DIPLOM KANZLEIMANAGEMENT. Lehrplan Prüfungsordnung

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1 DIPLOM KANZLEIMANAGEMENT Lehrplan Prüfungsordnung 4/2014

2 Inhaltsverzeichnis Seite 1. Der ideale Ausbildungsverlauf 2 2. Überblick 3 3. Modul 1 Qualitäts- & Informations-Management 5 4. Modul 2 Selbstmanagement 8 5. Modul 3 Klientenmanagement Mündliche Prüfungsordnung Organisatorische Hinweise 14 Stand: Frühjahr 2014 Seite 1

3 Der ideale Ausbildungsverlauf DIPLOM WT-Kanzleimanagement Mündliche Prüfung Modul 3 Klientenmanagement Modul 2 Selbstmanagement Modul 1 Qualitäts- & Informations-Management Seite 2

4 Überblick Die Anforderungen an WT-Kanzleien als Dienstleistungsunternehmen werden immer komplexer, der Arbeitsalltag wir immer intensiver und Stress und Zeitdruck nehmen zu. Diese Herausforderungen können nur mit gut ausgebildeten, belastbaren, aber vor allem motivierten Mitarbeitern bewältigt werden. Servicequalität und die Betreuung von Klienten haben einen hohen Stellenwert. Das Kanzleimanagement übernimmt dabei eine zentrale Funktion bei der Koordination und Erfüllung der Dienstleistungsaufgaben. Als Drehscheibe gilt es interne und externe Kontakte zu planen, zu koordinieren, zu verwalten und zu pflegen. Daneben wollen immer mehr Vorgesetzte/Teamleiter klassische Managementaufgaben an ihre rechte Hand delegieren. Der/die Kanzleimanager/in ist: Experte/Expertin mit ablaufspezifischer Fachkompetenz Drehscheibe für Klientenanliegen Informationsmanager/-in Zeitmanager/-in Koordinator/-in verwaltungsorganisatorischer Belange Chefassistenz Der Diplom-Lehrgang WT-KANZLEIMANAGEMENT bietet theoretisches Fachwissen und praxisorientierte Umsetzung, damit Sie diese Herausforderungen selbstbewusst annehmen und bewältigen können. Kurse / Module Modul 1 Qualitäts- & Informationsmanagement: 3 Tage (24 Unterrichtseinheiten) Modul 2 Selbstmanagement: 3 Tage (24 Unterrichtseinheiten) Modul 3: Klientenmanagement: 3 Tage (24 Unterrichtseinheiten) Zielgruppe Mitarbeiter im WT-Sekretariat sowie Sachbearbeiter, die zunehmend Führungsaufgaben übernehmen, eine persönlichkeitsbezogene Weiterbildung machen und auch noch WT-spezifische, fachliche Inputs mitnehmen wollen Voraussetzungen: Diplom WT-Assistenz oder 4 Jahre Sekretariats-/Assistenzpraxis oder 3 Jahre Sachbearbeiterkompetenz Seite 3

5 Kanzleivorteile: optimale Unterstützung für Vorgesetzte bzw. Teamleitung klientenorientiertes Auftreten nachhaltige Klientenbindung motivierte Mitarbeiter Trainingsmethode: Vortrag Einzelübungen, Selbstanalysen Gruppenübungen, Erfahrungsaustausch Vertiefung mit Praxisbeispielen Diskussionen Rollenspiel Seite 4

6 MODUL 1 Qualitäts- & Informations-Management 1. Lehrziele Es werden die grundlegenden Begriffe des Steuerrechts vermittelt, sodass Sie bei Klientenanfragen in der Lage sind, die Anfrage zielgerecht einem Sachbearbeiter zuzuordnen bzw. einfachere Anfragen/Angaben zu Einträgen in Steuererklärungen auch selbstständig zu beantworten/bearbeiten. Qualitätssicherung ist eine wichtige Managementaufgabe in einer WT-Kanzlei, die von allen MitarbeiterInnen entwickelt bzw. getragen werden muss! In einem Überblick wird auf den Nutzen der Qualitätssicherung eingegangen, insbesondere auf mögliche Rationalisierungen bei täglichen Arbeitsabläufen durch den Einsatz moderner (EDV-) Arbeitstechniken. Mit FinanzOnline kann der Zeitaufwand im Umgang mit Behörden minimiert werden. Die Anwendung bedarf aber bei der Übermittlung von Anträgen und Steuererklärungen, beim Empfang von elektronischen Bescheiden sowie bei der Benutzer- und Vollmachtswartung eine genaue Kenntnis über die Rahmenbedingungen. Der Überblick über die IT-Rechtsgebiete rundet den EDV-Schwerpunkt ab. Die Kommunikation mit den Klienten ist ein entscheidender Faktor im Dienstleistungsmanagement geworden! Schriftliche Kommunikation muss sowohl den Sachaspekt als auch den Beziehungsaspekt berücksichtigen und attraktiv gestaltet sein. Die Klienten sollen in der Lage sein, das Wesentliche sofort zu erfassen. Seite 5

7 2. Lehrinhalte Lehrinhalte Unterrichtseinheiten 1. Grundlagen Steuerrecht und Steuererklärungen Basiswissen Steuerrecht Einkommensteuer Einkunftsarten Steuerberechnung, Absetzbeträge Einkunftsermittlung Sonderausgaben Körperschaftsteuer Gesellschaftsrechtliche Aspekte (Personen-, Kapitalgesellschaften) Besteuerung von Kapitalgesellschaften Umsatzsteuer Steuerbare Umsätze, Steuersätze, Steuerbefreiungen, Vorsteuerabzug Exporte, Importe Sonstige Leistungen, Reverse Charge 1.2. Basiswissen Steuererklärungen Einkommensteuererklärung Körperschaftsteuererklärung Umsatzsteuererklärung Sonstige Steuerformulare 2. Qualitätsmanagement Der Qualitätsgedanke und die praktische Umsetzung Nutzen durch Qualitätsmanagement/-sicherung Die Dokumentation: Der Weg vom Musterhandbuch zum individuellen Kanzleihandbuch 2.2. Das papierlose Büro? Dokumenteneingang Dokumentenausgang Planung und Steuerung der Termine und Fristen Die Organisation der Dateiablage Datenschutz und Datensicherheit Überwachung der Qualität Aktuelle Software/Produktrundschau Dokumentenarchivierung WorkFlow-Management Wissensmanagement 3. FinanzOnline Rechtsgrundlagen Sorgfaltspflicht Verschwiegenheit 3.2. Überblick über die Funktionen Programmbedienung elektronische Akteneinsicht und Anträge Eingaben Steuererklärungen über das Internet Übermittlungen (Lohnzettel, Firmenbuch,...) Zustellung und Akteneinsicht Bescheid Quotenliste Inhalt und Sonderfälle DataBox rechtsgültige Zustellung Benutzerverwaltung Rechte und Pflichten Einrichtung und Wartung der Vollmachtsverhältnisse Seite 6

8 3.3. Kosten/Nutzen-Überlegungen beim Einsatz 3.4. Zukünftige Entwicklungen 4. Wichtige IT-Rechtsgebiete für die WT-Kanzlei Versand und Empfang von Werb s - (Telekommunikationsgesetz) 4.2. Die eigene Homepage (E-Commerce-Gesetz) 4.3. Die elektronische Zustellung (E-Government-Gesetz) 4.4. Die rechtsgültige Unterschrift im Internet (Signaturgesetz) 4.5. Die elektronische Rechnung 4.6. Kauf und Verkaufen im Webshop (Fernabsatzgesetz) 5. Informationssuche Wo finde ich die Information die ich suche? 5.2. Wie sucht man effektiv im Internet? 5.3. WT-nützliche Internet-Sites 6. Klientenorientierte Korrespondenz Die Kanzlei-Korrespondenz Die Bedeutung von Schriftstücken Unterschiede zwischen Sprechen und Schreiben Aktuelle Gestaltungsstandards 6.2. Klientenfreundliche Textformulierung Grundlegendes zu Kommunikation Was erwartet der Leser von meinen Texten? Wer ist meine Zielperson/Zielgruppe? Stil-Unterschiede Veralteter Amtsstil Beziehungssprache vs. Distanzsprache Gender-Neutralität Korrespondenz Simsen 6.3. Praktische Übungen Musterbriefe Begrüßungsbriefe Vorlagen Klienteninformation über und Internet Mahnungen 24 Seite 7

9 MODUL 2 Selbstmanagement 1. Lehrziele Voraussetzung für erfolgreiches Selbstmanagement ist es, sich selbst zu er-kennen und mit den individuellen Gegebenheiten kreativ umgehen zu lernen. Was sind die Grundlagen für ein zufriedenes Leben und persönlichen Erfolg? Um diese Frage zu beantworten, ist es notwendig, Erfolg zu definieren und methodisch daran zu arbeiten. Sie lernen Ihren Umgang mit Zeit und Stress zu steuern und Ihre Produktivität zu erhöhen. Selbstmotivation die einzig gültige Motivation ist die wichtigste Voraussetzung für unser Handeln. Sie lernen, wie Selbstmotivation entsteht und wie wir uns aktivieren können. Durch die Anwendung des Erlernten wird es Ihnen leicht fallen, sich selbst zu aktivieren und zu organisieren und entsprechend Ihrer neu erworbenen Kompetenz als Kanzleimanager/-in zu präsentieren. Seite 8

10 2. Lehrplan Lehrinhalte Unterrichtseinheiten Vorstellungsrunde - Meine Wirklichkeit - Mein Bild 2 1. Selbstmanagement 1.1. Erfolgsmethodik Was ist Erfolg? Selbstverwirklichung Zeit-Ziel-Planung To-Do-Listen, Prioritäten, Mind-Mapping Stressanalyse und Stressvermeidung Übungen 1.2. Selbstmotivation Was ist der Unterschied zwischen Motivation/Selbstmotivation? Die psycho-physische Identität Konsequenzen von Frustrierung Die Denkfunktionen Übungen 1.3. Selbstaktivierung Negative und positive Gefühle Selbstdisziplin - Selbsteinschätzung Die Unternehmenskultur Die Spirale der Zusammenarbeit Diskussion 24 Seite 9

11 MODUL 3 Klientenmanagement 1. Lehrziel Wir lernen, was Klientenmanagement bedeutet und dass wir es durch unsere dienstleistungsorientierte Einstellung und unser Know-How aktiv mitgestalten können. Das Wissen um die Kommunikation und die Anwendung der kommunikationspsychologischen Werkzeuge ermöglichen uns den sicheren Beziehungsaufbau mit dem Klienten. Sie lernen Ihre nonverbalen, para-verbalen und verbalen Fähigkeiten klientenorientiert einzusetzen und Redehemmungen abzubauen. Sie überzeugen Ihre Kommunikationspartner durch Ihre Kompetenz, klare Sprache und zielgerichtetes Vorgehen. Dieses Modul endet mit dem Konflikt- und Beschwerdemanagement. Sie erlernen die verschiedenen Konflikte und Reaktionsmuster zu unterscheiden. Sie erkennen den Zusammenhang zwischen innerer Einstellung und der Lösung des Konfliktes. Das Problem ist die Lösung. Nach dem Modul werden Sie die Herausforderungen im Klientenmanagement nicht mehr fürchten und den Erfolg der Kanzlei positiv beeinflussen können. Seite 10

12 2. Lehrinhalte Lehrinhalte Unterrichtseinheiten Erfahrungsberichte seit Modul Kommunikationstechniken Die menschlichen Kommunikationsformen Die Körpersprache Die para-verbale Sprache Die verbale Sprache Die Grundregeln und Werkzeuge der Kommunikation Zusammenhänge zwischen Grundbedürfnissen und den Werkzeugen der Klientenkommunikation Übungen 2. Kompetenz Kennzeichen von Kompetenz Der innere Dialog Selbst- und Fremdwahrnehmung Lösungsorientiertes Denken Kompetente Sprache Übungen 3. Konflikt- und Beschwerdemanagement Wie entstehen Missverständnisse? 3.2. Die Vermeidung von Missverständnissen Interpretations-Modell 3.3. Was ist ein Konflikt? Die innere Einstellung zählt Phasen-Modell Konfliktwahrnehmung Richtiger Umgang mit Emotionen Offene Kommunikation Vertrauensbildende Maßnahmen Lösungen erarbeiten Lösung akzeptieren Übungen 4. Beantwortung von Fragen und Diskussion 2 24 Seite 11

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15 Organisatorische Hinweise 1. Anmeldebestätigung Kursinformation - Rechnung Nach Einlangen Ihrer Anmeldung senden wir Ihnen zunächst eine Anmeldebestätigung zu. Die Kursinformation über die Veranstaltung und die Rechnung erhalten Sie ca. 2 Wochen vor Kursbeginn. Bitte beachten Sie: Sollten Sie bis kurz vor Kursbeginn kein Schreiben von uns erhalten, ist Ihre Anmeldung wahrscheinlich nicht zu uns gelangt! 2. Stornogebühr Stornierungen können nur schriftlich entgegengenommen werden. Bei Stornierungen nach dem Anmeldeschluss (2 Wochen vor Kursbeginn) müssen wir eine Stornogebühr von 30% der Kursgebühr verrechnen, bei Stornierungen am Kursbeginn oder bei Nichterscheinen 100%. 3. Teilnehmeranzahl Um Ihnen einen optimalen Lernerfolg garantieren zu können, finden unsere Schulungen in Gruppen von bis zu max. 20 Personen statt. Wir bitten deshalb um rechtzeitige Anmeldung. Ist jedoch bei Einlangen Ihrer Anmeldung der Kurs ausgebucht, so werden Sie auf die Warteliste gesetzt. Falls ein Platz frei wird, werden Sie von uns umgehend verständigt. 4. Terminänderungen Änderungen des Programmablaufes müssen wir uns vorbehalten. Sie werden selbstverständlich rechtzeitig davon in Kenntnis gesetzt. Es besteht auch die Möglichkeit, dass wir einen Kurs wegen geringer Teilnehmerzahl absagen müssen. Sie werden in diesem Fall von uns umgehend verständigt. Anmerkung: Im Sinne einer verbesserten Lesbarkeit wird in diesem Dokument auf geschlechtsspezifische Formulierungen verzichtet. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sich der Text immer sowohl auf Frauen als auch auf Männer bezieht. Seite 14

16 Akademieskripten Best.-Nr. Skriptum 201 Buchhaltung 1 Grundlagen und Systematik (mit Beispielband), Janda 202 Buchhaltung 2 Vertiefung und Anwendung (mit Beispielband), Janda/Karall jun./schramm 203 Buchhaltung 3 Spezialgebiete und Praxisfälle (mit Beispielband), Klösch 35 Einkommensteuer für Steuersachbearbeiter/Bilanzbuchhalter, (2 Bände) Herzog 51 Umsatzsteuer für Steuersachbearbeiter/Bilanzbuchhalter, Epply/Zehetner/Gepperth 53 Körperschaftsteuer für Steuersachbearbeiter/Bilanzbuchhalter, Blasina/Herzog/Schwarzinger 33 Bundesabgabenordnung für Steuersachbearbeiter/Bilanzbuchhalter, Ritz 128 Verkehrsteuern und sonst. Abgaben für Steuersachbearbeiter/ Bilanzbuchhalter, Aigner 204 Bilanzierung inkl. Kostenrechnung (2 Bde), Schramm/Wenzl u.a. 210 Rechtslehre I, Bürgerliches Recht usw., Schummer/Steppan 145 Rechtslehre II, Unternehmensrecht usw., Modarressy/Hödl 127 Sozialversicherungsrecht, Steiger 124 Arbeitsrecht, (2 Bände) Schrenk 30 Berufsrecht der Wirtschaftstreuhänder, Neischl 255 IT im Rechnungswesen, Qualitätssicherung, Unternehmensführung, Kutschera 132 Internationales Steuerrecht, Fuchs 12 Körperschaftsteuer, Blasina/Herzog/Schwarzinger 25 Verkehrsteuern und sonstige Abgaben, Aigner 135 Einkommensteuer, (2 Bände) Herzog 152 Umsatzsteuer, Eitler/Hinterleitner 109 Bundesabgabenordnung, Ritz 13 Finanzstrafrecht, Hübner 123 Vorbereitung Mündl. StB Prüfung: Rechtslehre, Baumann-Söllner/Modarressy Fragen und Antworten zum Sozialversicherungsrecht, Steiger 153 Fragen u. Antworten, Bd. 1: Abgabenrecht 154 Fragen u. Antworten, Bd. 2: (Berufs)Recht, BWL, RLG 160 Grundzüge der Unternehmensorganisation, Grbenic jun. 146 Bürgerliches Recht einschl. Erbrecht, Fida/Rechberger 147 Allgemeines Unternehmensrecht, Schummer 143 Personengesellschaften, Schummer 7 Kapitalgesellschaften, Mader 24 Insolvenzrecht, Steiner 118 Grundzüge des Unionsrechtes, Steiner 82 Grundzüge der Verfassung und Verwaltung, Steiner 136 Grundzüge der VWL und Finanzwissenschaft, Gnan 80 International Standards on Auditing, Prachner 130 Sonderrechnungslegungsvorschriften, Kandler/Schramm (2 Bände) 77 Mündliche WP-Prüfungsfragen, Grundzüge des Bank-, Versicherungs- u. Wertpapierrechts, Wiedermann-Ondrej u.a. 11 Fragenkatalog zur IT-Prüfung 70 Steuerrecht graphisch dargestellt, Lang/Unger, 105 Berufsrecht der Bilanzbuchhaltungsberufe, Neischl 41 Einnahmen/Ausgaben Rechnung, Eitler/Herzog/Schuh 211 Best Practice, Bd. 1 Fallbeispiele aus der bw. Beratungspraxis, 212 Best Practice, Bd. 2 Fallbeispiele aus der bw. Beratungspraxis, 29 Kostenrechnung, Egger Beachten Sie bitte, dass Skripten bei einigen Kursen in der Kursgebühr inkludiert sind! Bestellung und Information unter

17 Schönbrunner Straße /1/6, PF Wien 01/ Fax: 01/