direkt oder über die Drop-Downleiste möglich. Eingabe Möglichkeiten: 1.2 Artikelsuche A. direkte Eingabe B. DropDown-Menü Hinweis: Weine, Schaumweine und Spirituosen sind grundsätzlich in Anzahl Flaschen zu bestellen. Weine und Schaumweine werden ausschließlich Kartonweise verkauft. Spirituosen sind auch als Einzelflaschen erhältlich. Beispiel: Wird 1 Karton Wein mit 6 Flaschen Inhalt benötigt, bitte bei Anzahl 6 eintragen. Eingabe: Über das Suchfeld im oberen Bereich des Bestellformulars können Artikel gesucht werden. Echtzeit Suche: Es werden in Echtzeit alle Artikel angezeigt, die das eingeben Suchwort enthalten. z. Bsp.: Wird der Suchbegriff br eingeben so werden alle, für Sie auswählbaren, Artikel von Brinkhoffs No.1 angezeigt. Seite 3 von 11

5 Globale Artikelsuche Sollte die globale Artikelsuche aktiviert sein, erhält der Benutzer die Möglichkeit, im gesamten Artikelstamm Artikel zu suchen und auch diese dann der Bestellung hinzuzufügen. Dazu ist einfach die gewünschte Menge beim ausgewählten Artikel zu übernehmen. Über die Plus-Schaltfläche kann der Artikel dauerhaft ins vorgegebene Sortiment übernommen werden (siehe Artikelverwaltung, Punkt 4). 1.3 Artikelinfo Über die Info Schaltfläche (i) können weitere Informationen zu einem Artikel aufgerufen werden. Info Schaltfläche Seite 4 von 11

6 2. Bestellvorgang absenden 2.1 Überprüfung der Bestellung A. Bestellübersicht Auflistung aller ausgewählten Artikel. B. Zusammenfassung Summe aller ausgewählten Einheiten (Fass, Kiste, Flasche) C. Lieferdatum Auswahl des vorgegebenen Lieferdatums. D. Bestätigungs Anzeige der Adresse an welche die Bestellbestätigung übermittelt wird. E. Zusatztext Der Vermerk von evtl. mitbestellten Sonder- angeboten sowie ggf. ergänzende Hinweise (z.b. Bitte 10 Leerkisten mitbringen oder Bitte 10min vorher anrufen ). Soll die Lieferung an einem abweichenden Liefertag gewünscht sein, ist das Wunschlieferdatum ebenfalls hier einzutragen. 2.2 Bestellung absenden Nach betätigen der Schaltfläche Bestellung absenden (siehe A) wird die Bestellung an Getränke Weidlich übermittelt. Anschließend wird dies bei erfolgreicher Übermittlung angezeigt. Sollte die Bestellung nicht übermittelt werden, können Sie eine PDF-Datei erzeugen und diese dann an folgende -Adresse übermitteln: Seite 5 von 11

7 3. Bestellhistorie 3.1 Bestellung absenden In der Bestellhistorie werden die letzten 10 Bestellungen gespeichert, die über das Online- Bestellsystems abgegeben worden sind. Diese Artikel mit den dazugehörigen Mengen können mit einem Klick auf einen vergangenen Liefertag eingesehen und mit der Schaltfläche Bestellung übernehmen (siehe A) dem aktuellen Bestellvorgang hinzugefügt werden. 3.2 Favoriten anlegen Mit der Favoritenfunktion können abgesendete Bestellungen als Favorit gespeichert werden, womit sie auch nach 10 später durchgeführten Bestellungen noch in der Übersicht auswählbar ist. Seite 6 von 11

8 4. Artikelverwaltung 4.1 Sortierungsmöglichkeit (1) Sortier-, Anzeige- und Löschfunktion über Schaltflächen A. Sortierung nach Artikelnummer B. Sortierung nach Artikelbezeichnung C. Sortierung nach Warengruppe D. Sortierung nach Einheit E. Artikel für die Anzeige in der Bestellübersicht ausblenden F. Artikel dauerhaft aus dem Artikelstamm löschen Durch Anklicken der Pfeiltasten können Sie eine auf- oder absteigende Sortierung vornehmen. 4.2 Sortierungsmöglichkeit (2) Sortierung über Drag & Drop Des Weiteren besteht die Möglichkeit, einen Artikel mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position innerhalb der Tabelle zu verschieben. Seite 7 von 11

9 5. Einstellungen 5.1 Verwaltung: Anzeige Voreinstellungen und Einstellungsmöglichkeiten G. Bestellhistorie Schalter für Anzeige der Artikelverwaltung H. Artikelsortierung Backup und Recovery Artikelsortierung downloaden und lokales Backup erstellen Artikelsortierung hochladen und lokales Backup wiederherstellen I. Unternutzer/Subuser Verwaltung von Unternutzern bzw. Sub-Usern. (Siehe 5.2) Verwaltung: A. Ihre Daten Allgemeine Kundenstammdaten B. Kennwort individuelles Kennwort für die Benutzeranmeldung C. Globale Artikelsuche Anzeige, ob Globale Artikelsuche aktiviert ist D. Bestätigungsmail -adresse für den Versand einer Bestätigungs bei erfolgreicher Bestellung E. Liefertage Anzeige Liefertag Anzeige alternative Liefertage F. Bestellhistorie Schalter für Anzeige der Bestellhistorie Seite 8 von 11

10 5.2 Verwaltung: Sub-User/ Unterbenutzer Im Online-Bestellsystem besteht die Möglichkeit, unter Einstellung beliebig viele Unterbenutzer zu erstellen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Neuen Benutzer anlegen wird automatisch ein neuer Benutzer generiert (siehe A ). Anschließend kann für diesen Unterbenutzer ein benutzerdefiniertes Kennwort (siehe B ) und eine separate - Adresse (siehe C ) eingegeben werden. Über die Schaltfläche Benutzer löschen kann der Unternutzer gelöscht werden. Sollte sich ein Unterbenutzer fünf Mal falsch anmelden, so wird sein Zugang automatisch gesperrt. Die Freischaltung des Zugangs kann durch den Hauptbenutzer über die Schaltfläche Benutzer freischalten oder durch den Administrator erfolgen. Seite 9 von 11

11 6. Abmelden Laufende Sitzung beenden Mit der Schaltfläche Abmelden wird die aktuell laufende Sitzung beendet. Eine evtl. vorhandene, nicht abgeschickte Bestellung wird im System, für eine mögliche spätere Weiterbearbeitung, noch 15 Minuten gespeichert und erst danach final gelöscht. Sortiment als Excel-Datei exportieren Sortiment als Excel-Datei exportieren. Sie finden immer im unteren Bereich des Bestellsystems eine Schaltfläche Sortiment als Excel Datei (siehe A). Sie haben damit die Möglichkeit, das gesamte Stammsortiment in eine Excel- Tabelle (CSV-Datei) zu exportieren. Seite 10 von 11

12 Impressum Getränke Weidlich GmbH Lütgendortmunder Hellweg 242 D Dortmund Tel.: +49 (0) 231 / Fax.: +49 (0) 231 / info@getraenke-weidlich.de Seite 11 von 11