Intelligentes Risikomanagement bei Geschäftsreisen: Verantwortung für reisende Mitarbeiter übernehmen

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1 ON-TRAVEL.de Thema des Monats Nr. 31, März 2015 Intelligentes Risikomanagement bei Geschäftsreisen: Verantwortung für reisende Mitarbeiter übernehmen

2 Internationale Reisen und Auslandsaufenthalte der Mitarbeiter gehören heute in vielen Unternehmen zum täglichen Geschäft. Globalisierung ist für moderne Organisationen das A und O ob sie Wachstumschancen in aufstrebenden Märkten nutzen wollen, die Kosteneffizienz erhöhen möchten oder einfach Niederlassungen in verschiedenen Ländern haben. Herausfordernde Zeiten für Unternehmen Beförderungsprobleme machten dabei je 41 % aus, Umwelteinflüsse 13 % 4. Um zu gewährleisten, dass die Mitarbeiter vor, während und nach jeder Geschäftsreise geschützt und rundum gut informiert sind, müssen Arbeitgeber jederzeit auf die Sicherheit ihrer Angestellten bedacht sein. Entscheidend dafür sind die geeigneten Partner und Tools, die helfen können, das Reiserisiko zu überwachen und zu steuern. So kommt es immer häufiger vor, dass Mitarbeiter außerhalb ihres Heimatlandes arbeiten. Doch der Anstieg von Geschäftsreisen, vor allem in Schwellenländer, bringt Risiken sowohl für die Arbeitgeber als auch für ihre Mitarbeiter mit sich, denn das unbekannte Umfeld ist mit Gefahren für Gesundheit und Sicherheit verbunden. Ob Streiks bei Fluggesellschaften, Sicherheitsvorfälle oder Schneestürme und Aschewolken die Risiken für Reisende sind vielfältig. Die Rolle des Travel Managers und des Risikomanagers Laut ijet International Inc stieg die Zahl der jährlichen Reiseunterbrechungen von 2012 bis 2013 weltweit um 25 % an. Die Mehrzahl der Unterbrechungen war auf Sicherheitsprobleme 1 zurückzuführen (60 %), gefolgt von Umwelteinflüssen 2 (18 %) und Verkehrsstörungen 3 (17 %). In Europa sind die Zahlen sogar noch höher; die Beeinträchtigungen haben hier im gleichen Zeitraum um 54 % zugenommen. Sicherheitsbedrohungen und 1 Zu Sicherheitsproblemen gehören Bürgerunruhen, Kriminalität, der Schutz in Hotels und die persönliche Sicherheit in Risikogebieten. 2 Warnungen zu Umwelteinflüssen umfassen z. B. wetterbedingte Verzögerungen, Vulkanausbrüche, ansteckende Krankheiten oder Wasserverunreinigung. 3 Beförderungsprobleme entstehen insbesondere durch Streiks bei Fluggesellschaften, der Bahn oder anderen Transportmitteln. 4 Quelle: American Express Global Business Travel Alerts 2013 vs Wenn es zu einem unerwarteten Ereignis kommt, müssen Unternehmen mit einer Reihe von Risiken mit unterschiedlichen Auswirkungen rechnen. In der Praxis bedeutet dies, dass alle erforderlichen Maßnahmen getroffen werden müssen, um Risiken für die Mitarbeiter vorherzusehen, zu verhindern und zu bewältigen (ob auf Reisen oder bei der Arbeit im Ausland). Der Arbeitgeber muss in der Lage sein, betroffene Reisende schnell und effizient zu finden, mit ihnen zu kommunizieren und die richtigen Prioritäten zu setzen. Unternehmen haben eine Sorgfaltspflicht zu erfüllen, und das ist nur dann möglich, wenn sie bei Vorfällen aller Art gut unterstützt werden. Der Umgang mit diesen Risiken ist natürlich keine einfache Aufgabe. Daher müssen sich Unternehmen auf ihre Dienstleister verlassen können, vor allem auf Reisemanagementunternehmen (Travel Management Companies, TMCs), die ihnen mit ihren Erkenntnissen, ihrer Erfahrung, Technologie und persönlichen Unterstützung zur Seite stehen. 1

3 Wie ein TMC Sie unterstützt Viele TMCs konzentrieren sich auf die Buchung von Reisen, Beratung und die Durchsetzung von Reiserichtlinien zum Erzielen von Kosteneinsparungen. Daneben ermöglichen viele TMCs heute die Kommunikation mit Reisenden. Diese erhalten z. B. vor der Reise Informationen zum Umgang mit möglichen Problemen unterwegs. Solche Mitteilungen erfolgen meist nur in einer Richtung vom Unternehmen zum Reisenden. Viele unserer Kunden wünschen sich eine Reise- und Sicherheitsmanagement-Lösung, die nahezu in Echtzeit funktioniert. Wir haben daher all unser Wissen und unsere neueste Technologie in die besonders benutzerfreundliche Lösung EXPERT CARE investiert, die genau diese Anforderungen erfüllt. EXPERT CARE wurde mit dem American Business Award in Bronze 2014 (auch bekannt als Stevie Award) ausgezeichnet. Das Tool ermöglicht das schnelle Auffinden von Reisenden über regionsspezifische Suchen auf einer übersichtlichen Benutzeroberfläche sowie die Kommunikation zwischen Reisenden und Travel Manager oder das Senden von Informationen zu bestimmten Städten oder Ländern. Darüber hinaus kann der EXPERT CARE-Administrator Warnungsparameter für bestimmte Risikostufen anhand von nahezu in Echtzeit verfügbaren Reiseinformationen festlegen und verwalten. Besonders wichtig ist, dass die GPS-Funktionalität des Tools ein straßengenaues Auffinden von Reisenden ermöglicht, sodass Travel Manager genau sehen können, wo sich die Mitarbeiter jeweils befinden. EXPERT CARE bietet Reisenden vor, während und nach ihrer Reise einen innovativen Kommunikationskanal mit folgenden Funktionen: 1) DIREKTE KOMMUNIKATION Automatische Warnmeldungen Reisende erhalten vor und während ihrer Reise automatische Reisewarnungen, wie z. B. Sicherheitstipps und Hinweise zu möglichen Störungen an ihrem aktuellen Standort oder Bestimmungsort. EXPERT CARE EXPERT CARE ist ein Tool zum Auffinden von Rei-senden und zur Kommunikation mit ihnen. Es ermöglicht Travel Managern, den genauen Standort betroffener Reisender auszumachen, sie zu warnen, per SMS mit ihnen zu kommunizieren und Prioritäten für die dringendsten Hilfemaßnahmen zu setzen. In ungewissen Zeiten wie diesen können sich Travel Manager und Geschäftsreisende auf EXPERT CARE verlassen. Benutzerdefinierte Mitteilungen in beide Richtungen Travel Manager können Mitarbeitern benutzerdefinierte Nachrichten per und SMS schicken. Mit der Mobilgeräte-App, die noch dieses Jahr in der EMEA-Region veröffentlicht werden soll, können Benachrichtigungen gesendet und vom Reisenden durch einfaches Antippen beantwortet werden. Dazu Nicolas Buc, Vice President New Product Development bei American Express Global Business Travel: Reiseunterbrechungen sind auf Geschäftsreisen unvermeidlich und oft mit Problemen bei der Betreuung der Reisenden, Auswirkungen auf die Produktivität und unerwarteten Kosten verbunden. Unternehmen und Reisende benötigen daher unbedingt die richtigen Tools zur Bewältigung dieser Probleme. Unsere Lösung EXPERT CARE unterstützt sowohl das Unternehmen als auch den Reisenden. 2

4 2) EXAKTE LOKALISIERUNG GPS-Standortbestimmung In der Mobilgeräte-App wird es eine Option geben mit der Reisende ihrem Travel Manager bei Reiseunterbrechungen erlauben können, ihre GPS- Position zu ermitteln. 3) ZIELGERICHTETE PRIORISIERUNG Die Markierungspunkte für Reisende ändern die Farbe, wenn eine gegenseitige Kommunikation zwischen dem Reisenden und dem Travel Manager stattgefunden hat; so lassen sich Mitarbeiter, die zuerst Hilfe benötigen, priorisieren. EXPERT CARE ermöglicht die gezielte Gruppierung und Verwaltung von Reisenden für die Kommunikation und für Updates bei Gruppenreisen, aber auch die individuelle Kommunikation mit bestimmten Reisenden, die sofort Hilfe benötigen. Gruppen können für geografische Gebiete oder anhand weiterer unterschiedlicher Filtermöglichkeiten erstellt werden. im Voraus relevante Informationen über ihr Reiseziel, damit sie entsprechend planen können. Unterstützung bei der Verwaltung Ihrer Vermögenswerte Außerhalb von Gefahrensituationen hilft EXPERT CARE Travel- und Risikomanagern bei der Verwaltung ihrer Vermögenswerte, z. B. von Drittanbietern, Fabriken usw. Das Asset Management Modul bietet Einblicke in Ereignisse, die sich auf die Logistik der Lieferkette oder auf die Produktion auswirken könnten. Benutzerfreundlichkeit Dank der Polygon-Funktionalität des Tools können Benutzer bestimmte geografische Gebiete festlegen, die möglicherweise von einem Ereignis betroffen sind, umgehend alle Reisenden und Mitarbeiter ermitteln, die sich eventuell in diesem Gebiet befinden, und direkt Kontakt mit ihnen aufnehmen. Aus der Sicht des Reisenden bietet EXPERT CARE die Möglichkeit zur problemlosen Kommunikation mit der Sicherheitsabteilung des Unternehmens, die auch Rückmeldungen zur jeweiligen Situation empfangen kann. Neue und weitgereiste Mitarbeiter gleichermaßen erhalten zudem schon Implementierung einer Lösung für Ihr Unternehmen Die größte Herausforderung für Unternehmen besteht im heutigen Umfeld darin, bei unerwarteten Reiseunterbrechungen umgehend verantwortungsvoll zu handeln und ihre Reisenden in Notsituationen proaktiv und bedarfsgerecht zu unterstützen. Gerne beraten wir Sie individuell, wie Sie die Sicherheit Ihrer Reisenden mit EXPERT CARE optimal gewährleisten können. Auf Wunsch bieten wir Ihnen auch gerne eine kostenfreie Vorführung an. Kontaktieren Sie uns jetzt unter: 3

5 Über American Express Global Business Travel Als globaler Dienstleister unterstützt der Geschäftsbereich Global Business Travel branchenunabhängig kleine, mittelständische und international tätige Konzerne in der Planung, Durchführung und Kontrolle des Geschäftsreisemanagements. Durch innovative Reisebuchungstechnologien, umfassende Beratungsleistungen in der Erarbeitung von Einkaufsstrategien sowie durch die Unterstützung in den Verhandlungen mit Zulieferern und Kunden stellt American Express Global Business Travel ein professionelles Einkaufs- und Mobilitätsmanagement zur Verfügung. In unserer Newsplattform ON-TRAVEL.de finden Travel Manager, Buchungsverantwortliche und Reisende aktuelle Trends im Travel Management, wertvolle Prognosen für die Planung von Reisebudgets und praktische Tipps für die Geschäftsreise. Unsere Top-News-Rubrik bietet tagesaktuell die wichtigsten Branchennachrichten und jeden Monat lockt außerdem ein attraktives Gewinnspiel. Dazu gibt es den monatlichen ON- TRAVEL -Newsletter, der kurz und kompakt informiert und mit einem Klick auf die ON-TRAVEL Internetseite bringt jetzt kostenfrei abonnieren unter: Jetzt informieren: oder senden Sie uns eine an: Weitere Informationen erhalten Sie auch unter: